- החלונית "הצג שינויים" מציגה מי, מה, איפה ומתי, עם סינון לפי גיליון או טווח.
- לתקופות ארוכות יותר, השתמש בהיסטוריית גרסאות; התאם גרסאות ב-SharePoint.
- חלק מהפעולות אינן מתועדות (פורמטים, אובייקטים, טבלאות ציר) וישנן מגבלות.
- מחוץ לענן, שמור עותקים ושקול להשוות קבצים באמצעות השוואת גיליונות אלקטרוניים.
כשאנחנו משתפים גיליונות אלקטרוניים, זה נורמלי לתהות במה כל אדם נגע ומתי. הצג שינויים בקובץ Excelכיום יש לנו מספר אפשרויות: החלונית "הצג שינויים", "היסטוריית גרסאות", ובתרחישים קלאסיים יותר, החלונית הוותיקה "מעקב אחר שינויים".
במאמר זה אנו מסבירים כיצד לעשות זאת, מהן המגבלות של כל אפשרות, ואילו חלופות קיימות אם אתם עובדים מחוץ לענן, ועוד טיפים מעשיים.
מהו "הצג שינויים" באקסל ואיזה מידע הוא מציג?
התכונה 'הצג שינויים' מרכזת רישום של עריכות אחרונות בספר. הפאנל שלה מציג את השינויים החדשים ביותר בחלק העליון, ומאפשר לך לזהות אותם בפירוט. מי ביצע את השינוי, התא המושפע, הזמן המדויק והערך הקודםזה שימושי במיוחד כאשר מספר אנשים עורכים קובץ משותף ואתם זקוקים לציר זמן ברור.
פאנל זה מאפשר לך גם לסקור עריכות שבוצעו "בכמות גדולה". במקרים אלה, Excel זה יוצר כרטיס עם הפעולה המרובה ומספק גישה ל"הצג שינויים" בתוך כרטיס זה, כך שתוכל להתעמק יותר ב פרטים על כל שינוי מקובץ מבלי לאבד את ההקשר.
זכור שאקסל שומר פעילות אחרונה בחלונית זו, ומציע נראות מקסימלית של בערך 60 יוםאם תרצו להאריך את טווח הזמן לבדיקת מה שקרה קודם לכן, יגיע תורו של היסטוריית הגרסאות, עליה נדבר בהמשך. נסיעה לגרסאות קודמות ולסקור אותם בלי הפתעות.
הצג שינויים לאורך הספר: שלבים מהירים
לקבלת סקירה מקיפה של חוברת העבודה ולצפייה בשינויים בקובץ אקסל, התהליך פשוט מאוד ומוביל אתכם לחלונית עם כל העריכות שבוצעו לאחרונה. בעזרת שלבים אלה, תוכלו לראות מיד. כל מה שקרה בקובץ:
- בכרטיסייה סקירה, בחר הצג שינויים כדי לפתוח את הפאנל עם העריכות האחרונות.
- שימו לב שהשינויים מופיעים לפי סדר, כאשר השינויים האחרונים מופיעים בראש הדף, ומשקפים הסדר הכרונולוגי בפועל של הוצאה להורג.
- תוכלו לזהות מי שינה מה ובאיזה תא, יחד עם התאריך והשעה המדויקים, מה שמקל עליכם שיתופי פעולה בתחום הביקורת.
- אם ישנן עריכות בכמות גדולה, תמצא כרטיס שמקבץ את הפעולה הזו וכפתור עבור ראה שינויים ולנווט בין כל שינוי כלול.
סינון שינויים לפי גיליון, טווח או תא ספציפי
כאשר ברצונך לצמצם את המיקוד שלך, תוכל להציג שינויים בקובץ אקסל עבור גיליון ספציפי, טווח או אפילו תא בודד בלבד. סינון זה עוזר לך לחקור בפירוט. מה קרה באזור מסוים מהספר ללא רעש נוסף.
כדי לסנן במהירות מהגיליון: בחר גיליון, טווח או תא בודד, לאחר מכן לחץ לחיצה ימנית כדי לפתוח את תפריט ההקשר ובחר הצג שינוייםעם פעולה זו, Excel מגביל את הפאנל ל הבחירה הזו.
