რა არის Access და რისთვის არის ის?

ეს არის ერთ-ერთი ყველაზე ნაკლებად ცნობილი პროგრამა Microsoft 365 საოფისე კომპლექტაციაში, მიუხედავად იმისა, რომ ის შედის 1992 წლის ვერსიიდან, თუმცა, ეს არის ძალიან სასარგებლო ინსტრუმენტი. ამ პოსტში ჩვენ განვმარტავთ რა არის Microsoft Access და რისთვის არის ის?.

უახლესი ვერსია Microsoft Access, რაზეც აქ ვისაუბრებთ, გამოვიდა 5 წლის 2021 ოქტომბერს Windows 10-სა და Windows 11-ში გამოსაყენებლად. ეს მყარ დისკზე იკავებს 44 მბ-დან 60 მბ-ს, არჩეული ინსტალაციის ვარიანტებიდან გამომდინარე.

რა არის Microsoft Access?

მაიკროსოფტი არის ა მონაცემთა ბაზის მართვის სისტემა შედის Microsoft Office აპლიკაციების პაკეტში (ახლა Microsoft 365). ეს არის ინსტრუმენტი, რომელიც მიზნად ისახავს მომხმარებლებს დაეხმაროს მონაცემთა ბაზების შექმნასა და მართვაში ინფორმაციის შენახვის, ორგანიზებისა და ანალიზის მიზნით.

მიზეზი, რის გამოც ეს აპლიკაცია ასე ნაკლებად გამოიყენება, ძირითადად გამოწვეულია მისი ნამდვილი სარგებლობის არ ცოდნით. ბევრ მომხმარებელს შეცდომით სჯერა, რომ Access-ით გაკეთებული ყველაფერი რეალურად შეიძლება გაკეთდეს Access-ით. Excel.

მართალია, ორივე პროგრამას აქვს საერთო წერტილები, Excel უფრო შესაფერისია რიცხვითი მონაცემების დასამუშავებლად და ამ მონაცემებზე გამოთვლების შესასრულებლად. წვდომა, თავის მხრივ, ამატებს სპეციალობის უფრო დიდ ხარისხს და მოიცავს სპეციფიკურ ფუნქციებს სხვადასხვა ტიპის მონაცემების მართვისთვის. გარდა ამისა, ის საშუალებას გაძლევთ შეზღუდოთ მონაცემები, რომლებსაც მომხმარებლები შეაქვთ თითოეულ ველში, ასევე დააკავშიროთ დაკავშირებული მონაცემები მრავალ ცხრილში.

მონაცემთა ბაზები, რომლებიც შენახულია Microsoft Access-ით, აჩვენებს ფაილის გაფართოება ".accdb". მიუხედავად იმისა, რომ ეს არის ყველაზე გავრცელებული და ასევე ყველაზე აქტუალური, მაინც შესაძლებელია სხვა გაფართოებების პოვნა (".mdbe" o ".mde"), რომლებიც შეესაბამება 2007 წლამდე ვერსიებს. ზოგიერთ შემთხვევაში, ამ ტიპის გაფართოებების გასახსნელად, მომხმარებელმა ჯერ უნდა გამოიყენოს კონვერტაციის ინსტრუმენტი, რომ გადაიყვანოს იგი «.accdb».

რისი გაკეთებაც შეგვიძლია Access-ით

როგორ შეგიძლიათ გამოიყენოთ Access მონაცემთა ბაზის სამართავად? ქვემოთ განვიხილავთ რამდენიმე ყველაზე გავრცელებულ ამოცანას, რომელთა შესრულებაც შეგვიძლია ამ ხელსაწყოთი.

მონაცემთა ბაზის შექმნა

წვდომის მთავარ ეკრანზე დააწკაპუნეთ "ფაილი" და პარამეტრების სვეტში მარცხნივ აირჩიეთ "ახალი". ეკრანზე გამოსახულ სხვადასხვა ვარიანტს შორის, ჩვენ უნდა ავირჩიოთ სათაური როგორც "ცარიელი დესკტოპის მონაცემთა ბაზა".

