როგორ დავწეროთ შეხსენების ელ

როგორ დავწეროთ შეხსენების ელ.წერილი: ერთ-ერთი მნიშვნელოვანი უნარი მსოფლიოში ⁤ამჟამინდელი სამუშაო კომუნიკაციის ცოდნაა ეფექტურად ელექტრონული ფოსტით. მკაფიო და დამაჯერებელი შეხსენებების გაგზავნის უნარს შეუძლია დიდი განსხვავება შეიტანოს პროექტის წარმატებაში ან ვადების დაცვაში. ამ სტატიაში ჩვენ განვიხილავთ წარმატებული შეხსენების ელექტრონული ფოსტის დაწერის ძირითად ელემენტებს, მოგაწვდით პრაქტიკულ რჩევებსა და მითითებებს, რათა დაგეხმაროთ სამუშაო გარემოში დადებითი შედეგების მიღწევაში.

შეხსენების ელფოსტის მნიშვნელობა: ჩვენს პროფესიულ ცხოვრებაში ხშირია მნიშვნელოვანი ვადების, შეხვედრების ან დავალებების გამოტოვება იმის გამო, რომ ყოველდღიურად გვაქვს უამრავი ინფორმაცია, რომელთანაც გვაქვს საქმე. სწორად ფორმულირებული შეხსენების ელფოსტა ღირებული ინსტრუმენტია გაუგებრობების თავიდან ასაცილებლად და პროექტში ჩართული ყველა ადამიანისთვის საკუთარი პასუხისმგებლობებისა და ვალდებულებების შესახებ ინფორმირებისთვის. კოლეგებისთვის, კლიენტებისთვის ან უფროსებისთვის მომავალი თარიღის ან მისაღწევი პროექტის შესახებ თავაზიანად შეხსენებით, თქვენ ხაზს უსვამთ დავალების მნიშვნელობასა და პრიორიტეტს, რაც ზრდის მისი დროულად დასრულების ალბათობას.

შეხსენების ელფოსტის სტრუქტურა: შეხსენების ელფოსტის წერისას უმნიშვნელოვანესია მკაფიო და ლაკონური სტრუქტურის დაცვა. დაიწყეთ პატივისცემით აღსავსე და პერსონალიზებული მისალმებით, რასაც მოჰყვება მოკლე შესავალი, რომელიც განმარტავს ელფოსტის მიზანს. შეტყობინების ძირითად ნაწილში, მკაფიო და პირდაპირი ენის გამოყენებით, მონიშნეთ ძირითადი თარიღები, ვადები და მოსალოდნელი ქმედებები. და ბოლოს, დაასრულეთ ელფოსტა ყურადღებისთვის მადლობის გადახდით და საჭიროების შემთხვევაში, ნებისმიერ კითხვაზე პასუხის გაცემით ან დამატებითი ინფორმაციის მიწოდებით.

ამ სტატიაში ჩვენ მოგაწვდით დეტალურ სახელმძღვანელოს შეხსენების ელფოსტის თითოეული ნაწილის შესახებ, თემის ხაზიდან დამთავრებული. ჩვენ განვიხილავთ, თუ როგორ მოარგოთ თქვენი ტონი და წერის სტილი თქვენს მიმღებს და კონტექსტს, ასევე გავრცელებულ შეცდომებს, რომლებიც უნდა აიცილოთ თავიდან ამ ტიპის ელფოსტის წერისას. წაიკითხეთ, რომ გახდეთ შეხსენების ელფოსტის წერის ექსპერტი და გააუმჯობესოთ თქვენი პროფესიული კომუნიკაცია!

1. ეფექტური შეხსენების ელფოსტის მნიშვნელობა

პუნქტი 1: ეფექტური შეხსენების ელფოსტა ბიზნეს კომუნიკაციის მთავარი ინსტრუმენტია ვადების დაცვისა და ეფექტური სამუშაო პროცესის შენარჩუნების უზრუნველსაყოფად. ამ ტიპის ელფოსტის მნიშვნელობა იმაში მდგომარეობს, რომ მას შეუძლია ყველა ჩართული მხარის ინფორმირება და მათი ამოცანებისა და ვალდებულებების შესრულებაზე პასუხისმგებლობის შენარჩუნება. გარდა ამისა, კარგად დაწერილი შეხსენების ელფოსტა ხელს შეუწყობს გაუგებრობებისა და შეფერხებების თავიდან აცილებას, ასევე გუნდში თანამშრომლობისა და პროდუქტიულობის წახალისებას.

