スプレッドシートが変更されたときにメール通知を受け取る方法

ExcelやGoogleスプレッドシートを開いて更新を確認するのに、時間を無駄にしていると感じていませんか？ワークフローを効率化するのは、それほど難しいことではありません。このガイドでは、その方法をご紹介します。 スプレッドシートが変更されたときにメール通知を受け取る方法変更があった場合に即座に通知を受け取り、より迅速に対応できるよう、自動アラートの設定方法を学びましょう。

スプレッドシートが変更されたときにメール通知を受け取る方法

スプレッドシートが変更されたときにメール通知を受け取ると、 時間を節約し、チームワークを最適化し、データを保護します。 指一本動かすことなく。ただし、使用するスプレッドシート（​​Google スプレッドシートまたは Microsoft Excel (OneDrive/SharePoint)）によって手順が若干異なります。両方のプラットフォームでの手順を順を追って見ていきましょう。

Googleスプレッドシートで

Google スプレッドシートを使用すると、スプレッドシートが変更されたときにメール通知を受け取るのは非常に簡単です。 非常に簡単に設定できるネイティブ機能を備えていますもちろん、アラートのみを受信することになる点にご注意ください。 他の人がファイルを編集したとき 自分で変更を加えた場合は通知されません。Google スプレッドシートでスプレッドシートが変更されたときにメール通知を受け取る手順は次のとおりです。

1. ファイルを開く Googleスプレッドシートで。
2. 上部メニューで、 ツール。
3. 今すぐ 通知設定 選択して 編集通知.
4. ポップアップウィンドウで、設定を構成してください。
5. 通知を受け取るタイミングを選択してください：選択 「変化が起きている」 または 「ユーザーがフォームを送信する」.
6. 周波数 変更内容の受信方法を選択してください。「メール：日次サマリー」（1日の終わりにすべての変更内容をまとめたメールが1通届く）と「即時メール」（誰かが変更を加えるたびにアラートが届く）の2種類から選べます。

このGoogleツールの非常に興味深い点は、 「条件付き通知」というオプションが用意されています。特定の列が変更された場合、またはセルが特定の値に達した場合（例えば、ファイルが「処理中」から「完了」になった場合など）にのみメールを受信できます。

Microsoft Excel（Web版／OneDrive版／SharePoint版）

ただし、Microsoft 365 アカウントを通じてクラウドで共有されている Excel スプレッドシートを操作する場合は、 ブラウザから直接アラートを有効にする。 これを実現するには、次の手順に従います。

1. Webブラウザを使用して、OneDriveまたはSharePointからExcelファイルを開きます。
2. 右上隅のボタンをクリックします 共有 次に「アクセス管理」を選択します。または、お使いのバージョンで上部のバーにアラートオプションが表示される場合は、そちらを探してください。
3. 環境を使用する場合 SharePoint、 一番良い方法は、ファイルを保存したドキュメントライブラリに移動することです。Excelファイル名の横にある3つの点をクリックして、 通知を受け取る o （通知を受け取る）.
4. 通知ルールを設定するには、以下を選択してください。 為替レートと頻度 あなたがそれらを受け取りたい方法。
5. 最後に、「OK」をクリックしてください。

デスクトップ版のExcelを使用している場合はどうでしょうか？

ファイルがローカルコンピュータに保存されている場合、高度なプログラミングや外部自動化ツールなどを使用しない限り、スプレッドシートが変更されたときに電子メール通知を受け取ることはできません。 マイクロソフト パワー オートメーションしたがって、このような場合は、OneDriveまたはGoogle Driveにファイルをアップロードして、クラウド機能を活用するのが最善です。

スプレッドシートが変更されたときにメール通知を受け取るメリット

スプレッドシートが変更されたときにメール通知を受け取る これはワークフローを最適化するための最良のアイデアの1つですこれにより、変更内容を常に確認しなくても、変更内容を把握することができます。特にチームで作業する場合に、この機能を使用する主な利点を見ていきましょう。

変更管理とセキュリティ

スプレッドシートが変更されたときにメール通知を受け取ると、 文書をいつ、誰が変更したかを正確に知る セル一つ一つを綿密に確認する必要がなくなります。一方で、エラーをより迅速に検出できます。例えば、誰かが誤って何かを削除したことに気付いた場合、すぐに分かります。このようにして、エラーが大きな問題になる前に修正できます。

時間の節約とチームの生産性向上

時間の節約は、最大のメリットの一つです。 もう同じファイルを1日に何度も確認する必要はありません。 同僚や顧客がファイルを変更したかどうかを知るには、メールで通知が届くので、必要な時だけドキュメントを確認すれば済みます。これにより、ファイルが更新されたことを知らせるメール通知を手動で送信する必要もなくなります。

異なる地域やタイムゾーンに住むチームと仕事をする場合、 郵送による通知は、作業の進捗状況を全員に知らせるのに役立ちます。これにより、時間の節約になるだけでなく、定期的な進捗報告会議をスケジュールする必要もなくなります。

迅速な対応と即時の意思決定

スプレッドシートが変更されたときにメール通知を受け取る 運用上の俊敏性を提供します。これは、在庫管理、予算承認、プロジェクト管理などにスプレッドシートを使用する場合に特に便利です。一方、セルが変更された場合にのみアラートが届くように設定すれば、リスクや急な変更が発生した場合でも即座に対応できます。

顧客またはサプライヤーの自動追跡

ウェブフォームへの入力、注文、問い合わせ、登録の受付にフォームを使用する場合、 メールアラートはリアルタイム通知システムとして機能する。 連絡先から情報が送信されたらすぐに返信しましょう。ただし、アーカイブが頻繁に更新される場合は、「即時」ではなく「日次サマリー」を使用することをお勧めします。こうすることで、どんなに小さな変更であっても、そのたびに受信トレイが何十通ものメールで溢れかえるのを防ぐことができます。

つまり、スプレッドシートが変更されたときにメール通知を受け取ることは、よりスマートなデータ管理を実現するGoogleスプレッドシートでもExcelでも、これらの通知を自動化することで、時間を節約し、頻繁な手動確認をなくし、重要な変更に即座に対応できるようになります。