ამ ახლად შექმნილ მონაცემთა ბაზას შეიძლება მიენიჭოს სახელი, როგორც წინასწარი ნაბიჯი ახალ შაბლონზე წვდომისა და მისი გამოყენების დასაწყებად.

შექმენით მაგიდა

ჩვენ მიერ შექმნილ მონაცემთა ბაზაში მონაცემთა ცხრილის დასამატებლად საჭიროა გადახვიდეთ ხელსაწყოს ლენტზე და დააწკაპუნოთ ჩანართზე "მაგიდა". ამ ახალ ცხრილს შეიძლება დაემატოს იმდენი ველი, რამდენიც გვინდა. ამისათვის თქვენ უნდა დააწკაპუნოთ მარჯვენა ღილაკით და აირჩიოთ ვარიანტი "დააწკაპუნეთ დასამატებლად".

კომბინირებული ველის განყოფილება გამოიყენება მონაცემთა სხვადასხვა ტიპების სიაში, რომლებიც შეიძლება მიენიჭოს ველს (Access-ში სავალდებულოა თითოეული ველისთვის მონაცემთა ტიპის მინიჭება).

დაამატეთ მონაცემები ცხრილში

არსებობს მრავალი გზა Access-ის ცხრილზე მონაცემების დასამატებლად: ფორმის გამოყენება, გარე ფაილიდან მისი იმპორტი, SQL-ის გამოყენება ან მონაცემების პირდაპირ შეყვანა (ანუ ხელით). ყველაზე გავრცელებული ვარიანტია იმპორტი ფაილების საშუალებით ".csv". ასე აკეთებ:

1. ინსტრუმენტის ლენტაზე დააწკაპუნეთ "გარე მონაცემები".
2. შემდეგ ჩვენ ვაწკაპუნებთ "ტექსტური ფაილი".
3. შემდეგ ვირჩევთ წყაროს ფაილს და დანიშნულების ცხრილს.
4. სანამ იმპორტს გავაგრძელებთ, ჩვენ შეგვიძლია გადავხედოთ ფაილის ყველა დეტალს (წერტილების ან მძიმეების გამოყენება როგორც გამსაზღვრელი, საჭიროა გარკვეული ველების გამოტოვება.
5. ბოლოს ვაჭერთ ღილაკს "დასრულება" იმპორტის გასაშვებად.

აქედან, არის მრავალი მოქმედება, რომელიც შეგვიძლია შევასრულოთ აპლიკაციაში ჩვენ მიერ წარმოდგენილი სხვადასხვა ცხრილებით. მაგალითად, შესაძლებელია შექმენით ურთიერთობები ცხრილებს შორის სხვადასხვა ცხრილიდან მონაცემების გამოკითხვა. თქვენ ასევე შეგიძლიათ შექმნათ ა საძიებო ცხრილი, რომელიც შეიცავს სხვა ცხრილის მიერ მითითებულ მონაცემებს, ან თუნდაც ქმნის კომპლექსურ შეკითხვებს მრავალ ცხრილზე სხვადასხვა ტიპის მონაცემებით.

სხვა შესაძლო ქმედებები არის შექმენით სარეზერვო ასლები, შექმენით შესრულებადი მონაცემთა ბაზები (რომლის შეცვლაც გარე მომხმარებლებს არ შეუძლიათ) მაკრო შექმნა რთული ამოცანების ავტომატიზირება ან მონაცემების ექსპორტი Excel-შისხვა მრავალ შესაძლებლობასთან ერთად.

ყველა ამ მოქმედების განსახორციელებლად, Microsoft Access მოიცავს მოსახერხებელი თანაშემწე რაც უდავოდ დიდი დახმარებაა მათთვის, ვინც პირველად იყენებს ამ აპლიკაციას.

დასკვნა

Microsoft Access არის რეკომენდირებული ვარიანტი მცირე და საშუალო ბიზნესისთვის, რომელსაც ესაჭიროება მარტივი და ადვილად გამოსაყენებელი მონაცემთა მართვის ინსტრუმენტი. იდეალურია ისეთი ამოცანებისთვის, როგორიცაა გინვენტარის მართვა ან პროექტის მონიტორინგი. ყველა ამ შემთხვევისთვის, ღირს მისი გამოყენების სწავლა.