היסטוריית גרסאות ב-Google Drive: מדריך לשחזור וניהול קבצים

¿כיצד להשתמש בהיסטוריית גרסאות ולשחזר מסמכים בגוגל דרייב? כשאתה עובד לבד או בצוות, היסטוריית הגרסאות היא חבל ההצלה שמאפשר לך לראות מי שינה מה ומתי בקבצים שלך, כדי לשחזר תוכן או לתקן טעות מבלי להחמיץ פעימה.

במדריך זה תמצאו את כל מה שאתם צריכים: כיצד לסקור את פעילות Drive, כיצד להשתמש בהיסטוריית גרסאות ב-Google Docs, Sheets ו-Slides, כיצד לנהל גרסאות של קבצים שאינם של Google (קובצי PDF, תמונות וכו'), ו טריקים ושיטות עבודה מומלצות כדי למנוע אובדן מידע שוב.

מהי היסטוריית גרסאות ולמה זה אולי אכפת לך

היסטוריית הגרסאות באפליקציות גוגל (Docs, Sheets ו-Slides) שומרת תמונות מצב של הקובץ שלך לאורך זמן; זה מאפשר לך עיין בגרסאות קודמות, זיהוי מחברים ושחזור מצב קודם אם משהו לא במקום.

כל שינוי משמעותי יוצר יומן; כשפותחים את ההיסטוריה, תראו חותמות זמן, וליד כל גרסה, את העורכים שביצעו את השינויים, עם צבעים המשויכים לשינויים שלהם, מה שמקל מאוד על התהליך. לעקוב אחר כל מהדורה במבט חטוף.

• שולט על התפתחותם של מסמכים מרכזיים שחזור טיוטות קודמות אם תשנה את דעתך.
• בשיתוף פעולה, תדעו בדיוק מי ביצע כל התאמה ואיך זה משפיע על התוכן.
• תשכחו משמירת אלף עותקים עם שמות מוזרים: המערכת עצמה מרכז את הטיוטות שלך en un único archivo.
• במקרה של טעות או ריסוק לא מכוון, תמיד יהיה לך un punto de restauración זָמִין.

פעילות כונן: אילו שינויים ניתן לראות וכיצד לגשת אליהם

Drive מתעד את הפעילות הכללית של הקבצים והתיקיות שלך, מה שעוזר לך להבין תנועות ופעולות אחרונות; זה שונה מהיסטוריית הגרסאות, אך משלים את לדעת מה קרה לפריט.

1. עבור אל drive.google.com מהמחשב שלך, ובסרגל הצד, עבור אל הכונן שלי כדי לסקור את התוכן שלך; משם תוכל פתח את תצוגת המידע.
2. בפינה הימנית העליונה, הקישו על סמל המידע כדי להציג את לוח הצד עם פרטים ולשוניות פעילות; מקטע הפעילות יוצג השינויים האחרונים.
3. אם ברצונך לקבל פרטים על קובץ או תיקייה ספציפיים, בחר אותו וסמן את הלוח; תוכל לראות פעולות כגון שיתוף, העברה או שינוי שם.

• עריכות או הערות בקבצי גוגל ו cambios de nombre של קבצים או תיקיות.
• תנועות, חיסולים ו העלאות פריטים חדשים.
• שיתוף או ביטול שיתוף של פעולות עם משתמשים אחרים, הכל cronológicamente.

חשוב: היסטוריית הגרסאות עבור Docs, Sheets ו-Slides אינה זהה להיסטוריית הקבצים ב-Drive עבור פורמטים כמו PDF או תמונות; למטה תראו כיצד כל מקרה מטופל עבור אל תבלבלו בין פעילות לגרסאות.

הצג ושחזר גרסאות ב-Docs, Sheets ו-Slides

כדי לגשת להיסטוריית הגרסאות בקבצי גוגל, עליך להיות הבעלים או להיות בעל הרשאות עריכה; בעזרתן תוכל סקור כל גרסה שמורה, ובמידת הצורך חזור אחורה.

