מדריך שלם לרשימות Microsoft: מה זה ואיך זה עובד

בתוך המערכת האקולוגית של Microsoft 365, רשימות מיקרוסופט זה אחד הכלים החיוניים לארגן, לעקוב ולשתף מידע בצורה מובנית. ממעקב אחר אירועים ופרויקטים ועד לכניסת עובדים או ניהול משאבים, אפליקציה זו בולטת בגמישות ובקלות השימוש שלה.

אם אתה עובד בצוות או פשוט רוצה שמור על המידע שלך מאורגן ונגיש מכל מקום, הנה פתרון שאסור לך להתעלם ממנו. במאמר זה נספר לכם לעומק עם מה אתם יכולים לעשות רשימות מיקרוסופט וכיצד להשתמש בתבניות שלהם. נסקור גם את האינטראקציה שלו עם יישומים אחרים כגון SharePoint או Teams.

מה זה Microsoft Lists וכיצד זה עובד?

Microsoft Lists הוא יישום Microsoft 365 המיועד עבור מעקב מידע אינטליגנטי. אתה יכול לעבוד איתו מהאינטרנט, מהנייד או אפילו ישירות מ-Microsoft Teams הודות לאינטגרציה המלאה שלו.

בעצם פועל כמסד נתונים פשוט וחזותי, מורכב משורות ועמודות שבהן אתה יכול לכלול טקסט, תמונות, קבצים, תאריכים, מוקצים, היפר-קישורים ועוד הרבה יותר. הודות למערכת התצוגה שלו, ניתן להציג מידע בדרכים שונות בהתאם למטרה: רשת (אפשרות ברירת המחדל), רשימה, לוח שנה או גלריה. הרשימה דומה אך ללא אפשרות עריכה מקוונת. הגלריה מתאימה היטב לתוכן ויזואלי, והלוח שנה מושלם אם אתה רוצה לראות פריטים מופצים לפי תאריך.

כאשר אתה יוצר רשימה חדשה, אתה יכול להתחיל מאפס, להשתמש ברשימה קיימת כתבנית, או לייבא טבלת Excel. אתה יכול גם לסמוך על הרבים תבניות שתוכננו מראש שמיקרוסופט מציעה למקרי שימוש ספציפיים.

כל הרשימות ניתנות להתאמה אישית ויזואלית- שנה צבעי רקע, הקצה סמלים ספציפיים והחל כללים המשנים את המראה שלהם על סמך הסטטוס שלהם. לדוגמה, פריט עם הסטטוס "אושר" עשוי להופיע עם רקע ירוק, בעוד "בבדיקה" אחר יופיע בכתום.

 

תבניות מעוצבות מראש לכל צורך

אם יש לך מעט זמן ליצור רשימה מאפס, Microsoft Lists כולל תבניות שימושיות המותאמות לתרחישים שונים. תבניות אלו מיועדות לשימוש בכמה קליקים בלבד, תוך שמירה על מבנה ספציפי, שדות מותאמים אישית, תצוגות וסגנונות חזותיים.

אלה כמה מהפופולריים ביותר:

• תבנית ניהול בעיות: אידיאלי לניטור אירועים עם מעמדם, העדיפות והגורמים האחראים שלהם.
• תבנית מסלול לאירוע: מארגן את כל הפרטים של אירוע למבנה ברור וניתן לעריכה.
• מודל המטופל: עבור סביבות בריאות, זה מאפשר לך לתעד את המצב, התצפיות והצרכים של כל מטופל.
• תבנית בקשה להלוואה: מעקב ובקרה על תהליך אישור ההלוואה.

אפשרויות ארגון, עיצוב וכללים

בנוסף לדעות שכבר הוזכרו, אתה יכול להתאים כל רשימה לזרימת העבודה שלך הקמת מסננים, קבוצות, מיון וחוקים אוטומטיים. חלק מהאפשרויות הן:

• הגדר התראות דוא"ל כאשר מצב משתנה או רכיב חדש נוסף.
• שנה את הפורמט באופן מותנה בהתאם לתוכן: צבעים, אייקונים, סגנונות.
• רכיבי קבוצה לפי עדיפות, תאריך, סטטוס וכו'.
• צור רשימות חדשות מאחרים, העתקת העיצוב והמבנה.
• ייבוא ​​נתונים מאקסל עם זיהוי עמודות אוטומטי.

כל הפונקציות הללו חוסכות זמן ו הבטח עקביות ויזואלית ונתונים בתוך הצוות, במיוחד בפרויקטים שיתופיים שבהם מעורבים מספר אנשים.

שמור וגישה לרשימות

אחד היתרונות של Microsoft Lists הוא האינטגרציה המקורית שלה עם מערכת האקולוגית של Microsoft 365. אתה יכול לשמור את הרשימות שלך באתרים SharePoint ב onedrive שימוש אישי בלבד. אם אתה עובד כצוות, נפוץ ביותר לארח אותם באתר SharePoint המשותף עם כל החברים.

רשימות נפתחות במצב מסך מלא לעריכה קלה, ומכתובת ה-URL או סרגל הכלים תוכלו לראות בדיוק היכן היא מאוחסנת. מהממשק הסטנדרטי אתה יכול ליצור, לערוך, לשתף ולייצא פריטים בקלות.

