- מיומנות מאחסנת הוראות רב פעמיות עבור משימות ספציפיות שאתה מבצע באמצעות Notion Agent.
- מסד הנתונים של המיומנויות מאגד תיאורים, קבצים, גורמים אחראים והרשאות צוות.
- ניתן להפעיל מיומנות באמצעות / או אופציונלית להוסיף אותה לתפריט העורך.
- בדקו כל מיומנות עם מקרים לא גמורים ובדקו את ההוראות שלכם כאשר התהליך משתנה.
אם אתם משתמשים ב-Notion Agent כדי לסכם פגישות, לעיין במסמכים או להכין דוחות, ייתכן שתחזרו על אותן הוראות בכל שיחה: אילו מקורות להתייעץ, באיזה פורמט לפעול, ואילו פרטים לא להמציא. מיומנויות רעיוןתכונות אלו, הנקראות "מיומנויות" בממשק הספרדי, מאפשרות לך לשמור את ההוראות הללו בדפים הניתנים לשימוש חוזר.
כאשר מספר אנשים זקוקים לאותם קריטריונים, הדבר המעשי ביותר הוא לשלב את הכישורים לקריטריון אחד מאגר מיומנויותכך תוכלו למצוא, לשתף ולעדכן את המיומנויות שלכם. במדריך זה, נראה מתי כדאי ליצור מיומנות, כיצד לארגן את הספרייה שלכם, ואילו הגדרות אתם צריכים כדי להשתמש בה מהצ'אט או מהעורך.
מהי מיומנות רעיון ומתי מתאים ליצור אחת כזו?
מיומנות היא דף עם הוראות לביצוע סוג עבודה מסויםזה יכול להסביר, למשל, כיצד להפוך סיכומי פגישה למשימות, כיצד לערוך טיוטה, או כיצד לכתוב סיכום להנהלה. אתם מפעילים אותו כשאתם צריכים אותו, ו-Notion Agent מיישם את ההוראות שלו על התוכן שאתם מספקים.
חשוב להבדיל אותו מפונקציות אחרות. הוראות לסוכן הרעיון הם קובעים העדפות כלליות שברצונך ליישם באופן קבוע. מיומנות מיועדת למשימה ספציפית. לעומת זאת, מיומנות סוכן מכס יכולות להיות לו הוראות משלו, נקודות גישה וטריגרים לביצוע זרימת עבודה, אפילו על בסיס מתוזמן.
מועמד טוב למיומנות הוא משימה שאתם חוזרים עליה, שתלויה בתוכן של עמוד או בחירה, ושהתוצאה שלה צריכה תמיד לעקוב אחר מבנה דומה. אם הצוות שלכם מעתיק את אותה הנחיה בשיחות שונות, כנראה שמגיע לה לשמור אותה. אין צורך לקבוע תדירות מינימלית או לחשב כמה דקות זה יחסוך: מה שחשוב הוא שההוראה שימושית וניתן לעדכן אותה.
כיצד ליצור מאגר מידע של מיומנויות
כדי להגדיר ספרייה משותפת, צרו דף ב-Notion, בחרו מסד נתונים ובחר מיומנויותניתן גם להוסיף אותו ממרחב צוות אם ברצונך שלחבריו תהיה גישה מההתחלה. כל עמוד חדש שתיצור בתוך מסד הנתונים הזה יהיה מיומנות.
סוג זה של מסד נתונים כולל שתי תכונות שימושיות במיוחד: תֵאוּראשר מציין מה המיומנות עושה ומתי להשתמש בה, ו אַרְכִיוֹןהיכן שתוכלו לאחסן חומרי תמיכה. תוכלו להוסיף מאפיינים משלכם, כגון צד אחראי, סטטוס או אזור צוות. התחילו עם ספרייה משותפת אחת וצרו ספרייה נוספת אם קבוצות מסוימות זקוקות להרשאות או צדדים אחראיים שונים.
האם כבר יש לך מסד נתונים עם פרוצדורות? אתה יכול לגשת להגדרות שלו ב... הגדרות נוספות > המרה אל > המרה למסד נתונים של מיומנויותבדוק את המאפיינים שאתה מקצה לתיאור ולקבצים לפני הפעלת דפים קיימים. לחלופין, תוכל להעביר דף הוראות למסד הנתונים החדש שלך ולהוסיף לו תיאור ברור.
כתבו את המיומנות הראשונה שלכם עם דוגמה מעשית
נניח שאתם מכינים סיכום פרויקט בכל יום שישי מההערות והמשימות שנשמרו ב-Notion. צרו מיומנות במסד הנתונים בשם סיכום פרויקט שבועיב"תיאור", כתבו מתי יש להשתמש בו, לדוגמה: "מסכם את התקדמות הפרויקט בהתבסס על הדפים והמשימות שלו לשבוע, עם בלוקים ושלבים הבאים".
בגוף הדף, הגדירו את המשימה עם הוראות ניתנות לאימות:
השתמשו רק בדפי הפרויקט ובמשימות שיש לכם גישה אליהם. סכמו את התקדמות השבוע בחמש נקודות לכל היותר. לאחר מכן, רשמו את כל המכשולים, את האדם האחראי אם רשום במקור, ואת השלבים הבאים. קשרו לדפים בהם נעשה שימוש. אם חסר מידע כלשהו, ציינו אותו; אל תמלאו תאריכים או בעלי תפקידים המבוססים על הנחות.
המבנה הוא פשוט: מטרה, מקורות קלט, שלבים, מגבלות ופורמט פלטניתן להוסיף תוצאה לדוגמה אם הצוות זקוק לסגנון ספציפי. שמרו על דף קצר וצרו קישור לתיעוד מקיף במקום להדביק מדריך שלם לכל מיומנות. הוראות עוזרות להפחית שגיאות, אך תמיד מומלץ לעיין בתשובות שלכם לפני שאתם משתפים אותן.
