人工知能を搭載したOneDrive：ファイルを整理、検索、保護する方法

フォルダ、権限、バージョンが適切に管理されていないと、ドキュメント管理が混乱する可能性があります。そこでこのツールが役立ちます。 ワンドライブクラウドストレージを組み合わせた 自動化と人工知能 ファイルを整理、検索、安全に保護します。

OneDriveは、バックアップの保存にとどまらず、スマートな並べ替え、高速検索、インシデントリカバリ、高度なプライバシーオプションなど、業務効率化をサポートします。しかも、データの管理はご自身で行えます。 最新のセキュリティレイヤー 日常生活で実践できるシンプルなベストプラクティスをご紹介します。 人工知能を搭載した OneDrive。

管理と所有権：あなたのデータはあなたの指揮下にあります

ファイルをMicrosoftクラウドにアップロードすると、コンテンツの所有者はあなたに残ります。OneDriveは、 所有権と管理権 保存、共有、削除する内容について。Microsoft の「プライバシー バイ デザイン」の理念はこのアプローチを強化し、技術的および組織的な対策がユーザーの情報の保護に向けられていることを明確にしています。

重要な文書を保護するためのプラットフォームの使用方法について詳しく知りたい場合は、以下の公式トレーニングがあります。 安全、保護、回復 OneDrive では、最も重要なときに予期せぬ事態を回避するためのベスト プラクティスと使用シナリオが紹介されています。

ファイルを保護するために今すぐ実行できる基本的な対策

アカウントとデバイスの強化が最初のステップです。技術的な専門知識は必要ありません。いくつかの設定を有効にし、[以下の機能/機会/その他] を提供する賢明な習慣を身につけるだけで十分です。 セキュリティの大きな飛躍.

• 強力なパスワードを作成する長く、ユニークで、推測されにくいパスワード。パスワードマネージャーを使用し、定期的にパスワードの強度をチェックして、危険な再利用を防ぎましょう。
• 2段階認証（MFA）を有効にする信頼できないデバイスでログインする際は、必ず2要素認証（通話、SMS、またはアプリ）が必要となります。これは、不正アクセスに対する非常に強力な防御策となります。
• モバイルデバイスで暗号化を有効にするiOSまたはAndroidでOneDriveアプリを使用する場合は、デバイスの暗号化を有効にしてください。これにより、スマートフォンを紛失したり盗難されたりした場合でも、ファイルを保護できます。

OneDrive がサービスレベルでデータを保護する方法

OneDriveは、リスクを軽減し、あらゆるインシデントへの対応時間を短縮するために、厳格な技術的管理とプロセスを実装しています。その原則は明確です。 最小限のアクセスとジャストインタイム 本当に必要なときだけ、決して永久に。

最小限の権限でアクセスし、永続的なアクセスは許可しない

マイクロソフトのエンジニアは、必要なツールを使ってサービスを管理しています。 強力な認証運用タスクは自動化されており、人的介入を最小限に抑えています。権限の昇格が必要な場合は、申請する必要があります。これらの権限の昇格は、限られた時間内で、厳密に必要なアクションに対してのみ付与され、個別の監査済みロールによって処理されます（たとえば、「顧客データへのアクセス」は追加の制御によって処理されます）。

継続的な監視とセキュリティの自動化

不正アクセスやデータ流出の試みを検知するとアラートを発するリアルタイム監視システムがあります。エスカレーションの要請と対応策は詳細に記録され、 自動応答 これにより、脅威を即座に軽減できます。さらに、レッドチーム演習では実際の攻撃をシミュレートし、検知と対応能力を向上させます。

インシデントとプライバシーに関する人材とプロセス

組織にはプライバシー、専門チーム、および データ分類に関する定期的なトレーニング顧客に影響を与える違反が発生した場合、確認後速やかに通知し、明確な役割と特定のデータ ソースを使用して対応プロセスを開始することをお約束します。

輸送中および保管中の保護

転送中のデータ: 安全な接続が必要です

デバイスとデータセンター間、およびインフラストラクチャ内でのデータの移動は、 TLSHTTP 認証接続は許可されません。チャネルを保護するために、HTTPS にリダイレクトされます。

保存データ: 物理、ネットワーク、アプリケーション、コンテンツのセキュリティ層

• 物理的なセキュリティ: 必須の人員のみのアクセス制限、スマートカードや生体認証による認証、監視、センサー、侵入検知により異常な活動を抑制します。
• ネットワーク防御サービス ネットワークと ID は Microsoft 企業ネットワークから分離されており、ファイアウォールは厳格なルールを使用して許可されていない場所からのトラフィックを制限します。
• アプリケーションセキュリティ開発は、脆弱性を探すための自動および手動の分析を含む安全なサイクルに従って行われ、MSRCは報告と緩和策を管理し、以下のプログラムによってサポートされています。 報酬 研究者向け。
• コンテンツ保護各ファイルはAES-256で個別に暗号化され、そのキーは保存されているマスターキーで保護されています。 Azure キー ボールト.