პუნქტი 2: ეფექტური შეხსენების ელფოსტის დასაწერად აუცილებელია მკაფიო და ლაკონური ენის გამოყენება. ელფოსტის თემა უნდა იყოს პირდაპირი და აღწერითი., რათა მიმღებმა სწრაფად შეძლოს შეხსენების ხასიათის იდენტიფიცირება. გარდა ამისა, უნდა შედიოდეს შეხსენების შესაბამისი დეტალები, როგორიცაა ბოლო ვადა, საჭირო დავალება ან მოქმედება და ნებისმიერი დამატებითი ინფორმაცია, რომელიც აუცილებელია მიმღებისთვის დავალების შესასრულებლად. ეფექტური გზა.

პუნქტი 3: შეხსენების ელფოსტის წერისას გასათვალისწინებელი კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი ფაქტორია ტონი და დამოკიდებულება. აუცილებელია ყოველთვის პროფესიონალური და პატივისცემით აღსავსე ქცევის შენარჩუნება. დაგვიანების ან შეუსრულებლობის სიტუაციებშიც კი, მნიშვნელოვანია თავიდან ავიცილოთ კონფრონტაციული ან ნეგატიური ტონი.ამის ნაცვლად, რეკომენდებულია თანამშრომლობითი და მეგობრული მიდგომის გამოყენება, დახმარებისა და მხარდაჭერის შეთავაზება და არა დადანაშაულება ან კრიტიკა. ეს ხელს შეუწყობს კარგი სამუშაო ურთიერთობის შენარჩუნებას და გაზრდის იმის ალბათობას, რომ მიმღები დადებით და დროულ ქმედებებს განახორციელებს.

2. შეხსენების ელფოსტის სწორი სტრუქტურა

სწორი სტრუქტურა para შეხსენების ელფოსტა აუცილებელია, რომ თქვენი შეტყობინება იყოს ნათელი და ეფექტური. ქვემოთ მოცემულია ეტაპობრივი ინსტრუქცია, რომელიც დაგეხმარებათ წარმატებული შეხსენების ელფოსტის დაწერაში:

1. თემა: ელფოსტის სათაური უნდა იყოს ლაკონური და გასაგები, რათა მიმღებმა მაშინვე შეძლოს ელფოსტის მიზნის ამოცნობა. მისი ყურადღების მისაქცევად გამოიყენეთ ისეთი სიტყვები, როგორიცაა „შეხსენება“ ან „სასწრაფო“. მაგალითად, „შეხსენება: მნიშვნელოვანი შეხვედრა მომავალ პარასკევს“.

2. მისალმება: ელფოსტა დაიწყეთ გულითადი მისალმებით, შეტყობინების პერსონალიზაციისთვის გამოიყენეთ მიმღების სახელი. მაგალითად, „ძვირფასო ჯონ“.

3. პოსტი: ელფოსტის ძირითად ნაწილში მოკლედ და ნათლად მიუთითეთ შეტყობინების გაგზავნის მიზეზი. მონიშნეთ ღონისძიების თარიღი და დრო ან აქტივობა, რომელიც უნდა შესრულდეს. გამოიყენეთ მოკლე აბზაცები კითხვის გასაადვილებლად⁤ და ყველაზე მნიშვნელოვან ინფორმაციას ხაზს უსვამს.

გახსოვდეთ, რომ ა-ს გამოყენება ადეკვატური სტრუქტურა შეხსენების ელ. ფოსტაში მოცემული ინფორმაცია აუცილებელია იმის უზრუნველსაყოფად, რომ მიმღებმა გაიგოს ინფორმაცია და მიიღოს საჭირო ზომები. არ დაგავიწყდეთ იყოთ მკაფიო და ლაკონური, ყოველთვის გამოიყენოთ კეთილი და პატივისცემით სავსე ენა. დაიცავით ეს რჩევები და თქვენ მალე გექნებათ ეფექტური შეხსენების ელფოსტა!

