Copilot で SharePoint Online を管理する方法: 手順、ベスト プラクティス、完全なデータ制御

¿Copilot を使用して SharePoint Online を管理する方法 Microsoft Copilot と Microsoft 365 が提供する高度な管理スイートのネイティブ統合により、SharePoint Online の最新管理は飛躍的に進化しています。IT マネージャーやサイト管理者は、生産性、データ管理、セキュリティ、そしてシームレスなユーザーエクスペリエンスのバランスを取ることが複雑になり得ることをよく理解しています。 現在、Copilot アシスタントは、この複雑さを俊敏かつ協調的で安全な結果に変換する上で重要な味方となります。デジタル業務に取り組む大企業と小規模組織の両方に適しています。

しかし、Copilot を最大限に活用するには、SharePoint Online をどのように管理すればよいのでしょうか? このガイドは、スペイン語で書かれた最新かつ包括的なガイドであり、最も関連性の高い最新情報に基づいて作成されています。ここでは、Copilotと高度なSharePoint管理を実装、構成、活用する方法、そしてセキュリティ対策、データの過剰露出防止、インテリジェントなプロセスとコンテンツの自動化を統合する方法を、チームの実際の業務に合わせた実践的なアプローチで紹介します。

SharePoint Online の Copilot とは何ですか? また、それが管理の新たな基盤となるのはなぜですか?

Copilot は、SharePoint Online を含む 365 スイート全体に Microsoft が統合した AI 搭載のインテリジェント アシスタントです。このアシスタントは、コンテンツの作成と管理から、インテリジェントエージェント管理、アクセス制御、ドキュメントセキュリティまで、あらゆることをサポートします。高度な言語モデルと、テナント権限およびデータへのネイティブ接続により、 Copilot はコンテキストに応じた応答を提供し、タスクを自動化し、管理者が俊敏性を失うことなく情報の制御を維持できるようにします。.

SharePoint Onlineでは、 Copilotを使用すると、ページやコンテンツの作成と改良だけでなく、ライフサイクルポリシーの実装、過剰露出リスクの特定、 権限設定をサポートし、カスタムエージェントとの対話も可能 クエリに回答したり複雑なタスクを実行したりするのに役立ちます。続行する前に、 Tecnobits Copilotとその設定に関するガイドは数多くあります。例えば、 Office 365 に Copilot をインストールする方法がお役に立つかもしれません。

Copilot で SharePoint Online を準備するための前提条件と最初の手順

Copilot をアクティブ化して SharePoint Online を最大限に活用する前に、一連の要件を満たし、適切な計画を立てることが重要です。:

• 適切なライセンス: Microsoft 365 Copilot と、高度な機能のための E5 ライセンスおよび SharePoint Advanced Management (SAM) が基礎となります。
• テスト環境のセットアップ: 日常業務に影響を与えずに構成を検証できるサンドボックス環境を準備します。
• パイロットテスト: 早期導入者のグループを選択して統合をテストし、現実的なフィードバックを収集します。
• コミュニケーション計画: Copilot の変更点や新機能についてユーザーに通知し、理解を深めることで、摩擦を最小限に抑えます。
• アクセスおよびセキュリティ ポリシーのレビュー: 条件付きアクセス、多要素認証、検索と共有のポリシーを調整して、リスクを防止します。
• ネットワークのチェックと調整: インフラストラクチャが 接続性とセキュリティ要件 これには Microsoft 365 Copilot が必要です。

強固な基盤があれば、Copilot と SharePoint が安全かつ効率的に連携して動作することが保証されます。 最初の瞬間から。

SharePoint の高度な管理: Copilot の運用ハブ

補完 SharePoint 高度管理 (SAM) これは、Copilot が提供するインテリジェンスと自動化を活用したい組織にとって不可欠なアクセラレータです。

• 過度なデータ共有や乱雑なデータソースを避けるCopilot によって生成される結果の精度が向上します。
• サイトとコンテンツのライフサイクルを監視します古くなったものや非アクティブなものを識別してクリーンアップします。
• ドキュメントやサイトへのアクセスを制御、制限、監査するインテリジェントなポリシーと機密ラベルを適用します。

SAM 管理センターを使用すると、詳細なレポートを表示したり、一括アクションを適用したり、通知を自動化したり、組織全体でセキュリティとコンプライアンスを同期したりできます。 Copilotの統合により、会話型のインテリジェントレイヤーが追加され、意思決定と日常の管理が簡素化されます。.

