DMSソフトウェア: ドキュメントを安全に保存できるアプリ

La 法的文書管理 もはや理解できない DMSソフトウェア ファイルを一元管理し、保護し、あらゆるデバイスからアクセスできるようにするソフトウェアです。多くの法律事務所は依然として紙ベースのプロセスに苦労していますが、法務案件は複雑であり、ワークフローを効率化し、リスクを最小限に抑え、顧客との関係を改善するには最新のソフトウェアが必要なのが現実です。 法的文書を保存できるアプリはどれですか? こちらの記事でそれについてお話しました。

その中で、それらを安全に使用する方法、最も注目すべき機能、そして使用できる最適なソリューションについて説明します。

法的文書を管理および保存するためのソフトウェアとは何ですか?

法務文書管理ソフトウェア（DMS）は 企業、コンサルタント会社、法務部門内のデジタル ファイルを保管、整理、バージョン管理、追跡するための専用ツールです。その目的は、 重要な文書 高度な検索、ロールベースの権限、追跡可能性により、安全でありながら簡単に見つけることができます。

これらのプラットフォームには通常、強力な検索機能、リアルタイムコラボレーション、バージョン管理、コンプライアンス機能などが含まれています。 法務分野さらに、システムがワークフローの自動化、クライアントとの安全な交換、電子署名、アクションの監査をサポートしていることが重要です。

法的な領域を超えて、 DMSはエンタープライズコンテンツ管理（ECM）エコシステムの一部ですデジタル化（スキャンと OCR）、電子アーカイブ、バックアップ、およびエンタープライズ レベルのセキュリティ レイヤーを組み込んで、GDPR および ISO 標準に準拠します。

法務DMSに求めるべき主な機能

• クラウドまたは自社サーバーでの管理と保存: Web とモバイルから 24 時間 7 日アクセス可能で、安全な同期とデータ量に基づいたスケーラブルなプランが用意されており、IT ポリシーで必要な場合はオンプレミスのハイブリッド クラウドも利用できます。
• 使いやすさと実装の容易さ直感的なインターフェースにより、導入が加速され、学習曲線が短縮されます。価値の提供が早ければ早いほど、得られる利益は大きくなり、内部の抵抗も少なくなります。
• カスタマイズ可能なテンプレート、ダッシュボード、メタデータ再利用可能なテンプレートとダッシュボードを使用して契約書、クレーム、またはドキュメントを標準化し、進捗状況、マイルストーン、依存関係を表示します。メタデータとタグは分類の鍵となります。
• フロー自動化: 手動の手順をルールとトリガー (承認、アラート、割り当て) に置き換え、監査用のバージョン管理とアクティビティ ログを使用します。

DMSの種類と共通機能

• 展開によってクラウド（ユビキタスアクセス、摩擦の低減、サードパーティへの依存軽減）またはオンプレミス（完全な制御、社内投資と保守）のいずれかを選択できます。また、複数の利点を組み合わせたハイブリッド型も存在します。
• ライセンスにより: 独自仕様 (公式サポート、トレーニング、SLA、高コスト) vs. オープンソース (柔軟性とコミュニティ、メンテナンスには経験豊富なベンダーまたは社内チームが必要)。
• 主な機能: スキャンと OCR、メタデータのインデックス作成、コンテンツまたはキーワードの検索、バージョン管理、権限と監査、統合 (ERP、CRM、電子メール)、ワークフロー (承認)。

最高のDMS（法務文書管理）ソフトウェア

法務チームが案件管理、文書管理、ワークロード管理、顧客対応に活用しているソリューションをまとめました。それぞれの強み、限界、価格、評価を網羅し、綿密な比較をお手伝いします。

クリックアップ

ClickUpドキュメント 同じプロジェクト環境内で、法的文書の作成、検索、共同作業を迅速に行うことができます。強力な検索エンジンにより、ファイルの検索と 安全性とアクセス性は抜群です。 処分する 法的テンプレート （顧客管理、ケース追跡、請求）および クリックアップAI 要約と最新情報を書きます。

価格: 永久無料、無制限：ユーザー 7 人あたり月額 12 ドル、ビジネス：ユーザー XNUMX 人あたり月額 XNUMX ドル、エンタープライズ（お問い合わせください）。 クリックアップAI 有料プランではメンバー 5 人あたり月額 XNUMX ドルが追加されます。

ProProfsプロジェクト

タスク、カレンダー、リソースのためのシンプルなスイート法律に特化しているわけではないが、 シンプルさと手頃な価格. ProProfsプロジェクト 請求書やレポートの作成、時間管理、ガントチャートやカンバンボードなどの機能を備えています。ただし、高度なCRM機能やチームチャット機能は備えていません。

価格: 無制限のユーザーの場合、月額 39,97 ドル (年間)。

アーサナ

アーサナ です 自動化、依存関係、レポート機能を備えた包括的なワークフロー プラットフォーム。タイムライン、リスト、ボードで課題を表示し、スマートな目標を設定し、コードを書かずにルールを作成できます。ただし、最初は使いこなせなくて、複雑な階層構造になっているため、一部のユーザーにとっては使いづらいかもしれません。

