כיצד להשבית הודעות "הערה לעצמי" באאוטלוק?

במהלך שימוש יומיומי של Outlook לפעמים מופיעות הודעות אוטומטיות שיכולות להיות מעצבנות, כמו הודעות קלאסיות הערה לעצמי (או 'הערה לעצמי'), המופיעות במצבים שבהם הדואר מזהה שאתה שולח הודעה לכתובת שלך. כיצד להשבית הודעות תזכורת עצמית באאוטלוק? אנו רואים זאת למטה.

במאמר זה, נסקור כל אחת מהאפשרויות וההגדרות שיכולות להשפיע על ניהול הודעות אוטומטיות באאוטלוק, תוך התעמקות במסננים, רשימות שולחים ונמענים, התראות, רמות סודיות והיבטים רלוונטיים אחרים.

מדוע אני רואה הודעות 'לא לעצמי' או 'הערה לעצמי' ב-Outlook?

אחת ההתנהגויות שמבלבלות משתמשים רבים ביותר היא ההודעה "לא לעצמי", שמופיעה בדרך כלל כשאתם שולחים דוא"ל לכתובת שלכם. Outlook, שמזהה דפוס זה, יכול לתייג או להציג התראות המתריעות בפניכם שאתם גם השולח וגם הנמען. זה נועד למנוע שגיאות אפשריות, ספאם אוטומטי או אפילו שגרות ארגון אישיות שאולי לא היו מכוונות..

עם זאת, לתכונה זו חסרות פקדים ישירים ומפורשים להשבית אותה מההגדרות הסטנדרטיות, מה שמקשה על הפחתת המראה שלה אם אינך באמת זקוק לה. זה כאשר ידיעת כיצד להשבית הודעות "הערה לעצמי" באאוטלוק הופכת קריטית.

במקרים אחרים, Outlook עשוי גם להציג אזהרות דומות עבור הודעות חשודות, לדוגמה אם מישהו מזייף את הכתובת שלך או של איש קשר קבוע. במקרים אלה, הפלטפורמה מבקשת להגן עליך מפני ניסיונות פישינג על ידי ניטור חריגות במקור האימיילים. כך או כך, המטרה היא תמיד להבטיח את האבטחה והארגון התקין של תיבת הדואר., גם אם זה גורם להתראות אוטומטיות לא רצויות.

הגדרת מסננים וניהול דואר זבל

מעבר לידיעה כיצד להשבית הודעות "הערה לעצמי" באאוטלוק, כדאי לדעת ששירות זה מספק למשתמשים מספר דרכים לעשות זאת. נהל אילו הודעות מגיעות לתיבת הדואר הנכנס שלך, אילו הודעות מסומנות כספאם וכיצד להתמודד עם שולחים חוזרים..

לעתים קרובות, הופעת הודעות אוטומטיות נובעת ממסננים מופעלים או מהכללת הכתובת שלך ברשימות בקרה מסוימות. כדי לגשת להגדרות אלה, קיימת האפשרות חסום או אפשר במהדורות המודרניות ביותר, זה מאפשר לך להחליט את מי אתה מחשיב כבטוח ואת מי אתה רוצה לחסום לצמיתות.

ניתן לשנות את הגדרות הסינון על ידי גישה להגדרות Outlook Web App או לאפשרויות לקוח שולחן העבודה:

1. גישה ל תצורה (סמל גלגל שיניים) ובחר דואר.
2. היכנס לתוך אפשרויות ולחפש חסום או מתן אפשרות.

כאן תוכלו לבצע את ההגדרות הבאות:

• השבת סינון דואר זבל על ידי סימון האפשרות המתאימה, למרות שפעולה זו מבטלת מנגנוני הגנה אחרים.
• ניהול רשימות שולחים ונמענים בטוחים: הוסף את הכתובת שלך ככתובת בטוחה אם אתה שולח לעצמך לעתים קרובות אימיילים עבור משימות או תזכורות., בדרך זו תמנעו חסימות או מסננים בלתי צפויים.
• שולחים חסומים: ודא שכתובת הדוא"ל האישית שלך אינה ברשימה זו, מכיוון שהיא עלולה לגרום להתנהגות מוזרה או אפילו למנוע ממך לקבל הודעות משלך.