ניתן גם לסנן מחלונית השינויים עצמה. בחלק העליון, תראו סמל סינון: בחירה בו תאפשר לכם לציין אם ברצונכם לסנן לפי... רנגו או על ידי עלהאם תבחרו בטווח, הקלדו את הטווח או התא בתיבת הטקסט ואשרו באמצעות סמל החץ שליד שדה זה כדי להחיל את ה- לסנן באופן מיידי.
גישת סינון זו חוסכת לכם זמן רב בעת חקירת אירועים או כאשר אתם צריכים להתמקד ב... אזור קריטי של הגיליון (לדוגמה, הטווח שבו מחושבים הסכומים או שבו מישהו שינה הפניות).
היכן פועל "הצג שינויים" ומהן הדרישות כדי שהוא ירשום הכל?
האפשרות 'הצג שינויים' זמינה הן ב-Excel לשולחן העבודה והן ב-Excel באינטרנט, ומשקפת בחלונית שלה את העריכות שבוצעו מיישומי Excel התומכים בה. שיתוף פעולהמשמעות הדבר היא שכדי לראות את ההיסטוריה המלאה ביותר בלוח המחוונים, כל המשתמשים חייבים להשתמש באפליקציית Excel תואמת ולעבוד עם הקובץ במיקומים ש... לשמור על פרסום משותף פעיל (לדוגמה, OneDrive או SharePoint).
מה אם לוח המחוונים נראה ריק למרות שאתה יודע שהייתה פעילות? פעולות מסוימות עלולות לגרום ל-Excel לנקות את היומן הזה. תראה לוח מחוונים ריק אם מישהו, לדוגמה, ערך באמצעות רכישה חד פעמית או גרסה ישנה יותר של Excel שלא תואמת לעריכה משותפת, או אם נעשה שימוש בפונקציות ש... הם אינם תואמים עם פרסום משותף או אם הקובץ הוא הוחלף או עותק נשמר, משברים את רציפות הניטור.
החדשות הטובות הן שמנקודה זו ואילך, כל שינוי חדש שאתה או מישהו אחר מבצע מאפליקציות תואמות יירשם שוב בחלונית השינויים. פעולה זו משיבה את הנראות לאירועים עתידיים ומאפשרת לך עקוב אחר השביל מבלי שיהיה צורך לעבד מחדש את המסמך.
אילו שינויים נרשמים ואילו לא מוצגים בלוח
החלונית 'שינויים' מתמקדת בנוסחאות ובערכי תאים, כמו גם בפעולות כגון העברה, מיון, הוספה או מחיקה של תאים וטווחים. לכן, תמצאו בבירור גם עריכות חד פעמיות וגם שינויים מבניים המשפיעים על... בלוקים של נתונים.
עם זאת, חלק מהפעולות אינן מוצגות כעת: שינויים בגרפיקה, צורות או אובייקטים אחרים, תנועות או הגדרות ב טבלאות דינמיותזה כולל שינויי עיצוב (צבעים, גופנים, סגנונות), הסתרת תאים/טווחים והחלת מסננים. קחו זאת בחשבון, מכיוון ש"שכבה חזותית" זו אינה משתקפת בחלונית, המתמקדת בפונקציות העיקריות. מספרי ופונקציונלי.
יתר על כן, כדי לספק את ההיסטוריה המלאה ביותר האפשרית, Excel עשוי להשאיר פערים בציר הזמן אם שינויים מסוימים אינם זמינים. כתוצאה מכך, ייתכן שתבחינו ב"דילוגים" כאשר לא ניתן היה לבצע עריכות, בשל אופיין או הכלי בו נעשה שימוש. להקליט על הפאנל.
מדוע ערכים קודמים חסרים לפעמים בערכים מסוימים? זה יכול לקרות כאשר נתונים משתנים באמצעות קוד (לדוגמה, VBA או תוספים) או אם מישהו ערך את חוברת העבודה באמצעות Excel מבלי לעדכן אותה. הגרסה האחרונהבמקרים כאלה, ייתכן שאיבד את יכולת המעקב אחר "ערך לפני/ערך אחרי" עבור פעולה ספציפית זו.
כיצד להציג שינויים ישנים יותר: היסטוריית גרסאות
לוח השינויים מציג את השינויים האחרונים; אם עליך להאריך את התקופה, השתמש ב היסטוריית הגרסאותמתוך קובץ > מידע > היסטוריית גרסאות, ניתן לפתוח גרסה קודמת כדי לצפות בה בתצוגה מקדימה, ובמידת הצורך, לשחזר אותה. זה מאוד שימושי בעת מחקר אירועים קודמים לטווח שמכסה "הצג שינויים".
