נפתחות Word/Excel זמן רב: כיצד להשבית את התצוגה המוגנת ולנקות מטמוני Office

אם אי פעם פתחת מסמך של Word, Excel או PowerPoint וראיתם את האזהרה שהוא נמצא ב"תצוגת קריאה בלבד" או "תצוגה מוגנת", אל דאגה: זו לא שגיאה, זוהי שכבת אבטחה. תצוגה מוגנת קיימת כדי למזער סיכונים כאשר הקובץ מגיע מהאינטרנט, דוא"ל או מיקומים לא מהימנים, אבל לפעמים זה דורש התאמות כדי לא להפריע לעבודה היומיומית, אז טוב לדעת איך להשבית את התצוגה המוגנת.

במדריך המלא הזה תגלו כיצד הוא פועל, מדוע הוא מופעל, כיצד לצאת ממצב זה בבטחה, ואם צריך, כיצד להתאים או לבטל את התצוגה המוגנת מה- מרכז אמון, הן באופן ידני והן דרך GPO.

מהי תצוגה מוגנת ומתי היא מופעלת?

תצוגה מוגנת היא מצב פתיחת קבצים שבו העריכה חסומה זמנית. מאפשר לך לצפות בתוכן מבלי להפעיל פקודות מאקרו או תכונות אחרות שעלולות להיות מסוכנות, מה שמפחית את משטח ההתקפה נגד וירוסים, סוסים טרויאניים או הונאת מסמכים.

ישנן מספר סיבות מדוע קובץ עשוי להיפתח במצב הגנה זה. הכרת מקור הקובץ והאזהרה שמופיעה בשורת ההודעות היא המפתח להחלטה האם לערוך אותו או לא.:

• זה מגיע מהאינטרנטאופיס מזהה אותו כקובץ שהורד או נפתח מהאינטרנט. כדי למזער את הסיכון, הוא נפתח עם הגבלות. ההודעה בדרך כלל מזהירה שקבצים אלה עשויים להכיל תוכנות זדוניות.
• קובץ מצורף של Outlook מהשולח סומן כלא בטוחאם השולח נחשב לחשוד על פי מדיניות המחשב שלך, קבצים מצורפים ייפתחו בתצוגה מוגנת. ערוך אותם רק אם אתה סומך עליהם לחלוטין.
• מיקום שעלול להיות לא בטוח- לדוגמה, תיקיית קבצי האינטרנט הזמניים או נתיבים מסוימים שהוגדרו על ידי מנהל המערכת. אופיס מציג אזהרה שהמיקום אינו מהימן.
• בלוק קבצים- חלק מההרחבות הישנות או המסוכנות חסומות בהתאם להגדרות שלך. אם הקובץ נופל תחת קטגוריה זו, ניתן לפתוח אותו במצב מוגבל או לא לפתוח אותו כלל. בהתאם לפוליסה.
• שגיאת אימות קובץכאשר המבנה הפנימי של המסמך אינו עובר בקרות שלמות ואבטחה, Office מזהיר כי עריכה עלולה להיות מסוכנת.
• בחרת באפשרות "פתח בתצוגה מוגנת"מתיבת הדו-שיח פתיחה ניתן להוריד את החץ שעל כפתור פתיחה ולבחור במצב זה. זה שימושי כשאתה מעדיף לדפדף בקובץ מבלי להפעיל דבר..
• קבצים מ-OneDrive של מישהו אחראם המסמך שייך לאחסון של צד שלישי, Office יודיע לך ויפתח אותו בצורה מוגנת עד שתאשר את האמון.

מעבר למקור, Office משתמש בסרגלים צבעוניים עם הודעות בעת פתיחת המסמך. צהוב בדרך כלל מציין זהירות; אדום מציין חסימת מדיניות מחמירה יותר או שגיאת אימות חמורה.גוון הצבע מספק הנחיות לגבי חומרת הסיכון או המדיניות המוחלת.

