- Microsoft Lists を使用すると、情報追跡リストを作成、編集、共有できます。
- タスク、イベント、リソース、従業員のオンボーディング用に事前に設計されたテンプレートが含まれています。
- SharePoint、Microsoft Teams、その他の Microsoft 365 アプリとシームレスに統合されます。
- チームに高度なカスタマイズ オプション、ビュー、ルール、権限を提供します。
Microsoft 365エコシステム内では、 Microsoftリスト それは必須のツールの一つです 情報を構造的に整理、追跡、共有します。問題やプロジェクトの追跡から従業員のオンボーディングやリソース管理まで、このアプリケーションは柔軟性と使いやすさが際立っています。
チームで仕事をしたり、単に 情報を整理してどこからでもアクセスできるようにします見逃してはいけない解決策がここにあります。この記事では、 Microsoftリスト テンプレートの使用方法についても説明します。 SharePoint や Teams などの他のアプリケーションとのやり取りも確認します。
Microsoft Lists とは何ですか? また、どのように機能しますか?
Microsoft Listsは、Microsoft 365向けに設計されたアプリです。 インテリジェントな情報追跡。完全な統合により、Web、モバイル、さらには Microsoft Teams から直接操作できます。
実は シンプルで視覚的なデータベースとして機能する行と列で構成され、テキスト、画像、ファイル、日付、割り当てられたユーザー、ハイパーリンクなどを含めることができます。ビュー システムのおかげで、グリッド (既定のオプション)、リスト、カレンダー、ギャラリーなど、目的に応じてさまざまな方法で情報を表示できます。リストは似ていますが、オンラインで編集することはできません。ギャラリーは視覚的なコンテンツに適しており、カレンダーは日付順に並べられたアイテムを表示するのに最適です。
新しいリストを作成するときは、最初から作成することも、既存のリストをテンプレートとして使用することも、Excel テーブルをインポートすることもできます。また、数多くの 事前に設計されたテンプレート Microsoft が特定のユースケース向けに提供するもの。
すべてのリストは視覚的にカスタマイズ可能: 背景色を変更し、特定のアイコンを割り当て、状態に基づいて外観を変更するルールを適用します。たとえば、「承認済み」ステータスのアイテムは緑色の背景で表示され、「審査中」ステータスのアイテムはオレンジ色の背景で表示されます。
あらゆるニーズに対応するあらかじめデザインされたテンプレート
リストを一から作成する時間があまりない場合は、 Microsoft Listsには、さまざまなシナリオに合わせた便利なテンプレートが含まれています。これらのテンプレートは、特定の構造、カスタム フィールド、ビュー、および視覚スタイルを維持しながら、数回クリックするだけで使用できるように設計されています。
最も人気のあるものは次のとおりです。
- 問題管理テンプレート: インシデントのステータス、優先度、責任者を追跡するのに最適です。
- イベント旅程テンプレート: イベントのすべての詳細を明確かつ編集可能な構造で整理します。
- 患者モデル: 医療現場では、各患者の状態、観察、ニーズを記録することができます。
- ローン申請テンプレート: 融資承認プロセスの監視と制御。
構成、書式、ルールのオプション
すでに述べた見解に加えて、 各リストをワークフローに合わせて調整できます フィルター、グループ化、並べ替え、自動化ルールを確立します。可能性としては次のようなものがあります:
- メールアラートを設定する ステータスが変更されたとき、または新しい項目が追加されたとき。
- 条件に応じてフォーマットを変更する コンテンツに応じて、色、アイコン、スタイルを変更します。
- 要素のグループ化 優先度、日付、ステータスなどによって
- 他のリストから新しいリストを作成する、デザインと構造をコピーします。
- Excelからデータをインポートする 自動列認識機能付き。
これらの機能により、時間を節約し、 チーム内の視覚的およびデータの一貫性を確保する特に、複数の人が関与する共同プロジェクトでは重要です。
リストを保存してアクセスする
Microsoft Lists の利点の 365 つは、Microsoft XNUMX エコシステムとのネイティブ統合です。 リストは次のようなサイトに保存できます SharePointの またはで OneDrive 個人使用のみ。チームとして作業する場合は、すべてのメンバーと共有する SharePoint サイトでホストするのが最も一般的です。
リストはフルスクリーン モードで開くため簡単に編集でき、URL またはツールバーからリストが保存されている場所を正確に確認できます。標準インターフェースから アイテムを簡単に作成、編集、共有、エクスポートできます.
