Microsoft-ის სიების სრული სახელმძღვანელო: რა არის და როგორ მუშაობს

Microsoft 365 ეკოსისტემის ფარგლებში, Microsoft სიები ეს არის ერთ-ერთი აუცილებელი ინსტრუმენტი ინფორმაციის ორგანიზება, თვალყურის დევნება და გაზიარება სტრუქტურირებული გზით. ინციდენტებისა და პროექტების თვალყურის დევნებიდან დაწყებული თანამშრომლების ჩართვამდე ან რესურსების მენეჯმენტამდე, ეს აპლიკაცია გამოირჩევა მოქნილობითა და გამოყენების სიმარტივით.

თუ მუშაობთ გუნდურად ან უბრალოდ გსურთ შეინახეთ თქვენი ინფორმაცია ორგანიზებული და ხელმისაწვდომი ნებისმიერი ადგილიდან, აქ არის გამოსავალი, რომელიც არ უნდა გამოტოვოთ. ამ სტატიაში ჩვენ დეტალურად გეტყვით, რისი გაკეთება შეგიძლიათ Microsoft სიები და როგორ გამოვიყენოთ მათი შაბლონები. ჩვენ ასევე განვიხილავთ მის ურთიერთქმედებას სხვა აპლიკაციებთან, როგორიცაა SharePoint ან Teams.

რა არის Microsoft Lists და როგორ მუშაობს იგი?

Microsoft Lists არის Microsoft 365 აპლიკაცია, რომელიც შექმნილია ამისთვის ინტელექტუალური ინფორმაციის თვალყურის დევნება. თქვენ შეგიძლიათ მასთან მუშაობა ინტერნეტიდან, მობილურიდან ან თუნდაც პირდაპირ Microsoft Teams-იდან, მისი სრული ინტეგრაციის წყალობით.

სინამდვილეში, მოქმედებს როგორც მარტივი და ვიზუალური მონაცემთა ბაზა, შედგება სტრიქონებისა და სვეტებისგან, რომლებშიც შეგიძლიათ შეიტანოთ ტექსტი, სურათები, ფაილები, თარიღები, მინიჭებულები, ჰიპერბმულები და მრავალი სხვა. მისი ხედვის სისტემის წყალობით, თქვენ შეგიძლიათ აჩვენოთ ინფორმაცია სხვადასხვა გზით, მიზნიდან გამომდინარე: ბადე (ნაგულისხმევი ვარიანტი), სია, კალენდარი ან გალერეა. სია მსგავსია, მაგრამ ონლაინ რედაქტირების შესაძლებლობის გარეშე. გალერეა კარგად ეგუება ვიზუალურ შინაარსს და კალენდარი შესანიშნავია, თუ გსურთ იხილოთ თარიღების მიხედვით განაწილებული ნივთები.

როდესაც შექმნით ახალ სიას, შეგიძლიათ დაიწყოთ ნულიდან, გამოიყენოთ არსებული სია შაბლონად ან იმპორტი Excel-ის ცხრილი. თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაეყრდნოთ მრავალრიცხოვანს წინასწარ შემუშავებული შაბლონები რომელსაც Microsoft გთავაზობთ კონკრეტული გამოყენების შემთხვევებისთვის.

ყველა სიის მორგება შესაძლებელია ვიზუალურად- შეცვალეთ ფონის ფერები, მიანიჭეთ კონკრეტული ხატები და გამოიყენეთ წესები, რომლებიც ცვლის მათ გარეგნობას მათი სტატუსის მიხედვით. მაგალითად, "დამტკიცებული" სტატუსის მქონე ელემენტი შეიძლება გამოჩნდეს მწვანე ფონით, ხოლო მეორე "განხილვის პროცესში" გამოჩნდება ნარინჯისფრად.

 

წინასწარ შემუშავებული შაბლონები ყველა საჭიროებისთვის

თუ ცოტა დრო გაქვთ ნულიდან სიის შესაქმნელად, Microsoft Lists შეიცავს სასარგებლო შაბლონებს, რომლებიც ადაპტირებულია სხვადასხვა სცენარზე. ეს შაბლონები შექმნილია გამოსაყენებლად მხოლოდ რამდენიმე დაწკაპუნებით, შეინარჩუნოს კონკრეტული სტრუქტურა, მორგებული ველები, ხედები და ვიზუალური სტილი.

ეს არის რამდენიმე ყველაზე პოპულარული:

• საკითხის მართვის შაბლონი: იდეალურია ინციდენტების მონიტორინგისთვის მათი სტატუსით, პრიორიტეტითა და პასუხისმგებელი მხარეებით.
• ღონისძიების მარშრუტის შაბლონი: აწყობს ღონისძიების ყველა დეტალს მკაფიო, რედაქტირებადი სტრუქტურაში.
• პაციენტის მოდელი: ჯანდაცვის გარემოში, ის საშუალებას გაძლევთ ჩაწეროთ თითოეული პაციენტის სტატუსი, დაკვირვებები და საჭიროებები.
• სესხის განაცხადის შაბლონი: სესხის დამტკიცების პროცესის მონიტორინგი და კონტროლი.

