რა არის Gmail-ის კონფიდენციალური რეჟიმი და როდის უნდა ჩართოთ ის?

¿რა არის Gmail-ის „კონფიდენციალური რეჟიმი“ და როდის უნდა გაააქტიუროთ ის? ეს სპეციალური გაგზავნის რეჟიმი საშუალებას გაძლევთ შეზღუდოთ მიმღების მიერ თქვენი ელ.ფოსტის გამოყენების შესაძლებლობა.ეს მომხმარებლებს ხელს შეუშლის მის გადაგზავნაში, ტექსტის კოპირებაში, დანართების ჩამოტვირთვაში ან შინაარსის დაბეჭდვაში. ასევე შეგიძლიათ დააყენოთ ვადის გასვლის თარიღი ან თუნდაც მოითხოვოთ SMS კოდი მის გასახსნელად. ის არ არის უშეცდომო, მაგრამ სწორად გამოყენების შემთხვევაში, მნიშვნელოვნად ამცირებს რისკებს მგრძნობიარე ინფორმაციასთან მუშაობისას.

Gmail-ის კონფიდენციალური რეჟიმი ელფოსტის გაგზავნის განსაკუთრებული გზაა ამ რეჟიმში, Google აწესებს შეზღუდვებს შეტყობინებასა და მის დანართებზე, რაც ზღუდავს მიმღების ინფორმაციის გაზიარების შესაძლებლობას. ამ რეჟიმის გააქტიურებისას, მიმღების ჩვეულებრივი გაზიარების ვარიანტები ქრება. გადაგზავნა, კოპირება, ჩამოტვირთვა და ბეჭდვა შინაარსი.

ამ ქმედებების დაბლოკვის გარდა, Gmail-ი საშუალებას გაძლევთ დააყენოთ ვადის გასვლის თარიღი. შეტყობინებისთვის: ამ პერიოდის შემდეგ, მიმღები ვეღარ შეძლებს მის ნახვას. ასევე, შეგიძლიათ ნებისმიერ დროს ხელით გააუქმოთ წვდომა, თუ ინანებთ გაგზავნილს ან აღმოაჩენთ შეცდომას მიმღების მხრიდან. ეს განსაკუთრებით სასარგებლოა კონფიდენციალური დოკუმენტების, პერსონალური მონაცემების ან მგრძნობიარე შიდა კომუნიკაციების დამუშავებისას.

ფუნქცია ასევე მოიცავს პაროლის დადასტურების დამატებით სისტემასშეგიძლიათ მიმღებს ელფოსტის გასახსნელად კოდი მოსთხოვოთ: მარტივი დადასტურება (რომელიც ზოგიერთ შემთხვევაში ელექტრონული ფოსტით იგზავნება) ან მიმღების მობილურ ტელეფონზე SMS-ით გაგზავნილი კოდი. ამ მეორე სცენარში, მხოლოდ ამ ტელეფონის ნომერზე წვდომის მქონე პირს შეეძლება შინაარსის ნახვა.

მნიშვნელოვანია გვესმოდეს, რომ კონფიდენციალური რეჟიმი ჯადოსნურად არ შიფრავს ელფოსტას მთლიანად.სამაგიეროდ, ის ცვლის კონტენტის მიწოდების წესს. Gmail ტექსტსა და დანართებს პირდაპირ არ აგზავნის ჩვეულებრივი შეტყობინების მსგავსად; სამაგიეროდ, ის ქმნის უსაფრთხო ბმულს, რომელზეც წვდომა მხოლოდ თქვენს მიერ დაყენებული პირობებით არის შესაძლებელი (ვადის გასვლის თარიღი, დადასტურება და ა.შ.).

ეს ფუნქცია ხელმისაწვდომია როგორც პირადი Gmail ანგარიშებისთვის, ასევე Google Workspace-ისთვის.ბიზნეს გარემოში ადმინისტრატორებს შეუძლიათ გადაწყვიტონ, დაუშვან თუ არა მისი გამოყენება, მთელ დომენში თუ მხოლოდ გარკვეულ ორგანიზაციულ ერთეულებში (მაგალითად, ჩართონ იგი იურიდიული განყოფილებისთვის და გამორთონ დანარჩენისთვის).