1. פתחו את הקובץ ב-Drive (Docs, Sheets או Slides) ועברו לשורת התפריטים ובחרו קובץ > היסטוריית גרסאות > Ver historial de versiones.
2. סרגל צד ייפתח עם רשימת הגרסאות; בחירת חותמת זמן תציג לכם את התוכן כפי שהיה אז, עם עריכות. מודגש על ידי צבע לפי דברי המחבר.
3. אם אתם מרוצים מגרסה זו, תוכלו ללחוץ על שחזר גרסה זו כדי להחזיר את המסמך כולו באותו מצב קודם.

ישנם קיצורי דרך ותפריטי הקשר לפתיחת ההיסטוריה מבלי לעבור דרך התפריט הראשי; הדבר החשוב הוא שכאשר תציגו את התצוגה תראו את האנשים המעורבים ואת הצבעים שלהם, מה שהופך לאתר שינויים במהירות רבה.

טיפ מועיל: תן שם לגרסאות מפתח באמצעות קובץ > היסטוריית גרסאות > תן שם לגרסה הנוכחיתתוויות כמו הגשת לקוח, גרסה סופית או טיוטה 2 מקלות על ניווט נקי כאשר המסמך כולל עריכות רבות ומאפשרות לך מצא אבני דרך תוך שניות.

ניהול גרסאות של קבצים שאינן של גוגל (קובצי PDF, תמונות וכו')

עבור קבצים שאינם בפורמט גוגל (למשל PDF, JPG, DOCX), ל-Drive יש ניהול גרסאות שונה; לא תראו את הטקסט מודגש לצורך שינויים, אך תוכלו העלאה, הורדה, שחזור או מחיקה של גרסאות almacenadas.

העלה גרסה חדשה מהאינטרנט

1. באתר drive.google.com, בחרו את הקובץ שאינו של גוגל שברצונכם להחליף; הקישו על תפריט עוד (שלוש נקודות) ועברו אל Gestionar versiones.
2. לחץ על העלה גרסה חדשה ובחר את הקובץ מהמחשב שלך; לאחר השלמת ההעלאה, תוכל סגור את הפאנל y seguir trabajando.

הערה: אם תעלו גרסה חדשה של קובץ ששייך למישהו אחר, הבעלות לא תשתנה; הבעלים המקורי יישאר זהה, לכן אינך משנה את הבעלות על הפריט.

העלה גרסה חדשה מהמחשב שלך באמצעות Drive לשולחן העבודה

1. התקן את האפליקציה לִנְהוֹג למחשבים אם עדיין אין לך את זה; זה מאפשר לך לסנכרן ולעדכן קבצים מהמערכת שלך.
2. אתר את הקובץ במחשב שלך, ובעזרת Google Drive, גרור אותו לתיקייה הרצויה כדי להעביר אותו, או העתיקו את זה אם אתם רוצים לשכפל את זה.
3. הגרסה תעודכן אוטומטית באינטרנט ותישמר שתי הגרסאות בהיסטוריה de ese archivo.

שיטה זו אידיאלית כאשר אתם עובדים באופן מקומי וצריכים שהשינוי ישתקף בענן ללא שלבים נוספים; על ידי שמירה על גרסאות, תוכלו להשוות או לחזור אחורה בעת הצורך.

הורדה או שחזור של גרסאות קודמות

1. בחר את הקובץ ב-Drive ופתח את הקישור 'עוד' > Gestionar versiones.
2. ליד הגרסה שמעניינת אותך, השתמש בתפריט כדי להוריד ושמור אותה במחשב שלך אם תרצה. שמור עותק.
3. כדי לשחזר גרסה אחרת (לדוגמה, זו שהורדת זה עתה), חזור אל העלאת גרסה חדשה, בחר את הקובץ ולחץ על פתח; לאחר מכן, cierra el panel.

