כיצד לנהל את SharePoint Online עם Copilot: שלבים, שיטות עבודה מומלצות ושליטה מלאה בנתונים

¿כיצד לנהל את SharePoint Online עם Copilot? ניהול SharePoint Online המודרני עושה קפיצת מדרגה הודות לשילוב המקורי של Microsoft Copilot וחבילת הניהול המתקדמת ש-Microsoft 365 מעמידה לרשותנו. מנהלי IT ומנהלי אתרים יודעים שאיזון בין פרודוקטיביות, בקרת נתונים, אבטחה וחוויית משתמש חלקה יכול להיות מורכב. כעת, עוזר Copilot הופך לבן ברית מרכזי בהפיכת המורכבות הזו לתוצאות זריזות, שיתופיות ומאובטחות., הן עבור חברות גדולות והן עבור ארגונים קטנים המחויבים לעבודה דיגיטלית.

אבל איך מנהלים את SharePoint Online כדי לנצל את מלוא היתרונות של Copilot? מדריך זה הוא המדריך המעודכן והמקיף ביותר בספרדית, בנוי עם המידע הרלוונטי והעדכני ביותר. כאן, אנו מראים לכם כיצד ליישם, להגדיר ולמנף את Copilot וניהול מתקדם של SharePoint, תוך שילוב נהלי אבטחה, מניעת חשיפת יתר של נתונים ואוטומציה חכמה של תהליכים ותוכן - והכל בגישה מעשית המותאמת לעבודה בעולם האמיתי של צוותים.

מהו Copilot ב-SharePoint Online ומדוע הוא אבן הפינה החדשה לניהול?

Copilot הוא העוזר החכם המופעל על ידי בינה מלאכותית שמיקרוסופט שילבה בכל חבילת 365, כולל SharePoint Online.עוזר זה מניע את כל מה שצריך, החל מיצירה וניהול תוכן ועד לניהול סוכנים חכם, בקרת גישה ואבטחת מסמכים. הודות למודלי השפה המתקדמים שלו ולחיבור המקורי להרשאות ונתוני דיירים, Copilot מספק תגובות הקשריות, הופך משימות לאוטומטיות ומאפשר למנהלים לשמור על שליטה במידע מבלי לאבד את הגמישות שלהם..

ב-SharePoint Online, Copilot מאפשר לך לא רק ליצור ולשפר דפים ותוכן, אלא גם ליישם מדיניות מחזור חיים, לזהות סיכוני חשיפה יתר, תמיכה בהגדרת הרשאות ואף אינטראקציה עם סוכנים מותאמים אישית שעוזרים לענות על שאלות ולבצע משימות מורכבות. לפני שתמשיכו, אנו מזהירים אתכם ש- Tecnobits יש לנו עשרות מדריכים על Copilot וההגדרות שלו, כמו זה ב כיצד להתקין את Copilot באופיס 365, זה עשוי להיות מועיל.

דרישות מוקדמות וצעדים ראשונים להכנת SharePoint Online עם Copilot

לפני הפעלת Copilot והפקת המרב מ-SharePoint Online, חיוני לעמוד בסדרה של דרישות ולבצע תכנון טוב.:

• רישיונות מתאימים: הבסיס הוא Microsoft 365 Copilot, ולגבי תכונות מתקדמות, רישיונות E5 וניהול מתקדם של SharePoint (SAM).
• הגדרת סביבת בדיקה: הכן סביבת ארגז חול שבה תוכל לאמת תצורות מבלי להשפיע על הפעילות היומיומית.
• ניסויי פיילוט: בחרו קבוצה של מאמצים מוקדמים כדי לבדוק את האינטגרציה ולאסוף משוב מציאותי.
• תוכנית תקשורת: ליידע ולחנך משתמשים לגבי שינויים ותכונות חדשות ב-Copilot, תוך צמצום החיכוכים.
• סקירת מדיניות גישה ואבטחה: התאם את מדיניות הגישה המותנית, האימות הרב-גורמי ומדיניות החיפוש והשיתוף כדי למנוע סיכונים.
• בדיקת רשת והתאמה: מבטיח שהתשתית עומדת בדרישות דרישות קישוריות ואבטחה אשר דורש את Microsoft 365 Copilot.