როგორ მუშაობს კონფიდენციალური რეჟიმი შიდა რეჟიმში

როდესაც შეტყობინებას კონფიდენციალურ რეჟიმში აგზავნით, Gmail არ მოგაწვდით ელფოსტის ტექსტს „ისე, როგორც არის“. მიმღების სერვერზე. ის ინახავს კონტენტს Google-ის სისტემებში და ცვლის მას კონტროლირებადი ბმულით. Gmail-ის მომხმარებლისთვის შედეგი ჩვეულებრივ ელფოსტას ჰგავს, მაგრამ სინამდვილეში ისინი ამ ჰოსტირებულ კონტენტზე წვდომას მართული გზით ახდენენ.

თუ მიმღები არ იყენებს Gmail-ს, ის მიიღებს შეტყობინებას ბმულით. ტიპის „ელფოსტის ნახვა“ ან მსგავსი. მასზე დაწკაპუნებით გაიხსნება უსაფრთხო Google გვერდი, სადაც დაგჭირდებათ შესვლა ან დამადასტურებელი კოდის შეყვანა, იმისდა მიხედვით, თუ როგორ დააკონფიგურირეთ მიწოდება. ამ გზით, თქვენ ინარჩუნებთ კონტროლს მიმღების ელფოსტის პროვაიდერის მიუხედავად.

ამ რეჟიმში ტიპიური შეზღუდვები გავლენას ახდენს მთელ კონტენტის პაკეტზეტექსტი, ჩაშენებული სურათები და დანართები. მიმღებს შეეძლება მისი წაკითხვა და დანართების წინასწარი დათვალიერება, თუ ფორმატი თავსებადია, მაგრამ არ ექნება წვდომა ფუნქციებზე, რათა შეინახოს ისინი კომპიუტერში, გადააგზავნოს ისინი სხვა პირისთვის ან დაბეჭდოს ელფოსტა Gmail-დან.

არსებობს ერთი მნიშვნელოვანი შეზღუდვა, რომელიც უნდა გახსოვდეთ.მაშინაც კი, თუ კოპირების, ჩამოტვირთვის ან ბეჭდვის ვარიანტები დაბლოკილია, Gmail-ს არ შეუძლია სრულად შეუშალოს ხელი ვინმეს ამის გაკეთებაში. ეკრანის ანაბეჭდიგადაიღეთ ეკრანის ანაბეჭდი ტელეფონით ან გამოიყენეთ მავნე პროგრამული უზრუნველყოფა კონტენტის კოპირებისთვის. Google ცდილობს შეზღუდოს ეკრანის ანაბეჭდები ზოგიერთ გარემოში, მაგრამ პრაქტიკაში ყოველთვის არსებობს ამ დაცვის გვერდის ავლის გზა.

კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი ტექნიკური დეტალი ის არის, რომ კონფიდენციალურ რეჟიმში ელფოსტის გაგზავნა შეუძლებელია. მოგვიანებით გასაგზავნად. თუ შეტყობინებების კონკრეტულ დროს გასაგზავნად ყოველთვის იყენებთ „გაგზავნის დაგეგმვის“ ფუნქციას, გაითვალისწინეთ, რომ ეს ფუნქცია შეუთავსებელია კონფიდენციალურ რეჟიმთან: მათი დაუყოვნებლივ გაგზავნა მოგიწევთ.

უპირატესობები, შეზღუდვები და როდის უნდა ჩართოთ იგი

კონფიდენციალური რეჟიმის მთავარი უპირატესობა ის არის, რომ ის ამცირებს მგრძნობიარე ინფორმაციის უნებლიე გამჟღავნებას.თუ მიმღები შემთხვევით დააწკაპუნებს „გადაგზავნას“ ან შეეცდება დანართის ჩამოტვირთვას გასაზიარებლად, ის უბრალოდ ვერ შეძლებს ამის გაკეთებას. ეს თავიდან აგაცილებთ მრავალ გავრცელებულ შეცდომას როგორც სამსახურში, ასევე პირად გარემოში.