נתיב זה מאפשר לך לעבור בין גרסאות של אותו קובץ מבלי ליצור כפילויות בתיקיות שונות, מה ששומר על אחדות הקבצים. מסודר ועקבי.

מחיקת גרסה קודמת

1. פתחו את drive.google.com, בחרו את הקובץ ועברו אל עוד > Gestionar versiones.
2. בשורה של הגרסה שברצונך להסיר, לחץ על התפריט ובחר מחק כדי limpiar el historial y ahorrar espacio.

הערה: רק הגרסאות האחרונות נשמרות אוטומטית; אם יש גרסה ספציפית שברצונך לשמר, סמן אותה באמצעות שמור לנצח בתוך לוח הגרסאות כך שלא יפוג תוקפו עם הזמן.

בדיקה מתי קובץ נוסף ל-Drive

1. באתר האינטרנט של Drive, לחצו לחיצה ימנית על הקובץ ובחרו פרטי קובץ > Detalles.
2. בחלונית הצד, גללו מטה כדי למצוא את תאריך היצירה; שם תראו מתי ה... נוסף ליחידה שלך.

תצוגה זו שימושית מאוד כאשר צריך ליישר תאריכים או לעקוב אחר מקורו של מסמך, מבלי לפתוח אותו. היסטוריית גרסאות מלאה.

שחזור תוכן שאבד: מקרים אופייניים וכיצד להמשיך

האם זה נשמע מוכר? אתם מתקדמים יפה, ובלי לשים לב, אתם מוחקים או דורסים בלוק שלם עם הדבקה לא טובה. עד שתרצו לבטל את זה, זה מאוחר מדי או שזה לא שווה את זה. היסטוריית גרסאות היא הדרך הטובה ביותר להתמודד עם בעיות אלה. התוכנית הכי אמינה שלך ב'.

• פתח את ההיסטוריה, אתר את תקופת הזמן שקדמה לשגיאה ו... תצוגה מקדימה של הגרסה כדי לוודא שהתוכן עדיין קיים.
• שחזר את הגרסה המלאה במידת הצורך, או העתק והדבק את הקטע הספציפי מתצוגת ההיסטוריה, ובכך שמור ההתקדמות האחרונה.
• אם זה קורה לך לעתים קרובות, ציין מהדורות חשובות (למשל, לפני שינויים מסוכנים) כדי חזרה למטה ללא ספק.

שיטה זו אינה חסינת תקלות אם התוכן מעולם לא נשמר, אך ברוב התרחישים היא תחסוך לכם שעות עבודה; בנוסף, על ידי עבודה בענן, נקודות השמירה הם תכופים ואוטומטיים.

שיטות עבודה מומלצות למקסום היסטוריית העריכה

הרגלים קטנים עושים את ההבדל: הגדירו קריטריונים ברורים למתן שמות לגרסאות מפתח, לדוגמה, בכל מסירה ללקוח או בסוף שלב; זה יאפשר לכם עיין בהיסטוריה מבלי לבזבז זמן.

הסכימו עם הצוות מתי לאחד שינויים לגרסה יציבה בעלת שם, ומתי לסקור עריכות קלות; בדרך זו תמנעו רעש ותהיו לכם נקודות ביקורת משמעותיות.

השתמשו בתצוגת הפעילות כשאתם רוצים תמונה מהירה של תנועות (שיתופים, שינויי שמות, העברות) ושמרו את היסטוריית הגרסאות כדי לסקור את התוכן בפירוט; כל תצוגה נותנת לכם פרספקטיבה שונה ו... מַשׁלִים.

בעת עריכת מסמכים משותפים, נסו לקבץ שינויים קשורים לסשנים ברורים; זה הופך את חותמות הזמן לשימושיות יותר, ואם תצטרכו לחזור אחורה, אתה מפסיד את כמות העבודה המינימלית.

