- Power Automate を使用すると、通知、ストレージ、検証を柔軟なワークフローに統合して、フォーム管理を自動化できます。
- Microsoft Forms および SharePoint との統合により、共同作業環境での応答の自動記録と活用が容易になります。
- UI フローや添付ファイルの処理などの高度な機能により、ネイティブ以外のプラットフォームでの自動化の可能性が広がります。
- よくある間違いを回避し、ベスト プラクティスに従うことで、堅牢なワークフローが確保され、ユーザーと管理者にとって効率的なエクスペリエンスが実現します。
フォームの自動化をマスターすることは、 パワー自動化特に私たちが望むとき 反復的なタスクにおける時間を最適化し、人的エラーを削減しますフォーム管理を一元化し、データを効率的に活用する方法について考えたことがあるなら、この記事でその方法を説明します。 Power Automate を使用してフォームに入力する方法。
rだけでなくフォームに記入するだけでなく、フォーム データを処理し、それに基づいて操作することもできます。 さらに、最も一般的な問題に対するヒントと解決策も明らかにします。
Power Automate とは何ですか? また、どのようにフォームに接続するのですか?
Power Automate（旧Microsoft Flow）は、次のようなプロセス自動化ツールです。 さまざまなアプリケーションやサービスに対して自動アクションのチェーンを作成するプログラミングの必要がありません。フォームに関しては、最も自然な統合は Microsoftフォームただし、UI フローと特定のコネクタを通じて、Excel Online やサードパーティ プラットフォームなどの他のデータ ソースを活用することもできます。
重要なのは、各フォームの送信を自動アクションのトリガーに変えることにあります。: データベースへのデータの記録から、承認の送信、パーソナライズされた電子メール、より複雑なプロセスの提供まで。
Power Automateでフォームを自動化する一般的な方法
Microsoftの公式ドキュメントと多くのユーザーの実際の経験によると、 自動化できる最も一般的なタスク 誰かが記入するとき フォーム 次のとおりです。
- メール通知を送信する フォームの所有者とフォームを完了したユーザーの両方に通知されます。
- 収集した詳細情報を使用して直接承認をリクエストする フォームでは、休暇の手続き、申請、購入などに最適です。
- Excel スプレッドシートまたは SharePoint リストに回答を自動的に記録します その後の処理と分析のために、データを会社の通常のデジタル作業環境に持ち込みます。
- 添付ファイルの管理 フォームにアップロードし、共有リンクを作成して、ファイルを電子メールで送信するか、OneDrive に保存します。
各オプションは、パーソナライズされたメッセージの送信から、受信した応答に基づいてファイルを自動的に作成するまで、さまざまなバリエーションがあり、ワークフローに合わせてカスタマイズできます。
フォームを使って自動フローを作成する方法
プロセス全体を説明するために、典型的な例を構築してみましょう。その情報を SharePoint リストに保存し、誰かが Microsoft フォームに入力するたびにカスタム通知を送信します。 ユーザーの経験とドキュメント自体によると、通常の手順は次のとおりです。:
- 入って パワー自動化 自動化されたクラウド フローを最初から作成するオプションを選択します。
- Microsoft Formsトリガー「新しい応答が送信されたとき"。
- そのトリガーで、操作するフォームを選択します (名前で検索するか、グループ フォームでリストに表示されない場合は、フォーム URL の「FormId=」の後に表示される識別子を使用します)。
- アクションブロックを追加する 「回答の詳細を取得」.