შეტყობინებების ვადის გასვლის თარიღი კიდევ ერთი ძალიან საინტერესო მომენტიაშეგიძლიათ აირჩიოთ, რომ ელფოსტა ხელმისაწვდომი იყოს მხოლოდ ერთი დღით, ერთი კვირით, ერთი თვით ან თუნდაც რამდენიმე წლით (ტიპიური დიაპაზონია 1 დღიდან 5 წლამდე). ამ დროის შემდეგ, როგორც შეტყობინების ტექსტი, ასევე ნებისმიერი დანართი მიუწვდომელი ხდება მიმღებისთვის, მიუხედავად იმისა, რომ მათ შეიძლება კვლავ ნახონ ის შემოსულებში.

წვდომის ნებისმიერ დროს გაუქმების შესაძლებლობა დამატებით უსაფრთხოების ბადეს ქმნის.თუ ელ.წერილი არასწორ პირს გაუგზავნეთ, შეიტანეთ ინფორმაცია, რომელსაც მოგვიანებით ინანებთ, ან უბრალოდ გადაიფიქრეთ, უბრალოდ გადადით გაგზავნილი ნივთების საქაღალდეში, გახსენით კონფიდენციალური ელ.წერილი და დააწკაპუნეთ წვდომის გაუქმების ოფციაზე. ამ მომენტიდან მიმღები ვეღარ შეძლებს მის გახსნას.

თუმცა, ეს რეჟიმი არ არის აბსოლუტური ფარი და აქვს მკაფიო შეზღუდვები.როგორც ადრე აღვნიშნეთ, მას არ შეუძლია ეკრანის ანაბეჭდების ან ფოტოების დაბლოკვის უტყუარი გარანტია და თუ მიმღები თქვენი ნდობის დარღვევას აპირებს, ის ყოველთვის იპოვის ინფორმაციის შენახვის გზებს. გარდა ამისა, მკაცრ კორპორატიულ გარემოში, ეს შეიძლება ეწინააღმდეგებოდეს არქივირების, აუდიტის ან ელექტრონული აღმოჩენის პოლიტიკას, რადგან გარკვეული წვდომა სცილდება სტანდარტულ სამუშაო პროცესებს.

სასურველია კონფიდენციალური რეჟიმის გააქტიურება იმ სიტუაციებში, როდესაც დამატებითი კონტროლი გჭირდებათ.არ არის რეკომენდებული კონტრაქტების, სერტიფიკატების, პირადობის დამადასტურებელი დოკუმენტების, ფინანსური ინფორმაციის, სამედიცინო მონაცემების, მგრძნობიარე შიდა კომუნიკაციების ან ბმულების გაგზავნა, რომლებიც კონკრეტულ თარიღში უნდა შეწყდეს მუშაობა. ეს არ უნდა იქნას გამოყენებული უკონტროლოდ, რადგან ეს მიმღებისთვის დამატებით ნაბიჯებს ართულებს და შეიძლება გაართულოს საქმე, თუ მათ ეს არ სჭირდებათ.

როგორ გავაგზავნოთ კონფიდენციალური ელ.წერილი Gmail-დან კომპიუტერზე

Gmail-ის ვებ ვერსიიდან კონფიდენციალური რეჟიმის გამოყენების პროცესი საკმაოდ ინტუიციურია.თუმცა, ღირს ეტაპობრივად გაეცნოთ ყველაფერს, რათა არაფერი გამოგრჩეთ. იდეა იმაში მდგომარეობს, რომ ელ.წერილი ჩვეულებრივად დაწეროთ და გაგზავნამდე გაააქტიუროთ რეჟიმი და შეცვალოთ ვადის გასვლისა და დადასტურების პარამეტრები.

