איך לאחסן קבלות ואחריות לגאדג'טים שלך בלי להשתגע

¿איך לשמור קבלות ואחריות על הגאדג'טים שלכם כדי לא להשתגע כשהם מתקלקלים? מעקב אחר חשבוניות, קבלות וכרטיסי אחריות עבור כל מכשיר יכול להיות כאב ראש אמיתי כשאתם משתמשים בטלפון, באוזניות, במטהר המים, במכונת הכביסה ובאלף גאדג'טים אחרים שפועלים (או מתקלקלים) בו זמנית. בין מיילים, הודעות וואטסאפ, תיקיות אקראיות ורכישות שבוצעו על ידי בני משפחה אחרים, קל שהכל יתפזר, וכשמשהו נשבר, אתם לא מוצאים את מה שאתם צריכים.

אני בטוח שמצבים כאלה נשמעים מוכרים: אוזניות שמפסיקות לעבוד רגע לפני שפג תוקף האחריות, אבל אתם מגיעים לחנות באיחור של יומיים.מכשיר עם שנת שירות חינם שפג תוקפו בלי שתשימו לב; או המקרה הקלאסי של תשלום עבור אחריות מורחבת (AMC) שלעולם לא זכרתם להשתמש בה. זה קרה לי עם מכונת כביסה: חשבתי שפג תוקפה, התקשרתי לטכנאי, וכשבדקתי מאוחר יותר, עדיין נותרו לה חמישה ימי כיסוי. בזבוז כסף, בעיקר בגלל חוסר ארגון.

למה אנחנו מאבדים חשבוניות ואחריות?

המציאות היא ש בדרך כלל אנחנו לא יודעים כמה מכשירים יש לנו בבית או אילו מהם עדיין מכוסים.יתר על כן, מומלץ להכיר את זכויות בסיסיות שיש לך בעת רכישת טכנולוגיה באינטרנטכל רכישה משאירה את הקבלה שלה במקום אחר: חלקן נשארות במייל האישי שלכם, אחרות בתיבת הדואר הנכנס של בן/בת הזוג, אחרות משותפות דרך וואטסאפ, וחלקן מגיעות בסופו של דבר לתיקייה ללא שם בשולחן העבודה של המחשב שלכם.

מִלְבַד, החיים לא מחכים לתיק שלךאם יש לכם עבודה או שאתם עסוקים, אתם נותנים לדד-ליין לחלוף. דוגמה אופיינית היא מכשירי שמיעה שמתקלקלים; באיחור של כמה ימים, אתם מאבדים את זכותכם לתיקון חינם. מקרה מצער נוסף: שירותי תחזוקה כלולים (כגון זה של מטהר מים למשך 12 חודשים) שמתבזבזים עקב בורות במגבלה.

ואם אתה גר עם אנשים אחרים, הבעיה מתרבה: כל חבר קונה דברים, כל אחד חוסך כמיטב יכולתו ואז אף אחד לא זוכר איפה כלום נמצא. תוצאה: רכישות כפולות, אחריות שלא נוצלה, וכסף אבוד.

אילו מסמכים לשמור וכיצד להפוך אותם לדיגיטליים

למרות שזה אולי נראה מובן מאליו, חשוב להבהיר מהו סט המסמכים והראיות המינימלי שעליכם לשמור עבור כל גאדג'ט. אלו הם החלקים החיוניים:

• חשבונית או קבלה (קובץ PDF אם הרכישה מקוונת; תמונה ברורה אם מדובר בכרטיס נייר).
• כרטיס אחריות או תעודה מהיצרן, ואם רלוונטי, אחריות מורחבת/AMC עם תנאיו.
• אישור רכישה מהמוכר (דואר, תעודת משלוח, מספר הזמנה).
• מספר סידורי, IMEI או מספר סידורי של המכשיר.

להפוך הכל לדיגיטלי ברגע שאתה קונה. השתמש בסורק הטלפון הנייד (אפליקציות כיום מיישרות, חותכות ושומרות לקובץ PDF באיכות טובה) ונותנות לקבצים שם בפורמט עקבי: Brand–Model–Supplier–PurchaseDate–ExpirationDate.pdf. הוסיפו תמונה של המספר הסידורי או כתבו אותו ישירות על גבי קובץ ה-PDF.

