תוכנת DMS: אפליקציות המאפשרות לך לאחסן תיעוד בצורה מאובטחת

La ניהול תיעוד משפטי זה כבר לא מובן בלי תוכנת ניהול תוכן (DMS) אשר מרכזים, מגנים ומנגישים קבצים מכל מכשיר. למרות שמשרדי עורכי דין רבים עדיין מתקשים עם תהליכים מבוססי נייר, המציאות היא שעניינים משפטיים מורכבים ודורשים תוכנה מודרנית כדי לייעל את זרימות העבודה, למזער סיכונים ולשפר את קשרי הלקוחות. אילו אפליקציות מאפשרות לך לאחסן מסמכים משפטיים? דיברנו על כך במאמר הזה.

בו, אנו מסבירים כיצד להשתמש בהם בבטחה, את התכונות הבולטות ביותר שלהם ואת הפתרונות הטובים ביותר שאנו יכולים להשתמש בהם.

מהי תוכנה לניהול ואחסון מסמכים משפטיים?

תוכנת ניהול מסמכים משפטיים (DMS) היא כלי ייעודי לאחסון, ארגון, ניהול גרסאות ומעקב אחר קבצים דיגיטליים בתוך חברות, חברות ייעוץ ומחלקות משפטיות.מטרתה היא ש- מסמכים קריטיים מאובטחים אך קלים למציאה, עם חיפושים מתקדמים, הרשאות מבוססות תפקידים ויכולת מעקב.

פלטפורמות אלו כוללות בדרך כלל חיפוש רב עוצמה, שיתוף פעולה בזמן אמת, בקרת גרסאות ותכונות תאימות. המגזר המשפטיבנוסף, חיוני שהמערכת תתמוך באוטומציה של זרימת עבודה, חילופי נתונים מאובטחים עם לקוחות, חתימות אלקטרוניות וביקורת פעולות.

מעבר לתחום המשפטי, מערכות ניהול תוכן (DMS) הן חלק ממערכת האקולוגית של ניהול תוכן ארגוני (ECM)., המשלבת דיגיטציה (סריקות ו-OCR), אחסון אלקטרוני, גיבוי ושכבות אבטחה ברמת הארגון כדי לעמוד בתקני GDPR ו-ISO.

תכונות מפתח שעליכם לדרוש ממערכת ניהול תוכן משפטית

• ניהול ואחסון בענן ו/או בשרתים פרטייםגישה 24/7 מהאינטרנט וממכשירים ניידים, עם סנכרון מאובטח ותוכניות ניתנות להרחבה המבוססות על נפח נתונים, ואפשרות לענן היברידי מקומי אם מדיניות ה-IT שלכם דורשת זאת.
• קלות שימוש ויישוםממשק אינטואיטיבי מאיץ את האימוץ ומקצר את עקומת הלמידה; ככל שתספקו ערך מוקדם יותר, כך תקבלו תשואה טובה יותר, וההתנגדות הפנימית תהיה פחותה.
• תבניות, לוחות מחוונים ומטא-דאטה הניתנים להתאמה אישיתסטנדרטיזציה של חוזים, תביעות או מסמכים בעזרת תבניות ולוחות מחוונים לשימוש חוזר כדי להציג התקדמות, אבני דרך ותלויות; מטא-נתונים ותגיות הם המפתח לסיווג.
• אוטומציה של זרימההחלף שלבים ידניים בכללים ובטריגרים (אישורים, התראות, הקצאות), בניהול גרסאות ויומני פעילות לצורך ביקורת.

סוגי DMS ופונקציות נפוצות

• לפי פריסהבענן (גישה בכל מקום, חיכוך מופחת ותלות בצדדים שלישיים) או במקום העבודה (שליטה מלאה, השקעה פנימית ותחזוקה). קיימות גם היברידיות לשילוב יתרונות.
• ברישיוןקנייני (תמיכה רשמית, הדרכה, SLA, עלות גבוהה יותר) לעומת קוד פתוח (גמישות וקהילה, דורש ספק מנוסה או צוות פנימי לתחזוקה).
• יכולות מפתחסריקה ו-OCR, אינדוקס מטא-דאטה, חיפוש תוכן או מילות מפתח, ניהול גרסאות, הרשאות וביקורת, אינטגרציות (ERP, CRM, דוא"ל) וזרימות עבודה (אישורים).