リストの共有: 権限、アクセス、コラボレーション
リストを共有するのはとても簡単です リンクを生成したり、特定のメンバーを招待したりします。 フルアクセス（読み取り + 編集）または読み取り専用アクセスを付与できます。さらに、リンクの有効期限を設定したり、パスワードで保護したり、受信者が変更できるかどうかを選択したりすることもできます。
データベース全体ではなく、単一のリスト項目を共有することもできます。 個々のアイテムにコメントを残すことができます。これにより、メールを送信する必要なくコラボレーションが向上します。
権限は SharePoint を通じて管理され、デフォルトで継承されます。 リストが保存されているサイトから。ただし、特定のユーザーのみにアクセスを許可したり、特定のアクションを制限したりするように変更することができます。
Microsoft Lists と他のアプリとの統合
リストの真の可能性は、Microsoft 環境の他のツールと組み合わせたときに明らかになります。完全に SharePoint、Microsoft Teams、Plannerと統合、次のことができます。
- Teams チャネル内にタブとしてリストを追加するチームの会話から直接アクセスできるようになります。
- SharePoint ページでリストを Web パーツとして使用する イントラネット上にライブ情報を表示します。
- リストをPower Automateに接続するルールまたは自動化を設定する または、カスタム フローの場合は Power Apps を使用します。
- Planner または To Do からタスクをリンクする タスク管理を集中化します。
これらはすべてMicrosoft 365のビジョンの一部です。 すべてのアプリが相互に通信する接続プラットフォーム 生産性と仕事の透明性を向上させるため。
モバイルデバイス上のMicrosoft Lists
Microsoft Listsのモバイル版は、 Android y iOS。 許します モバイルからリストを作成、表示、編集するオフィスでも、自宅でも、旅行中でも。次のようなことができます:
- 最近のリストとお気に入りのリストを表示します。
- リスト項目の完全な編集。
- オフラインアクセス。
- 写真を撮影し、QR コードをスキャンします。
- ダーク モードと水平方向をサポートする適応型インターフェイス。
また、デスクトップと同じセキュリティ機能を備え、MDM および MAM の Intune もサポートしています。アクセスするには、SharePoint または Office 365 にアクセスできるビジネス Microsoft アカウントが必要です。
Microsoft がユースケースをリストアップ
ツールが進化するにつれて、 Microsoft Listsを活用するためのさまざまな独創的な方法が開発されました さまざまな文脈で。最も注目すべきものをいくつか紹介します。
- ソーシャルネットワーク向けコンテンツの整理。コンテンツ プランニング テンプレートを使用すると、キャンペーンを整理したり、投稿をスケジュールしたり、画像やリンク、公開日を追加したりできます。マーケティングチームにとって非常に便利です。
- アクセスと訪問者の制御。 リストを使用すると、各訪問者の名前、ID 写真、入退場日を記載した記録を生成できます。誰かが外出したときにドアマンに自動通知するようにスケジュール設定することもできます。
- 顧客チケット追跡。リストをミニ CRM として使用すると、責任者を割り当て、問題を記録し、優先順位を付け、チケットのステータスに関するフィードバックを残すことができます。
- シンプルなプロジェクト管理。複雑なツールが必要ない場合は、リストを使用すると、タスク、期限、カレンダー ビューを使用して基本的な追跡を行うことができます。タスクが変更されたときにアラートを受け取ることもできます。
- 在庫と IT リソース。 リストを使用すると、すべての企業機器とそれに関連するデータ（購入日、保証、サービス、場所など）を追跡できます。すべてをワンクリックで視覚化し、フィルタリングできます。
- 新規従業員またはサプライヤーの採用。オンボーディング チェックリストは、新入社員のすべてのタスクとドキュメントを追跡するのに役立ちます。アイテムを「完了」としてマークすると、関連部門に通知が送信されます。
つまり、Microsoft Listsは 動的な情報を管理するための多用途で視覚的かつ共同的な方法。追跡ソリューション、組織ツール、または Teams や SharePoint などの他のプラットフォームの補完として、あらゆるタイプのユーザーやビジネスに最適であることが証明されています。
テクノロジーとインターネット問題を専門とする編集者で、さまざまなデジタル メディアで 10 年以上の経験があります。私は、電子商取引、通信、オンライン マーケティング、広告会社で編集者およびコンテンツ作成者として働いてきました。経済、金融、その他の分野のウェブサイトにも執筆しています。私の仕事は私の情熱でもあります。さて、私の記事を通じて、 Tecnobits, 私は、私たちの生活を向上させるために、テクノロジーの世界が私たちに提供するすべてのニュースや新しい機会を毎日調査しようとしています。