זכור שכל דבר שתכלול ברשימת השולחים והנמענים הבטוחים לעולם לא ייחשב כספאם או דואר זבל.

כיצד לחסום, לאפשר או להתאים אישית את ניהול הספאם?

הסביבה של Outlook הצעות רמות מרובות של סינון אוטומטי לזיהוי וטיפול בדוא"ל חשוד או ספאםהתאמות מרכזיות כוללות:

• אל תעבירו אימייל לתיקיית דואר הזבל שליהפעל אפשרות זו אם ברצונך להסיר סינון דואר זבל, למרות שתאבד הגנות והתאמות אישיות אחרות.
• סינון אוטומטי של דואר זבלמאפשר ל-Outlook להחיל באופן אוטומטי כללים כדי לזהות ולזהות הודעות חשודות, בהתבסס על מסננים מוגדרים מראש ואלו שהוגדרו על ידי מנהל הארגון שלך.
• שולחים ונמענים בטוחיםכאן עליך לוודא שהחשבון שלך מופיע, במיוחד אם אתה יוצר הודעות מסוג 'הערה לעצמי' עבור תזכורות או קבצים אישיים.
• סמוך על כתובת האימייל של אנשי הקשר שליעל ידי הפעלת אפשרות זו, כל ההודעות שנשלחות מאנשי קשר שנשמרו ייחשבו בטוחות, תוך צמצום אזהרות וחסימות.

אם אי פעם שמתם לב שאימיילים שאתם שולחים לעצמכם מגיעים לתיקיית דואר הזבל או לתיבת דואר הזבל, ודאו שכתובת האימייל שלכם לא כלולה בטעות ברשימת השולחים החסומים. זוהי טעות נפוצה שעלולה לגרום להתראות לא רצויות ולהתנהגות אוטומטית.

החשיבות של שולחים בטוחים ושולחים חסומים

רשימות שולחים בטוחים וחסומים לאפשר ל-Outlook לזהות במדויק אילו הודעות יש לשלוח לתיבת הדואר הנכנס ואילו לאעבור משתמשים המשתמשים בתכונה 'שלח לעצמך דוא"ל', מעקב אחר הרשימות הבאות חיוני:

• שולחים בטוחיםהוסף את כתובת הדוא"ל שלך ואת אלו ממכשירים אחרים או מחשבונות מקושרים שלך. פעולה זו תמנע מ-Outlook לזהות הודעות דוא"ל אלה כחשודות או מיותרות.
• שולחים חסומים- ודא שהכתובת שלך וכל וריאציות שלה (אם יש, כגון כינויים, תת-דומיינים וכו') אינן מופיעות כאן. אם כן, הסר אותן מיד כדי למנוע בעיות.

במקרים מסוימים, ייתכן שלשרת הדואר עצמו או למנהל הרשת מוגדרים כללים החוסמים אוטומטית הודעות מסוימות לפני שהן מגיעות לתיבת הדואר שלך.אם הבעיה נמשכת לאחר סקירת כל ההגדרות האישיות שלך, צור קשר עם תמיכת החברה או ספק השירות שלך כדי שיבדקו את המסננים ברמת השרת שלך.

התראות, אזהרות ותפעול של הודעות אוטומטיות

אאוטלוק לא רק מסנן דואר, אלא גם מציג הודעות ואזהרות הקשורות לאבטחה ותדירות חילופי הודעותנפוץ לראות הודעה כמו 'אני לא מקבל בדרך כלל דואר מ...', במיוחד כשמדובר בכתובות חדשות או יוצאות דופן. תכונה זו נועדה להתריע בפניך על גניבת זהות אפשרית או ניסיונות פישינג, אך ניתן לבלבל זאת עם התראות דחיפה אחרות, כגון הודעות 'הערה לעצמי'..