ეს არის კომპიუტერის ძირითადი ნაბიჯები:

• გახსენით Gmail და დააჭირეთ ღილაკს „შედგენა“ ახალი შეტყობინების შესაქმნელად.
• დაწერეთ მიმღები, თემა და შინაარსი ელფოსტიდან და დაურთეთ გასაგზავნი ფაილები.
• წერის ფანჯრის ბოლოში დააწკაპუნეთ საათიანი საკეტის ხატულაზე. (ეს არის კონფიდენციალური რეჟიმის ღილაკი.) თუ ის უკვე გამოიყენეთ და გსურთ პარამეტრების შეცვლა, დაინახავთ „რედაქტირების“ ვარიანტს.
• გაიხსნება pop-up ფანჯარა, სადაც შეგიძლიათ აირჩიოთ ვადის გასვლის თარიღი. შეტყობინების ფორმა და გსურთ თუ არა პაროლის მოთხოვნა.
• პაროლის განყოფილებაში შეგიძლიათ აირჩიოთ ორი რეჟიმიდან ერთ-ერთი:
  • „SMS-ით პაროლი არ არის“მომხმარებლები, რომლებიც გახსნიან ელფოსტას Gmail აპლიკაციიდან ან ვებსაიტიდან, შეძლებენ მის პირდაპირ ნახვას; მათ, ვინც არ იყენებს Gmail-ს, შეიძლება მიიღონ კოდი სხვა ელფოსტაში მათი ვინაობის დასადასტურებლად.
  • „პაროლი SMS-ით“მიმღებს დასჭირდება კოდის შეყვანა, რომელიც მას ტექსტური შეტყობინებით გაეგზავნება. სავალდებულოა მიმღების ტელეფონის ნომრის შეყვანა და არა თქვენის.
• ყველაფრის დაყენების შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს „შენახვა“ და შემდეგ გაგზავნეთ ელ.წერილი, როგორც ყოველთვის.

გახსოვდეთ, რომ კონფიდენციალური რეჟიმის პარამეტრი გავლენას ახდენს როგორც ტექსტზე, ასევე დანართებზე.შეტყობინების ყველა შინაარსი ექვემდებარება თქვენს მიერ განსაზღვრულ ვადის გასვლის, დადასტურების და კოპირების ან ჩამოტვირთვის შეზღუდვებს.

როგორ გავააქტიუროთ კონფიდენციალური რეჟიმი თქვენი მობილური ტელეფონიდან

თუ Gmail-ს ძირითადად თქვენი მობილურიდან (Android ან iOS) იყენებთ, კონფიდენციალური რეჟიმიც ხელმისაწვდომია.პარამეტრის მდებარეობა დესკტოპ ვერსიასთან შედარებით ოდნავ იცვლება, მაგრამ ლოგიკა იგივეა: თქვენ წერთ ელ.წერილს და გაგზავნამდე ააქტიურებთ პარამეტრს და ირჩევთ, თუ როგორ გსურთ მისი დაცვა.

Gmail აპლიკაციაში კონფიდენციალური რეჟიმის გამოსაყენებლადეს ზოგადი მიმდინარეობა შემდეგია:

• გახსენით Gmail აპლიკაცია თქვენს სმარტფონზე და დააჭირეთ ღილაკს ახალი ელფოსტის შესაქმნელად.
• დაწერეთ მიმღები, თემა და შეტყობინებადა საჭიროების შემთხვევაში, ფაილების მიმაგრება.
• შეეხეთ სამწერტილიან მენიუს ზედა მარჯვენა კუთხეში ეკრანიდან აკრეფის დროს.
• აირჩიეთ „კონფიდენციალური რეჟიმის“ ვარიანტი ჩამოსაშლელ მენიუში.
• გაიხსნება ეკრანი ვადის გასვლის თარიღისა და პაროლის კონფიგურაციისთვის., ვებგვერდზე არსებულის მსგავსი ვადის გასვლის დიაპაზონით (1 დღიდან 5 წლამდე) და ორი დადასტურების ვარიანტით (სტანდარტული ან SMS).
• დააყენეთ სასურველი პარამეტრები და დააჭირეთ ღილაკს „შენახვა“.
• ელ.ფოსტის გაგზავნა ჩვეულებრივადამ მომენტიდან ყველა განსაზღვრული შეზღუდვა ამოქმედდება.