3. ელფოსტის შინაარსში მკაფიო და ლაკონური ენის გამოყენება

შეხსენების ელექტრონული ფოსტით ეფექტური კომუნიკაციის უზრუნველსაყოფად აუცილებელია გამოიყენეთ მკაფიო და ლაკონური ენამოერიდეთ რთული ტექნიკური ტერმინებისა და გრძელი ფრაზების გამოყენებას, რამაც შეიძლება მიმღებისთვის დამაბნეველი გამოიწვიოს. გამოიყენეთ პროფესიონალური და პირდაპირი ტონი, მეგობრული ხასიათის დაკარგვის გარეშე. გახსოვდეთ, რომ ამ ტიპის ელფოსტის მთავარი მიზანია მათთვის ვადის, შეხვედრის ან სხვა შესაბამისი ინფორმაციის შეხსენება.

შინაარსის სიცხადის შესანარჩუნებლად კარგი ტექნიკაა ინფორმაციის სტრუქტურირებული წესით ორგანიზებააბზაცები მოკლედ და კონკრეტული თემებით უნდა იყოს დაყოფილი. ძირითადი პუნქტების გამოსაკვეთად გამოიყენეთ სათაურები ან ქვესათაურები. მნიშვნელოვანი ინფორმაციის გამოსაკვეთად ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ პუნქტები ან დაუნომრელი სიები. ეს მიმღებს საშუალებას მისცემს სწრაფად ამოიცნოს შესაბამისი ინფორმაცია და ელფოსტის წაკითხვას გაამარტივებს.

მკაფიო და სტრუქტურირებული ენის გამოყენების გარდა, მნიშვნელოვანია იყავი მოკლე და კონკრეტულიშეხსენების ელფოსტები, როგორც წესი, სწრაფად იკითხება, ამიტომ მიმღების ყურადღების მისაქცევად უმნიშვნელოვანესია ლაკონურობა. მოერიდეთ უაზრო ზერელედ გადაწერას ან არასაჭირო ინფორმაციის ჩართვას. ამის ნაცვლად, პირდაპირ საქმეზე გადადით და პირველ აბზაცში ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია მონიშნეთ. თუ დამატებითი დეტალებია საჭირო, ელფოსტის ორგანიზებისა და სტრუქტურის შესანარჩუნებლად გამოიყენეთ ცალკე აბზაცები.

4. ელფოსტის თემაში შესაბამისი ინფორმაციის ჩართვა

ეფექტური შეხსენების ელფოსტის დასაწერად მნიშვნელოვანია ელფოსტის სათაურის ველში შესაბამისი ინფორმაციის ჩართვა. სათაური უნდა იყოს მკაფიო, ლაკონური და იძლეოდეს ელფოსტის შინაარსის მკაფიო წარმოდგენას. ეს ხელს უწყობს მიმღების ყურადღების მიპყრობას და უზრუნველყოფს, რომ შეტყობინება მათ შემოსულებში არ დაიკარგოს.

ელფოსტის სათაურის ველში შესაბამისი ინფორმაციის შეტანისას მნიშვნელოვანია, რომ იყოთ კონკრეტული და დეტალური. ეს მიმღებს დაეხმარება დაუყოვნებლივ გაიგოს ელფოსტის მიზანი და რა ქმედებაა მისგან საჭირო. მაგალითად, თუ ელფოსტა შეხვედრის შეხსენებაა, სათაურის ველში შეიძლება მითითებული იყოს შეხვედრის თარიღი, დრო და ადგილმდებარეობა.

ელფოსტის სათაურის რელევანტურობის კიდევ ერთი გზაა ისეთი საკვანძო სიტყვების გამოყენება, რომლებიც თქვენი შეტყობინების შინაარსს აჯამებს. მაგალითად, თუ თქვენი ელფოსტა გაყიდვების ანგარიშს ეხება, შეგიძლიათ სათაურის ველში ჩასვათ სიტყვა „გაყიდვების ანგარიში“. ეს მიმღებს დაეხმარება სწრაფად ამოიცნოს, თუ რაზეა ელფოსტა და გახსნას იგი დამატებითი დეტალების გასაგებად.

5. ელფოსტის ტექსტში მიუთითეთ კონკრეტული თარიღები და ვადები

შეხსენების ელფოსტის გაგზავნისას, მნიშვნელოვანია მიუთითოთ კონკრეტული თარიღები და ვადები შეტყობინების ძირითად ნაწილში. ეს უზრუნველყოფს, რომ როგორც თქვენ, ასევე მიმღებს ნათლად გეცოდინებათ, როდის არის მოსალოდნელი დავალების შესრულება ან გადაწყვეტილების მიღება. ვადების მითითება ასევე ხელს უწყობს ზედმეტი გაუგებრობებისა და შეფერხებების თავიდან აცილებას.