בסיס איתן מבטיח ש-Copilot ו-SharePoint יעבדו יחד, בצורה מאובטחת ויעילה. מהרגע הראשון ממש.

ניהול מתקדם של SharePoint: מרכז הפעולות עבור Copilot

התוסף ניהול מתקדם של SharePoint (SAM) זהו מאיץ חיוני לכל ארגון שרוצה לנצל את הבינה והאוטומציה ש-Copilot מציעה.

• הימנעו משיתוף מוגזם ועומס מקורות נתונים, משפר את דיוק התוצאות שנוצרו על ידי Copilot.
• עוקב אחר מחזור החיים של אתרים ותוכן, זיהוי וניקוי של מה שמיושן או לא פעיל.
• שליטה, הגבלה ובקרה של גישה למסמכים ואתרים, יישום מדיניות חכמה ותוויות רגישות.

דרך מרכז הניהול של SAM, תוכלו לצפות בדוחות מפורטים, להחיל פעולות בכמות גדולה, להפוך התראות לאוטומטיות ולסנכרן אבטחה ותאימות ברחבי הארגון שלכם. שילוב Copilot מוסיף שכבה שיחתית וחכמה שמפשטת את קבלת ההחלטות והניהול היומיומי.

שיטות עבודה מומלצות וצעדים מרכזיים להכנת SharePoint עבור Copilot

הכנת נתונים, ניהול ואבטחה הם חיוניים. הנה כמה המלצות שאסור להתעלם מהן:

1. צמצום שיתוף מקרי ושליטה בהרשאות

ב-SharePoint, הימנעות מחשיפת יתר היא חיונית כדי ש-Copilot יחזיר רק מידע רלוונטי וסמכותי.כדי לעשות זאת:

• קבע את הגדרות השיתוף ברמת הדייר והאתר, התאמת הרשאות ברירת מחדל ל"אנשים ספציפיים" במקום לארגון כולו.
• מסתיר אפשרויות עם סיכונים רחבים כ"כולם מלבד משתמשים חיצוניים" כדי להגביל את רדיוס החשיפה.
• מחנך ומאמן בעלי אתרים לנהל בקשות גישה ולבדוק ביסודיות מי יכול לגשת לנתונים.

2. ודא את תוקפם של בעלי האתרים

בעלי אתרים הם קו ההגנה האחרון לניהול וניקיון התוכן.

• מבצע הנחיות רכוש לאתר אתרים ללא לפחות שני גורמים אחראיים ברורים.
• הפעל התראות אוטומטיות עבור בעלים אלה כדי לאמת פעילות, הרשאות והצורך להמשיך ולתחזק את האתר.
• מעדכן רישומי נכסים במצב פעיל ודורש ביקורות תקופתיות.

3. ניקוי אתרים לא פעילים וניהול מחזור חיים

תוכן ישן הוא אויב הדיוק הגרוע ביותר של Copilot.הצטברות של נתונים מיושנים מפזרת מקורות ומייצרת תגובות מבלבלות או לא רלוונטיות.

• מזהה אתרים ללא פעילות רלוונטית לתקופות מוגדרות (3, 6, 9 או 12 חודשים).
• הנפקת התראות לבעלים כדי לאשר את התועלת שלהם.
• העבר פריטים מיותרים למצב קריאה בלבד ותזמן ארכוב אוטומטי לאחר הזמן שסוכם.
• השתמש ב דוחות עם בינה מלאכותית מ-SAM כדי לקבל המלצות אוטומטיות לגבי הפעולות שיש לנקוט.

