ოდესმე დაგჭირდათ ვინმეს შეხსენება მნიშვნელოვანი შეხვედრის ან მოვლენის შესახებ ელექტრონული ფოსტით? როგორ დავწეროთ შეხსენების ელ.წერილი ეს მნიშვნელოვანი უნარია სამუშაო და პირად სამყაროში. ამ სტატიაში ჩვენ გაჩვენებთ, თუ როგორ უნდა დაწეროთ ეფექტური შეხსენების ელ.წერილი, რომელიც არის ნათელი, თავაზიანი და უზრუნველყოფს დროულ პასუხს. თქვენ შეისწავლით, თუ როგორ უნდა მოაწყოთ თქვენი ელ.წერილი, გამოიყენოთ შესაბამისი ტონი და შეიტანოთ აუცილებელი ინფორმაცია, რათა შეახსენოთ თქვენს მიმღებებს მომლოდინე ამოცანების, შეხვედრების ან ღონისძიებების შესახებ. წაიკითხეთ, რათა გააუმჯობესოთ თქვენი უნარი შეხსენების ელ.ფოსტის წერილობით!

-⁤ ეტაპობრივად ➡️⁤ როგორ დავწეროთ შეხსენების ელ.წერილი

• როგორ დავწეროთ შეხსენების ელ.წერილი:

1.

აირჩიეთ მკაფიო და ლაკონური საგანი. თემა არის პირველი შთაბეჭდილება, რომელიც თქვენს მიმღებს ექნება ელფოსტაზე, ამიტომ დარწმუნდით, რომ ის აღწერითი და შესაბამისია.

2.

მოიცავს მეგობრულ მისალმებას. დაიწყეთ თქვენი ელ.წერილი მეგობრული მისალმებით, რათა თავიდანვე დაამყაროთ ურთიერთობა.

3.

გახსოვდეთ შეხსენების მიზანი. ელფოსტის ტექსტში მოკლედ შეახსენეთ⁤ რა არის შეხსენების მიზანი და რატომ არის ის მნიშვნელოვანი.

4.

მიუთითეთ შესაბამისი დეტალები. საჭიროების შემთხვევაში, მოგვაწოდეთ დამატებითი დეტალები ან ინფორმაცია, რომელიც დაგეხმარებათ გახსოვთ დავალება ან მოვლენა, რომელიც გახსოვთ.

5.

დანიშნეთ მკაფიო ვადა. თუ გახსოვთ ვადა, დარწმუნდით, რომ ის მკაფიოდ არის მითითებული ⁤ელფოსტაში.

6.

დაასრულეთ მოქმედებისკენ მოწოდებით. დაასრულეთ ელფოსტა მოქმედებისკენ მიმართული მკაფიო მოწოდებით, როგორიცაა „გთხოვთ, უპასუხოთ“ ან „არ დაგავიწყდეთ ამ დავალების დასრულებამდე ბოლო ვადამდე“.

7.

Წინასწარ გმადლობ. დაასრულეთ ელ.წერილი იმით, რომ მადლობა გადაუხადეთ ადამიანს ყურადღებისთვის და თანამშრომლობისთვის.

კითხვა-პასუხი

კითხვები და პასუხები როგორ დავწეროთ შეხსენების ელ.წერილი

რა არის შეხსენების ელ.ფოსტის ძირითადი სტრუქტურა?

1. ის იწყება მეგობრული და პერსონალიზებული მისალმებით.
2. ნათლად გამოხატეთ შეხსენების მიზეზი ელ.წერილში.
3. მოიცავს ⁤თარიღს⁤ და ღონისძიების ან დავალების დამახსოვრების დროს.
4. იყავით თავაზიანი და მადლიერი, როდესაც წერილს დაასრულებთ.

როგორ დავწერო ეფექტური შეხსენება ელ.წერილში?

1. გამოიყენეთ მკაფიო და პირდაპირი სათაური, რომელიც მიუთითებს, რომ ეს არის შეხსენება.
2. შეინახეთ ელ. ფოსტის ტექსტი მოკლე და ზუსტი.
3. მონიშნეთ დავალების ვადა ან მნიშვნელობა თამამად ან დახრილი შრიფტით.
4. არ დაგავიწყდეთ ბოლო მისალოცი და თქვენი ხელმოწერის დამატება.

არის თუ არა რაიმე რეკომენდაცია შეხსენების ელ.წერილების დასაწერად?

1. ყოველთვის შეინარჩუნეთ მეგობრული და პროფესიონალური ტონი.
2. მოერიდეთ ჟღერადობას ზედმეტად დაძაბული ან აგრესიულად თქვენს ნაწერში.
3. წინასწარ გმადლობთ ყურადღებისთვის და შეხსენებაზე სწრაფი რეაგირებისთვის.

როგორ შემიძლია გამოვხატო შეხსენების აქტუალობა ელფოსტაში?