環境の可用性と継続的な検証

データセンターは地理的に分散され、耐障害性を備えています。データは数百キロメートル離れた少なくとも2つの地域に複製され、災害による損失を軽減します。 高可用性 そして継続性。

さらに、継続的なインベントリにより、各デバイスの状態を監視し、パッチや最新のウイルス対策シグネチャを適用し、変更を段階的に展開することで、一度に全デバイスに影響を与えることを避けることができます。レッドチームとブルーチームは協力して、 テスト防御侵入を検出し、対応を改善します。

有効にすべき追加のセキュリティ機能

• ダウンロード時のマルウェア対策分析Windows Defender は、既知の脅威をブロックするために 1 時間ごとに更新される署名を使用してドキュメントをチェックします。
• 不審な活動の検出異常なログインや新しい場所からのログインが検出されると、OneDrive はブロックし、アクセスを確認するための電子メール アラートを送信します。
• ランサムウェアからの回復 (マイクロソフト365): ファイルを最大30日前の時点に復元することができ、必要に応じて OneDrive上のすべてを復元する 攻撃や大規模な損失の後。
• バージョン履歴: 不要な編集があった場合は以前のバージョンに戻したり、作業を失うことなくエラーを削除したりします。
• パスワードと有効期限が記載されたリンク (Microsoft 365): 共有内容に 2 番目のレイヤーを追加して、アクセスと利用可能時間を制御します。
• 大量削除のアラート一度に多くのファイルを削除すると、通知が表示され、簡単に復元できる手順が案内されます。

個人用金庫: OneDrive の超保護ゾーン

Personal VaultはOneDrive内の特別なフォルダで、次のような2番目の検証手順が必要です。 指紋、顔、PIN、またはコード SMS/メールで送信。Web、PC、モバイルアプリで利用可能で、機密文書のセキュリティを強化します。

その利点の一つとして、モバイルデバイスからVaultに直接ドキュメントや写真をデジタル化して、セキュリティの低い場所に保管できることが挙げられます。Windows 10では、同期されたVaultファイルは BitLockerで暗号化されたゾーン ローカルディスクからバックアップされます。また、Vault は操作が行われないと自動的にロックされます。

段階的な構成

1. フォルダを表示すると 個人保管庫 初めての場合は、「はじめに」を押してウィザードに従ってください。
2. アカウントの詳細を確認し、関連付けられているメールを確認して、「確認」を選択して本人確認を行ってください。
3. 検証方法を選択します（例： テキストメッセージ) にアクセスし、受信したコードを入力して Vault をアクティブ化します。

Microsoft 365の加入者は、ストレージの制限までVaultに好きなだけファイルを保存できます。これは、以前のより少ない制限よりも改善されており、 理想的な解決策 ファイル、財務、または個人文書用。

ロード、移動、ロック、ロック解除

1. フォルダを開く 個人保管庫 プロンプトが表示されたら本人確認を行ってください。
2. コンテンツを追加するには、ファイルまたはフォルダーを選択し、「移動先」>「Personal Vault」を使用するか、ドラッグします。
3. 手動でロックするには、Vaultに入り、 "封鎖する"また、一定時間操作しないと自動的にロックされます。
4. ロックを解除するには、選択した方法で認証を繰り返します。Microsoft Authenticatorを使用する場合、アプリはオフラインコードを生成できます。 より快適に.

要件にご注意ください：生体認証には、対応するハードウェア（Windows Hello、指紋リーダー、赤外線センサー）が必要です。モバイルアプリの最新機能を利用するには、最新バージョンのAndroidまたはiOSが必要です。 セキュリティの改善.

