כיצד לסווג מסמכים באופן אוטומטי ב-Paperless-ngx

האם אי פעם בזבזתם בוקר שלם בחיפוש אחר הסכם שכירות מלפני עשרות שנים או אחר קבלה של מכשיר שהתקלקל? סיווג אוטומטי של מסמכים ב-Paperless-ngx זה יכול לשנות את חייך.

ללא נייר-ngx זהו כלי עבור ניהול מסמכים בקוד פתוח שהופכת את המסמכים הפיזיים שלך לארכיון דיגיטלי חכם. זה לא רק מקום לאחסון קבצי PDF, אלא מערכת שקוראת את התוכן ומאפשרת לך למצוא כל מידע כהרף עין, ומספקת רמה של ארגון ונגישות פשוט אכזרי.

מה הופך את Paperless-ngx לכל כך מיוחד?

הקסם האמיתי טמון ביכולתו OCR (זיהוי תווים אופטי)משמעות הדבר היא שהאפליקציה לא רק שומרת את תמונת המסמך, אלא גם מחלצת את הטקסט. לכן, אם תחפשו חברה ספציפית, המערכת תאתר את כל החשבוניות הרלוונטיות גם אם לקובץ יש שם יוצא דופן, מה שיאפשר לכם אפילו... פתרון בעיות OCR ב-Paperless-ngx אם לא ניתן לקרוא את הטקסט בצורה נכונה.

יתר על כן, התוכנה לומדת מאיתנו. הודות ל תיוג עצמיהתוכנה מזהה דפוסים, ובמשך הזמן לומדת שאם מסמך מזכיר את בעל הבית שלך, היא אמורה לסמן זאת באופן אוטומטי ככזה. דיור או חוזהחוסך לך את העבודה הידנית של מיון כל גיליון.

יכולות בולטות נוספות מלבד סיווג מסמכים ב-Paperless-ngx כוללות ניהול של משתמשים מרובים עם הרשאות מפורטות, המאפשרות לחלק לקרוא בלבד בעוד שאחרים עריכה. ניתן גם ליצור קישורים משותפים עם תאריך תפוגה, אידיאלי לשליחת מסמך למישהו חיצוני מבלי לאבד שליטה על הקובץ המקורי.

התקנה ופריסה של המערכת

 

כדי לשמור על ניקיון המערכת וקלות לתחזוקה, מומלץ להשתמש ב Docker ו-Docker Composeטכנולוגיה זו אורזת את האפליקציה והתלויות שלה, תוך הימנעות מעימותים עם מערכת ההפעלה. אם אתם מעדיפים ממשק ויזואלי, תוכלו להשתמש פורטינר לנהל את המחסנית מבלי לגעת בשורת הפקודה.

בנוגע למסד הנתונים, לסיווג מסמכים ב-Paperless-ngx מומלץ פוסטגר-SQL בשל יציבותו, למרות שהוא תומך גם ב-SQLite או ב-MariaDB. אם תחליט להתקין אותו על חומרה מוגבלת, כגון פטל פאי ישןשימו לב שתהליך ה-OCR יכול להיות איטי; אל תצפו למהירות של שרת מקצועי ותנו לעיבוד קבצים גדולים לקחת מספר דקות.

עבור אלו המחפשים פשטות מרבית, יש סקריפט התקנה אוטומטי זמין במאגר GitHub שלהם. פשוט הפעילו פקודה בטרמינל ופעל לפי האשף, שידריך אתכם בתצורת אזור הזמן והשפה; הגדרת הפרמטר היא חיונית. שפת_OCR_ללא_נייר ב'ספא' בספרדית.

ארגון ותהליכי עבודה מתקדמים

לאחר הפריסה, עוצמת הכלי נחשפת במקטע המסמכים. אנו יכולים להעלות קבצים בקלות גרירה ושחרור באינטרנט, או באמצעות נפח שימוש ודוא"ל. המערכת תחלץ מטא-דאטה ותיצור אוטומטית תמונה ממוזערת. זה חיוני לסיווג אוטומטי של מסמכים ב-Paperless-ngx.

עבור סיווג כירורגי, יש לנו כתבים (האדם או החברה המנפיקים את המסמך) ו- סוג המסמךבנוסף, ישנם שדות מותאמים אישית להוספת מטא-נתונים ספציפיים ש-OCR אינו מזהה.

החזקים ביותר הם ה- טריגרים ופעולותאנו יכולים לתכנן זרימות עבודה שבהן, אם מתקיים תנאי (לדוגמה, שהמסמך מכיל את המילה "Light"), מתבצעת פעולה כגון להקצות את התווית "אספקה". זה הופך את הניהול לתהליך כמעט בלתי נראה.

סיווג מסמכים ב-Paperless-ngx באופן אוטומטי בעזרת בינה מלאכותית

אם תיוג מקורי אינו מספק את התוצאות, ישנן הרחבות כמו בינה מלאכותית ללא ניירתוסף זה משתמש בממשק ה-API של OpenAI או במודלים מקומיים. אולמה (כמו מיסטרל או לאמה) לנתח את הסמנטיקה של המסמך ולהקצות כותרות, תגיות וקשרים בצורה חכמה הרבה יותר, ואף לאפשר סיכום מסמכי PDF עם בינה מלאכותית במצב לא מקוון.

הדבר המעניין בשימוש ב-Ollama הוא שכל התהליך נשאר בשרת שלך, ושומר על... פרטיות הנתונים שלך 100%. ניתן להגדיר מראש אילו תגיות ברצונך שהבינה המלאכותית תשתמש בהן ולסמן מסמכים מעובדים בתג מיוחד לבדיקה מאוחרת יותר. לוּחַ בַּקָרָה.

פתרון בעיות ומקרים מיוחדים

לעיתים מתעוררים מכשולים בעת ניסיון לסווג מסמכים באופן אוטומטי ב-Paperless-ngx. בעיה נפוצה מתרחשת בעת ניסיון להעלות מסמכים חתומים דיגיטליתהמערכת עלולה להראות שגיאה המציינת ש-OCR ישנה את הקובץ ויבטל את החתימה. אם תזדקק לכך חתימה על מסמכים באמצעות תעודה דיגיטליתחיוני לדעת ש-Paperless-ngx תמיד שומר על המקור בשלמותו, ואנחנו יכולים לאלץ את הבליעה על ידי הוספת משתנה הסביבה. ארגומנטים_ללא_נייר_OCR_משתמש_ללא_נייר עם הערך {"invalidate_digital_signatures": true}.

חשוב לזכור שבלי קשר לשאלה אם אתם משתמשים בשרת חזק או במכשיר קטן, ה- ניהול נפחים זה המפתח. ודא שאתה ממפה נכון את ספריות הנתונים והמסמכים שלך כדי שלא תאבד את המידע שלך אם תעדכן את תמונת המכולה.

סיווג מסמכים ב-Paperless-ngx יכול להיות ברכה. שרת ניהול מסמכים משלך משחרר אותך מדמי תוכנה קנייניים חודשיים ותלות בענן. על ידי שילוב של OCR, אינדוקס טקסט מלא ועוצמתה של בינה מלאכותית, עברת מתיקייה מלאה בקבצי PDF אנונימיים ל... ספרייה דיגיטלית חכמה שבו ניתן לאתר כל מסמך תוך שניות.