Copilot 向けに SharePoint を準備するためのベスト プラクティスと重要な手順

データの準備、ガバナンス、そしてセキュリティは不可欠です。ここでは、無視できない推奨事項をいくつかご紹介します。

1. 誤って共有することを減らし、権限を制御する

SharePointでは、 Copilot が関連性のある信頼できる情報のみを返すようにするには、過度な露出を避けることが重要です。。 それのための：

• テナントおよびサイトレベルで共有設定を構成する組織全体ではなく「特定の人」に対してデフォルトの権限をカスタマイズします。
• 広範なリスクを伴うオプションを非表示にする 露出半径を制限するために、「外部ユーザー以外の全員」に設定します。
• サイト所有者の教育とトレーニング アクセス要求を管理し、データにアクセスできるユーザーを徹底的に確認します。

2. サイト所有者の正当性を確認する

サイト所有者は、コンテンツのガバナンスとクリーンさの最後の防衛線です。

• プロパティディレクティブを実行する 少なくとも 2 つの明確な責任者がいないサイトを検出します。
• これらの所有者に自動通知を有効にして、アクティビティ、権限、およびサイトの継続的なメンテナンスの必要性を検証します。
• アクティブ モードでプロパティ レコードを更新し、定期的なレビューを必要とします。

3. 非アクティブなサイトのクリーンアップとライフサイクル管理

古いコンテンツは、Copilot の正確性にとって最大の敵です。古いデータが蓄積されると、情報源が分散し、混乱を招いたり無関係な応答が生成されたりします。

• 定義された期間 (3 か月、6 か月、9 か月、または 12 か月) にわたって関連するアクティビティがないサイトを特定します。
• 所有者に有用性を確認するための通知を発行します。
• 不要なアイテムを読み取り専用モードにして、合意した時間後に自動アーカイブをスケジュールします。
• を使用する AIを使ったレポート SAM から、実行すべきアクションに関する自動推奨事項を取得します。

4. 過剰に共有される可能性のあるコンテンツの検出

アクティビティと権限レポートを使用すると、露出過多のホットスポットを特定できます:

• 「すべてのユーザー」、「外部以外の全員」、または「組織のメンバー」と共有されたコンテンツのアクティビティ レポートを確認します。
• 過剰露出ベースライン レポートを使用して、定義されたしきい値に基づいてアクセス権を持つユーザーの数を評価します。
• データをダウンロード、フィルタリング、分析し、疑わしい状況に迅速に対応します。

5. コンテンツへのアクセスを制御および制限する

リスクが検出されると、Copilot は不正アクセスを集中管理して軽減するのに役立ちます。ただし、決定と実行は常に管理者に委ねられます。

• サイト所有者とアクセスレビューを開始します。
• 「制限付きアクセス制御 (RAC)」ポリシーを使用して特定のグループへのアクセスを制限し、SharePoint と OneDrive の両方で必要なユーザーのみが引き続き情報を表示できるようにします。
• 「制限されたコンテンツの検出」ポリシーを有効にすると、権限を変更せずに、Copilot および組織の検索からコンテンツを非表示にすることができます。
• 最も重要な領域で両方のオプションを組み合わせます。

6. 戦略拠点における積極的な行動

組織の重要なサイトには、最初の瞬間から特別な保護が必要です。:

• 新しいサイトをプロビジョニングするときに RAC を適用し、最初から過剰な共有を回避します。
• 必要に応じて、ダウンロード、特に Teams の録画をブロックします。
• 影響の大きい文書については、「抽出権限」付きの暗号化を検討してください。