組織、共有、チームワークの優れた実践

明確な構造とシンプルなルールは素晴らしい効果を発揮します。プロジェクトやチームごとにフォルダ階層を作成し、サブフォルダを追加して… 草稿、成果物、日付物事を複雑にしすぎないでください。シンプルなものが一番効果的です。

命名規則を定義し、それに従ってください。プロジェクト名、バージョン、日付は、検索を容易にし、重複を避けるのに役立ちます。プログラム 定期的なレビュー 古いものをアーカイブし、使用されなくなったものを削除します。

共有する際は、プライバシー保護のため「特定の人」を選択し、 デフォルトで「表示」「編集」権限は、本当に必要な場合にのみ付与してください。共有を停止したり、権限を変更したりすることはいつでも可能です。

頻繁に編集されるチームファイルの場合は、SharePointまたはMicrosoft Teamsをご検討ください。権限を一元管理し、バージョンを管理し、 共同体験 個人アカウント間で分散しない方がよいでしょう。

OneDriveのCopilot: ファイルを1つずつ開かずに比較する

非常に役立つ例: 契約書のバージョンの比較、履歴書やカバーレターのレビュー、草稿間の変更の追跡、関連する法的文書の比較、異なる期間の財務諸表の分析など サプライヤーのオファーを比較する 費用、期限、条件を確認します。

使い方は簡単です。OneDrive内のファイルを選択し、Copilotに相違点と重要なポイントを表示させます。類似点と変更点の概要を明確に把握できます。 時間の節約 エラーが少なくなります。

ワークフローを補完するその他のAI搭載オーガナイザー

ニーズに応じて、OneDriveを次のような特別な組織およびコラボレーションツールと組み合わせると効果的です。 人工知能以下にハイライトをいくつか紹介します。

ClickUp（プロジェクトや知識に最適）

ClickUpは、プロジェクト、ドキュメント、チャット管理を統合し、AI搭載の「頭脳」でタスクを加速します。柔軟な階層構造により、スペース、フォルダ、リスト、タスクを必要に応じて整理できます。 自動化 （100以上の）繰り返し作業を削減。Google Drive、Dropbox、OneDriveと連携し、あらゆるものを連携させます。

Google ドライブ（シームレスなクラウド管理）

ドライブは、 スマート検索 機械学習に基づいた提案機能も搭載。ドキュメントやスプレッドシートとの統合により、リアルタイムの共同作業と自動分類が可能になり、必要なものを素早く見つけることができます。

Microsoft OneDrive (Microsoft 365 とのネイティブコラボレーション)

これまで見てきたことに加え、OneDriveはAIアルゴリズムを使ってコンテンツをタグ付けして分類しており、 検索結果 非常に細かく調整されており、連絡先やチームとの共同作業に関する提案も提供されます。

Dropbox（シンプルな共有とバックアップ）

スマートシンクは、ローカルまたはクラウドに保存されているものを動的に管理し、アクセスを失うことなくスペースを解放します。検索は機械学習と ドロップボックスペーパー プロジェクトとドキュメントの調整に役立ちます。

Trello と Butler (ビジュアル自動化)

Trelloはボード上でタスクを整理し、バトラー氏は次のように付け加えた。 自動化 チームがメカニズムではなく作業に集中できるように、アクションをトリガーしたり、カードを移動したり、責任を割り当てたりします。

Evernote（強力なメモ作成ツール）

整理されたアクセスしやすいメモが必要な場合に最適です。ネイティブAI機能により、 書いて、編集して、共有するコンテンツを即座に見つけるためのタグと強力なフィルターも備えています。

M-ファイル（メタデータによる整理）

M-Filesは、場所に依存する代わりに、 メタデータ およびバージョンにより、「最新バージョンはどこにあるか」という典型的な問題が解決され、スムーズなエクスペリエンスが実現されます。

Zoho WorkDrive（チームコラボレーション）

あらゆる規模のチーム向けに設計されており、共有フォルダ、アクセス制御、統合オフィススイートを備えています。デバイス間で同期して、 どこからでも仕事ができる 一瞬たりとも遅れることなく。

コンピュータの起動と同期

Windowsでは、OneDriveクライアントとフォルダやファイルを同期して作業することができます。 エクスプローラーから まるでローカルにあるかのように同期できます。公式ガイドでは、同期する対象の選択や競合の解決方法について説明しています。

macOSでは、Spotlight（cmd + スペースバー）を開き、「OneDrive」と入力してウィザードに従います。Microsoftアカウントでサインインし、 同期するフォルダを選択するそうすれば、 オフラインアクセス クラウドでの自動変更。

AI、暗号化、アクセス制御、シンプルなベストプラクティスを活用したOneDriveは、ドキュメントを整理し、即座に検索し、人為的ミスや最新の脅威から保護します。機密ファイル用のPersonal Vault、複数のファイルを一度に確認できるCopilot、高度な共有オプションなどにより、 安全性と生産性 あなたに有利に。