איבדת את קובץ האקסל שלך? מדריך מלא להבנה ומניעה של שגיאות שמירה

האם אתה מתקשה לשמור את הקבצים שלך באקסל? מצב זה יכול להיות מתסכל מאוד, במיוחד אם ביליתם זמן רב בעבודה על הגיליון האלקטרוני שלכם וחוששים לאבד את כל השינויים שלכם. מיקרוסופט אקסל הוא אחד הכלים הנפוצים ביותר לניהול וניתוח נתונים, כך אחת השאילתות הנפוצות ביותר היא נתקלות בשגיאות בעת ניסיון לשמור מסמכים. ודאגה בקרב המשתמשים שלה.

במאמר זה, נסקור את כל ה סיבות אפשריות שעלולות למנוע מ-Excel לשמור את הקבצים שלךונספק פתרונות מפורטים לכל מקרה. כאן תמצאו לא רק הליכים שלב אחר שלב, אלא גם הסברים ברורים וטיפים מועילים כדי להימנע מבעיות מסוג זה בעתיד. בוא, תישאר, ונסביר לך. כיצד להתאושש ממצבים אלה ולמנוע אותם.

כיצד פועל תהליך השמירה באקסל ומדוע הוא עלול להיכשל

לפני שנכנסים לפתרונות, חשוב להבין כיצד אקסל שומר קבצים, שכן התהליך אינו פשוט כפי שהוא נראה. אקסל, כאשר אתה שומר חוברת עבודה באופן ידני או אוטומטי, יוצר תחילה קובץ זמני באותו מיקום של המסמך המקורי. לאחר השלמת השמירה, מחק את הקובץ המקורי ותן לקובץ הזמני את השם הנכון. אם יתעוררו בעיות במהלך תהליך זה, עלולות להתרחש שגיאות מסוגים שונים, וייתכן שהקובץ עם השינויים האחרונים לא יישמר כהלכה.

הפרעות בתהליך השמירה יכול לנבוע מסיבות רבות: החל מלחיצה על מקש "Esc", בעיות חומרה, בעיות תוכנה, בעיות אנטי-וירוס, התנגשויות הרשאות, נתיבי קבצים ארוכים מדי, או אפילו חוסר מקום בדיסק. עליכם להיזהר גם עם מיקומי רשת או כוננים חיצוניים, שכן אם החיבור אובד בזמן ש-Excel שומר, אתם עלולים לקבל קבצים פגומים או שינויים שלא נשמרו.

הודעות שגיאה נפוצות בעת שמירת קבצים באקסל

בין הודעות השגיאה הנפוצות ביותר כאשר Excel אינו שומר את הקובץ, בולטות ההודעות הבאות:

• המסמך לא נשמר
• המסמך לא נשמר במלואו
• «לא ניתן לגשת למסמך לקריאה בלבד. »
• "דיסק מלא"
• "זוהו שגיאות בעת השמירה..."
• שם הקובץ אינו חוקי

כל אחת מהטעויות הללו מצביעה על סיבה אחרת., לכן עדיף לזהות את ההודעה המדויקת לפני חיפוש הפתרון המתאים.

סיבות עיקריות מדוע Excel אינו שומר שינויים

לפי תיעוד רשמי, פורומי עזרה וחוויות משתמש, הסיבות הנפוצות ביותר לכך שאקסל נותן בעיות בעת שמירת קבצים הן:

• חוסר הרשאות בתיקיית היעדאם אין לך הרשאות קריאה, כתיבה או שינוי בתיקייה שבה אתה מנסה לשמור את חוברת העבודה, Excel לא יוכל להשלים את השמירה.
• תוספים של צד שלישיתוספים מסוימים המותקנים ב-Excel עלולים להפריע לתהליך השמירה, ולגרום לקריסות או שגיאות בלתי צפויות.
• קבצים פגומים או פגומיםאם הקובץ המקורי פגום, ייתכן ש-Excel ימנע אחסון נכון של השינויים.
• שטח דיסק לא מספיק: אם במיקום היעד אין מקום פנוי, Excel לא ישלים את פעולת השמירה.
• תוכנה אנטי וירוסחלק מתוכנות האנטי-וירוס עשויות לחסום את תהליך השמירה, במיוחד אם הן סורקות קבצים חדשים או משנות קבצים פתוחים במהלך הסריקה.
• שיתוף קונפליקטים או נעילותאם הקובץ נפתח על ידי מישהו אחר או במופע אחר של Excel, עלולות להתרחש שגיאות בעת השמירה.
• נתיב הקובץ ארוך מדיאקסל מגביל את שם הקובץ בתוספת הנתיב המלא ל-218 תווים. אם הוא חורג, תקבלו שגיאת שם לא חוקי.
• בעיות חיבור במיקומי רשתאם תשמור קבצים בכונן רשת והחיבור אבד, השמירה עלולה להיכשל וייתכן שתאבד נתונים אחרונים.
• קבצים במצב קריאה בלבדייתכן שמצב זה מופעל בקובץ או שאינך הבעלים, מה שמגביל את היכולת לשמור אותו עם שינויים.
• שגיאות חומרה (דיסק, כונני USB וכו')כשל פיזי או ניתוק של הכונן בזמן השמירה עלולים גם הם לגרום לשגיאות ולקבצים פגומים.
• קבצים שננעלו על ידי המערכת או יישום אחראם הקובץ נמצא בשימוש על ידי תוכנית אחרת, ייתכן שהוא ימנע שמירה.

איך לתקן את הבעיה שאקסל לא שומר שינויים?

בואו נסקור אחד אחד את הפתרונות היעילים ביותר עבור כל מקרה ספציפי.

1. בדיקה ושינוי של הרשאות תיקייה

ראשית כל ודא שיש לך הרשאות מספיקות בתיקייה שבה אתה שומר את הקובץ. לחצו לחיצה ימנית על התיקייה, בחרו נכסים, גש ללשונית בטחון ולבדוק את ההרשאות שהוקצו למשתמש שלך. אם אין לך הרשאת כתיבה או שינוי, לבקש ממנהל הצוות להעניק לך אותם או נסה לשמור את הקובץ במקום אחר שבו הם נמצאים אצלך.

2. שמרו את הקובץ כחוברת עבודה חדשה או בשם אחר

אחת הפעולות המומלצות הראשונות כאשר Excel לא מאפשר לך לשמור היא להשתמש באפשרות שמור בשם ולשנות את שם הקובץ או את הנתיב. בדרך זו, תמנעו מהחלפת הקובץ המקורי ומקריסות או מגבלות זמן. כדי לעשות זאת:

1. גש לתפריט ארכיון ובחר שמור בשם.
2. הזן שם אחר ונסה לשמור אותו במיקום אחר.

טקטיקה זו יעילה לעיתים קרובות כאשר הקונפליקט הוא על רקע הרשאות, קבצים זמניים פגומים או קריסות זמניות.

3. העברת גליונות האלקטרוניים המקוריים לחוברת עבודה אחרת

אם הקובץ נראה פגום או שהוא נכשל שוב ושוב בשמירה, טכניקה שימושית היא להעביר את כל הגיליונות (למעט גיליון מילוי אחד) לחוברת עבודה חדשה. א) כן:

1. הוסף דף מילוי עם Shift + F11.
2. קבץ את כל הגיליונות המקוריים למעט גיליון המילוי (לחץ על הראשון, לחץ על האחרון תוך כדי לחיצה תוך כדי לחיצה על Shift).
3. לחץ לחיצה ימנית ובחר העבר או העתק... > בחר (ספר חדש) > קבל.

בדרך זו, לעתים קרובות ניתן לשמור את הקובץ החדש ללא שגיאות ולשחזר את כל התוכן, כולל פקודות מאקרו של VBA, על ידי העתקת המודולים ידנית. אם ברצונך ללמוד עוד על איך להימנע משגיאות באקסל, אנו ממליצים לעיין במאמר שלנו בנושא שגיאות BitLocker ב-Windows.

4. שמור כסוג קובץ אחר (xlsx., xlsm. וכו')

לפעמים פורמט הקובץ המקורי פגום. שינוי סוג הקובץ עשוי לפתור את הבעיה. כדי לעשות זאת:

1. En ארכיון, ללחוץ שמור בשם.
2. באפשרות טיפו, בחר פורמט אחר (לדוגמה, .xlsm עבור קבצים עם פקודות מאקרו או . Xlsx אם המקורי היה . XLS).