SharePoint と Copilot でのエージェントの統合と管理

Copilotがもたらすもう一つの革命は、 SharePoint でインテリジェント エージェントを作成、管理、共有する ヘルプ、学習、自動化タスク:

• 編集権限を持つメンバーは誰でも独自のエージェントを作成できます。その後、サイト所有者が編集、共有、承認できるようになります。
• オーナーはエージェントを「承認済み」としてマークし、訪問者の最初のエクスペリエンスとなるデフォルトとして割り当てることができます。
• エージェントは Copilot チャット パネルからピン留め、編集、共有することができ、共同作業とアクセスが容易になります。
• サイト内の他のファイルと同様に削除できるため、古くなったエージェントのローテーションやクリーンアップが簡単になります。

SharePoint で Copilot を使用してリッチ コンテンツを作成する

Copilot はガバナンスおよびセキュリティ エンジンであるだけでなく、SharePoint でコンテンツを作成して公開する方法にも革命をもたらします。:

• テンプレートからページを作成する: ニュースレター、イベントのお知らせ、更新情報などのあらかじめデザインされたテンプレートから選択し、スマートなプロンプトや添付ファイルを使用してカスタマイズします。
• 開いている通知から作成: 文章から始めて、Copilot に構造、デザイン、コンテンツを提案させ、必要に応じて何度でも結果を調整します。
• デザインのアイデア: Copilot は、各ページを魅力的でプロフェッショナルなものにするために、ビジュアルとレイアウトの改善を提案します。
• スマートな書き換え: リッチ テキスト エディターを使用すると、メッセージを改良したり、自然な口調やプロフェッショナルな口調にしたり、必要に応じて情報を要約したり拡張したりすることができます。

Copilot Studio で SharePoint をナレッジ ソースとして追加する方法

Copilot を使用すると、SharePoint を生成応答のデータ ソースとして統合できます。これにより、エージェントやアシスタントを通じて提供される情報の関連性が向上します。

1. Copilot Studio でエージェントを開きます。
2. 対応するセクションから「知識を追加」をクリックします。
3. 「SharePoint」を選択し、追加するサイトの URL を入力します (Shift + Enter キーを使用して複数を追加できます)。
4. AI がその情報をコンテキストとして使用するため、名前と正確な説明を入力してください。
5. 「追加」をクリックして認証シナリオを定義します。デフォルトではCopilot StudioはMicrosoft Enter IDで認証しますが、 Scopes より制限の厳しいシナリオが必要な場合は、手動認証を使用します。

Copilot で SharePoint Online を管理するための必須のセキュリティ対策

多要素認証 (MFA)

すべての管理対象ユーザーとコンピューターに対して MFA を有効にする Microsoft 365 管理センターを通じて、リスク レベル、場所、デバイスに基づいて条件付きアクセス ポリシーを構成することもできます。

監査と記録の保存

• Microsoft Purview で統合監査ログを有効にして、すべてのユーザーおよび管理者のアクションを記録します。
• 規制上のニーズに基づいて保持ポリシーを定義し、定期的にログを確認して異常がないか確認します。

機密情報管理

• 最もよく使用される上位 100 件のサイトをエクスポートし、SAM および Microsoft Purview DSPM レポートを使用して潜在的な過剰露出リスクを確認します。
• 広範な共有を無効にし、Copilot アクティビティを監査して情報漏洩を防止します。
• 機密ラベルを使用して、ドキュメント、サイト、グループ全体のデータを分類、暗号化、制限します。

Copilot を使用して SharePoint で機密ラベルを適用および管理する

Microsoft Purview の機密ラベルは、情報を保護し、Copilot の使用方法を制御するための鍵となります。:

1. Microsoft Purview ポータルからラベルを作成し、すべてのユーザーまたは特定のグループのみに公開します。
2. ラベルがコンテンツをマークするだけか、暗号化とアクセス制限も適用するかを構成します。
3. 最大限のセキュリティが必要な場合は、ダウンロードにも保護を拡張するオプションを使用して、ドキュメント ライブラリに既定のラベルを割り当てます。
4. サイト、グループ、ワークスペースのタグ同期を設定します。
5. 手動のユーザー入力に依存したくないシナリオでは、自動サービス タグ付けを使用します。

