אתם מבלים שעות בכתיבת טקסט, עיצובו, הוספת תמונות, טבלאות, דיאגרמות וצורות אחרות. הכל מוכן, אבל כשאתם פותחים את הקובץ במחשב אחר, אתם מגלים ש... האלמנטים זזו ממקום למקום ואפילו הטקסט איבד את העיצוב שלו.אתם תוהים, "למה מסמך ה-Word שלי מתבלבל במחשב אחר, ואיך אני יכול לתקן את זה?" בואו נעבור לעניין.
למה מסמך ה-Word שלי מתבלבל במחשב אחר?
אם מסמך ה-Word שלכם אינו מסודר במחשב אחר, אתם לא לבד. למעשה, זוהי אחת הבעיות הנפוצות ביותר בהן נתקלים משתמשי חבילת האופיס של מיקרוסופט. לאחר עבודה מדוקדקת על המסמך, אתם פותחים אותו במחשב אחר ו... אתה מגלה שכל האלמנטים היו מסודרים: שוליים, גופנים, מיקום טבלאות, תיבות וצורות וכו'. זה כל כך מתסכל!
והבעיה גדולה עוד יותר אם מדובר במסמך גדול עם הרבה תמונות, תיבות טקסט, גופנים שונים, פורמטים ואלמנטים אחרים. הכל יתבלגן באופן בלתי צפוי זה... בזבוז זמן ומאמץ, יחד עם המשימה המייגעת של סידורו מחדש. מדוע מסמך Word מתבלבל במחשב אחר, אך נשאר שלם אצלנו? ישנן מספר סיבות לתופעה זו.
הבדלים בגרסאות Word
הסיבה הראשונה לכך שמסמך Word עלול להשתבש במחשב אחר קשורה לגרסת Word שבה נעשה שימוש. כפי שאתם בוודאי כבר יודעים, ישנן מספר גרסאות של Microsoft Word (2010, 2016, 2019, 2021 וכו') ו... כל אחד עשוי לפרש את הפורמטים בצורה מעט שונה..
לכן, מסמך שנוצר ב-Word 2010 עשוי להיראות שונה אם נפתח באמצעות Word 2019 או Microsoft 365. אותו הדבר יכול לקרות אם תשתמשו ב- גרסה מקוונת של Word או Word עבור Mac, במיוחד אם יושמו פורמטים שונים או שנוספו אלמנטים רבים למסמך.
שימוש בגופנים לא שגרתיים
סיבה נוספת הנפוצה ביותר היא ש המסמך משתמש בגופנים מותאמים אישית שאינם זמינים במחשב השניכאשר Word אינו מוצא את הגופן המקורי, הוא מחליף אותו בגופן ברירת מחדל, דבר שעלול לגרום לשינויים בטקסט.
לכן אם השתמשת בגופן אחד או יותר שלא שכיחים במסמך, ייתכן שזה ישתנה כשאתה מנסה לפתוח אותו במחשב אחר. אם במחשב החדש גופנים אלה אינם מותקנים, Word יחליף אותם בגופן דומה או בגופני ברירת המחדל (זמן רומן חדש, אריאל, קאליברי, וכו ').
הגדרות הדפסה ושוליים שונים
אם מסמך Word מוגדר בצורה שגויה במחשב אחר עקב הזזת השוליים, ייתכן שהדבר נובע מהגדרות ההדפסה. זכרו שלכל מחשב עשויות להיות הגדרות מדפסת שונות, מה שעלול להוביל ל... שינוי מיקום השולייםזה גורם לפסקאות טקסט לזוז למעלה או למטה, לתמונות ואובייקטים לשנות את מיקומם ולשינוי מספור העמודים.
שימוש בתבניות מותאמות אישית
ל-Microsoft Word יש מספר סגנונות של תבניות ברירת מחדל לעבודה איתן, אך הוא גם מאפשר לך צור תבנית מותאמת אישית משלךאם עשיתם את האפשרות השנייה, המסמך עשוי להשתנות לאחר שתפתחו אותו במחשב אחר. זה הגיוני, מכיוון שהתבנית המותאמת אישית בה השתמשתם אינה זמינה במחשב החדש, כך שהוא ישתמש בתבנית ברירת מחדל.
