- Il pannello "Mostra modifiche" mostra chi, cosa, dove e quando, filtrando per foglio o intervallo.
- Per periodi più lunghi, utilizzare la cronologia delle versioni; modificare le versioni in SharePoint.
- Alcune azioni non vengono registrate (formati, oggetti, tabelle pivot) e ci sono dei limiti.
- Fuori dal cloud, salva delle copie e considera l'uso di Spreadsheet Compare per confrontare i file.
Quando condividiamo fogli di calcolo, è normale chiedersi cosa ha toccato ogni persona e quando. Visualizza le modifiche a un file ExcelOggi abbiamo diverse opzioni: il pannello Mostra modifiche, la Cronologia delle versioni e, negli scenari più classici, il veterano "Traccia modifiche".
In questo articolo spieghiamo come farlo, quali limitazioni ha ciascuna opzione e quali alternative esistono Se lavori al di fuori del cloud, oltre ad altri consigli pratici.
Che cos'è "Mostra modifiche" in Excel e quali informazioni mostra?
La funzione "Mostra modifiche" centralizza un registro delle modifiche recenti apportate a un libro. Il pannello mostra le modifiche più recenti in alto, consentendo di identificarle in dettaglio. chi ha effettuato la modifica, la cella interessata, l'ora esatta e il valore precedenteÈ particolarmente utile quando più persone modificano un file condiviso e si ha bisogno di una cronologia chiara.
Questo pannello consente anche di rivedere le modifiche eseguite "in blocco". In questi casi, Excel Genera una scheda con l'azione in blocco e fornisce l'accesso a "Visualizza modifiche" all'interno di quella scheda, in modo da poter approfondire l'argomento dettagli di ogni modifica raggruppata senza perdere il contesto.
Tieni presente che Excel conserva l'attività recente in questo pannello, offrendo visibilità fino a un massimo di circa 60 giorniSe si desidera estendere l'intervallo di tempo per esaminare cosa è successo prima, sarà il turno della Cronologia delle versioni, di cui parleremo più avanti. viaggiare verso versioni precedenti e rivederli senza sorprese.
Visualizza le modifiche in tutto il libro: passaggi rapidi
Per una panoramica completa della cartella di lavoro e per visualizzare le modifiche apportate a un file Excel, la procedura è molto semplice e vi porta al pannello con tutte le modifiche apportate di recente. Con questi passaggi, potrete visualizzarle immediatamente. tutto quello che è successo nel file:
- Nella scheda Revisione, seleziona Mostra modifiche per aprire il pannello con le modifiche recenti.
- Si noti che le modifiche appaiono ordinate con la più recente in alto, riflettendo l'ordine cronologico effettivo di esecuzione.
- Sarai in grado di identificare chi ha modificato cosa e in quale cella, insieme alla data e all'ora esatte, il che rende più semplice collaborazioni di audit.
- Se ci sono modifiche in blocco, troverai una scheda che raggruppa tale operazione e un pulsante per Vedi le modifiche e navigare attraverso ciascuna modifica inclusa.
Filtra le modifiche per foglio, intervallo o cella specifica
Se vuoi restringere il campo di ricerca, puoi visualizzare le modifiche in un file Excel solo per un foglio specifico, un intervallo o persino una singola cella. Questo filtro ti aiuta a indagare in dettaglio. cosa è successo in una zona specifica dal libro senza rumore aggiuntivo.
Per filtrare rapidamente dal foglio: seleziona un foglio, un intervallo o una singola cella, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse per aprire il menu contestuale e scegli Mostra modificheCon questa azione, Excel limita il pannello a quella selezione.
Puoi anche filtrare direttamente dal pannello Modifiche. In alto, vedrai un'icona di filtro: selezionandola potrai specificare se desideri filtrare per... Rango oppure fogliaSe si sceglie Intervallo, digitare l'intervallo o la cella nella casella di testo e confermare con l'icona della freccia accanto a quel campo per applicare l' filtrare immediatamente.
Questo approccio di filtraggio ti fa risparmiare molto tempo quando indaghi sugli incidenti o quando devi concentrarti su un'area critica del foglio (ad esempio, l'intervallo in cui vengono calcolati i totali o in cui qualcuno ha modificato i riferimenti).
Dove funziona "Mostra modifiche" e quali sono i requisiti per registrare tutto?
La funzione Mostra modifiche è disponibile sia in Excel per desktop che in Excel per il Web e riflette nel suo pannello le modifiche apportate dalle applicazioni Excel che la supportano. co-autoreCiò significa che, per visualizzare la cronologia più completa nella dashboard, tutti gli utenti devono utilizzare un'app Excel compatibile e lavorare con il file in posizioni che mantenere la co-pubblicazione attivo (ad esempio, OneDrive o SharePoint).