בעזרת זה ניתן לבטל אי-תאימות ישנות או שגיאות פורמט.

5. נסה לשמור את הקובץ במיקום אחר

אם אתה חושד שהבעיה עשויה להיות בכונן היעד (לדוגמה, כונן חיצוני, כונן רשת או תיקייה מוגבלת), שמור את הקובץ בשולחן העבודה או בתיקייה מקומית אחרת של הצוות שלך. זה שולל בעיות רשת, הרשאות או שטח אחסון. כמו כן, אם יש לכם שאלות לגבי שחזור קבצים שלא נשמרו, תוכלו לעיין במדריך שלנו בכתובת שחזור קבצי Word שלא נשמרו.

6. שמור קבצים חדשים במיקום המקורי

צור חוברת עבודה חדשה באקסל ושמור עותק באותה תיקייה שבה היה המקור. אם אינך מצליח, הבעיה כנראה היא הרשאות, חוסר מקום בכונן או התנגשות תוכנה. אם אתם מצליחים לשמור את הקובץ החדש, ייתכן שהבעיה נובעת מהפורמט או מהתוכן של המקור.

7. הפעל את אקסל במצב בטוח

לעתים קרובות תוספים של צד שלישי גורמים לבעיות בעת שמירת קבצים. כדי לבדוק אם זו הסיבה:

• אפשרות 1: החזק את המקש לחוץ Ctrl ופתח את Excel, אשר את הודעת מצב בטוח.
• אפשרות 2: ללחוץ Windows + R, כותב להצטיין / בטוח ולחץ על Enter.

אם אתם מצליחים לשמור במצב בטוח, בטל או הסר את התוספים אחד אחד עד שתמצאו את הגורם. כדי לעשות זאת:

1. פתח את אקסל כרגיל.
2. תפריט ארכיון > אפשרויות > אבזרים.
3. בתחתית, בחר תוספי COM ולחץ Ir.
4. בטל את הסימון של כל התוספות והפעל מחדש את Excel.

8. בדוק את שטח הדיסק הפנוי

אחת הסיבות הקלאסיות ביותר היא חוסר מקום פנוי. השתמש בסייר הקבצים כדי לבדוק את המקום הפנוי. אם המחיצה מלאה, פנו מקום על ידי ריקון האשפה, מחיקת קבצים זמניים או הרחבת המחיצה בעזרת כלים כמו מחיצה יחידה או דומה.

9. השבתה זמנית של תוכנת האנטי-וירוס

חלק מתוכנות האנטי-וירוס עשויות לסרוק קבצים או מסמכים חדשים בזמן אמת, ולחסום זמנית את שמירתם. השבת זמנית את האנטי-וירוס שלך בזמן שמירה, אבל זכרו להפעיל אותו לאחר מכן. אם השגיאה נעלמת, בדוק את הגדרות האנטי-וירוס שלך כדי לא לכלול תיקיות שבהן אתה שומר מסמכי Excel.

10. תקן את התקנת האופיס שלך

אם שום דבר לא עובד, ייתכן שהתקנת Office שלך ​​פגומה. כדי לתקן את זה:

1. עבור אל לוח הבקרה > תוכניות ותכונות.
2. חפש של Microsoft Office, לחץ לחיצה ימנית ובחר תיקון.
3. בחר תיקון מהיר (מהר יותר) או תיקון מקוון (עמוק יותר).

לאחר מכן, נסה לשמור שוב את קבצי האקסל שלך.

שגיאות ספציפיות והפתרונות שלהן

"לא ניתן לגשת למסמך לקריאה בלבד."

ייתכן שהדבר נובע מהקובץ המסומן כקריאה בלבד או משום שמישהו אחר נעל אותו. פתרונות:

• ודא שיש לך הרשאות עריכה.
• שמור את הקובץ בשם אחר או במיקום אחר.
• סגור את כל המופעים של Excel ופתח מחדש רק אחד.

"הדיסק מלא"

כפי שציינו, פנה מקום בכונן או נסה לשמור בדיסק אחר. אם אתם שומרים על כוננים חיצוניים, ודאו שהם מחוברים כראוי ואינם מתנתקים במהלך השמירה.