ა ეფექტური გზა კონკრეტული თარიღებისა და ვადების ხაზგასასმელად გამოიყენეთ მუქი ან ხაზგასმული შრიფტი (bold) ან ხაზგასმული შრიფტი (underline) შესაბამის ტექსტში. მაგალითად, შეგიძლიათ მონიშნოთ ანგარიშის ბოლო ვადა ან მნიშვნელოვანი შეხვედრის თარიღი. მათი ვიზუალურად მონიშვნის გარდა, აუცილებლად ნათლად ახსენეთ ისინი ელფოსტის ძირითად ნაწილში, რათა დაბნეულობის ადგილი არ იყოს.

გახსოვდეთ, რომ კონკრეტული თარიღები და ვადები გადამწყვეტი მნიშვნელობისაა ორგანიზებული სამუშაო პროცესის შესანარჩუნებლად და პროექტების დროულად დასრულების უზრუნველსაყოფად. ნათლად ჩართეთ ისინი ელფოსტის ძირითად ნაწილში თქვენ ყველა დაინტერესებულ მხარეს მიაწვდით მკაფიო და ლაკონურ მითითებას ვადებისა და ვადების შესახებ. ეს პრაქტიკა ასევე აჩვენებს თქვენს პროფესიონალიზმს და აჩვენებს თქვენს ზრუნვას დავალებების და პასუხისმგებლობების შესრულების მიმართ.

6. შეხსენებისას გამოიყენეთ მეგობრული და პროფესიონალური ტონი

აუცილებელია, ელფოსტის მიმღების მიმართ პატივისცემა და თავაზიანობა გამოხატოთ. გახსოვდეთ, რომ ყოველთვის უნდა შეინარჩუნოთ თავაზიანი და გულითადი დამოკიდებულება, მოერიდოთ ნებისმიერ აგრესიულ ან კონფრონტაციულ ტონს. ამის მისაღწევად, აქ მოცემულია რამდენიმე რეკომენდაცია, რომელიც დაგეხმარებათ ეფექტური შეხსენების დაწერაში.

1. იყავით თავაზიანი და მეგობრული: აუცილებელია, რომ თქვენი ელ.წერილი დაიწყოთ მეგობრული და პროფესიონალური მისალმებით, როგორიცაა „ძვირფასო“ ან „გამარჯობა“. გამოიყენეთ პოზიტიური ფრაზები, რომლებიც გამოხატავს თქვენს მადლიერებას მიმღების მიმართ, მაგალითად, „იმედი მაქვს, კარგად ხარ“ ან „მჯერა, რომ თქვენი კვირა პროდუქტიული იყო“. ყოველთვის გახსოვდეთ, რომ წინასწარ მადლობა გადაუხადოთ მათ ყურადღებისა და თანამშრომლობისთვის.

2. თქვენი გზავნილი მკაფიოდ ჩამოაყალიბეთ: მნიშვნელოვანია, რომ თქვენი შეხსენება იყოს ლაკონური და ადვილად გასაგები. გამოიყენეთ მკაფიო და პირდაპირი ფრაზები, თავიდან აიცილეთ ორაზროვნება. ნათლად აუხსენით შეხსენების მიზეზი და რას ელოდებით მიმღებისგან. მიაწოდეთ საჭირო ინფორმაცია, რათა მათ შეძლონ სათანადო რეაგირება.

3. იყავით დიპლომატიური თქვენს მოთხოვნაში: თუ მიმღებმა გამოტოვა ან გადადო რაიმე ქმედება, დიპლომატიური მიდგომა გამოიჩინეთ მისი შესრულების თხოვნისას. გამოიყენეთ ფრაზები, როგორიცაა: „მოხარული ვიქნები, თუ თქვენგან რამეს გავიგებ...“ ან „დიდად დამავალებთ, თუ შეასრულებთ...“, რათა თქვენი მოთხოვნა თავაზიანი და თავაზიანი იყოს. არ დაგავიწყდეთ საჭირო ქმედების შესასრულებლად შესაბამისი თარიღების ან ვადების მითითება.