ორგანიზაციის, ფორმატირების და წესების პარამეტრები

გარდა უკვე ნახსენები შეხედულებებისა, შეგიძლიათ თითოეული სიის ადაპტირება თქვენს სამუშაო პროცესზე ფილტრების, დაჯგუფებების, დახარისხებისა და ავტომატიზირებული წესების დაწესება. ზოგიერთი შესაძლებლობა არის:

• დააყენეთ ელფოსტის გაფრთხილებები როდესაც მდგომარეობა იცვლება ან ემატება ახალი ელემენტი.
• პირობითად შეცვალეთ ფორმატი შინაარსიდან გამომდინარე: ფერები, ხატები, სტილები.
• ჯგუფის ელემენტები პრიორიტეტის, თარიღის, სტატუსის და ა.შ.
• შექმენით ახალი სიები სხვებისგან, დიზაინისა და სტრუქტურის კოპირება.
• მონაცემთა იმპორტი Excel-დან სვეტის ავტომატური ამოცნობით.

ყველა ეს ფუნქცია დაზოგავს დროს და უზრუნველყოს ვიზუალური და მონაცემთა თანმიმდევრულობა გუნდში, განსაკუთრებით ერთობლივ პროექტებში, სადაც მრავალი ადამიანია ჩართული.

სიების შენახვა და წვდომა

Microsoft Lists-ის ერთ-ერთი უპირატესობა არის მისი მშობლიური ინტეგრაცია Microsoft 365 ეკოსისტემასთან. თქვენ შეგიძლიათ შეინახოთ თქვენი სიები საიტებზე SharePoint o en OneDrive მხოლოდ პირადი გამოყენება. თუ გუნდურად მუშაობთ, ყველაზე გავრცელებულია მათი მასპინძლობა SharePoint საიტზე, რომელიც გაზიარებულია ყველა წევრთან.

სიები იხსნება სრული ეკრანის რეჟიმში მარტივი რედაქტირებისთვის და URL-დან ან ხელსაწყოთა ზოლიდან შეგიძლიათ ნახოთ ზუსტად სად არის ის შენახული. სტანდარტული ინტერფეისიდან შეგიძლიათ მარტივად შექმენით, შეცვალეთ, გააზიარეთ და გააზიარეთ ელემენტები.

სიების გაზიარება: ნებართვები, წვდომა და თანამშრომლობა

სიის გაზიარება ისეთივე მარტივია შექმენით ბმული ან მოიწვიეთ კონკრეტული წევრები. თქვენ შეგიძლიათ მისცეთ სრული წვდომა (წაკითხვა + რედაქტირება) ან მხოლოდ წაკითხვა. გარდა ამისა, შეგიძლიათ დააყენოთ ბმულის ვადის გასვლა, პაროლით დაიცვან იგი და აირჩიოთ თუ არა მიმღებებს შეუძლიათ ცვლილებების შეტანა.

თქვენ ასევე შეგიძლიათ გააზიაროთ ერთი სიის ელემენტი, მთელი მონაცემთა ბაზის ნაცვლად. კომენტარების დატოვება შესაძლებელია ცალკეულ ნივთებზე, რომელიც აუმჯობესებს თანამშრომლობას ელ.ფოსტის გაგზავნის საჭიროების გარეშე.

ნებართვები იმართება SharePoint-ის მეშვეობით და ნაგულისხმევად მემკვიდრეობით მიიღება სიის შენახული ადგილის. თუმცა, თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ ისინი, რათა მოერგოს წვდომას მხოლოდ გარკვეულ ადამიანებზე ან შეზღუდოთ გარკვეული ქმედებები.

Microsoft Lists და მისი ინტეგრაცია სხვა აპებთან

სიების ნამდვილი პოტენციალი ვლინდება Microsoft-ის გარემოში არსებულ სხვა ინსტრუმენტებთან კომბინირებისას. მთლიანად ყოფნა ინტეგრირებულია SharePoint-თან, Microsoft Teams-თან და Planner-თანშეგიძლიათ გააკეთოთ შემდეგი:

• დაამატეთ სიები, როგორც ჩანართები გუნდის არხში, რაც ხელს უწყობს უშუალო წვდომას გუნდური საუბრიდან.
• გამოიყენეთ სიები, როგორც ვებ ნაწილი SharePoint გვერდზე ცოცხალი ინფორმაციის ჩვენება თქვენს ინტრანეტში.
• დააყენეთ წესები ან ავტომატიზაცია, რომლებიც აკავშირებს სიებს Power Automate-თან ან Power Apps, მორგებული ნაკადებისთვის.
• დააკავშირეთ ამოცანები Planner-დან ან To Do-დან დავალების მართვის ცენტრალიზება.