עבור חשבוניות שהתקבלו דרך וואטסאפ או דוא"ל, מגדיר ערך יחידלדוגמה, להעביר את כל החשבוניות לכתובת דוא"ל כמו [מוגן בדוא"ל] או לתיקייה משותפת בענן. בוואטסאפ, צרו צ'אט עם עצמכם או עם משפחתכם בשם "חשבוניות ואחריות" והעלו לשם את התמונה עם טקסט הכולל את שם המכשיר ותאריך הרכישה.

היכן לאחסן אותו: אפליקציות, אחסון ענן וסביבת עבודה משפחתית

מה שעובד הכי טוב זה מרכז הכל בכלי אחד המאפשר לך לרשום מכשירים, להעלות מסמכים ולתזמן תזכורות לפני שפג תוקפו של הכיסוי או השירותים. ישנן אפליקציות ספציפיות למלאי ביתי; ניתן גם להשתמש במנהל משימות או פרויקטים ולהתאים אותו למטרה זו.

אם תבחרו מנהל פרויקטים, חשבו על המבנה שלו כמו קניון: "מרחב העבודה" יהיה כל הבניין אשר מכיל את כל המידע שלך; בתוכו, אתה יוצר "מרחבים" (כמו חנויות) כדי להפריד אזורים, לדוגמה: בית, משרד, משפחה. בתוך כל חלל, תוכל להכיל תיקיות אופציונליות (מכשירי חשמל ביתיים, מחשוב, אודיו/וידאו) ובתיקיות אלו, רשימות שמשמשות כמדפים היכן תאחסנו את המשימות: כל משימה תהיה התקן. תת-משימות שימושיות לאביזרים או לתחזוקה נלווית.

לגבי עלויות, בפלטפורמות פופולריות זה נפוץ ש אינך משלם עבור סביבת העבודה עצמה, אלא עבור כל משתמש עם הרשאות עריכה. (ה"מושב" המפורסם). אורחים בדרך כלל חופשיים עם תכונות והרשאות מוגבלות. אם אותו אדם הוא חבר עם הרשאות עריכה בשתי סביבות עבודה שונות, הוא יחויב עבור שתיהן. ניתן גם להחזיק ביותר מסביבת עבודה אחת (לדוגמה, בית ועסק), אך אין נראות צולבת: תצטרכו להיכנס לכל אחד בנפרד. קחו זאת בחשבון אם אתם רוצים לראות הכל במבט חטוף.

לגבי תוכניות, הרעיון הכללי הוא בדרך כלל: תוכנית חינמית לשימוש אישי עם מגבלות; תוכנית "ללא הגבלה" בסביבות 7 דולר למשתמש לחודש עבור צוותים קטנים; תוכנית עסקית כ-12 דולר למשתמש לחודש עם תכונות מתקדמות; רמה אחת עסקים פלוס כ-19 דולר למשתמש לחודש לניהול מספר מכשירים עם הרשאות משופרות; ותוכנית מִפְעָל מותאם אישית עם SSO, תפקידים מתקדמים ותמיכה בעדיפות. זכרו ש מחירים אלה עשויים להשתנות ולפעמים יש מבצעים (כמו 10% הנחה) בהתאם לקמפיין.

אם אתם משתעממים בקריאה, פעמים רבות מנהלים ומדריכים אלה מציעים גרסאות שמע לשמוע מה חיוני תוך כדי ביצוע משהו אחר. לא משנה איזה כלי תשתמשו בו, זכרו את הרעיון המרכזי הזה: לאחד, לסווג, ול הודעות תוכנית עם שוליים.

תהליך עבודה מומלץ (שלב אחר שלב)

כדי לשמור על דברים פשוטים, צרו מערכת שתוכלו לתחזק במאמץ מינימלי. זרימה פשוטה יכולה להיות:

• קנה את המכשיר, ובאותו יום, סרוק או הורדה חשבונית/קבלה ואחריות.
• באפליקציה/מערכת שלך, צור כרטיס של הגאדג'ט עם: שם, דגם, מספר סידורי, ספק, תאריך רכישה וכיסוי.
• העלו את קבצי ה-PDF ותמונות, ותווית עם קטגוריה (למשל, מחשבים, מכשירי חשמל ביתיים) ועם האדם האחראי (אתה, בן/בת הזוג שלך, ילדך).
• לְהַגדִיר תזכורות מרובות60 ימים, 30 ימים ו-7 ימים לפני תום האחריות או השירות (תחזוקה שנתית, ניקוי פילטר וכו').
• אם יש אחריות מורחבת/AMCהוסף תאריך חידוש או תאריך סיום וצרף תנאים והגבלות.
• עבור רכישות משותפות, מזמין אותך כ"אורח" לבני משפחה עם רשות קריאה או תרומה לפי הצורך.