შეხსენებებში მეგობრული და პროფესიონალური ტონის გამოყენების ამ ინსტრუქციების დაცვით, თქვენ მიმღებებს დადებით და პატივისცემით აღსავსე იმიჯს გადასცემთ. ყოველთვის გახსოვდეთ, რომ თქვენს შეტყობინებაში თავაზიანი და გასაგები უნდა იყოთ, სასიამოვნო და დიპლომატიური ფრაზების გამოყენებით. კარგად დაწერილი შეხსენებით, თქვენ გაზრდით მიმღებებისგან პასუხის ან ქმედების მიღების ალბათობას.

7. ელფოსტაში მიუთითეთ მკაფიო და პირდაპირი ინსტრუქციები

შეხსენების ელფოსტის წერისას უმნიშვნელოვანესია მიმღებებისთვის მკაფიო და პირდაპირი ინსტრუქციების მიწოდება. ამ გზით თქვენ თავიდან აიცილებთ დაბნეულობას და უზრუნველყოფთ თქვენი მოთხოვნების ეფექტურად შესრულებას. ამის მისაღწევად მნიშვნელოვანია გახსოვდეთ რამდენიმე ძირითადი რჩევა:

1. გამოიყენეთ მარტივი და ლაკონური ენა: მოერიდეთ ისეთი ტექნიკური ტერმინების ან ჟარგონის გამოყენებას, რამაც შეიძლება მიმღები დააბნიოს. ინსტრუქციები ნათლად და ზუსტად ახსენით, მოკლე, მარტივი წინადადებების გამოყენებით. საჭიროების შემთხვევაში, ინფორმაციის უფრო ვიზუალური და ადვილად აღსაქმელი ფორმით ორგანიზებისთვის გამოიყენეთ პუნქტები ან სიები.

2. მონიშნეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია: გაუსვით ხაზი ყველაზე მნიშვნელოვან ინსტრუქციებს საკვანძო სიტყვების ან საკვანძო ფრაზების მუქი შრიფტით ან მუქი შრიფტით მონიშვნით. ამ გზით, თქვენს მიმღებებს შეეძლებათ სწრაფად ამოიცნონ არსებითი ინფორმაცია და იმოქმედონ მასზე. მოერიდეთ ზედმეტ მონიშვნას, რადგან ამან შეიძლება საპირისპირო შედეგი გამოიღოს და გაგება გაართულოს.

3. მოიყვანეთ მაგალითები: თუ თქვენს მიერ მოწოდებული ინსტრუქციები შეიძლება რთული გასაგები იყოს, განიხილეთ მაგალითების ჩართვა, რომლებიც ნათლად ასახავს მოთხოვნილი დავალების შესრულების წესს. მაგალითები დაგეხმარებათ ნებისმიერი დაბნეულობის გარკვევაში და პრაქტიკული რჩევების მიცემაში, თუ როგორ უნდა შეასრულოთ ინსტრუქციები. გახსოვდეთ, რომ მაგალითები უნდა იყოს მოკლე და ადვილად გასაგები.

ამ რჩევების დაცვით, თქვენ უზრუნველყოფთ, რომ თქვენი ინსტრუქციები იყოს ზუსტი და მარტივი შესასრულებელი, რაც თქვენს მიმღებებს გაუადვილებს თქვენს მიერ გაგზავნილი დავალებების და მოთხოვნების შესრულებას. გახსოვდეთ, რომ კომუნიკაციაში უნდა იყოთ ნათელი და პირდაპირი, თავიდან აიცილოთ ორაზროვნება და მიაწოდოთ ყველა საჭირო ინფორმაცია, რათა თქვენს მიმღებებს შეეძლოთ მოქმედების განხორციელება. ეფექტურად.

8. ნებისმიერი შეკითხვის ან შეკითხვის შემთხვევაში, დამატებითი საკონტაქტო ინფორმაცია მიუთითეთ.

ყოველთვის მნიშვნელოვანია უზრუნველყოთ დამატებითი საკონტაქტო ინფორმაცია შეხსენების ელფოსტის ბოლოს, რათა მიმღებებმა შეძლონ კითხვების დასმა ან ნებისმიერი შეშფოთების მოგვარება. ეს მათ საშუალებას აძლევს, პირდაპირ დაგიკავშირდნენ, რაც შემდგომი პროცესის გამარტივებას უზრუნველყოფს. აუცილებლად მიუთითეთ ელფოსტის მისამართი და ტელეფონის ნომერი, რომლითაც მათ თქვენთან დაკავშირება შეეძლებათ. ასევე შეგიძლიათ განიხილოთ თქვენი ხელმისაწვდომობის საათების შესახებ ინფორმაციის დამატება, რათა მიმღებებმა იცოდნენ, როდის არის ყველაზე დიდი ალბათობით პასუხის მიღების შანსი.