מגבלות ושיקולים שיש לקחת בחשבון

זכרו: היסטוריית הגרסאות של האפליקציה של גוגל אינה זהה למערכת ניהול גרסאות הקבצים שאינה של גוגל; בראשונה תראו עריכות עם צבעים ומחברים, בעוד שבשנייה, אתה מנהל קבצים שלמים ללא פירוט טקסט.

אתה זקוק להרשאות מתאימות (בעלות או עריכה) כדי לצפות ולשחזר גרסאות; אם יש לך רק גישת קריאה, לא תוכל לפתוח או היסטוריית טריגרים.

Drive שומר גרסאות עדכניות ויכול לנקות גרסאות ישנות יותר אם לא תסמן אותן לשימור; השתמש ב-Keep Forever בגרסאות מפתח שבשל דרישות משפטיות או דרישות פרויקט, אתה חייב לשמור.

אם תהליך העבודה שלך מסתמך על העלאות תכופות שאינן של גוגל (למשל, קבצי PDF מיוצאים), החליטו אם לשמור קובץ עם גרסה או ליצור עותקים עם שם שונה; האפשרות הראשונה חוסכת מקום ו... מרכז ניטור.

אלטרנטיבה משלימה: בקרת היסטוריה ב-ClickUp Docs

אם אתם מחפשים לשלב יצירת מסמכים עם ניהול פרויקטים, חלק מהחבילות המשולבות מאפשרות לכם לקשר מסמכים למשימות ולסקור היסטוריה מאותה פלטפורמה; אחת מהן מציעה היסטוריית דפים, שחזור והרשאות מפורטות בתוך מנהל העבודה שלך.

בפתרון זה, ניתן לפתוח את המסמך, לגשת לתפריט בעל שלוש הנקודות ולהיכנס להיסטוריית עמודים כדי לראות את הכרונולוגיה של השינויים עם המחבר, התאריך והשעה; משם ניתן restaurar versiones anteriores אם משהו משתבש.

זה גם מאפשר לך לשתף דפים או דפי משנה עם קישור, ואם אתה צריך, להעתיק את הקישור מבלוק ספציפי כדי לשלוח רק קטע; בעזרת זה אתה שולט מה משותף ועם מי בלי לחשוף את השאר.

ניהול בעלים ומשתפי פעולה הוא פשוט: מהאווטאר העליון ניתן להוסיף חברים חדשים, להתאים הרשאות ולשמור על המסמך מקושר למשימות או פרויקטים; הכל נשאר באותו הקשר. reducir fricción בין תוכן לביצוע.

שליטה בפעילות ב-Drive, היסטוריית גרסאות ב-Docs, Sheets ו-Slides, וניהול גרסאות בקבצים שאינם של Google מעניקה לך שליטה מלאה על המסמכים שלך; עם הרגלים כמו מתן שמות לאבני דרך, שימור גרסאות מפתח וסקירת פעילות לפני שחזור, קל לשמור על הכל תחת שליטה ו... הימנעו מהפתעות בחיי היומיום שלכםאם הגעתם עד כאן, נשאיר אתכם עם המאמר הנוסף הזה כחלופה. האם הכונן הקשיח שלך מתמלא במהירות? מדריך מלא לזיהוי קבצים ענקיים וחיסכון במקוםנתראה בפעם הבאה!

מאמר קשור:

האם הכונן הקשיח שלך מתמלא במהירות? מדריך מלא לזיהוי קבצים ענקיים וחיסכון במקום

כריסטיאן גרסיה

נלהב לטכנולוגיה מאז שהיה קטן. אני אוהב להיות מעודכן במגזר ומעל הכל לתקשר אותו. לכן אני מוקדש לתקשורת באתרי טכנולוגיה ומשחקי וידאו כבר שנים רבות. אתה יכול למצוא אותי כותב על אנדרואיד, Windows, MacOS, iOS, נינטנדו או כל נושא אחר שעולה על דעתך.