היסטוריית גרסאות אינה זהה ל"משווה חזותי" בין שתי נקודות זמן: מטרתה לאפשר ניווט בין מצבי קבצים, עם היכולת לפתוח גרסה קודמת ולעבוד עליה. למרות זאת, שילוב של תכונה זו עם "הצג שינויים" יכול לספק סקירה מאוזנת. מהיר ועדכני עם ביקורת ארוכת טווח.
אם הקובץ שלך נמצא ב-SharePoint, זכור כי לבקרת גרסאות יש מגבלות הניתנות להגדרה. במהלך ההתקנה, תוכל להגדיר את מספר הגרסאות המרבי שברצונך לשמור, וכאשר המערכת מגיעה למגבלה, היא מוחקת את הגרסה האחרונה. הכי ותיק כדי לפנות מקום לחדשים. אם אתם זקוקים ליותר מרווח זמן, ניתן להגדיל את המספר הזה עד למגבלת המערכת, מה שמשפר את היכולת לחזור אחורה בזמן ל מחקר מקיף.
עבור צוותים המסתמכים על גרסאות היסטוריות, מומלץ לבדוק מעת לעת תצורה זו בספריית SharePoint ולהתאימה לזרימת העבודה: ככל שיהיו יותר שינויים יומיומיים, כך הגיוני יותר להגדיל את מספר ה... גרסאות שלא נשמרו כדי לא לאבד נתיב שימושי.
איפוס חלונית השינויים: מתי וכיצד
ב-Excel באינטרנט, יש אפשרות לנקות את היסטוריית השינויים שאתה רואה בלוח המחוונים. היא ממוקמת תחת קובץ > מידע, ואישורה יתבצע... נקו את הפאנל לכל משתמשי הספר. זוהי פעולה בלתי הפיכה ולכן יש לשקול אותה היטב לפני ביצועה אם יש צורך לשמר ראיות של שיתוף פעולה אחרון.
גם אם תמחק את הערך הזה מהלוח, עדיין תוכל לפתוח או לשחזר גרסאות קודמות דרך היסטוריית הגרסאות. במילים אחרות, תסיר את "רשימת האירועים" מהלוח, אך לא תאבד את היכולת לחזור למצבים קודמים של הקובץ כל עוד גרסאות אלו קיימות במערכת.
"מעקב אחר שינויים" קלאסי באקסל: מה הוא מציע וכיצד לבדוק אותו
במשך שנים, התוכנה כללה מערכת מסורתית של "מעקב אחר שינויים" שנחשבת כיום למערכת מדור קודם. זו הייתה דרך טובה לצפות בשינויים בקובץ אקסל. בחוברות עבודה שתצורתן נקבעה, שמירה ושיתוף של כל עריכה הותירו סימנים בתאים (משולשים כחולים) והערות קופצות. תיאור השינוי והמשתמש האחראי. למרות שהוא עדיין קיים בתרחישים ספציפיים, בסביבות מודרניות של עריכה משותפת הוא הוחלף על ידי הצג שינויים.
אם הארגון שלך עדיין משתמש בגישה זו, תוכל לרשום את השינויים בגיליון נפרד. לשם כך, בכרטיסייה סקירה, פתח את מעקב אחר שינויים ובחר הדגשת שינוייםבחר באפשרות "הצג שינויים בגיליון חדש" ואשר באמצעות אישור: Excel יוסיף גיליון בשם "היסטוריה" עם פרטים לשינוי שהוצא מהספר.
סקירת העריכות הללו נוהלה גם דרך סקירה > מעקב אחר שינויים > קבלה או דחייה של שינויים. שם ניתן לקבל או לדחות אותן אחת אחת, או להשתמש באפשרויות "קבלה של הכל" או "דחייה של הכל" כדי לעבד אותן בקבוצות, עם אפשרות לסגירה בכל עת. חזור לדף.
לשיטה זו יש ערך בספרים שכבר נוצרו עם מערכת זו, אך היא אינה מציעה את חוויית האינטגרציה והכתיבה המשותפת שמספקים הענן וחלונית "הצג שינויים" כיום, שבה המידע מיושר טוב יותר עם... עריכה משותפת en Tiempo אמיתי.