תוכנת ניהול מסמכים משפטיים (DMS) הטובה ביותר

ריכזנו עבורכם פתרונות המשמשים צוותים משפטיים לניהול תיקים, תיעוד, עומסי עבודה וקשרי לקוחות. כללנו נקודות חוזק, מגבלות, תמחור ודירוגים להשוואה מדוקדקת.

לחץ על למעלה

ClickUp Docs מספק דרך גמישה ליצירה, חיפוש ושיתוף פעולה על מסמכים משפטיים באותה סביבת פרויקט. מנוע החיפוש העוצמתי שלו מאיץ איתור קבצים ו... בטיחות ונגישות יוצאות דופן. להיפטר מ תבניות משפטיות (ניהול לקוחות, מעקב אחר תיקים וחיוב) ו ClickUp AI לכתוב סיכומים ועדכונים.

מחיריםחינם לתמיד; ללא הגבלה 7 דולר למשתמש/חודש; עסקי 12 דולר למשתמש/חודש; ארגוני (איש קשר). ClickUp AI +5 דולר לחודש לחבר בתוכניות בתשלום.

פרויקט ProProfs

חבילה פשוטה למשימות, יומנים ומשאביםלא ספציפי למשפט, אבל שימושי אם אתם מחפשים פשטות ומחיר טוב. פרויקט ProProfs הוא מייצר חשבוניות ודוחות, עוקב אחר זמן ומציע לוחות גאנט וקנבן. הוא חסר CRM מתקדם וצ'אט צוותי.

מחיר39,97 דולר לחודש למשתמשים ללא הגבלה (שנתי).

Asana

Asana הוא פלטפורמת זרימת עבודה מקיפה עם אוטומציה, תלויות ודיווח.זה מאפשר לך לצפות בנושאים בציר זמן, רשימה או לוח, לקבוע יעדים חכמים וליצור כללים ללא קוד. עקומת הלמידה הראשונית וההיררכיות המורכבות שלה עשויות להוות מכשול עבור חלק מהמשתמשים.

מחיריםבסיסי (חינם), פרימיום 10,99 דולר למשתמש/חודש (שנתי), עסקי 24,99 דולר למשתמש/חודש (שנתי).

Redbooth

מתמקדים בצוותים שמשתלבים יחד משימות, שיחות וידאו באיכות HD וזרימות מותאמות אישית בפלטפורמה אחת. Redbooth כולל תבניות, גאנט ודגל חירום למשימות קריטיות.

מחירים: Pro 9 דולר; Business 15 דולר למשתמש/חודש (שנתי); Enterprise (איש קשר).

Trello

Trello ידוע בקנבאן הפשוט שלו, כעת עם אוטומציות של באטלר ותצוגות מרובות (ציר זמן, לוח שנה, טבלה, מפה)תוכנת DMS עם מערכת אקולוגית נהדרת של תוספות ואינטגרציות.

מחיריםחינם; רגיל 5 דולר; פרימיום 10 דולר למשתמש/חודש (שנתי); ארגוני (ליצירת קשר).

Evernote

למרות שבמקור נוצר עבור רשימות, משרדי עורכי דין רבים משתמשים בו Evernote כמו מאגר קל משקל ושיתופיסרוק, שמור וחפש באמצעות חיפוש מתקדם. שלב יומנים ומשימות.

מחיריםחינם; אישי 10,83 דולר; מקצועי 14,17 דולר למשתמש/חודש (שנתי).

DMS, ECM ו-CMS: הבדלים שצריכים להיות ברורים

בעת בחירת תוכנת DMS, כדאי להבהיר מושגים מסוימים שלעתים קרובות מבולבלים ביניהם:

• מערכת ניהול המערכות (DMS) מתמקדת במחזור חיי המסמך (סריקה, מיון, אחסון, ניהול גרסאות, פרסום ושיתוף).
• ה-ECM מכסה את כל התוכן של החברה (מסמכים, מיילים, מולטימדיה, נתונים), עם זרימת מידע וממשל.
• CMS בדרך כלל מכוון לכיוון ניהול תוכן אינטרנט (אתרים, בלוגים, אינטראנטים).