データ損失防止（DLP）と機密情報に対する適応型制御

La データ損失防止（DLP） Purview に組み込まれた機能は、SharePoint、Teams、Exchange、デバイスなど、あらゆるポイントでの偶発的な漏洩を防ぐのに役立ちます。

• 機密データ (クレジットカード、社会保障番号、医療データなど) を分析および保護するポリシーを定義します。
• 自動アクションを実行します: 送信をブロックし、ユーザーに警告し、通知と修復フローをトリガーします。
• DLP をインサイダー リスク管理に接続し、行動インシデントに基づいて制御レベルを動的に調整することで、適応型保護を有効にします。

Copilot と SharePoint Online での継続的な監視と監査

セキュリティとコンプライアンスを維持するためには、Copilot のリクエストと応答の定期的なレビュー、ログ分析、監視が不可欠です。:

• 変更履歴レポートを使用して、サイトレベルとグローバルレベルの両方で、誰がいつ何をしたかを監査します。
• 初期の導入フェーズではこれらのレポートを毎週実行し、その後は頻度を調整します。
• コンテンツおよびアクティビティ エクスプローラー ツールを使用して、保持ラベルと機密ラベルの適用状況や、機密データに関連する潜在的なインシデントを監視します。

Copilot への移行時に制限付き SharePoint 検索 (RSS) を無効にする

RSS は、権限の確認と修正が行われるまでの間、許可されたサイトへの検索を制限する一時的なソリューションです。構成がすでに安全である場合、 RSSを無効にし、Copilotと検索がすべての許可されたコンテンツにアクセスできるようにします生成される応答の精度と価値が向上します。

• PowerShellを使用してRSSを完全に無効にする（Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• 許可リストからサイトを削除するには Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• RSS を管理する場合は、許可リストに本当に安全なサイトだけが含まれていることを確認してください。

データの保持とライフサイクル: 不要なデータを削除し、規制に準拠します

• Purview の保持ポリシーを使用して、法的またはビジネス上のニーズに基づいて、ドキュメント、電子メール、および Copilot コンテンツを自動的に保持または削除します。
• 重要なコンテンツに対して特定の保持ラベルを使用して例外を設定します。
• レポート ツールとアクティビティ エクスプローラーを使用して、遵守と保持の強制を監視します。

Copilotによって生成されたインタラクションと応答を監視および制御します

• Purview で事前定義された通信コンプライアンス ポリシーを適用して、Copilot の要求と応答における不適切な言語、漏洩、または誤用を検出します。
• 定期的にログと監査を確認してインシデントを修正し、実際の Copilot の使用状況を測定します。

継続的な最適化: Copilot と SharePoint のリソース、導入、トレーニング

SharePoint Online での Copilot の最適な実装と管理は継続的なプロセスです。:

• 先駆的なユーザー コミュニティを作成してフィードバックを収集し、改善の機会を特定します。
• Viva Insights ツールと Microsoft 365 使用状況レポートを使用して、段階的な導入を展開し、影響、準備状況、満足度を監視します。
• Microsoft のトレーニング リソースとオンボーディング キットを活用して、すべてのチームに知識を広げます。
• ライセンス数が多い場合は、FastTrack のサポートとヘルプのオプションを確認するか、Microsoft および公式パートナーとの共同投資プロジェクトを実装してください。.

最後に、組織でさらにカスタマイズされたシナリオが必要な場合は、Copilot Studio と Power Platform エコシステムを使用すると、セキュリティとガバナンスを常に尊重しながら、機能を拡張し、特定の統合と自動化を追加できます。

Copilot を活用して SharePoint Online を高度に管理すると、効率、セキュリティ、利便性の新たな地平が開けます。集中管理、自動化、統合保護、そしてコンテキストヘルプの組み合わせにより、あらゆるチームがデータを保護し、生産性を維持し、常に制御された状態を維持できます。このトピックの詳細については、 Microsoft 365 Copilot 公式ページ.