価格: ベーシック（無料）、プレミアム 10,99 ドル/ユーザー/月（年間）、ビジネス 24,99 ドル/ユーザー/月（年間）。

Redbooth

組み合わせるチームに焦点を当てる タスク、HDビデオ通話、カスタムフローを単一のプラットフォームで実現. Redbooth 重要なタスク用のテンプレート、ガントチャート、緊急フラグが含まれています。

価格: Pro $9、Business $15/ユーザー/月 (年間)、Enterprise (お問い合わせ)。

Trello

Trello シンプルなカンバンで知られていますが、 バトラー自動化と複数のビュー（タイムライン、カレンダー、テーブル、マップ）パワーアップと統合の優れたエコシステムを備えた DMS ソフトウェア。

価格: 無料、スタンダード 5 ドル、プレミアム 10 ドル/ユーザー/月 (年間)、エンタープライズ (お問い合わせください)。

Evernoteの

もともとメモ用に作成されたものですが、多くの法律事務所で使用されています Evernoteの として 軽量で共同作業可能なリポジトリスキャン、保存、高度な検索機能で検索。カレンダーとタスクを統合。

価格: 無料、個人 $10,83、プロフェッショナル $14,17/ユーザー/月 (年間)。

DMS、ECM、CMS: 明確にすべき違い

DMS ソフトウェアを選択する際には、混同されやすい特定の概念を明確にしておくと役立ちます。

• DMSはドキュメントライフサイクルに重点を置いています (スキャン、並べ替え、保存、バージョン管理、公開、共有)。
• ECMは会社のすべてのコンテンツをカバーします (ドキュメント、電子メール、マルチメディア、データ)、情報フローおよびガバナンス。
• CMS 通常は ウェブコンテンツ管理 (サイト、ブログ、イントラネット)。

ECM 市場は 67.590 年に約 2023 億 131.200 万ドルに達すると予想されており、XNUMX 年後には XNUMX 億ドルを超える可能性があります。年間成長率は14%です。多くの中小企業は、非効率性のために資本を無駄にしています。書類の問題で年間最大20.000万ドルの損失が発生し、ファイルの検索に平均18分もかかっています。

オープンソースとセルフホスト：違いを生み出すソリューション

必要な場合 完全なデータ制御とカスタマイズ、オープンソースエコシステムは強力な代替手段を提供しますここでは、注目すべき 10 のオプションとその主なポイントを紹介します。

• ペーパーマークオープンソース、セルフホスト、無制限のドキュメントとフォルダ、ホワイトラベル、カスタムドメイン、透かし。価格：無料プラン、ドキュメント共有（29シート）3ドル、セキュアデータルーム（59ドル）、無制限のルーム（149ドル）、完全セルフホスト版。
• Nextcloud: ファイル、トーク、グループウェア、Office（オンライン編集、カレンダー、連絡先、メール）を備えたコラボレーションスイート。エンタープライズグレードのセキュリティとアクセス制御、そして既存のインフラストラクチャとの統合を実現します。価格：プランに応じて37,49ユーザーあたり年間195ユーロ～XNUMXユーロ。
• ドキュメンソ: オープンソースのドキュメント署名プラットフォーム, スマートなテンプレートとルールを備えたセルフホスト型。Zapierと統合可能。対応スタックはTS/Next.js/Prisma/Tailwind。価格: エンタープライズ 1188 シートあたり年間 XNUMX ドル、シングルプレイヤー (公開価格なし)。
• OpenDocMan: PHP準拠のWeb DMSソフトウェア ISO 17025とOIEアクセス制御付き、 自動レビュー、メタデータ、著者/部門/カテゴリによる検索、 安全なURL. 制限事項: UI付き カスタマイズが限られている あなたのためのカーブ。 
• ペーパーマージOCRと全文検索機能、マルチユーザー、バージョン管理、REST API、きめ細かな権限設定などを備えたスキャンドキュメント向けに設計されています。制限事項：スキャン機能に特化しているため、高度な機能が不足している可能性があります。

DMSソフトウェアの選び方

DMS ソフトウェアを選択する前に考慮すべき点は次のとおりです。

• サプライヤーの経験: 法的プロセスを理解し、実装、トレーニング、ビジネス継続性を支援できるパートナーを探してください。
• 使いやすさ使いやすいツールは社内の抵抗を軽減します。簡単なトレーニングで、誰でも基本的な操作（会計から販売まで）ができるようになります。
• 個人情報保護方針暗号化、バックアップ、アクセス制御、アクティビティ ログ、GDPR/ISO コンプライアンスを優先します。セキュリティは譲れない要素です。
• モバイルおよびリモートアクセス: そのため、オフィスの外でも携帯電話からスムーズにフローを開始し、意思決定を行うことができます。
• スケーラビリティ: お客様とともに成長する能力 (ユーザー、GB/TB、新しい部門) と、ERP/CRM/電子メールと統合する柔軟性を評価します。

優れた DMS ソフトウェアは、セキュリティ、コンプライアンス、および数秒でドキュメントを見つける高度な検索を確保しながら、一元管理、分類、自動化を実現します。ここで説明した内容をすべて活用すれば、個人オフィスから最も要求の厳しい企業まで、あらゆるものをサポートする堅牢で生産性の高いデジタル基盤を実装するための、実証済みのツール群を手に入れることができます。