ა კარგი პრაქტიკა არის უზრუნველყოს პირდაპირი ბმული იცოდა საიტი ან პლატფორმა, სადაც მიმღებებს შეუძლიათ მეტი ინფორმაციის მოძიება ან კონკრეტული ქმედებების განხორციელება. ეს განსაკუთრებით სასარგებლო შეიძლება იყოს, თუ თქვენი შეხსენების ელფოსტა ეხება ღონისძიებას ან შეხვედრას, რომელზეც მათ უნდა დარეგისტრირდნენ ან დამატებითი დეტალების მოძიება. პირდაპირი ბმული აადვილებს მათთვის ნავიგაციას და შესაბამის ინფორმაციაზე სწრაფ წვდომას მისი ხელით ძიების გარეშე.

გახსოვდეთ, რომ სიცხადე და ლაკონურობა დამატებითი საკონტაქტო ინფორმაციის შეტანისას მნიშვნელოვანია. მნიშვნელოვანია, რომ მიმღებებმა სწრაფად განსაზღვრონ, თუ როგორ დაგიკავშირდნენ და რას უნდა ელოდონ ამ შემთხვევაში. გამოიყენეთ მუქი ან უფრო დიდი შრიფტი, რათა უზრუნველყოთ, რომ ეს დეტალები ელფოსტაში გამოირჩეოდეს. ასევე შეგიძლიათ განიხილოთ პუნქტების ან ხატულების გამოყენება ინფორმაციის ვიზუალურად გამოსაყოფად და მისი უფრო წაკითხვადი გახდომისთვის.

9. ხაზი გაუსვით საჭირო რეაგირების ან ქმედების მნიშვნელობას

შეხსენების ელფოსტაში მოთხოვნილი პასუხი ან ქმედება სასიცოცხლოდ მნიშვნელოვანია კომუნიკაციის მიზნების მისაღწევად. აუცილებელია ნათლად და ლაკონურად იყოს ხაზგასმული, თუ რას ელიან მიმღები, იქნება ეს პასუხი, კონკრეტული ქმედება თუ შემდგომი ქმედებების სხვა ფორმა. ეს ხელს შეუწყობს ეფექტურ კომუნიკაციას და თავიდან აიცილებს გაუგებრობებს ან შეფერხებებს.

-სთვის სასურველია პირდაპირი და ზუსტი ფრაზების გამოყენება. მაგალითად, შეგიძლიათ გამოიყენოთ „აუცილებელია, რომ ამ ელ.წერილს უპასუხოთ მითითებულ ვადამდე.“ o „გთხოვთ, რაც შეიძლება მალე განახორციელოთ მოთხოვნილი ქმედება.“ეს ფრაზები ხაზს უსვამს რეაგირების ან ქმედების აქტუალურობას და შესაბამისობას, რაც მიმღებს მოუწოდებს, გადადგას საჭირო ნაბიჯები.

გარდა ამისა, კარგი იდეაა საჭირო რეაგირების ან მოქმედების შესრულების შესახებ მკაფიო და დეტალური ინსტრუქციების მიწოდება. თუ არსებობს კონკრეტული ნაბიჯები, რომლებიც უნდა შესრულდეს, მათი ჩამოთვლა შესაძლებელია რიცხვის გარეშე HTML თეგების გამოყენებით. მაგალითად:

• უპასუხეთ ამ ელფოსტას თქვენი კომენტარებითა და წინადადებებით.
• დაურთეთ მოთხოვნილი დოკუმენტები PDF ფორმატში.
• გთხოვთ, დაადასტუროთ თქვენი RSVP მითითებულ ბმულზე დაწკაპუნებით.

ეს კონკრეტული ინსტრუქციები მიმღებისთვის საჭირო დავალების შესრულებას გაუადვილებს, რაც თავიდან აიცილებს დაბნეულობას და მინიმუმამდე დაიყვანება შეცდომების დაშვების შესაძლებლობა. მოკლედ, შეხსენების ელფოსტა აუცილებელია ეფექტური კომუნიკაციისა და მიზნების მიღწევის უზრუნველსაყოფად.