- データの保存先を構成する: SharePoint リストに新しいレコードを作成する (フォーム内の各列を各フィールドに揃える) か、Excel Online に情報を保存する (テーブルを保存先として使用) かを選択できます。
- フォームに添付ファイルが含まれている場合は、「JSONを解析する” を使用してアップロードされたファイルの構造を管理し、OneDrive または SharePoint を使用してリンクを生成して管理します。
- 最後に、所有者と回答者の両方にパーソナライズされた電子メール (フォームからの動的な情報を含む) を送信するアクションを追加できます。
Power Automateでフォームに入力する大きな利点の1つは、 f柔軟性このツールを使用すると、条件を追加し、応答に基づいてフローを分割できます (たとえば、イベントに直接参加するか、Teams 経由で参加するかを区別し、それぞれの場合に異なる通知を送信するなど)。
高度な自動化: UI Flows と Selenium を使用した Web フォームの入力とデータ管理
Power Automateは、Microsoftエコシステム内のタスクの自動化に限定されません。高度な機能として、 独自のコネクタを持たない外部ウェブサイトでのフォーム入力を自動化するUI Flowsと呼ばれるものを使用します。Selenium IDEをベースにしたこのメカニズムにより、Excel Onlineなどのソースからデータを一つずつ入力することで、あらゆるWebフォームやレガシーアプリケーションにおける人間の入力をシミュレートできます。
一般的な手順は次のようになります。
- データを含む Excel ファイルを準備し、Power Automate で操作できるようにテーブルとしてフォーマットされていることを確認します。
- 「テーブル内の行を一覧表示する」ブロックを使用して、各データ行を読み取ります。
- レコードを反復処理するループを設定します (たとえば、反復識別子として「キー」列を使用します)。
- 各レコードについて、Selenium IDE で構成された UI フローを起動し、宛先の Web フォームにデータを入力します。
- このフローを「行の更新」ブロックで補完して、レコードが正しく処理されたことをマークすることができます（たとえば、反復が成功した場合に Excel の YES/NO フィールドを変更するなど）。
この機能は、次のような場合に最適です。 大量のデータを外部プラットフォームにダンプし、独自のAPIや直接コネクタを持たない人々やシステムを統合するさらに、Excel から作業を管理することは、スプレッドシートでの作業に慣れていて、高速で柔軟なソリューションを求めているユーザーにとって特に便利です。
SharePointとの統合：結果の保存と活用
Power Automateをフォームと組み合わせて使用する最も一般的な方法の1つは、 SharePoint リストへの自動データ入力このメカニズムは、フォーム送信を構造化されたレコードに変換するのに最適です。このレコードはメタデータとして処理され、ダッシュボード、レポート、または内部ビジネス プロセスで使用できます。
適切な統合のために、 フォームの質問と SharePoint リストの列の構造が一致しますそれぞれの回答が整理され、利用可能な形で保存されます。このアプローチにより、社内アンケートから人事選考プロセス、社内発注、資材依頼に至るまで、あらゆるものをデジタル化できます。
添付ファイルの処理と共有リンクの生成
フォームで許可されている場合、 添付ファイルのアップロード (たとえば、領収書、身分証明書、見積書などを要求する場合)、Power Automate には次の機能があります。
- 「レスポンスの詳細を取得」アクションでアップロードされたファイルを取得します。
- 「JSON を解析」アクションを使用して添付ファイル情報を処理し、その一意の識別子を抽出します。
- ファイルを OneDrive または SharePoint にアップロードし、必要とする人に自動的に電子メールで送信できる共有リンクを生成します。
- リンクとファイル名をクリック可能な HTML リンクとして挿入して、電子メールの本文をカスタマイズします (Power Automate 独自の HTML エディターのName構文を使用)。
この機能は、ドキュメントフローを必要とする管理プロセスとタスクをデジタル化するための鍵となります。人事プロセス、経費管理、文書検証など。
堅牢で効率的なフローのための推奨事項
自動化を本当に役立つものにしたい場合は、次のベスト プラクティスに注意してください。
- 常に明確な識別子を使用し、フォーム名を標準化します。 長期的な管理を容易にするため。
- ユーザーが入力したデータの信頼性を検証します フォームを制限できない場合は、テキスト フィールドとして電子メールを要求する場合に、電子メールの検証メカニズムを実装します。
- アクションとエラーを追跡する Excel、SharePoint のログ、または担当者への通知を通じて。
- Power Automate の実行履歴を表示して問題をデバッグする 繰り返し発生するパターンやエラーを検出したら、フローを調整します。
- Power Automate と Microsoft エコシステム内の他のツールとの統合を活用するTeams、Outlook、SharePoint、Excel などのさまざまなツールを組み合わせて、完全かつ共同作業可能なソリューションを作成できます。
フォームやワークフローを自動化されたデジタル資産に変えることで、大きな競争優位性が得られます。これらの推奨事項を社内に取り入れ、他のユーザーが既に解決した問題を回避すれば、 面倒なタスクを柔軟かつカスタマイズ可能なプロセスに変換できるようになります。プログラマーでなくても、あらゆる分野やビジネス規模で効率的なデジタル化と自動化を実装できます。Power Automate はこれを実現するための最良の味方です。
テクノロジーとインターネット問題を専門とする編集者で、さまざまなデジタル メディアで 10 年以上の経験があります。私は、電子商取引、通信、オンライン マーケティング、広告会社で編集者およびコンテンツ作成者として働いてきました。経済、金融、その他の分野のウェブサイトにも執筆しています。私の仕事は私の情熱でもあります。さて、私の記事を通じて、 Tecnobits, 私は、私たちの生活を向上させるために、テクノロジーの世界が私たちに提供するすべてのニュースや新しい機会を毎日調査しようとしています。