שיתוף רשימות: הרשאות, גישה ושיתוף פעולה

שיתוף רשימה הוא קל כמו ליצור קישור או להזמין חברים ספציפיים. אתה יכול לתת גישה מלאה (קריאה + עריכה) או קריאה בלבד. בנוסף, אתה יכול להגדיר תפוגה של קישור, להגן עליו באמצעות סיסמה, ואפילו לבחור אם הנמענים יכולים לבצע שינויים.

אתה יכול גם לשתף פריט רשימה בודד, במקום את כל מסד הנתונים. ניתן להשאיר הערות על פריטים בודדים, מה שמשפר את שיתוף הפעולה ללא צורך לשלוח מיילים.

ההרשאות מנוהלות באמצעות SharePoint והן עוברות בירושה כברירת מחדל של המקום שבו נשמרת הרשימה. עם זאת, אתה יכול לשנות אותם כדי להתאים את הגישה לאנשים מסוימים בלבד או להגביל פעולות מסוימות.

Microsoft Lists והשילוב שלה עם אפליקציות אחרות

הפוטנציאל האמיתי של Lists מתגלה בשילוב עם כלים אחרים בסביבת Microsoft. להיות לגמרי משולב עם SharePoint, Microsoft Teams ו-Planner, אתה יכול לעשות את הפעולות הבאות:

• הוסף רשימות ככרטיסיות בערוץ Teams, המאפשר גישה ישירה משיחת הצוות.
• השתמש ברשימות כחלק אינטרנט בדף SharePoint כדי להציג מידע חי באינטראנט שלך.
• הגדר כללים או אוטומציות המחברים רשימות ל-Power Automate או Power Apps, עבור זרימות מותאמות אישית.
• קישור משימות מ-Planner או To Do לרכז את ניהול המשימות.

כל זה חלק מהחזון של Microsoft 365 as פלטפורמה מחוברת שבה כל האפליקציות מדברות זו עם זו לשיפור הפרודוקטיביות ושקיפות העבודה.

רשימות Microsoft במכשירים ניידים

הגרסה הניידת של Microsoft Lists זמינה עבור אנדרואיד y iOS. לאפשר ליצור, להתייעץ ולערוך רשימות מהנייד שלך, בין אם במשרד, בבית או בדרכים. אלה כמה מהדברים שניתן לעשות:

• הצג רשימות אחרונות ומועדפות.
• עריכה מלאה של פריטי רשימה.
• גישה לא מקוונת.
• לכידת תמונה וסריקת קוד QR.
• ממשק מותאם, עם תמיכה במצב כהה וכיוון אופקי.

יש לו גם את אותן יכולות אבטחה כמו במחשב שולחני, עם תמיכה של Intune עבור MDM ו-MAM. גישה מחייבת חשבון Microsoft עסקי עם גישה ל-SharePoint או Office 365.

Microsoft מפרטת מקרי שימוש

ככל שהכלי התפתח, פותחו דרכים יצירתיות מרובות כדי לנצל את היתרונות של Microsoft Lists בהקשרים שונים. הנה כמה מהבולטים שבהם:

• ארגון תכנים לרשתות חברתיות. באמצעות תבנית תכנון התוכן, תוכלו לארגן קמפיינים, לתזמן פוסטים, לכלול תמונות, קישורים ותאריכי פרסום. שימושי מאוד עבור צוותי שיווק.
• גישה ובקרת מבקרים. רשימות מאפשרות ליצור קובץ עבור כל מבקר עם שמו, תמונת תעודת זהות, תאריך כניסה ויציאה. אתה יכול אפילו לתכנת הודעה אוטומטית לשוער כשמישהו עוזב.
• עקוב אחר כרטיסי לקוחות. באמצעות רשימות כמיני-CRM, אתה יכול להקצות בעלים, לרשום את הבעיה, לתעדף ולהשאיר משוב על סטטוס הכרטיס.
• ניהול פרויקטים פשוט. אם אינך זקוק לכלי מורכב, רשימות מאפשרת לך לבצע מעקב בסיסי עם משימות, מועדים ותצוגות לוח שנה. אתה יכול אפילו לקבל התראות כאשר משימה משתנה.
• משאבי מלאי ו-IT. באמצעות Lists תוכלו לעקוב אחר כל הציוד הארגוני והנתונים הקשורים אליו: תאריך רכישה, אחריות, ביקורות, מיקום וכו'. הכל ויזואלי וניתן לסינון בקליק אחד.
• שילוב עובדים או ספקים חדשים. רשימת הצטרפות עוזרת לשמור על כל המשימות והמסמכים של העובד החדש בשליטה. על ידי סימון פריטים כ"שלם", ניתן להפעיל התראות למחלקה המתאימה.

בקיצור, Microsoft Lists מציעה דרך רב-תכליתית, ויזואלית ושיתופית לניהול מידע דינמי. בין אם כפתרון מעקב, כלי ארגוני או משלים לפלטפורמות אחרות כגון Teams או SharePoint, הוא מוכיח כי הוא מתאים בצורה מושלמת לכל סוג של משתמש או חברה.