השבתת תצוגה מוגנת לעריכה, שמירה או הדפסה

אם אתם רק צריכים לקרוא, אתם יכולים להישאר במצב הזה בלי שום בעיה. אם אתם סומכים על המקור וצריכים לערוך, לשמור או להדפיס, תוכלו לכבות את התצוגה המוגנת בלחיצה אחת.כמובן, עשו זאת רק כאשר אתם בטוחים שהקובץ לגיטימי.

כאשר מופיע סרגל האזהרה הצהוב, בדרך כלל תראה אפשרות להפעלת עריכה. הפעולה הטיפוסית היא ללחוץ על "הפעל עריכה" כדי להפוך את המסמך למהימן. במחשב שלך, אשר מפעיל את כל הפונקציות הרגילות.

אם הסרגל אדום, Office החיל הגבלה מחמירה יותר (על ידי מדיניות או על ידי אימות שנכשל). במקרה כזה, תראו את האפשרות "ערוך בכל מקרה" תחת קובץ (תצוגת מאחורי הקלעים)נתיב זה מאלץ אותך לצאת מתצוגה מוגנת, אך עליך להשתמש בה רק אם אתה בטוח לחלוטין לגבי התוכן.

בסביבות מנוהלות, ייתכן שלא תוכל לצאת מתצוגה מוגנת. אם אינך מצליח לעשות זאת כשאתה מנסה, סביר להניח שמנהל המערכת שלך קבע כללים המונעים את הפעלת העריכה.במקרה כזה, יש להתייעץ עם מחלקת ה-IT כדי לעיין במדיניות.

הגדרת תצוגה מוגנת ממרכז האמון

Office מרכז את הגדרות האבטחה במרכז יחסי האמון. משם תוכל להחליט באילו תרחישים ברצונך להפעיל או לבטל את התצוגה המוגנת., או אפילו להשבית את התצוגה המוגנת אם המדיניות שלך מאפשרת זאת (לא מומלץ למעט במקרים ספציפיים):

1. לך אל קובץ > אפשרויות.
2. היכנס פנימה מרכז אמון > הגדרות מרכז אמון.
3. קטע פתוח נוף מוגן וסמן או בטל את הסימון בהתאם לצרכים שלך.

תיבות הסימון הרגילות הן: "הפעל תצוגה מוגנת עבור קבצי אינטרנט", "הפעל עבור מיקומים שעלולים להיות לא בטוחים" ו"הפעל עבור קבצים מצורפים של Outlook". ניתן להשבית תוכנה ספציפית אם ידועה לך שהיא משפיעה עליך עם תוצאות חיוביות שגויות ואתה משתמש באנטי-וירוס מעודכן.למרות זאת, מומלץ לשמור על הגנה מסוימת.

באקסל יש גם הגדרות ספציפיות. לדוגמה, תמיד פתחו קבצים מבוססי טקסט (.csv, .dif, .sylk) או מסדי נתונים מסוג .dbf בתצוגה מוגנת כאשר הם מגיעים ממיקומים לא מהימנים.אפשרויות אלו מסייעות להכיל סיכונים בפורמטים הנוטים להתעללות.

מדיניות ארגונית ו-GPO: שליטה מרכזית בתצוגה מוגנת

בסביבות ארגוניות, מערכות ה-IT בדרך כלל מנהלות את המדיניות הזו באופן מרכזי. עבור Excel ושאר Office, באפשרותך לטעון את תבניות הניהול של Office (ADMX) ולהחיל אובייקטים קבוצתיים נקודתיים (GPO). עם התצורה הרצויה.

אם החברה שלך מורידה את קבצי ה-ADMX הנוכחיים ומעתיקה אותם לבקרי התחום, כל האפשרויות המודרניות יופיעו. בדרך זו, ניתן לתאם את ההתנהגות בין הצוותים, למנוע תצורות שונות ולצמצם אירועים..