ყოველდღიურ ოპერაციებში, ეს პროცედურა ჩვეულებრივ გადაზიდვასთან შედარებით მხოლოდ რამდენიმე წამით მეტხანს გრძელდება.ამიტომ, მისი რეგულარული გამოყენება შესაძლებელია მანამ, სანამ შინაარსი ამას ამართლებს. თუმცა, გახსოვდეთ, რომ მიმღებს აცნობოთ, თუ ისინი არ იცნობენ ამ სისტემას, რათა არ შეშფოთდნენ კოდის მოთხოვნისას ან არ აღმოაჩინონ, რომ ვერ შეძლებენ შეტყობინების გადაგზავნას.

როგორ გახსნათ კონფიდენციალური ელ.წერილი, როგორც მიმღებმა

კონფიდენციალური ელფოსტის მიმღების გამოცდილება ორ ძირითად ფაქტორზეა დამოკიდებულიგასათვალისწინებელი ფაქტორებია, იყენებენ თუ არა ისინი Gmail-ს და ჩართო თუ არა გამგზავნმა პაროლის დადასტურება (განსაკუთრებით თუ ეს SMS-ით ხდება). მიუხედავად ამისა, პროცესი, როგორც წესი, საკმაოდ ორგანიზებულია და ინტერფეისი თითოეულ ეტაპზე გეუბნებათ, რა უნდა გააკეთოთ.

თუ იყენებთ Gmail ანგარიშს და გამგზავნმა არ მოითხოვა პაროლი SMS-ითუმეტეს შემთხვევაში, თქვენ შეგიძლიათ გახსნათ ელ.წერილი პირდაპირ ვებსაიტიდან ან განახლებული აპლიკაციიდან დამატებითი ნაბიჯების გარეშე. შეტყობინებას ჩვეულებრივად ნახავთ, მაგრამ გადამისამართების, ჩამოტვირთვის ან ბეჭდვის ღილაკების გარეშე. თუ იყენებთ Gmail-თან დაკავშირებულ სხვა ელ.ფოსტის კლიენტს (მაგალითად, პერსპექტივა), შეიძლება გამოჩნდეს ბმული, როგორიცაა „ელფოსტის ნახვა“, რომელიც გადაგიყვანთ Google-ის გვერდზე, სადაც შესვლა მოგიწევთ.

როდესაც გამგზავნი ააქტიურებს „პაროლის SMS-ით“ ფუნქციასპროცესი დამატებით უსაფრთხოების საფეხურს ამატებს. შეტყობინების გახსნისას სისტემა აჩვენებს ღილაკს, როგორიცაა „პაროლის გაგზავნა“; მასზე დაჭერით კოდი გამოგეგზავნებათ ტექსტური შეტყობინებით თქვენთვის კონფიგურირებულ ტელეფონის ნომერზე. კონტენტზე წვდომისთვის ეს კოდი ეკრანზე უნდა შეიყვანოთ.

თუ თქვენი მისამართი არ არის Gmail-ის მისამართი (მაგალითად, თქვენ იყენებთ კორპორატიულ ელ. ფოსტას ან სხვა პროვაიდერის ელ. ფოსტას)ასევე, Google-ის უსაფრთხო ინტერფეისში მიიღებთ შეტყობინებას „ელფოსტის ნახვის“ ბმულით. იქიდან შეიძლება მოგეთხოვოთ დააწკაპუნოთ „პაროლის გაგზავნაზე“ და შეამოწმოთ თქვენი SMS შეტყობინებები ან, გამგზავნის პარამეტრებიდან გამომდინარე, შეამოწმოთ დამატებითი ელფოსტა, რომელიც შეიცავს დამადასტურებელ კოდს.

ყველა შემთხვევაში, კოპირებაზე, გადაგზავნაზე, ჩამოტვირთვაზე ან ბეჭდვაზე შეზღუდვები ძალაში დარჩება.თქვენ შეძლებთ ელფოსტის წაკითხვას და, თუ მისი ვადა არ გასულა და თქვენი წვდომა არ გაუქმებულა, თავსებადი დანართების წინასწარ გადახედვას; თუმცა, თქვენ არ გექნებათ წვდომა Gmail-იდან პირდაპირ კონტენტის გაზიარების ან შენახვის ტიპურ ფუნქციებზე.