השוואת גרסאות ומגבלות: מה ניתן ומה לא ניתן לצפות מ-Excel
במקום לצפות בשינויים בקובץ אקסל, משתמשים רבים רוצים פשוט לדעת "במבט חטוף" מה השתנה בין הגרסה האחרונה לגרסה הנוכחית מבלי לפתוח שני קבצים זה לצד זה. בפועל, אקסל אינו כולל כלי מקורי שמבצע פונקציה זו. הבדל מפורט בין שני קבצים מקומיים. הוא מציע הצג שינויים עבור ספרים שנכתבו יחד (תכונה חדשה ומעשית מאוד) והיסטוריית גרסאות כדי לפתוח גרסאות קודמות, ואם רלוונטי, לשחזר אותם.
חלק מהמשתמשים מזכירים כלי בשם Spreadsheet Compare (חלק מהתקנות מסוימות של Office) להשוואת שני קבצים שמורים. כדי להשתמש בו, תזדקק לעותק של הגרסה הקודמת במחשב שלך; זה לא "כפתור קסם" בתוך Excel, אלא כלי נפרד שמשווה חוברות עבודה ומציג את התוצאות. diferenciasזה שימושי אם אינך עובד בענן, למרות שזה דורש את הצעד הנוסף של שמירת גרסאות מקומיות.
נפוץ לקרוא בפורומים ש"אין דרך מקורית, מהירה ואוניברסלית" להשוות כל גרסה לגרסה הנוכחית מבלי להכין את החומר מראש. וזה הגיוני: כדי לתעד כל וריאציה זעירה, הארכיון יצטרך לאחסן כמות עצומה של מטהדבר זה יגדיל את גודלו באופן דרסטי ומסבך את ניהולו, במיוחד בספרים שמתעדכנים מדי יום.
אם אתם עובדים ב-Windows, סייר הקבצים מאפשר לכם להוסיף עמודות מידע (תאריך יצירה, תאריך שינוי וכו'), אך אלו הן מטא-נתונים ברמת הקובץ, לא היסטוריה של שינויים לכל תאאפשרות נוספת של המערכת היא ה- היסטוריית קבציםאשר לוקח עותקים של קבצים שהשתנו כדי שניתן יהיה לשחזר אותם; בתמורה, הוא צורך שטח דיסק ואינו מציג של שינויים מפורטים ככזה.
לסיכום תפעולי: אם אתם עורכים יחד עם Excel (OneDrive/SharePoint), השתמשו באפשרות "הצג שינויים" עבור שינויים אחרונים ובהיסטוריית גרסאות עבור תקופות ארוכות יותר. אם זרימת העבודה שלכם היא מקומית, שמרו גרסאות, וכאשר עליכם להשוות, שקלו להשתמש בכלי השוואה כמו "השוואת גיליונות אלקטרוניים" כדי לקבל מפה של השינויים. diferencias בין קבצים.
המערכת האקולוגית לצפייה בשינויים בקובץ Excel מציעה פתרונות רבי עוצמה בעת עבודה בענן ועם עריכה משותפת: החלונית 'הצג שינויים' נותנת לך את ה"כאן ועכשיו", בעוד שהיסטוריית גרסאות והגדרות SharePoint מאריכות את אופק הזמן. בתרחישים מקומיים, השוואה דורשת שמירת עותקים והסתמכות על כלי עזר חיצוניים. על ידי ידיעת מה נרשם ומה לא, והבטחת התצורה המתאימה, תוכל לקבל שליטה ריאליסטית ויעילה על התהליך. עקבות של אדייחסים בגיליונות האלקטרוניים שלך.
עורך מתמחה בנושאי טכנולוגיה ואינטרנט עם יותר מעשר שנות ניסיון במדיה דיגיטלית שונים. עבדתי כעורכת ויוצרת תוכן בחברות מסחר אלקטרוני, תקשורת, שיווק מקוון ופרסום. כתבתי גם באתרי כלכלה, פיננסים ומגזרים אחרים. העבודה שלי היא גם התשוקה שלי. עכשיו, דרך המאמרים שלי ב Tecnobits, אני מנסה לחקור את כל החדשות וההזדמנויות החדשות שעולם הטכנולוגיה מציע לנו מדי יום כדי לשפר את חיינו.