כיצד להפעיל ולהשתמש במיומנות בצ'אט ובעורך
ניתן גם ליצור מיומנות אישית מ ספרייה > מיומנויות > מיומנות חדשהאם כבר יש לכם דף עם ההוראות, פתחו את תפריט שלוש הנקודות שלו ובחרו השתמש כמיומנותכדי לעבוד עם ספריית צוות ולאפשר שימוש אוטומטי, יש למקם את הדף בתוך מסד נתונים של מיומנויות ולהשלים את תיאורו.
בשיחה עם סוכן נושן, הוא כותב / כדי לפתוח את תפריט המיומנויות, בחר את המיומנות שברצונך להשתמש בה, או המשך עם שם המיומנות שברצונך לבצע. הסוכן יכול גם לבחור מיומנות בעצמו כאשר הוא סבור שהיא תואמת את בקשתך. לשם כך, המיומנות חייבת להיות במסד נתונים של מיומנויות, להיות בעלת תיאור שימושי, והאפשרות חייבת להיות מופעלת. השתמש באופן אוטומטיאם אתה מעדיף להפעיל אותו רק כשאתה מחליט, בטל אפשרות זו.
כדי שיהיה לך מיומנות שימושית בעת עריכת דף, עבור אל ספרייה > מיומנויות ולהפעיל הוסף לתפריט עורך הטקסט במיומנות זו. לאחר מכן תוכלו למצוא אותה מהתפריטים המתאימים בעת בחירת טקסט או עבודה עם בלוק תואם. הגדרה זו מקלה על הגישה אליה מהעורך; אין חובה להשתמש במיומנות בצ'אט.
שתף את הספרייה והשתמש בה עם סוכנים מותאמים אישית
מיומנויות הן דפי מושגים, כך שההרשאות שלהן מנוהלות כמו כל דף אחר. ניתן לשתף מיומנות בודדת או את כל מסד הנתונים. יש להעניק גישת עריכה רק לאלו שיתחזקו את ההוראות. שינוי במיומנות משותפת משפיע על אלו המשתמשים בה..
עמיתים ימצאו את הכישורים המשותפים בכרטיסייה לְגַלוֹת מהספרייה שלהם והם יוכלו לבחור הפעל עבוריגישה לדף והוספת המיומנות לרשימה הן פעולות נפרדות. כמו כן, יש להקצות גורם אחראי לכל מיומנות חשובה כדי שמישהו יוכל לעיין בהוראות כאשר התהליך של הצוות ישתנה.
סוכן מותאם אישית יכול גם לעקוב אחר מיומנות. פתח את הסוכן, הזן כלים וגישה והוסף את דף המיומנות. לאחר מכן, ציין בהוראות הסוכן באילו מצבים יש להחיל אותו. בדרך זו תוכל לעשות שימוש חוזר בקריטריון עבודה מבלי להעתיק אותו ידנית לכל סוכן.
בחן ותחזק את כישוריך
לפני שיתוף מיומנות עם כל הצוות, יש להריץ אותה על תרחיש רגיל ועל תרחיש לא שלם: הערות ללא מחברים שהוקצו, פרויקט ללא התקדמות, או מסמך המשלב מספר נושאים. יש לוודא שהיא מכבדת את העיצוב, מדגישה נתונים חסרים ומשתמשת בגופנים הנכונים. אם היא נכשלת, יש לשנות הוראה ספציפית ולבדוק שוב.
בדקו מעת לעת מיומנויות שכבר אינן בשימוש, כאלה שמייצרות תוצאות דומות וכאלה שמתייחסות לסטנדרטים מיושנים. מאפייני הבעלים והסטטוס עוזרים לכם להחליט אילו מיומנויות מוכנות לצוות. היסטוריית הדף מאפשרת לכם לבחון שינויים במיומנות משותפת.
Notion מאפשר לך גם להוריד מיומנות לשימוש עם סוכנים מקומיים ספציפיים באמצעות האפשרות הורד סוכנים מקומיים מתפריט הדף. אם תשנה מאוחר יותר את גרסת Notion שלך, תצטרך להוריד שוב את העותק המקומי שלך כדי לשלב את השינויים.
ספריית מיומנויות פועלת בצורה הטובה ביותר כאשר כל מיומנות פותרת משימה מוכרת, מסבירה בבירור מתי להשתמש בה, ויש מישהו שאחראי על סקירתה. בעזרת מספר הוראות שנבדקו היטב, הצוות יכול להשיג תוצאות עקביות יותר מבלי להתחיל כל בקשה מאפס.
אני חובב טכנולוגיה שהפך את תחומי העניין ה"חנון" שלו למקצוע. ביליתי יותר מ-10 שנים מחיי בטכנולוגיה מתקדמת והתעסקות עם כל מיני תוכניות מתוך סקרנות טהורה. עכשיו התמחיתי בטכנולוגיית מחשבים ומשחקי וידאו. הסיבה לכך היא שכבר יותר מ-5 שנים אני כותב לאתרים שונים בנושאי טכנולוגיה ומשחקי וידאו, ויוצר מאמרים המבקשים לתת לכם את המידע הדרוש לכם בשפה מובנת לכולם.
אם יש לך שאלות, הידע שלי נע מכל מה שקשור למערכת ההפעלה Windows וכן אנדרואיד לטלפונים ניידים. והמחויבות שלי היא אליך, אני תמיד מוכן להקדיש כמה דקות ולעזור לך לפתור כל שאלה שיש לך בעולם האינטרנט הזה.