რა ხდება, როდესაც ელ. ფოსტის ვადა იწურება ან წვდომა გაუქმებულია?

გამგზავნის მიერ მითითებული ვადის გასვლის შემდეგ, შეტყობინება აღარ იქნება ხელმისაწვდომი. მიმღებისთვის, მიუხედავად იმისა, რომ ელ.წერილი შეიძლება ვიზუალურად მაინც გამოჩნდეს მის შემოსულებში ან არქივში, მისი გახსნის მცდელობისას აღმოაჩენს, რომ მას აღარ შეუძლია შინაარსის ნახვა ან წააწყდება შეტყობინებას, რომ ელ.წერილის ვადა ამოიწურა.

გამგზავნს ასევე შეუძლია ინიციატივის აღება და წვდომის გაუქმება ვადის გასვლამდე.ამისათვის გახსენით Gmail კომპიუტერზე, გადადით „გაგზავნილის“ საქაღალდეში, იპოვეთ კონფიდენციალური ელ.წერილი და დააწკაპუნეთ ოფციაზე „წვდომის გაუქმება“. ამ მომენტიდან, მიმღების მიერ შეტყობინების გახსნის ნებისმიერი მცდელობისას გამოჩნდება შეცდომა ან გაფრთხილება, რომ მას აღარ აქვს ნებართვა.

თუ თქვენ იღებთ ვადაგასულ ელფოსტას ან წაშლილი წვდომის შეცდომასდიდი ალბათობით, გამგზავნმა გადაწყვიტა წვდომის შეწყვეტა, ან თქვენ გადააჭარბეთ თავდაპირველად დაყენებულ ვადას. ამ შემთხვევაში, თქვენი ერთადერთი ვარიანტია დაუკავშირდეთ ამ პირს ვადის გასვლის თარიღის გასაგრძელებლად ან სთხოვოთ მას ინფორმაციის ხელახლა გამოგზავნა ახალი, კონფიდენციალური შეტყობინების სახით.

ასევე შეიძლება წარმოიშვას შეცდომები SMS-ით დადასტურებისთვის გამოყენებულ ტელეფონის ნომრებთან დაკავშირებით.Gmail-ი მხოლოდ გარკვეულ ქვეყნებსა და რეგიონებში (მაგალითად, ჩრდილოეთ ამერიკა, სამხრეთ ამერიკის დიდი ნაწილი, ევროპა, ავსტრალია და აზიის ზოგიერთი ტერიტორია, როგორიცაა კორეა, ინდოეთი და იაპონია) გაგზავნილ კოდებს უჭერს მხარს. თუ მხარდაჭერილ რეგიონში არ მდებარე ნომრის დაყენებას შეეცდებით, გამოჩნდება შეტყობინება, რომ მისი გამოყენება შეუძლებელია.

ვადის გასვლისა და გაუქმების ეს მექანიზმები განსაკუთრებით სასარგებლოა სამუშაო კონტექსტში. სადაც გაზიარებულია დროებითი დოკუმენტები, მგრძნობიარე ანგარიშები ან პერსონალური მონაცემები, რომლებიც განუსაზღვრელი ვადით არ უნდა დარჩეს ხელმისაწვდომი. დროის ლიმიტების ფრთხილად დადგენით, შეგიძლიათ მნიშვნელოვნად შეამციროთ ინფორმაციის გავრცელების დრო.

Google Workspace-ის ადმინისტრატორებისთვის კონფიდენციალური რეჟიმის მართვა

კორპორატიულ გარემოში, ადმინისტრატორებს აქვთ საბოლოო სიტყვა იმის შესახებ, ხელმისაწვდომია თუ არა კონფიდენციალური რეჟიმი. მომხმარებლებისთვის. Google Admin კონსოლიდან, მისი ჩართვა ან გამორთვა შესაძლებელია დომენის დონეზე ან მხოლოდ გარკვეულ ორგანიზაციულ ერთეულებზე გამოყენება, კომპანიის შიდა პოლიტიკის შესაბამისად.

