כיצד לתקן שגיאות עיצוב תאריך ומספר בעת מיזוג דואר ב-Word

אני בטוח שזה קרה לכם: יש לכם הכל מוכן בגיליון האלקטרוני של האקסל שלכם, עם תאריכים מושלמים וכמויות מעוצבים היטב, אבל כשאתם מעבירים את זה לוורד באמצעות מיזוג דואר, הנתונים משתגעיםפתאום, ימים מתערבבים עם חודשים, או שמספרי מטבע מופיעים כמספרים עשרוניים פשוטים ללא סמל האירו, מה שמותיר אותך עם תחושה של תסכול מוחלט רגע לפני ההדפסה.

בעיה זו נפוצה יותר ממה שנדמה ומתרחשת מכיוון ש-Word, כברירת מחדל, קורא את נתוני אקסל מקוריים ולא העיצוב החזותי שאנו רואים בתאים. אל דאגה, זו לא בעיה במחשב שלך או שעשית משהו לא בסדר; זה פשוט איך מיקרוסופט מטפלת בחילופי מידע בין היישומים שלה. כדי לתקן את זה, יש לנו כמה טריקים בשרוול שעושים פלאים. בואו נגלה מדוע Word משנה תאריכים וכמויות בעת מיזוג דואר: כיצד לשמר את העיצוב שלהם.

השיטה המהירה: שינוי קודי השדה

אם אינכם רוצים לסבך את העניינים על ידי הגדרת המערכת וצריכים רק שדה ספציפי, כגון תאריך הרישום, שיוצג כהלכה, האפשרות הטובה ביותר היא לערוך את קוד השדה ישירות במסמך התבנית. לשם כך, מקמו את הסמן מעל השדה הבעייתי ולחצו על ALT + F9 (או לחיצה ימנית ובחירה של "הפעלה או בטל של קודי שדה").

ברגע שאתה רואה את הקוד בין סוגריים מסולסלים, לדוגמה { MERGEFIELD Fecha_Alta }עליך להוסיף א מסיכת עיצובלגבי תאריכים, כתבו \@ "dd/MM/yyyy" רגע לפני שסוגרים את הברז. חשוב מאוד שהאות "M" עבור חודשים תהיה גדולה, כי אם תשתמשו באות "m" קטנה, Word יחשוב שאתם מתכוונים לדקות. עבור סכומים כספיים, ניתן להשתמש בביטוי \#.##0,00€ כך שהמספר ישמור על המקומות העשרוניים וסמל המטבע. לאחר ביצוע השינוי, לחץ שוב. ALT + F9 ולעדכן את התצוגה המקדימה כדי לוודא שהכל במקום.

הפתרון האולטימטיבי: חילופי נתונים דינמיים (DDE)

אם יש לכם מספר רב של שדות ואינכם רוצים לערוך את הקוד אחד אחד, ישנה הגדרה גלובלית שמאלצת את Word לקרוא את הפורמט בדיוק כפי שהוא מופיע באקסל. שיטה זו מבוססת על... פרוטוקול DDE (חילופי נתונים דינמיים)כדי להפעילו, עבור לתפריט קובץ, הזן אפשרויות, לאחר מכן מתקדם, וגלול מטה אל הקטע כללי וסמן את התיבה. אשר המרות פורמט קובץ בעת הפתיחה.

כאשר תבחרו מחדש את רשימת הנמענים שלכם בכרטיסייה דיוור, Word יציג תיבת דו-שיח. הנה המפתח: עליכם ללחוץ על "הצג הכל" ולבחור את האפשרות גיליונות אלקטרוניים של MS Excel באמצעות DDEמאותו רגע ואילך, Word יפסיק לפרש את הנתונים בדרכו שלו ו יכבד את הפורמט החזותי שהגדרת בחוברת העבודה שלך באקסל, ובכך חוסך לך הרבה עבודה ידנית.

שליטה בכללי השילוב המתקדמים

מעבר לעיצוב, Word מציע כלים רבי עוצמה שיגרמו למכתבים שלכם להיראות יותר מסתם תבניות קרות ולא אישיות. כללי שילוב הם מאפשרים לך להוסיף טקסט דינמי המבוסס על ערך של שדה. לדוגמה, הכלל "אם...אז...אחרת..." אידיאלי להתאמה אישית של הברכה; אתה יכול לתכנת שאם שדה המגדר הוא "M", המסמך ייכתב. "שכן יקר"אם לא, כתבו "שכן יקר".

ישנן פונקציות שימושיות נוספות כמו כלל "מילוי", אשר פותח תיבת דו-שיח להקלדת מידע שיחזור על עצמו לאורך המסמך, או כלל "שאל", אשר שומר נתונים ב לוח תוצאות פנימי כדי להשתמש בו במספר מקומות, השתמשו בשדה הפניה. ניתן גם להשתמש ב"רשומה הבאה" אם אתם זקוקים לנתונים מאנשים שונים שיופיעו באותו עמוד, דבר נפוץ בעת הדפסה. תוויות דבק או עטיפות של תקליטורים.

עבור אלו הזקוקים לסנן את הרשימה, הכלל "דלג על רשומה אם..." הוא מציל חיים. הוא מאפשר לך להשמיט אוטומטית כל נמען שעומד בתנאי מסוים, ובכך למנוע הדפסת מכתבים מיותרים. לבסוף, אם עליך למספר את המסמכים שלך, תוכל להשתמש ב"מיזוג מספר רשומה" כדי לצפות ב... מיקום מקורי במסד הנתונים או "שלב מספר רצף" עבור מספור רציף המבוסס רק על רשומות מסוננות.

ניהול מיזוג דואר יעיל כרוך הן בחיבור הטכני עם Excel באמצעות DDE או קודי שדות, והן בהתאמה אישית לוגית באמצעות כללים מותנים, מה שמבטיח שכמויות גדולות של מסמכים ישמרו על מראה מקצועי ויהיו נקיות משגיאות עיצוב. כעת אתם יודעים מדוע Word משנה תאריכים וכמויות במהלך מיזוג דואר: כיצד לשמר את העיצוב שלהם.