שם הקובץ אינו חוקי

ודא שהנתיב כולו (כולל תיקיות ושמות קבצים) אינו עולה על 218 תווים. אם כן, קצר את הנתיב על ידי שמירת הקובץ בתיקיית שורש (כגון C: \) ולהשתמש בשם קצר.

שגיאות בעת שמירה במיקומי רשת

אם אתה עובד ברשת ומאבד את החיבור שלך תוך כדי עבודה, Excel עשוי למנוע שמירה ואף להציג הודעות שגיאה לגבי נתיבי רשת בלתי נגישים. אם זה קורה:

• שמור את הקובץ באופן מקומי ולהעתיק אותו בחזרה לכונן הרשת לאחר שחזור החיבור.
• ברשתות Windows, ניתן לשנות את הרישום כדי לשפר את העמידות בפני ניתוקים מקריים.

שגיאות הקשורות ל-Visual Basic for Applications (VBA)

אם הקובץ כולל פקודות מאקרו או VBA וניזוק, אתה יכול לנסות לתקן זאת על ידי מחיקת פרויקטי VBA פגומים.. כפתרון מתקדם, מומלץ ליצור עותק גיבוי ולהשתמש בכלי ויזואליזציה של אחסון מובנה כדי להסיר רכיבים פגומים לפני פתיחה מחדש ושמירה של המסמך.

בעיות עם קבצים פגומים או פגומים

אם אתם חושדים שהקובץ שלכם פגום, אקסל כולל פונקציה ל... לפתוח ולתקן:

1. פתח את אקסל, עבור אל ארכיון > לפתוח.
2. בחר את הקובץ הבעייתי.
3. בכפתור הפתיחה, לחצו על החץ למטה ובחרו לפתוח ולתקן.

במקרים מורכבים, ניתן להשתמש בכלים של צד שלישי כגון תיקון Wondershare o תיקון כוכבים עבור Excel, המאפשרים לך לתקן קבצים פגומים על ידי שחזור טבלאות, נוסחאות ואלמנטים אחרים.

טיפים למניעה ושחזור קבצים שלא נשמרו

כדי להימנע מאיבוד מקום עבודתך בעתיד, חשוב:

• הפעלה והגדרה של שמירה אוטומטיתבדרך זו, Excel ישמור גרסאות אוטומטיות מעת לעת.
• קשר את חשבון Microsoft שלך והשתמש ב-OneDrive: זה מאפשר לך לאחסן גיבויים אוטומטיים בענן.
• התאם את תדירות השמירה האוטומטיתניתן לקצר את המרווח כדי להגביר את אבטחת הנתונים שלך.

כיצד לשחזר קבצים שלא נשמרו?

אם סגרת את אקסל מבלי לשמור, נסה את השיטות הבאות:

• פתח את אקסל, עבור אל ארכיון > מידע > ניהול ספר > שחזור ספרים שלא נשמרו. כאן תוכלו למצוא גרסאות זמניות.
• חפש קבצים זמניים ב C:\משתמשים\שםך\נתוני אפליקציה\מקומי\זמני (לשנות את "YourName" לשם המשתמש שלך). חיפוש קבצים עם סיומת .tmp.

שיטות אלו מגדילות את הסיכויים לשחזור עבודתך לאחר כשל בלתי צפוי.

טיפים וטריקים למניעת שגיאות עתידיות באקסל

• שמור תמיד על אופיס מעודכן כדי לנצל את היתרונות של תיקוני אבטחה ותיקונים.
• הימנעו מעבודה על קבצים המאוחסנים אך ורק בכונני USB או מיקומי רשת לא יציבים.
• תענוג עותקים תכופים במיקומים שונים (מקומי, ענן, כונן חיצוני).
• היזהרו מתוספים לא מאומתים של צד שלישי ולבטל אותם אם אינך זקוק להם.
• בדוק את שטח האחסון שלך לפני עבודה עם קבצים גדולים.

סט המלצות זה מסייע להפחית את הסיכוי לשגיאות בעת שמירה באקסל ולשמור על שלמות הנתונים שלך בכל עת.