ორგანიზაციის ფარგლებში ამ ფუნქციის გლობალურად სამართავად, ადმინისტრატორმა უნდა:

• შედით ადმინისტრაციის კონსოლში ადმინისტრატორის უფლებების მქონე ანგარიშით.
• გადადით „აპლიკაციების“ განყოფილებაში, შემდეგ „Google Workspace“-ში და შემდეგ „Gmail“-ში..
• გახსენით განყოფილება „მომხმარებლის პარამეტრები“ და გადადით ქვემოთ „კონფიდენციალური რეჟიმის“კენ..
• მონიშნეთ ან მოხსენით მონიშვნა ველის „კონფიდენციალური რეჟიმის ჩართვა“-დანდა შეინახეთ ცვლილებები.

ცვლილებები, როგორც წესი, მყისიერი არ არის.Google მიუთითებს, რომ ამ ცვლილებების მთელ დომენზე სრულად გავრცელებას შეიძლება 24 საათამდე დასჭირდეს, თუმცა პრაქტიკაში ისინი ხშირად გაცილებით ადრე გამოიყენება. სასურველია ამის გათვალისწინება განლაგების ან პოლიტიკის ცვლილების დაგეგმვისას.

თუ გსურთ კონფიდენციალური რეჟიმის მართვა ორგანიზაციული ერთეულების (OU) მიხედვითპროცესი მსგავსია, მაგრამ პარამეტრის შეცვლამდე, მარცხენა პანელში უნდა აირჩიოთ კონკრეტული OU (მაგალითად, „ადამიანური რესურსები“, „ფინანსები“, „მარკეტინგი“ და ა.შ.). შემდეგ გადადით „კონფიდენციალური რეჟიმის“ განყოფილებაში, ჩართეთ ან გამორთეთ ის და შეინახეთ ცვლილებები ამ კონკრეტული ერთეულისთვის.

კონფიდენციალური რეჟიმის გამორთვა მომხმარებლებს ამ რეჟიმის გამოყენებით ელფოსტის გაგზავნაში ხელს უშლის.თუმცა, ეს თავისთავად არ ბლოკავს მათ მიღებას. თუ ორგანიზაცია შემომავალ კონფიდენციალურ შეტყობინებებს პრობლემურად მიიჩნევს აუდიტის, შესაბამისობის ან არქივირების მიზნებისთვის, მან უნდა შექმნას კონკრეტული შესაბამისობის წესები ამ ტიპის ელფოსტის დასამუშავებლად.

ბიზნესებში შემომავალი შეტყობინებების კონფიდენციალურ რეჟიმში დაბლოკვა

ზოგიერთი ორგანიზაცია უპირატესობას ანიჭებს კონფიდენციალური ელფოსტის მომხმარებლებამდე მიღწევის თავიდან აცილებას.რადგან ამ ტიპის შეტყობინებები ზღუდავს კონტენტის შემოწმების, არქივირების ან ელექტრონული აღმოჩენის იურიდიულ პროცესებს. ამის მოსაგვარებლად, Google Workspace გთავაზობთ შესაბამისობის წესების სისტემას, რომელიც საშუალებას იძლევა ამ ტიპის ელფოსტის იდენტიფიცირება და უარყოფა დომენში მისვლისთანავე.

შემომავალი კონფიდენციალური შეტყობინებების დაბლოკვის ზოგადი პროცედურა შემდეგია::

• ადმინისტრატორის კონსოლში გადადით Gmail-ის პარამეტრებზე. და შეიყვანეთ განყოფილება, რომელიც ეძღვნება „შინაარსის სტანდარტებთან შესაბამისობას“.
• ახალი პარამეტრის შესაქმნელად დააჭირეთ ღილაკს „კონფიგურაცია“თუ წესები უკვე არსებობს, შეგიძლიათ აირჩიოთ „სხვა წესის დამატება“.
• წესს აღწერითი სახელი მიანიჭეთ (მაგალითად, „შემომავალი კონფიდენციალური რეჟიმის ბლოკი“).
• „დაზარალებული შეტყობინებების“ განყოფილებაში აირჩიეთ „შემომავალი“ ოფცია. ისე, რომ წესი მხოლოდ დომენზე მოსულ ელ.ფოსტაზე ვრცელდება.
• გამოთქმების განყოფილებაში დაამატეთ მეტამონაცემებზე დაფუძნებული პირობა და ატრიბუტად აირჩიეთ „Gmail-ის კონფიდენციალური რეჟიმი“, შესაბამისი ტიპით „შეტყობინება Gmail-ის კონფიდენციალურ რეჟიმშია“.
• მოქმედებების ბლოკში აირჩიეთ „შეტყობინების უარყოფა“ და, სურვილის შემთხვევაში, შეადგინოს პერსონალიზებული ტექსტი, რომელიც ავტომატურად გაეგზავნება გამგზავნს, სადაც ახსნილი იქნება უარის თქმის მიზეზი.
• წესი შეინახეთ და დაელოდეთ მის გავრცელებას (ისევ და ისევ, მაქსიმალური სავარაუდო ვადა დაახლოებით 24 საათია).