4. זיהוי תוכן שעשוי להיות משותף יתר על המידה

בעזרת דוחות פעילות והרשאות ניתן לזהות נקודות חמות של חשיפה יתר:

• סקור דוחות פעילות עבור תוכן ששותף עם "כל אחד", "כולם מלבד חיצוניים" או "חברי ארגון".
• השתמש בדוח הבסיס של חשיפת יתר כדי להעריך את מספר המשתמשים עם גישה על סמך ספים מוגדרים.
• הורד, סנן ונתח נתונים כדי להגיב במהירות למצבים חשודים.

5. שליטה והגבלת גישה לתוכן

כאשר אתם מזהים סיכונים, Copilot עוזר לכם לרכז ולצמצם גישה בלתי מורשית., אבל ההחלטה והביצוע תמיד נופלים על המנהל:

• ליזום סקירות גישה עם בעלי אתרים.
• הגבל את הגישה לקבוצות ספציפיות באמצעות מדיניות "בקרת גישה מוגבלת (RAC)" כך שרק משתמשים נחוצים ימשיכו לראות מידע, הן ב-SharePoint והן ב-OneDrive.
• הפעל את המדיניות "זיהוי תוכן מוגבל" כדי להסתיר תוכן מ-Copilot ומחיפוש ארגוני מבלי לשנות הרשאות.
• שלבו את שתי האפשרויות באזורים הקריטיים ביותר.

6. פעולות פרואקטיביות באתרים אסטרטגיים

האתרים המרכזיים של הארגון דורשים הגנה נוספת מהרגע הראשון.:

• יש להחיל RAC בעת הקצאת אתרים חדשים, תוך הימנעות משיתוף יתר מלידה.
• חסום הורדות, במיוחד הקלטות של Teams, בעת הצורך.
• שקלו הצפנה עם "זכויות חילוץ" עבור מסמכים בעלי השפעה גבוהה.

שילוב וניהול של סוכנים ב-SharePoint וב-Copilot

עוד אחת מהמהפכות שמביאה עמה Copilot היא האפשרות של יצירה, ניהול ושיתוף של סוכנים חכמים ב-SharePoint למשימות עזרה, למידה ואוטומציה:

• כל חבר עם הרשאות עריכה יכול ליצור סוכן משלו., אשר לאחר מכן ניתן לערוך, לשתף או אפילו לאשר על ידי בעל האתר.
• בעלים יכולים לסמן סוכן כ"מאושר" ולהגדיר אותו כברירת מחדל כחוויה הראשונה עבור המבקרים.
• ניתן להצמיד, לערוך או לשתף סוכנים מלוח הצ'אט של Copilot, מה שמקל על שיתוף פעולה וגישה.
• ניתן למחוק אותם כמו כל קובץ אחר באתר, מה שמקל על סבב וניקוי סוכנים מיושנים.

יצירת תוכן עשיר עם Copilot ב-SharePoint

Copilot הוא לא רק מנוע ניהול ואבטחה, הוא גם מחולל מהפכה באופן שבו אתם יוצרים ומפרסמים תוכן ב-SharePoint.:

• יצירת דפים מתבניות: בחרו מתוך תבניות מעוצבות מראש כמו ניוזלטרים, הכרזות על אירועים או עדכונים, והתאימו אותן אישית באמצעות הנחיות חכמות וקבצים מצורפים.
• יצירה מהודעות פתוחות: התחילו במשפט ותנו ל-Copilot להציע מבנה, עיצוב ותוכן, תוך התאמת התוצאה כמה פעמים שצריך.
• רעיונות עיצוב: Copilot מציע שיפורים חזותיים ועיצוביים כדי להפוך כל עמוד לאטרקטיבי ומקצועי.
• כתיבה מחדש חכמה: עורך הטקסט העשיר מאפשר לך לחדד הודעות, לתת להן גוון טבעי או מקצועי, או אפילו לסכם או להרחיב מידע לפי הצורך.