בעיות עם תמונות, טבלאות ואובייקטים מוטמעים
סיבה נוספת לכך שמסמך Word עלול להפוך ללא מוגדר במחשב אחר קשורה לנוכחות של תמונות, טבלאות ואובייקטים המוטמעים בטקסט. אם אלמנטים אלה... מוגדר ל"בתוך שורה עם הטקסט"כל שינוי בעיצוב הטקסט ישפיע על מיקומו. במקרים אלה, עדיף להחיל "פריסה קבועה" על האלמנטים המוטמעים כדי שישמרו על מיקומם.
כיצד למנוע פגיעה במסמך Word במחשב אחר
אולי אתם רוצים לשתף מסמך Word כדי שמישהו אחר יוכל לערוך אותו, או שאתם פשוט צריכים לפתוח אותו במחשב אחר כדי להדפיס אותו. הבעיה היא שהאלמנטים המרכיבים אותו והעיצוב שהקצתם לו משתנים ברגע שאתם פותחים אותו במחשב אחר. אם אתם רוצים... למנוע את זה, ניתן ליישם את הפתרונות הבאים:
שמור את המסמך בפורמט PDF
שימוש בפורמט PDF הוא האלטרנטיבה הטובה ביותר כאשר מסמך Word פגום במחשב אחר. פורמט זה שומר על הפריסה המקורית ומונע שינויים או עריכות במסמך.ולא משנה איזו גרסה של Word שימשה ליצירתו או מה קורא PDF שמשמש לפתיחה.
כדי לשמור מסמך Word בפורמט PDF, כל שעליכם לעשות הוא... לחצו על קובץ – שמירה בשם, ובחרו באפשרות PDF מאפשרויות השמירה.בדרך זו, שוליים, גופנים, תמונות, צורות וכל אלמנט אחר יישארו ללא שינוי בתוך הטקסט, לא משנה היכן תפתחו את הקובץ. מצד שני, דלגו על אפשרות זו אם אתם זקוקים לכך שאחרים יערכו את הקובץ.
שמור את המסמך בפורמט תואם
אם שמירת המסמך בפורמט PDF אינה אפשרות, אז שמור אותו בפורמט התואם לגירסאות קודמות של Wordלשם כך, לחצו על שמירה בשם ובחרו את פורמט ה-.doc מאפשרויות השמירה. לחלופין, פורמט ה-.docx מודרני וממוטב יותר בהשוואה ל-.doc, כך שתוכל להשתמש בו אם במחשב היעד יש גרסה חדשה יותר של Word משלך.
השתמש בגופנים וסגנונות סטנדרטיים
זכרו שמסמך Word מתבטל במחשב אחר כאשר אנו משתמשים בגופנים או סגנונות מותאמים אישית. לכן, אם אפשר, נסו להשתמש בגופנים נפוצים, כגון טיים ניו רומן או אריאל, ותבניות ברירת מחדל במקום תבניות מותאמות ידנית. כל זה מפחית את האפשרות לשינויים בלתי צפויים בעת פתיחת המסמך במחשב אחר.
הטמעת גופנים במסמך
הטמעת גופנים עוזרת אם מסמך Word מוגדר בצורה שגויה במחשב אחר, מכיוון גורם לקובץ לשמור את הגופנים גם אם המחשב השני לא מותקן בהםכדי להטמיע גופנים במסמך Word, בצע את השלבים הפשוטים הבאים:
- עבור אל קובץ - אפשרויות.
- בחר שמור
- הפעל את האפשרות הטמע גופנים בקובץ.
השתמש ב-OneDrive או ב-Google Docs לשיתוף פעולה
פתרון סופי לבעיה של מסמך Word שיצא מתצורה במחשב אחר הוא שימוש בפלטפורמות ענן, כגון OneDrive או Google Docs. זה מבטיח יציבות רבה יותר, ומאפשר כל המשתמשים רואים את אותה גרסה של המסמך ללא בעיות תאימות.
מאז שהייתי צעיר מאוד הייתי סקרן מאוד לגבי כל מה שקשור להתקדמות מדעית וטכנולוגית, במיוחד אלה שהופכים את החיים שלנו לקלים ומשעשעים יותר. אני אוהב להישאר מעודכן בחדשות ובטרנדים האחרונים, ולחלוק את החוויות, הדעות והעצות שלי לגבי הציוד והגאדג'טים שבהם אני משתמש. זה הוביל אותי להפוך לכותב אתרים לפני קצת יותר מחמש שנים, שהתמקד בעיקר במכשירי אנדרואיד ומערכות הפעלה של Windows. למדתי להסביר במילים פשוטות מה מסובך כדי שהקוראים שלי יוכלו להבין זאת בקלות.