שוק ה-ECM צפוי להגיע לכ-67.590 מיליארד דולר בשנת 2023 ועשוי לעלות על 131.200 מיליארד דולר בעוד חמש שנים., עם צמיחה שנתית של 14%. עסקים קטנים ובינוניים רבים מבזבזים הון עקב חוסר יעילות: עד 20.000 דולר בשנה עקב בעיות במסמכים וממוצע של 18 דקות לאיתור קובץ.

קוד פתוח ואחסון עצמי: פתרונות שעושים את ההבדל

אם אתה צריך שליטה מלאה בנתונים והתאמה אישית, המערכת האקולוגית של קוד פתוח מציעה חלופות עוצמתיותהנה 10 אפשרויות בולטות והנקודות המרכזיות שלהן.

• סימן ניירקוד פתוח, אירוח עצמי, מסמכים ותיקיות ללא הגבלה, תוויות לבנות, דומיינים מותאמים אישית וסימני מים. תמחור: תוכנית חינמית; 29 דולר (3 מושבים) לשיתוף מסמכים; 59 דולר לחדר נתונים מאובטח; 149 דולר לחדרים ללא הגבלה; גרסה מלאה לאירוח עצמי.
• הבאחבילת שיתוף פעולה עם Files, Talk, Groupware ו-Office (עריכה מקוונת, לוח שנה, אנשי קשר ודוא"ל). אבטחה ובקרת גישה ברמה ארגונית, ואינטגרציה עם תשתית קיימת. תמחור: €37,49–€195/משתמש/שנה בהתאם לתוכנית.
• דוקומנסו: פלטפורמת חתימה על מסמכים בקוד פתוח, אירוח עצמי עם תבניות וחוקים חכמים; משתלב עם Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. תמחור: Enterprise $1188 למושב/שנה; יחיד (אין תמחור פומבי).
• OpenDocManתוכנת ניהול ניהול תוכן (DMS) אינטרנטית תואמת PHP ISO 17025 ו-OIE, עם בקרת גישה, סקירה אוטומטית, מטא-דאטה, חיפושים לפי מחבר/מחלקה/קטגוריה ו כתובות URL מאובטחות. מגבלותממשק משתמש עם התאמה אישית מוגבלת ועקומה בשבילך. 
• מיזוג ניירמיועד למסמכים סרוקים עם OCR וחיפוש טקסט מלא; ריבוי משתמשים, ניהול גרסאות, REST API והרשאות מפורטות. מגבלות: מתמקד בסריקות וייתכן שחסרים תכונות מתקדמות.

כיצד לבחור את תוכנת ניהול ה-DMS שלך

אלו הם ההיבטים שיש לקחת בחשבון לפני שבוחרים תוכנת DMS כזו או אחרת:

• ניסיון הספקחפשו שותפים שמבינים את התהליכים המשפטיים ויכולים לסייע לכם ביישום, בהכשרה ובהמשכיות עסקית.
• קלות שימושכלי שימושי מפחית התנגדות פנימית; עם הכשרה קצרה, כל אחד אמור להיות מסוגל להפעיל את היסודות (החל מחשבונאות ועד מכירות).
• הגנה על נתוניםתנו עדיפות להצפנה, גיבויים, בקרת גישה, יומני פעילות ותאימות ל-GDPR/ISO; אבטחה אינה נתונה למשא ומתן.
• גישה ניידת ומרוחקתכך שתוכלו להתחיל זרימות ולקבל החלטות מהטלפון הנייד שלכם מחוץ למשרד ללא חיכוכים.
• מדרגיותהערך את יכולתו לצמוח איתך (משתמשים, GB/TB, מחלקות חדשות) ואת גמישותו לשלב עם ERP/CRM/דוא"ל.

תוכנת DMS טובה מרכזת, מסווגת ומאפשרת אוטומציה, תוך הבטחת אבטחה, תאימות וחיפוש מתקדם שמוצא את המסמך תוך שניות.עם כל מה שנדון כאן, יש לכם מגוון מוכח של כלים ליישום בסיס דיגיטלי איתן ופרודוקטיבי התומך בכל דבר, החל ממשרד של אדם אחד ועד לתאגיד התובעני ביותר.