כיצד להוסיף SharePoint כמקור ידע ב-Copilot Studio

Copilot מאפשר לך לשלב את SharePoint כמקור נתונים לתגובות יצירתיות., מה שמגביר את הרלוונטיות של המידע המוגש באמצעות סוכנים ועוזרים:

1. פתחו את הסוכן ב-Copilot Studio.
2. לחץ על "הוסף ידע" בקטע המתאים.
3. בחר "SharePoint" והזן את כתובת ה-URL של האתרים שברצונך להוסיף (ניתן לכלול מספר רב באמצעות shift + enter).
4. תנו לו שם ותיאור מדויק, שכן הבינה המלאכותית תשתמש במידע זה כהקשר.
5. לחץ על "הוסף" והגדר את תרחישי האימות: כברירת מחדל, Copilot Studio מאמת באמצעות Microsoft Enter ID, אך ניתן להתאים את Scopes ואימות ידני אם אתם זקוקים לתרחישים מגבילים יותר.

אמצעי אבטחה חיוניים לניהול SharePoint Online עם Copilot

אימות רב-גורמי (MFA)

הפעלת MFA עבור כל המשתמשים והמחשבים המנוהלים דרך מרכז הניהול של Microsoft 365, וכן להגדיר מדיניות גישה מותנית בהתבסס על רמת סיכון, מיקום ומכשיר.

ביקורת ושמירת רשומות

• הפעל רישום ביקורת מאוחד ב-Microsoft Purview כדי לתעד את כל פעולות המשתמש והמנהל.
• הגדירו מדיניות שמירה על בסיס צרכים רגולטוריים ובדקו יומני רישום מעת לעת לאיתור אנומליות.

בקרות מידע סודי

• ייצא את 100 האתרים הנפוצים ביותר וסקור סיכוני חשיפה יתר פוטנציאליים באמצעות דוחות SAM ו-Microsoft Purview DSPM.
• השבת שיתוף רחב ובקר את פעילות Copilot כדי למנוע דליפות מידע.
• השתמש בתוויות רגישות כדי לסווג, להצפין ולהגביל נתונים במסמכים, אתרים וקבוצות.

החלה וניהול של תוויות רגישות ב-SharePoint באמצעות Copilot

תוויות רגישות של Microsoft Purview הן המפתח להגנה על מידע ולשליטה על אופן השימוש ב-Copilot.:

1. צור תוויות מפורטל Microsoft Purview ופרסם אותן לכל המשתמשים או רק לקבוצות ספציפיות.
2. הגדר האם התווית תסמן רק את התוכן או תחיל גם הצפנה והגבלות גישה.
3. הקצה תוויות ברירת מחדל לספריות מסמכים, תוך שימוש באפשרות להרחבת ההגנה אפילו להורדות אם אתה זקוק לאבטחה מקסימלית.
4. הגדר סנכרון תגיות עבור אתרים, קבוצות וסביבות עבודה.
5. השתמש בתיוג שירות אוטומטי עבור תרחישים שבהם אינך רוצה להסתמך על קלט ידני של המשתמש.

מניעת אובדן נתונים (DLP) ובקרה אדפטיבית על מידע רגיש

La מניעת אובדן נתונים (DLP) המובנה ב-Purview מסייע במניעת דליפות מקריות בכל הנקודות: SharePoint, Teams, Exchange ומכשירים.

• מגדיר מדיניות המנתחת ומגנה על נתונים רגישים (למשל, כרטיסי אשראי, מספרי ביטוח לאומי, נתונים רפואיים).
• בצע פעולות אוטומטיות: חסום הגשות, אזהרה למשתמשים או הפעל זרימות התראות ותיקון.
• אפשר הגנה אדפטיבית על ידי חיבור DLP עם ניהול סיכונים פנימי כדי להתאים באופן דינמי את רמת הבקרה בהתבסס על אירועים התנהגותיים.