Cosa succede se la dashboard appare vuota anche se si sa che c'è stata attività? Alcune azioni possono causare la cancellazione del registro da parte di Excel. Visualizzerai una dashboard vuota se qualcuno, ad esempio, ha modificato un documento con un acquisto una tantum o con una versione precedente di Excel non compatibile con la creazione condivisa, oppure se sono state utilizzate funzioni che... Non sono compatibili con co-pubblicazione o se il file è sostituito o è stata salvata una copia, interrompendo la continuità del monitoraggio.
La buona notizia è che, da quel momento in poi, tutte le nuove modifiche apportate da te o da qualcun altro alle app compatibili verranno nuovamente registrate nel pannello Modifiche. Ciò ripristina la visibilità per gli eventi successivi e ti consente di seguire la pista senza dover rifare il documento.
Quali modifiche vengono registrate e quali non vengono mostrate sul pannello
Il pannello Modifiche si concentra su formule e valori di celle, nonché su operazioni come lo spostamento, l'ordinamento, l'inserimento o l'eliminazione di celle e intervalli. Pertanto, troverete chiaramente sia modifiche una tantum che modifiche strutturali che interessano blocchi di dati.
Tuttavia, alcune azioni non vengono attualmente visualizzate: modifiche alla grafica, alle forme o ad altri oggetti, movimenti o impostazioni in tabelle dinamicheCiò include modifiche alla formattazione (colori, caratteri, stili), nascondere celle/intervalli e applicare filtri. Tenetelo a mente, perché questo "livello visivo" non si riflette nel pannello, che si concentra sulle funzioni principali. numerico e funzionale.
Inoltre, per fornire una cronologia il più completa possibile, Excel potrebbe lasciare degli spazi vuoti nella cronologia se alcune modifiche non sono disponibili. Di conseguenza, potresti notare dei "salti" quando le modifiche, per la loro natura o per lo strumento utilizzato, non possono essere apportate. registrare sul pannello.
Perché a volte mancano i valori precedenti in alcune voci? Questo può accadere quando i dati vengono modificati tramite codice (ad esempio, VBA o componenti aggiuntivi) o se qualcuno ha modificato la cartella di lavoro con Excel senza aggiornarla. ultima versioneIn tali casi, la tracciabilità del "valore prima/valore dopo" potrebbe andare persa per quella specifica azione.
Come visualizzare le modifiche precedenti: Cronologia delle versioni
Il pannello Modifiche mostra le modifiche più recenti; se è necessario estendere il periodo, utilizzare il pulsante Cronologia delle versioniDa File > Informazioni > Cronologia versioni, puoi aprire una versione precedente per visualizzarla in anteprima e, se necessario, ripristinarla. Questa funzione è molto utile durante la ricerca. eventi precedenti all'intervallo coperto da Mostra modifiche.
La cronologia delle versioni non è un "comparatore visivo" tra due punti nel tempo: il suo scopo è consentire la navigazione tra gli stati dei file, con la possibilità di aprire una versione precedente e modificarla. Tuttavia, combinando questa funzionalità con "Mostra modifiche" è possibile ottenere una panoramica equilibrata. veloce e recente con un audit a più lungo termine.
Se il file risiede in SharePoint, ricorda che il controllo delle versioni ha limiti configurabili. Durante la configurazione, puoi impostare il numero massimo di versioni che desideri conservare e, quando il sistema raggiunge il limite, elimina l'ultima versione. il più vecchio per fare spazio a quelli nuovi. Se hai bisogno di più margine di manovra, è possibile aumentare quel numero fino al limite del sistema, il che migliora la capacità di tornare indietro nel tempo per ricerca approfondita.
Per i team che si affidano a versioni storiche, è consigliabile rivedere periodicamente questa configurazione nella libreria di SharePoint e adattarla al flusso di lavoro: più modifiche giornaliere ci sono, più ha senso aumentare il numero di versioni trattenute per non perdere una traccia utile.
Reimpostazione del riquadro delle modifiche: quando e come
In Excel per il Web, è disponibile un'opzione per cancellare la cronologia delle modifiche visualizzata nella Dashboard. Si trova in File > Informazioni e, confermandola,... pulire il pannello per tutti gli utenti del libro. Si tratta di un'azione irreversibile e, pertanto, è opportuno ponderarla attentamente prima di eseguirla se si ha la necessità di conservare prove di collaborazione recente.
Anche se elimini quella voce dal pannello, puoi comunque aprire o ripristinare le versioni precedenti tramite la Cronologia delle versioni. In altre parole, rimuovi l'"elenco eventi" dal pannello, ma non perdi la possibilità di tornare agli stati precedenti del file finché tali versioni esistono nel sistema.
La classica funzione “Revisioni” in Excel: cosa offre e come analizzarla
Per anni, il programma ha utilizzato un sistema tradizionale di "Revisioni", ormai considerato obsoleto. Era un buon modo per visualizzare le modifiche apportate a un file Excel. Nelle cartelle di lavoro configurate con questa funzionalità, il salvataggio e la condivisione di ogni modifica lasciavano segni nelle celle (triangoli blu) e commenti a comparsa. descrizione del cambiamento e l'utente responsabile. Sebbene esista ancora in scenari specifici, nei moderni ambienti di co-authoring è stato sostituito da "Mostra modifiche".