עם תוכנית זו, זה מפחית את הסיכון לאיחור ויתרה מכך, כל אחד בבית יכול למצוא את מה שהוא צריך בשתי נגיעות.

ארגון פיזי של חומרה ואביזרים

ארגון דיגיטלי עוזר, אבל אם הכל כאוטי בחוץ, גם אתם תבזבזו זמן.נצלו מעברים או רילוקיישן (כמו מעבר מבית גדול למשרד קטן יותר) כדי לסדר ולסדר. לרבים מאיתנו יש ערימות של לוחות, כבלים וציוד היקפי "לפרויקטים" המאוחסנים בעגלות זולות עם מגירות שמתפרקות; מערכות חזקות אחרות יקרות ביותר. הגיע הזמן להיות יצירתיים בלי לרוקן את הארנק.

• קופסאות הניתנות לערום עם תווית קדמית (שקוף במידת האפשר). קטגוריות ברורות: כבלי USB-C, HDMI/צג, חשמל, אודיו, רשת, מתאמים, לוחות וחיישנים, מארזים וברגים.
• פאנל מחורר (לוח יתדות) או קיר וו עבור כלים ואביזרים הנמצאים בשימוש תכוף.
• מארגני ESD עבור מוצרי אלקטרוניקה רגישים (שקיות ומגשים אנטי-סטטיים ללוחות ומודולים).
• ארונות תיוק A4 מחיצות דקות למדריכים, אחריות פיזית ומסמכים שאתם צריכים על נייר, עם מחיצות לפי מותג.
• בתנועות ארוכות, השתמשו במזוודות מסוג תיק טיסה או מיכלים עם ספוג חתוך למות עבור ציוד עדין.

כשאתם מתייגים, הוסיפו הפניה לרשומה הדיגיטלית. לדוגמה: "AUDIO-003_Sony_Headphones_2023"כך, הקופה הרושמת והכרטיס באפליקציה שלך נמצאים בלי לחשוב.

שמרו על המכשירים שלכם כדי שתצטרכו פחות כיסוי אחריות.

תחזוקה נכונה מונעת תקלות וחוסכת לכם ניירת. גם אם פריט ציוד הוא יד שנייה, יש להתייחס אליו בזהירות.השתמשו בכיסוי או נרתיק בעת הצורך, הימנעו ממכות, מנעו לחות וטמפרטורות קיצוניות, ואל תעמיסו על תרמילים.

בטלפונים ניידים, טאבלטים ומחשבים ניידים, התוכנה חשובה לא פחות מהחומרהמחקו אפליקציות וקבצים שאינכם משתמשים בהם, התקינו עדכוני מערכת ותיקוני אבטחה, ושקלו להשתמש בתוכנת אנטי-וירוס אם אתם משתמשים לעתים קרובות ברשתות לא אמינות.

מבחוץ, ניקיון חשוב. אבק ושומן משפיעים על האוורור והמחבריםהשתמשו במטליות מיקרופייבר ובמוצרים ספציפיים; הימנעו מחומרים שוחקים וכמובן, אל תשרו רכיבים אלקטרוניים.

הסוללה היא קריטית. אל תתנו לזה לרדת כל הזמן ל-0%, וגם לא תשאירו אותו על 100% לנצח.השתמשו במטענים מקוריים או איכותיים, ואם אתם מתכוונים לאחסן את המכשיר לזמן מה, השאירו אותו טעון ל-50-70% ובמקום קריר. כאשר מגיע הזמן להחליף את הסוללה, זה בדרך כלל זול ומאריך את תוחלת החיים שלה.