ניטור וביקורת מתמשכים ב-Copilot וב-SharePoint Online

ביקורות סדירות, ניתוח יומנים וניטור של בקשות ותגובות של Copilot חיוניים לשמירה על אבטחה ותאימות.:

• השתמשו בדוחות היסטוריית שינויים כדי לבדוק מי עשה מה ומתי, הן באתר והן ברמה הגלובלית.
• הפעילו דוחות אלה מדי שבוע במהלך שלב האימוץ הראשוני, והתאימו את התדירות לאחר מכן.
• השתמש בכלי סייר התוכן והפעילויות כדי לנטר את יישום תוויות השמירה והרגישות, כמו גם אירועים פוטנציאליים הקשורים לנתונים רגישים.

השבתת חיפוש מוגבל ב-SharePoint (RSS) בעת מעבר ל-Copilot

RSS הוא פתרון זמני שמגביל את החיפוש לאתרים מורשים בזמן שנבדקות ומתקנים את ההרשאות.כאשר התצורה כבר מאובטחת, השבת את RSS ואפשר ל-Copilot ולחיפוש גישה לכל התוכן המורשה, מה שמגדיל את הדיוק והערך של התגובות שנוצרו.

• השבתת RSS לחלוטין באמצעות PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• הסר אתרים מרשימת המותרים באמצעות Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• אם אתם מתחזקים RSS, ודאו שרק אתרים בטוחים באמת כלולים ברשימת ההיתרים.

שמירת נתונים ומחזור חיים: ביטול נתונים מיותרים ועמידה בתקנות

• השתמשו במדיניות שמירה של Purview כדי לשמור או למחוק באופן אוטומטי מסמכים, מיילים ותוכן Copilot בהתבסס על צרכים משפטיים או עסקיים.
• הגדר חריגים עם תוויות שמירה ספציפיות עבור תוכן קריטי.
• ניטור אכיפת היענות ושימור פקודות באמצעות כלי דיווח וחוקרי פעילות.

מנטר ושולט באינטראקציות ובתגובות שנוצרות על ידי Copilot

• יש להחיל מדיניות תאימות תקשורת מוגדרות מראש ב-Purview כדי לזהות שפה בלתי הולמת, דליפות או שימוש לרעה בבקשות ובתגובות של Copilot.
• סקירה תקופתית של יומני רישום וביקורות כדי לתקן אירועים ולמדוד את השימוש בפועל ב-Copilot.

אופטימיזציה מתמשכת: משאבים, אימוץ והדרכה ב-Copilot וב-SharePoint

היישום והניהול האופטימליים של Copilot ב-SharePoint Online הם תהליך מתמשך.:

• צור קהילות משתמשים חלוציות כדי לאסוף משוב ולזהות הזדמנויות לשיפור.
• פריסה הדרגתית של אימוץ, ניטור השפעה, מוכנות ושביעות רצון באמצעות כלי Viva Insights ודוחות שימוש ב-Microsoft 365.
• נצלו את משאבי ההדרכה וערכות ההטמעה של מיקרוסופט כדי להרחיב את הידע בכל הצוותים.
• אם יש לכם נפח רישיונות גבוה, בדקו את אפשרויות התמיכה והעזרה של FastTrack או הטמיעו פרויקטים של השקעה משותפת עם מיקרוסופט ושותפים רשמיים..

לבסוף, אם הארגון שלכם זקוק לתרחישים מותאמים אישית אף יותר, Copilot Studio והמערכת האקולוגית של Power Platform מאפשרים לכם להרחיב פונקציונליות, להוסיף אינטגרציות ואוטומציות ספציפיות, תוך כיבוד האבטחה והממשל הקיימים.

ניהול SharePoint Online בצורה מתקדמת בעזרת Copilot פותח אופק חדש של יעילות, אבטחה ונוחות.השילוב של בקרה מרכזית, אוטומציה, הגנה משולבת ועזרה הקשרית מאפשר לכל צוות לשמור על הנתונים שלו מוגנים, פרודוקטיביים ותמיד תחת שליטה. למידע נוסף בנושא, עיינו ב הדף הרשמי של Microsoft 365 Copilot.