כאשר GPO מגדיר מקורות מסוימים להיות תמיד בתצוגה מוגנת, גם אם תנסה לאפשר עריכה, הוא עלול לחסום אותך. אם אתה נתקל בהודעה "לא ניתן לערוך עקב הגדרות מדיניות", רוב הסיכויים ש-GPO עושה את עבודתו..

 

חסימת קבצים והגדרות מתקדמות

אופיס כולל "נעילת קבצים" עבור פורמטים ישנים או מסוכנים. ב-Excel, Word ו-PowerPoint ניתן להתאים אילו סוגים חסומים, האם הם נפתחים בתצוגה מוגנת או האם הם מנועים מפתיחה כלל..

לדוגמה, ב-Excel, עבור אל קובץ > אפשרויות > מרכז אמון > הגדרות מרכז אמון > הגדרות בלוק קבצים. בחרו את ההתנהגות שמאזנת בצורה הטובה ביותר בין תאימות לאבטחה בארגון שלכם.אם עבודתך היומיומית כוללת פורמטים מדור קודם, ייתכן שתעדיף "פתח בתצוגה מוגנת ואפשר עריכה" תחת פיקוח.

ביטול אמון במסמכים שהותרו בעבר

ייתכן שלחצת בעבר על "הפעל עריכה" או "תן אמון במסמכים מאדם זה" וכעת ברצונך לבטל את ההחלטה. פעולה זו זהה למעשה להשבתת תצוגה מוגנת. מהגדרות המסמכים המהימנים ניתן להסיר את האמון כך שקבצים אלה יוכלו להיפתח שוב בתצוגה מוגנת..

חזרה למצב קודם שימושית כאשר מדיניות האבטחה שלך משתנה או כאשר הקריטריונים שלך לגבי אמינות המקור כבר אינם זהיםעדיף לטעות בצד הזהירות מאשר להתחרט על כך אחר כך.

תוספים וגופנים לענן: למה לצפות בתצוגה מוגנת

תוספים יכולים להיטען, אך הם לא תמיד פועלים כמצופה במצב מוגן. אם תוסף אינו פועל כהלכה, פנה למפתח שלו לקבלת גרסה תואמת ל-Protected View. או לאפשר עריכה אם המסמך מהימן לחלוטין.

משהו דומה קורה עם גופני ענן. אם מסמך משתמש בגופן שאינו מותקן ויש להוריד אותו, בזמן שאתה נמצא בתצוגה מוגנת, Word לא יוריד אותו.אופיס ינסה להחליף אותו בגרסה אחרת. לאחר שתהיה בטוח, הפעל את הגרסה כך שהיא תורד ותוצג כפי שהתכוון המחבר.

קיצורי דרך ושימוש במקלדת להתאמת תצוגה מוגנת

אם אתם מעדיפים להשתמש במקלדת, תוכלו לגשת להגדרות ללא עכבר. פתח מסמך ריק, עבור אל רצועת הכלים של קובץ, הזן אפשרויות עם המקש המתאים ונווט אל מרכז יחסי האמון > הגדרות > תצוגה מוגנת.

לאחר הכניסה, נווטו בין התיבות בעזרת מקשי החצים ובטלו את הסימון של כל מה שמפריע לזרימה שלכם (היו תמיד זהירים). לפני היציאה, אשר באמצעות אישור כדי שהשינויים יוחלו. ונסה שוב עם הקובץ שלך.

לימוד כיצד להשבית את התצוגה המוגנת יחסוך ממך פחדים ובמקביל ימנע חסימות אבסורדיות בחיי היומיום שלך. עם ההגדרות הנכונות, עריכה מופעלת רק כאשר מתאים, תוספים פועלים כראוי, ומסמכים נפתחים עם רמת האבטחה הנכונה.אם משהו משתבש, זכור שתיקון/עדכון של Office והמרה לפורמטים מודרניים פותרים את רוב המקרים העקשניים.