Come compilare automaticamente i moduli con Power Automate

Padroneggiare l'automazione dei moduli è uno dei grandi vantaggi di Power automatico, soprattutto quando vogliamo ottimizzare i tempi e ridurre gli errori umani nelle attività ripetitiveSe ti sei chiesto come centralizzare la gestione dei moduli e sfruttare i tuoi dati in modo efficiente, questo articolo ti mostrerà come fare. come compilare i moduli con Power Automate.

Non solo rcompilare, ma anche elaborare e agire sui dati dei moduli. Inoltre, ti forniremo suggerimenti e soluzioni ai problemi più comuni.

Che cos'è Power Automate e come si collega ai moduli?

Power Automate, precedentemente noto come Microsoft Flow, è uno strumento di automazione dei processi che consente di creare catene di azioni automatiche per diverse applicazioni e servizi, senza bisogno di programmazione. Quando si tratta di moduli, l'integrazione più naturale è con Microsoft Forms, sebbene sia anche possibile sfruttare altre fonti di dati, come Excel Online o piattaforme di terze parti, tramite flussi di interfaccia utente e connettori specifici.

La chiave è trasformare ogni invio di modulo in un innesco per azioni automatizzate.: dalla registrazione dei dati in un database all'invio di approvazioni, e-mail personalizzate o all'alimentazione di processi più complessi.

Modi comuni per automatizzare i moduli in Power Automate

Secondo la documentazione ufficiale Microsoft e l'esperienza pratica di molti utenti, le attività più comuni che puoi automatizzare quando qualcuno compila un modulo sono:

• Invia notifiche e-mail sia al proprietario del modulo sia all'utente che lo ha compilato.
• Richiedi le approvazioni direttamente con i dettagli raccolti in formato ideale per processi di ferie, domande, acquisti, ecc.
• Registra automaticamente le risposte in un foglio di calcolo Excel o in un elenco SharePoint per la successiva elaborazione e analisi, riportando i dati nel consueto ambiente di lavoro digitale dell'azienda.
• Gestisci gli allegati caricati nel modulo, creando collegamenti condivisi e inviando i file via e-mail o archiviandoli in OneDrive.

Ogni opzione può essere personalizzata per adattarsi al tuo flusso di lavoro, con diverse varianti che vanno dall'invio di messaggi personalizzati alla creazione automatica di file in base alle risposte ricevute.

Come creare un flusso automatico con i moduli

Per illustrare l'intero processo, creiamo un esempio tipico: si desidera salvare tali informazioni in un elenco di SharePoint e inviare una notifica personalizzata ogni volta che qualcuno compila un modulo Microsoft. I passaggi usuali, secondo l'esperienza dell'utente e la documentazione stessa, sono questi:

1. Accedi Power automatico e seleziona l'opzione per creare da zero un flusso cloud automatizzato.
2. Seleziona il trigger di Microsoft Forms “Quando viene inviata una nuova risposta".
3. In quel trigger, seleziona il modulo su cui vuoi lavorare (puoi cercarlo per nome oppure, se è un modulo di gruppo e non compare nell'elenco, usa l'identificatore che vedrai nell'URL dei moduli dopo "FormId=").
4. Aggiungi il blocco azione “Ottieni i dettagli della risposta”.
5. Configurare la destinazione dei dati: è possibile scegliere tra la creazione di un nuovo record in un elenco di SharePoint (allineando ogni colonna a ogni campo nel modulo) o l'archiviazione delle informazioni in Excel Online (utilizzando le tabelle come destinazione).
6. Se il modulo contiene allegati, è necessario utilizzare “Analizza JSON" per gestire la struttura dei file caricati e quindi utilizzare OneDrive o SharePoint per generare un collegamento e gestirli.
7. Infine, puoi aggiungere un'azione per inviare un'e-mail personalizzata sia al proprietario che al rispondente (incluse tutte le informazioni dinamiche presenti nel modulo).

Uno dei grandi vantaggi della compilazione dei moduli con Power Automate è il fflessibilitàLo strumento consente di aggiungere condizioni e di suddividere il flusso in base alle risposte (ad esempio, per distinguere se qualcuno parteciperà a un evento di persona o tramite Teams e inviare notifiche diverse in ciascun caso).

Automazione avanzata: compilazione di moduli Web e gestione dei dati con flussi di interfaccia utente e Selenium

Power Automate non si limita ad automatizzare le attività all'interno dell'ecosistema Microsoft. Una funzionalità avanzata è la possibilità di Automatizza la compilazione dei moduli su siti Web esterni che non dispongono di connettori propri, utilizzando i cosiddetti flussi di interfaccia utente. Questo meccanismo, basato sull'IDE Selenium, consente di simulare l'input umano in qualsiasi modulo web o applicazione legacy, inserendo i dati uno alla volta da fonti come Excel Online.