הדרך הטובה ביותר להפחית או לשלוט בהתראות אלו היא הוסף כתובות רגילות (כולל שלך) לאנשי קשר, כדי להבטיח אמינות רבה יותר ופחות התראותאם אתם מודעים לכך שהודעות "לא לעצמי" שלכם נפוצות ואינן מהוות סיכון, תוכלו להתעלם מאזהרות אלו או להשבית התראות שולחן עבודה באמצעות האפשרויות המתקדמות.

התאמת רמת הסודיות של הודעות שנשלחו

אאוטלוק מאפשר לך להגדיר רמות הסודיות במיילים שאתם שולחיםזה שימושי כדי ליידע את הנמענים על חשיבות ההודעה או על פרטיותה, למרות שזה לא מגביל בפועל את פעולותיהם (לדוגמה, כל משתמש עדיין יכול להעביר את ההודעה). הרמות הנפוצות ביותר הן רגיל, אישי, פרטי וסודי:

• נוֹרמָלִילא חלה הגנה או הודעה ספציפית.
• אישי: מזהיר את הנמען להתייחס להודעה כאל הודעה אישית.
• פרטיםממליץ להתייחס להודעה כפרטית ולמנוע העברה באמצעות כללי תיבת דואר נכנס.
• סודימבקש לטפל בהודעה בזהירות מיוחדת.

שנה את רמת הסודיות

1. בהודעה שאתם כותבים, עבור אל ארכיון > נכסים.
2. ב סודיות, בחר את הרמה הרצויה.
3. סגור את חלון המאפיינים, ולאחר שתסיים לקרוא את ההודעה, לחץ לשלוח.

הגדרת רמת ברירת מחדל עבור כל ההודעות החדשות

1. גישה ל ארכיון > אפשרויות > דואר.
2. En לשלוח הודעות, בחר את סודיות ברירת מחדל עבור כל האימיילים היוצאים החדשים.

שלב זה הוא אופציונלי, אך הוא יכול לעזור לך לארגן ולהבדיל בצורה ברורה יותר את ההודעות שאתה יוצר בעצמך, מה שמקל על זיהוי התראות אוטומטיות אם הן תכופות.

טיפים לייעול חוויית המשתמש ולהפחתת הודעות אוטומטיות

רבות מההודעות וההתראות האוטומטיות באאוטלוק (כגון ההודעה המבורכת) תזכורת עצמית) ניתן למזער, אם כי לא לבטל לחלוטין, על ידי יישום כמה טיפים מעשיים:

• הוסף כתובת משלך לאנשי קשר ולרשימת השולחים הבטוחיםזה מפחית סינונים אוטומטיים והתראות דוא"ל חשודות.
• בדקו את רשימות החסומים שלכם מעת לעת.ודא שהם לא כוללים את החשבונות, הכינויים או ההפניות שלך.
• השבתת התראות שולחן עבודה מיותרותמהגדרות Outlook, באפשרותך לבחור אילו התראות ברצונך לקבל, ובכך להפחית את מספר ההודעות האוטומטיות.
• השתמש בתיקיות ובסרגלים כדי לארגן טוב יותר את ההודעות שלך על ידי סיווג אוטומטי של הודעות דוא"ל מסוג 'לא לעצמי'.
• שמרו על אפליקציית Outlook מעודכנתלפעמים בעיות בהתראות נובעות מבאגים שתוקנו בגרסאות מאוחרות יותר.

ברוב המקרים, ביצוע השלבים לעיל יצמצם באופן דרסטי את הופעת הודעות "הערה לעצמי" או התראות אוטומטיות אחרונות. עם זאת, חלק מהאזהרות נועדו כאמצעי אבטחה מפני התקפות, התחזות או גישה לא מורשית. אם אתם מזהים הודעות חריגות מאוד או הודעות חוזרות ונשנות למרות שהגדרתם נכון את Outlook, ייתכן שהדבר נובע מכללים או מסננים מותאמים אישית של החברה שלכם שהוחלו על שרת הדואר, מעבר לשליטתכם הישירה.

ניהול נכון של הגדרות Outlook והבנה מדוע הודעות אוטומטיות מסוימות מופיעות עוזרים ליצור סביבה נקייה, יעילה יותר ונטולת הסחות דעת.