כיצד ליצור קיצורי דרך מתקדמים משלך באאוטלוק?

בעולם ההולך וגדל שלנו הדיגיטלי, יעילות היא המפתח כדי לעמוד בקצב הדרישות ההולכות וגוברות לפרודוקטיביות וניהול זמן. כמשתמש Outlook, אתה כנראה כבר מכיר היטב את התכונות הבסיסיות של לקוח דוא"ל פופולרי זה. אבל האם אתה מנצל את היכולות שלך במלואן? מאמר זה יספק מדריך מפורט בנושא כיצד ליצור קיצורי דרך מתקדמים משלך באאוטלוק?

Microsoft Outlook הוא לא רק כלי דואר אלקטרוני, אלא מנהל מידע אישי שלם שיכול לעזור לארגן את חיי העבודה שלך. כל גרסה של Outlook מגיעה עם קיצורי דרך מובנים משלה, אך גם מאפשרת לך ליצור קיצורי דרך הניתנים להתאמה אישית להתאים את התוכנית לצרכים הספציפיים שלהם. במאמר זה, תלמד כיצד להפיק את המרב מחוויית Outlook שלך על ידי התאמתה לזרימת העבודה ולהעדפותיך האישיות.

הבנת קיצורי דרך של Outlook

באופן אידיאלי, הבנת קיצורי הדרך של Outlook יכולה לשפר באופן דרמטי את היעילות והפרודוקטיביות שלך בעת השימוש תוכנית זו ממיקרוסופט. יצירת קיצורי דרך מתקדמים משלך ב-Outlook אינה קשה כפי שהיא עשויה להיראות בתחילה. ראשית, כדאי להכיר את ממשק Outlook ולדעת היכן ממוקמות כל הפונקציות והפקודות החיוניות. זה כולל דברים כמו תיבת הדואר הנכנס שלך, לוח שנה ואנשי קשר. וודא גם שאתה יודע את הפקודות הבסיסיות לדברים איך לשלוח מיילים, הדפס ושמור.

לאחר שתבין היטב כיצד פועל Outlook, תוכל להתחיל ליצור קיצורי דרך מתקדמים משלך. זה עשוי לכלול התאמה אישית את סרגל הכלים לחצן גישה מהירה, ממוקם בפינה השמאלית העליונה של המסך. כאן תוכל להוסיף את הפקודות הנפוצות ביותר שלך כדי שיהיו בהישג יד. בנוסף, תוכל להשתמש בחלונית ההתאמה האישית של רצועת הכלים כדי להוסיף, להסיר או לסדר מחדש פקודות בכרטיסיות רצועת הכלים. אפשרות נוספת היא להשתמש בקיצורי מקלדת. ל-Outlook יש מגוון רחב של קיצורי מקשים מוגדרים מראש, אך אתה יכול גם להגדיר קיצורי מקשים משלך דרך אפשרויות ההתאמה האישית.

הגדרת קיצורי מקשים מותאמים אישית ב-Outlook

ביצוע משימות עבודה ביעילות לעתים קרובות כרוך בלימוד קיצורי מקלדת. במקרה של Microsoft Outlook, התוכנית מציעה מגוון מקשי קיצור מוגדרים מראש, אך אם יש לך משימות ספציפיות שאתה מבצע באופן קבוע, אתה יכול צור קיצורי מקלדת מותאמים אישית משלך. כדי לעשות זאת, תצטרך לגשת לאפשרויות ההתאמה האישית דרך תפריט הקובץ. ברגע שאתה באזור ההתאמה האישית, תוכל להקצות פונקציות חדשות לשילובי מקשים קיימים או ליצור קיצורי דרך חדשים לגמרי.