Se la tua organizzazione utilizza ancora questo approccio, puoi elencare le modifiche su un foglio separato. Per farlo, dalla scheda Revisione, apri "Traccia modifiche" e scegli Evidenzia le modificheSelezionare l'opzione "Mostra modifiche in un nuovo foglio" e confermare con OK: Excel aggiungerà un foglio denominato "Cronologia" con le Dettagli per la modifica estratto dal libro.
La revisione di queste modifiche è stata gestita anche da Revisione > Traccia modifiche > Accetta o rifiuta modifiche. Da lì è possibile accettarle o rifiutarle una alla volta, oppure utilizzare le opzioni "Accetta tutto" o "Rifiuta tutto" per elaborarle in batch, con la possibilità di chiudere la revisione in qualsiasi momento. torna alla pagina.
Questo metodo ha valore nei libri che sono già stati creati con quel sistema, ma non offre l'integrazione e l'esperienza di co-creazione che il cloud e il pannello Mostra modifiche forniscono oggi, dove le informazioni sono meglio allineate con editing collaborativo en tiempo reale.
Confronto tra versioni e limitazioni: cosa puoi e cosa non puoi aspettarti da Excel
Invece di visualizzare le modifiche apportate a un file Excel, molti utenti vogliono semplicemente sapere "a colpo d'occhio" cosa è cambiato tra l'ultima versione e quella attuale, senza dover aprire due file affiancati. In pratica, Excel non include uno strumento nativo che svolga questa funzione. differenza dettagliata tra due file locali qualsiasi. Offre la funzione Mostra modifiche per i libri scritti in collaborazione (una funzionalità recente e molto pratica) e la Cronologia delle versioni per aprire le versioni precedenti e, se applicabile, ripristinarli.
Alcuni utenti menzionano un'utilità chiamata Spreadsheet Compare (inclusa in alcune installazioni di Office) per confrontare due file salvati. Per utilizzarla, è necessaria una copia della versione precedente sul computer; non si tratta di un "pulsante magico" all'interno di Excel, ma di uno strumento separato che confronta le cartelle di lavoro e visualizza i risultati. diferenciasÈ utile se non si lavora nel cloud, anche se richiede il passaggio aggiuntivo di mantenere le versioni locali.
È comune leggere nei forum che "non esiste un modo nativo, veloce e universale" per confrontare una versione con quella attuale senza preparare il materiale in anticipo. E questo ha senso: per registrare ogni minima variazione, l'archivio dovrebbe memorizzare un'immensa quantità di metadatiCiò ne aumenterebbe drasticamente le dimensioni e ne complicherebbe la gestione, soprattutto nei libri che vengono aggiornati quotidianamente.
Se lavori in Windows, Esplora file ti consente di aggiungere colonne di informazioni (data di creazione, data di modifica, ecc.), ma si tratta di metadati a livello di file, non di una cronologia di cambiamenti per cellaUn'altra opzione del sistema è la Cronologia dei fileche prende copie dei file modificati in modo che possano essere ripristinati; in cambio, consuma spazio su disco e non è un visualizzatore di cambiamenti granulari come tale.
In sintesi: se si collabora con Excel (OneDrive/SharePoint), utilizzare "Mostra modifiche" per le modifiche recenti e "Cronologia versioni" per periodi più lunghi. Se il flusso di lavoro è locale, salvare le versioni e, quando è necessario effettuare confronti, valutare l'utilizzo di strumenti di confronto come "Confronta fogli di calcolo" per ottenere una mappa delle modifiche. diferencias tra i file.
L'ecosistema per la visualizzazione delle modifiche a un file Excel offre soluzioni potenti quando si lavora nel cloud e in modalità di co-authoring: il riquadro "Mostra modifiche" offre la possibilità di visualizzare le modifiche "qui e ora", mentre la cronologia delle versioni e le impostazioni di SharePoint estendono l'orizzonte temporale. Negli scenari locali, il confronto richiede il salvataggio di copie e l'utilizzo di utilità esterne. Sapendo cosa viene registrato e cosa no e garantendo la configurazione appropriata, è possibile avere un controllo realistico ed efficiente sul processo. traccia di Edizioni nei tuoi fogli di calcolo.
Editor specializzato in questioni tecnologiche e Internet con più di dieci anni di esperienza in diversi media digitali. Ho lavorato come redattore e creatore di contenuti per aziende di e-commerce, comunicazione, marketing online e pubblicità. Ho scritto anche su siti web di economia, finanza e altri settori. Il mio lavoro è anche la mia passione. Ora, attraverso i miei articoli in Tecnobits, cerco di esplorare tutte le novità e le nuove opportunità che il mondo della tecnologia ci offre ogni giorno per migliorare la nostra vita.