10. ელფოსტის დახურვისას იყავით თავაზიანი და მადლიერი

შეხსენების ელფოსტის წერისას უმნიშვნელოვანესია თავიდან ბოლომდე თავაზიანი და მადლიერი ტონის შენარჩუნება. ყოველთვის უნდა გვახსოვდეს, რომ ელფოსტა კომუნიკაციის წერილობითი ფორმაა, ამიტომ ადვილია მისი არასწორად ინტერპრეტაცია ან კონტექსტის დაკარგვა. დაბნეულობის თავიდან ასაცილებლად, აუცილებელია ელფოსტის დახურვისას იყოთ მკაფიო, თავაზიანი და მადლიერება გამოხატოთ.

1. წინასწარ გამოხატეთ მადლიერება

შეხსენების მიზეზზე საუბრის დაწყებამდე მნიშვნელოვანია მადლიერების გამოხატვა გამოჩენილი ყურადღებისა და გაწეული ნებისმიერი ძალისხმევისთვის. სხვა ადამიანიეს ხელს შეუწყობს თანამშრომლობისა და ურთიერთპატივისცემის ატმოსფეროს ჩამოყალიბებას. მაგალითად, შეგვიძლია ელ.წერილი დავიწყოთ შემდეგი სიტყვებით: „პირველ რიგში, მინდა მადლობა გადაგიხადოთ ჩემი წინა შეტყობინების წასაკითხად და ჩემი თხოვნის განხილვისთვის“. ამ გზით ჩვენ დადებით და მადლიერ დამოკიდებულებას გამოვხატავთ. Თავიდანვე.

2. შეინარჩუნეთ თავაზიანი ტონი

შეხსენების დროს უმნიშვნელოვანესია თავაზიანი და პატივისცემით აღსავსე ტონის შენარჩუნება. მოერიდეთ აგრესიული ფრაზების ან ისეთი ფრაზების გამოყენებას, რომლებიც შეიძლება მომთხოვნად ჟღერდეს. ამის ნაცვლად, გამოიყენეთ თავაზიანი და ყურადღებიანი ენა. მაგალითად, შეგიძლიათ თქვათ: „ამ ელფოსტას გიგზავნით, რათა თავაზიანად შეგახსენოთ, რომ ჯერ კიდევ ველოდებით თქვენს პასუხს“. ასევე მნიშვნელოვანია, რომ თავი აარიდოთ ისეთი სიტყვების ან ფრაზების გამოყენებას, რომლებიც შეიძლება შეურაცხმყოფელად ან კონფრონტაციულად ჟღერდეს და ამის ნაცვლად გამოიყენოთ უფრო ნეიტრალური და ობიექტური მიდგომა.

3. დაასრულეთ თავაზიანად

ელფოსტის დახურვისას აუცილებელია თავაზიანი და მადლიერი დამოკიდებულების შენარჩუნება. შეგვიძლია გამოვიყენოთ ფრაზები, როგორიცაა: „კიდევ ერთხელ გიხდით მადლობას ამ საკითხში თქვენი ყურადღებისა და განხილვისთვის“ ან „წინასწარ ვაფასებ თქვენს სწრაფ პასუხს ან ქმედებას“. ასევე შეგვიძლია კიდევ ერთხელ დავადასტუროთ ჩვენი მზადყოფნა, ვუპასუხოთ მეორე პირს ნებისმიერ დამატებით კითხვას ან შეშფოთებას. ყოველთვის გახსოვდეთ შესაბამისი დასკვნითი მისალმების გამოყენება, როგორიცაა „პატივისცემით“ ან „საუკეთესო სურვილებით“.

არ უნდა შევაფასოთ თავაზიანობისა და მადლიერების ძალა ჩვენს შეხსენების ელფოსტებში. ეს დამოკიდებულება ხელს უწყობს კარგი პროფესიული ურთიერთობის შენარჩუნებას და იმის უზრუნველყოფას, რომ ჩვენი მოთხოვნები ეფექტურად დამუშავდეს. ამიტომ, ყოველთვის გვახსოვდეს, რომ ყოველი ელფოსტის დახურვისას თავაზიანები და მადლიერები უნდა ვიყოთ, რადგან ეს ასახავს ჩვენს ეტიკეტს წერილობით კომუნიკაციაში.