לאחר שתחליט מה יהיה השילוב החדש שלך, בחר את הפקודה שתרצה להפעיל מרשימת הפקודות הזמינות. זה יכול להיות כל דבר, החל משליחת אימייל ועד שמירת טיוטה. להיות בטוח ש לשמור את השינויים שלך לפני סגירת תפריט ההתאמה האישית. להלן רשימה של פעולות שאתה עשוי לשקול עבור קיצורי הדרך המותאמים אישית שלך:

• שלח הודעת אימייל
• לשמור טיוטה
• הדפס מייל
• עבור אל תיבת הדואר הנכנס
• עבור ליומן

עם מעט זמן ותרגול, קיצורי דרך מותאמים אישית אלה יכולים להפוך לטבע שני, ולאפשר לך לנווט ב-Outlook מהר יותר ויעילה יותר.

התאמה אישית של סרגל הכלים לגישה מהירה ב-Outlook

סרגל הכלים לגישה מהירה של Outlook משמש לגישה דרך יעילה לפונקציות הנפוצות ביותר, אבל אנשים רבים לא יודעים שהם יכולים להתאים אישית את הסרגל הזה ולהוסיף קיצורי דרך משלהם. זה יכול להיות שימושי ביותר אם אתה משתמש לעתים קרובות בתכונות ספציפיות של Outlook שאינן כלולות כברירת מחדל בסרגל הכלים. התאמה אישית מהבר של כלים היא טכניקת פרודוקטיביות מתקדמת שבוודאי תרצו ללמוד.

כדי להתאים אישית את סרגל הכלים של גישה מהירה, תחילה עליך ללחוץ לחיצה ימנית על אזור סרגל הכלים ולאחר מכן לבחור "התאמה אישית של סרגל הכלים של גישה מהירה". ייפתח תפריט עם רשימה של פקודות זמינות. מתפריט זה, תוכל לבחור את הפקודות שברצונך להוסיף לסרגל הכלים. כמה מהפקודות השימושיות יותר שאתה יכול לשקול הן:

• עבור לתיקיה
• צור איש קשר חדש
• סמן כלא נקרא
• העבר לתיקייה

לאחר בחירת כל קיצורי הדרך המועדפים עליך, לחץ על "אישור". אתה סרגל כלים גישה מהיר מותאם אישית כעת הוא אמור להיות מוכן לשימוש. נסה עם שילובי קיצורי דרך שונים כדי למצוא את ההגדרות המתאימות ביותר לצרכים שלך.

הגדל את היעילות עם קיצורי דרך מותאמים אישית של Outlook

שימוש בקיצורי הדרך המוגדרים מראש ב-Outlook יכול לעזור לך מאוד לחסוך זמן ולבצע את עבודתך ביעילות רבה יותר. עם זאת, יעילות אמיתית נובעת מהיכולת להגדיר את התצורה שלך קיצורי דרך מותאמים אישית ב-Outlook שמתיישרים ישירות עם זרימת העבודה הייחודית שלך. כדי ליצור קיצורי דרך מתקדמים משלך, ראשית מה עליך לעשות זה לעבור לקובץ > אפשרויות > התאמה אישית של רצועת הכלים. כאן תוכל למצוא את הקטע 'מקשי קיצור מותאמים אישית', שבו תוכל ליצור קיצורי דרך משלך. ודא שאתה בוחר בשילוב מקשים שאינו מפריע לפונקציות חשובות אחרות של Outlook.

יצירת קיצורי דרך מותאמים אישית ב-Outlook אינה רק עניין של יעילות. זה גם בערך הפוך את חוויית Outlook שלך לחלקה ומהנה יותר. אתה יכול להקצות קיצורי דרך לפונקציות שבהן אתה משתמש לעתים קרובות, כגון יצירת אימייל חדש, פתיחת לוח השנה, עיון בתיקיות הקבצים שלך, רק כדי להזכיר כמה.

• כדי ליצור אימייל חדש נוכל להשתמש Ctrl + Alt + M
• כדי לפתוח את לוח השנה היה לנו Ctrl + Alt + C
• לבסוף, כדי לחקור את תיקיות הקבצים שלך תוכל להשתמש Ctrl + alt + E

מכיוון שקיצורי הדרך הללו ניתנים להתאמה אישית, אתה יכול להגדיר כל שילוב מקשים שיתאים לך ביותר.