La procedura tipica sarebbe la seguente:

1. Preparare un file Excel con i dati, assicurandosi che sia formattato come una tabella, così da poterlo manipolare con Power Automate.
2. Utilizzare il blocco "Elenca le righe presenti in una tabella" per leggere ogni riga di dati.
3. Impostare un ciclo che esegua un'iterazione attraverso i record (utilizzando, ad esempio, una colonna 'Chiave' come identificatore di iterazione).
4. Per ogni record, avvia un flusso di interfaccia utente configurato con Selenium IDE per immettere i dati nel modulo Web di destinazione.
5. È possibile integrare questo flusso con un blocco "Aggiorna una riga" per contrassegnare che un record è stato elaborato correttamente (ad esempio, modificando un campo SÌ/NO in Excel se l'iterazione ha esito positivo).

Questa capacità è ideale quando hai bisogno Scaricare grandi quantità di dati su piattaforme esterne, integrando persone e sistemi che non dispongono di API proprie o connettori direttiInoltre, gestire il proprio lavoro da Excel risulta particolarmente comodo per gli utenti abituati a lavorare con i fogli di calcolo e che cercano una soluzione veloce e flessibile.

Integrazione con SharePoint: archiviazione e sfruttamento dei risultati

Uno degli usi più comuni di Power Automate in combinazione con i moduli è Inserimento automatico dei dati negli elenchi di SharePointQuesto meccanismo è perfetto per trasformare i moduli inviati in record strutturati che possono poi essere elaborati come metadati e utilizzati in dashboard, report o processi aziendali interni.

Per una corretta integrazione, assicurarsi che Le domande del modulo e le colonne dell'elenco di SharePoint corrispondono nella struttura, in modo che ogni risposta sia archiviata in modo organizzato e utilizzabile. Questo approccio consente la digitalizzazione di tutto, dai sondaggi interni ai processi di selezione del personale, dagli ordini interni alle richieste di materiali.

Gestione degli allegati e generazione di link condivisi

Nei casi in cui i moduli lo consentono caricamento degli allegati (ad esempio, quando si richiedono ricevute, documenti di identità, preventivi, ecc.), Power Automate è in grado di:

• Recupera il file caricato con l'azione "Ottieni dettagli risposta".
• Utilizzare l'azione "Analizza JSON" per elaborare le informazioni dell'allegato ed estrarne l'identificatore univoco.
• Carica il file su OneDrive o SharePoint, quindi genera un collegamento condiviso che può essere inviato automaticamente tramite e-mail a chiunque ne abbia bisogno.
• Personalizza il corpo dell'e-mail inserendo il collegamento e il nome del file come collegamento HTML cliccabile (utilizzando la sintassi Nome nell'editor HTML di Power Automate).

Questa funzionalità è fondamentale per la digitalizzazione dei processi e delle attività amministrative che richiedono un flusso di documenti., come i processi delle risorse umane, il controllo delle spese o la convalida della documentazione.

Raccomandazioni per un flusso robusto ed efficiente

Se vuoi che le tue automazioni siano davvero utili, prendi nota di queste buone pratiche:

• Utilizzare sempre identificatori chiari e standardizzare i nomi dei moduli. per facilitare la gestione a lungo termine.
• Verifica l'autenticità dei dati inseriti dagli utenti Se non è possibile limitare i moduli, implementare meccanismi di convalida per la posta elettronica se la si richiede come campo di testo.
• Tieni traccia delle azioni e degli errori tramite registri in Excel, SharePoint o notifiche ai responsabili.
• Visualizza la cronologia delle esecuzioni di Power Automate per risolvere i problemi e adatta i tuoi flussi man mano che rilevi schemi o errori ricorrenti.
• Sfrutta l'integrazione di Power Automate con altri strumenti dell'ecosistema Microsoft, come Teams, Outlook, SharePoint ed Excel, per creare soluzioni complete e collaborative.

Trasformare moduli e flussi di lavoro in risorse digitali automatizzate offre un significativo vantaggio competitivo. Se interiorizzi queste raccomandazioni ed eviti i problemi che altri utenti hanno già risolto, Sarai in grado di trasformare compiti noiosi in processi fluidi e personalizzabili.La digitalizzazione e l'automazione efficienti possono essere implementate in qualsiasi settore o dimensione aziendale, senza dover essere un programmatore. Power Automate è il tuo miglior alleato per raggiungere questo obiettivo.