ეს ყველაფერი Microsoft 365-ის ხედვის ნაწილია დაკავშირებული პლატფორმა, სადაც ყველა აპლიკაცია ესაუბრება ერთმანეთს პროდუქტიულობისა და მუშაობის გამჭვირვალობის გასაუმჯობესებლად.

Microsoft-ის სიები მობილურ მოწყობილობებზე

Microsoft Lists-ის მობილური ვერსია ხელმისაწვდომია Android y iOS. Ეს საშუალებას იძლევა შექმენით, გაიარეთ კონსულტაცია და შეცვალეთ სიები თქვენი მობილურიდანოფისში, სახლში თუ მოგზაურობის დროს. ეს არის რამდენიმე რამ, რაც შეიძლება გაკეთდეს:

• უახლესი და საყვარელი სიების ნახვა.
• სიის ელემენტების სრული რედაქტირება.
• ხაზგარეშე წვდომა.
• ფოტო გადაღება და QR კოდის სკანირება.
• ადაპტირებული ინტერფეისი, ბნელი რეჟიმისა და ჰორიზონტალური ორიენტაციის მხარდაჭერით.

მას ასევე აქვს იგივე უსაფრთხოების შესაძლებლობები, როგორც დესკტოპზე, MDM და MAM-ის Intune მხარდაჭერით. წვდომისთვის საჭიროა Microsoft-ის ბიზნეს ანგარიში SharePoint-ზე ან Office 365-ზე წვდომით.

Microsoft ჩამოთვლის გამოყენების შემთხვევებს

როგორც ინსტრუმენტი განვითარდა, შემუშავებულია მრავალი შემოქმედებითი გზა Microsoft-ის სიებით სარგებლობისთვის სხვადასხვა კონტექსტში. აქ არის რამდენიმე ყველაზე გამორჩეული მათგანი:

• კონტენტის ორგანიზება სოციალური ქსელებისთვის. კონტენტის დაგეგმვის შაბლონის გამოყენებით, შეგიძლიათ მოაწყოთ კამპანიები, დაგეგმოთ პოსტები, შეიტანოთ სურათები, ბმულები და გამოქვეყნების თარიღები. ძალიან სასარგებლოა მარკეტინგის გუნდებისთვის.
• წვდომა და ვიზიტორთა კონტროლი. სიები საშუალებას გაძლევთ შექმნათ ფაილი თითოეული ვიზიტორისთვის მათი სახელით, პირადობის მოწმობის ფოტოთი, შესვლისა და გასვლის თარიღით. თქვენ კი შეგიძლიათ დაპროგრამოთ ავტომატური შეტყობინება კარისკაცისთვის, როდესაც ვინმე წავა.
• თვალყური ადევნეთ მომხმარებლის ბილეთებს. სიების, როგორც მინი-CRM-ის გამოყენებით, შეგიძლიათ მიანიჭოთ მფლობელები, დაარეგისტრიროთ პრობლემა, დაასახელოთ პრიორიტეტები და დატოვოთ გამოხმაურება ბილეთის სტატუსზე.
• მარტივი პროექტის მენეჯმენტი. თუ არ გჭირდებათ რთული ინსტრუმენტი, სიები საშუალებას გაძლევთ განახორციელოთ ძირითადი თვალყურის დევნება ამოცანების, ვადების და კალენდრის ხედებით. თქვენ შეგიძლიათ მიიღოთ შეტყობინებები, როდესაც ამოცანა იცვლება.
• ინვენტარი და IT რესურსები. სიების საშუალებით შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ ყველა კორპორატიულ აღჭურვილობას და მასთან დაკავშირებულ მონაცემებს: შეძენის თარიღს, გარანტიას, მიმოხილვებს, მდებარეობას და ა.შ. ყველა ვიზუალური და გაფილტრული ერთი დაწკაპუნებით.
• ახალი თანამშრომლების ან მომწოდებლების გაერთიანება. ჩარიცხვის სია დაგეხმარებათ ახალი თანამშრომლის ყველა დავალებისა და დოკუმენტის კონტროლის ქვეშ. ნივთების „სრულად“ მონიშვნით, შეტყობინებები შეიძლება მოხდეს შესაბამის განყოფილებაში.

მოკლედ, Microsoft Lists გთავაზობთ დინამიური ინფორმაციის მართვის მრავალმხრივი, ვიზუალური და ერთობლივი გზა. როგორც თვალთვალის გადაწყვეტა, ორგანიზაციული ინსტრუმენტი თუ სხვა პლატფორმების დამატება, როგორიცაა Teams ან SharePoint, ის სრულყოფილად ადაპტირდება ნებისმიერი ტიპის მომხმარებლის ან კომპანიისთვის.