אם אינך משתמש במכשיר לעתים קרובות, יש לאחסן אותו במקום יבש וקריר, הרחק מאור שמש ישיר.קופסאות מרופדות הן יתרון למצלמות, רמקולים וציוד וידאו.

במקרה של כשלים, תיקונים בדרך כלל משתלמיםסוללות, מסכים, כבלים, מחברים וכפתורים כולם קלים יחסית להחלפה. במחשבים, שדרוג SSD או אַיִל זה יכול לעשות ניסים לעומת קניית חדש.

ואל תכריחו את זה: התאם את השימוש למה שהציוד יכול לעשותאין עריכת וידאו במחשב נייד בסיסי, אין להשמיע רמקול נייד בעוצמה מרבית במשך שעות, ואין לקחת את הטלפון הנייד לחוף הים או להרים ללא הגנה.

אם בסופו של דבר תצטרכו לחדש, בחירה במוצרים משופצים אמינים היא בחירה נבונה.בדוגמת ההתייחסות הזכירו חנויות כמו Cash עם ציוד מסומן ומובטח, דרך מעניינת לחסוך כסף ולהפחית את ההשפעה הסביבתית.

תזכורות שחוסכות לכם כסף

ההבדל בין תשלום מכיסך האישי או לא יכול להיות להגיע עם מרווח מספיקצרו תזכורות מדורגות לכל כיסוי: 60, 30 ו-7 ימים לפני, ואחת בתאריך התפוגה עצמו. אם השירות הוא שנתי (למשל, ניקוי חינם של מטהר האוויר), הוסיפו את התזכורת החוזרת. זה ימנע את התרחיש הטיפוסי של "זה היה לפני 48 שעות ופספסתי את זה".

זה גם נוח הוסף משימות שימוש ותחזוקה (ניקוי מסננים, עדכון קושחה, בדיקת סוללה) הקשורים למכשיר. אם תהיה תקלה בהמשך, יהיה לכם תיעוד של הטיפול שניתן לציוד.

כשמשהו מתקלקל: איך להשתמש בארכיון שלך

אם מכשיר מתקלקל, גש לכלי שלך ו... פותח את פרטי המכשיר תוך שניותהורד את החשבונית, האחריות ומספר הסידורי; באותו טופס, רשום את התסמין ופנה לתמיכה של היצרן או החנות.

• אם זה במסגרת האחריות, בקשת RMA או תור לשירותהביאו או צרפו את החשבונית וכרטיס האחריות; בדקו שוב את התאריך עם התזכורות שלכם.
• אם זה מכסה שירות חינמי (למשל, בדיקה שנתית), הזמינו בהקדם האפשרי כדי שלא ייגמר לכם המקום בסוף המועד האחרון.
• אם רכשת אחריות מורחבת/AMC, סקירת תנאים והחרגותלפעמים הם מכסים בלאי או תאונות שהאחריות הסטנדרטית אינה מכסה.

תפתור את זה, ולבסוף, לעדכן את הרשומה עם ביצוע התיקון, החלפת החלקים ותאריך כיסוי חדש במידת הצורך.

אבטחה, גיבויים והמשכיות

כל המאמץ הזה חסר תועלת אם תאבד את הנתונים. הפעל גיבוי אוטומטי העבירו את מסד הנתונים ותיקיית המסמכים שלכם לשירות ענן אחר או ל-NAS בבית. אם אתם משתמשים בשני כלים (מלאי + ענן), ודאו שהם מסונכרנים ושאתם יכולים לשחזר גרסאות קודמות.

אם אתם עובדים עם משפחה או צוות, להגדיר תפקידים ברוריםמי מוסיף, מי עורך, מי רק צופה. הזמנת "אורחים" של אלו שצריכים לראות רק משהו ספציפי תחסוך לכם עלויות ובעיות.

מעקב אחר חשבוניות, אחריות ורישומי תחזוקה זה לא עניין של זיכרון, אלא של מערכת: דיגיטציה בעת הקנייה, ארגנו במרחב משותף עם קטגוריות ברורות, נצלו תזכורות מדורגות ופנקו את המכשירים שלכם כדי שיתקלו פחות; כשיגיע הזמן להשתמש בהם, יהיו לכם ההוכחות בהישג יד ולא תפסידו שוב כסף על הגעה באיחור.