1. გამოიყენეთ ფრაზები, როგორიცაა „გთხოვთ გაითვალისწინოთ“ ან „მე მადლობელი ვიქნები, თუ შეძლებთ ამას რაც შეიძლება მალე დაესწროთ“.
2. მონიშნეთ დავალების ან მოვლენის მნიშვნელობა მკაფიო და ლაკონური გამონათქვამებით.
3. მოერიდეთ ზედმეტად დაძაბულობას, რათა არ ჟღერდეთ აგრესიულად.

მიზანშეწონილია ⁢დანართის ⁢ შეხსენების ელფოსტაში ჩასმა?

1. დაურთეთ ფაილები მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ისინი აბსოლუტურად აუცილებელია შეხსენებისთვის.
2. გადაამოწმეთ, რომ ⁤ მიმაგრებული ფაილები არ არის დიდი ⁤ და შეიძლება ხელი შეუშალოს ელფოსტის მიწოდებას.
3. თუ ეს შესაძლებელია, დანართების ნაცვლად ჩართეთ დოკუმენტების ბმულები⁤ ან შესაბამისი ინფორმაცია.

როდის არის საუკეთესო დრო შეხსენების ელ.ფოსტის გასაგზავნად?

1. გაგზავნეთ შეხსენება საკმარისად ადრე, რათა ადამიანმა შეძლოს ზომების მიღება.
2. ნუ დაელოდებით ბოლო წუთს შეხსენების გასაგზავნად, მაგრამ არ გააკეთოთ ეს ძალიან დიდი ხნით ადრე ღონისძიებამდე ან დავალებამდე.
3. გაითვალისწინეთ სამუშაო განრიგი და ელ.ფოსტის შემოწმების ჩვევები იმ პიროვნების, ვინც გახსოვთ.

როგორ უნდა მოვიქცე შეხსენების ელ.

1. მიეცით ადამიანს გონივრული დრო პასუხის გასაცემად ან ზომების მისაღებად შემდგომი დაკვირვების დაწყებამდე.
2. თუ პასუხი არ მიგიღიათ, შეგიძლიათ გაუგზავნოთ თავაზიანი ელ.წერილი, შეახსენოთ მათ შეხსენების შესახებ და ჰკითხოთ, სჭირდებათ თუ არა მათ დამატებითი ინფორმაცია.
3. ნუ გამოიყურებით გაღიზიანებული ან მოუთმენელი შემდგომი დაკვირვების დროს, განაგრძეთ პროფესიული და გულითადი ტონის შენარჩუნება.

რამდენჯერ უნდა გავაგზავნო შეხსენების ელ.წერილი?

1. გაგზავნეთ პირველი შეხსენება მოვლენის ან დავალების წინ.
2. თუ პასუხი არ გსმენიათ, შეგიძლიათ გამოაგზავნოთ მეორე მოკლე და მეგობრული შეხსენება ღონისძიებამდე ან ბოლო ვადამდე.
3. არ გააგრძელოთ განმეორებითი შეხსენებების გაგზავნა, თუ პასუხი არ მიგიღიათ, ეს შეიძლება იყოს შემაშფოთებელი სხვა ადამიანისთვის.

შეხსენების ელფოსტა უნდა იყოს ფორმალური თუ შეიძლება იყოს უფრო ჩვეულებრივი?

1. ეს დამოკიდებულია კონტექსტზე და იმ ადამიანთან ურთიერთობაზე, რომელსაც ახსოვს.
2. სამუშაო ან პროფესიულ გარემოში, სასურველია შეინარჩუნოთ ფორმალური ტონი შეხსენების წერილებში.
3. თუ დავალება ან ღონისძიება უფრო არაფორმალურია, შეგიძლიათ ელ.ფოსტის ტონი სიტუაციას მოერგოთ, ყოველთვის დაიცავით პატივისცემა და თავაზიანობა.

არის რაიმე პროგრამული უზრუნველყოფა ან ინსტრუმენტი, რომელსაც რეკომენდაციას უწევთ შეხსენების ელ.ფოსტის დაგეგმვისთვის?

1. არსებობს რამდენიმე ინსტრუმენტი და ელ.ფოსტის გაფართოება, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დაგეგმოთ შეხსენების ელ.წერილი, როგორიცაა Boomerang ან FollowUpThen.
2. გადახედეთ ვარიანტებს, რომლებიც ინტეგრირდება თქვენს ელ.ფოსტის პლატფორმასთან და შეესაბამება თქვენს შეხსენების საჭიროებებს.
3. გამოიკვლიეთ და შეადარეთ ხელმისაწვდომი ვარიანტები, რათა იპოვოთ შეხსენების ინსტრუმენტი, რომელიც საუკეთესოდ შეესაბამება თქვენს სამუშაო პროცესს.