ეს მიდგომა საშუალებას იძლევა ძალიან ზუსტი უსაფრთხოებისა და შესაბამისობის პოლიტიკის გამოყენების.მაგალითად, შეგიძლიათ დაბლოკოთ ორგანიზაციის გარედან კონფიდენციალური ელფოსტის მიღება, მაგრამ მაინც დაუშვათ მათი შიდა გამოყენება, ან შეზღუდოთ ისინი მხოლოდ გარკვეული დეპარტამენტებით. ეს ყველაფერი დამოკიდებულია თითოეული ორგანიზაციის იურიდიულ და ოპერაციულ საჭიროებებზე.

საუკეთესო პრაქტიკა და უსაფრთხოების რჩევები კონფიდენციალური რეჟიმის გამოყენებისას

მიუხედავად იმისა, რომ კონფიდენციალური რეჟიმი დაცვის დამატებით ფენებს უზრუნველყოფს, ის საღი აზრის შემცვლელს არ წარმოადგენს.მაღალი კონფიდენციალურობის ინფორმაციის შემცველი ელფოსტის გაგზავნამდე, ღირს იმის დაფიქრება, ნამდვილად საჭიროა თუ არა მისი ელექტრონული ფოსტით გაგზავნა, თუ უფრო გონივრული იქნება დაშიფვრის ან ფაილების უსაფრთხო გაზიარების სხვა, უფრო საიმედო მეთოდების გამოყენება.

მთავარი რეკომენდაციაა, რომ ფრთხილად შეცვალოთ ვარგისიანობის ვადა.უკიდურესად მგრძნობიარე დოკუმენტებისთვის შეიძლება დაგჭირდეთ მოკლე ვადების (ერთი დღე, ერთი კვირა) დაწესება; სხვა კომუნიკაციებისთვის, როგორიცაა განხილვის პროცესში მყოფი კონტრაქტები, რომლებიც დროს მოითხოვს, სასურველია მიმღებს გონივრული ვადა მისცეთ. აბსურდულად მოკლე ვადების გამოყენება მხოლოდ მიმღების იმედგაცრუებას და ხელახლა გაგზავნას ან დაბნეულობას გამოიწვევს.

როდესაც რისკი მაღალია, რეკომენდებულია SMS პაროლის გამოყენება.იმ პირობით, რომ თქვენ შეგიძლიათ უსაფრთხოდ მართოთ მიმღების ტელეფონის ნომერი და ისინი იმყოფებიან Google-ის მიერ მხარდაჭერილ რეგიონში. ეს დამატებითი ნაბიჯი ართულებს იმ პირისთვის, რომელმაც მოიპოვა წვდომა ელფოსტაზე (მაგალითად, ანგარიშში ნებართვის გარეშე შესვლით), შინაარსის წაკითხვას მიმღების ტელეფონის ნომრის გარეშე.

გაგზავნამდე აუცილებელია ელექტრონული ფოსტის მისამართების და ტელეფონის ნომრების ორჯერ შემოწმება.ციფრში ერთი შეცდომაც კი შეიძლება გახდეს მიზეზი იმისა, რომ ინფორმაცია არასწორ პირს გაეგზავნოს ან მიმღებს შეტყობინების გახსნა ვერ შეძლოს. ასევე კარგი იქნება, თუ მიმღებს წინასწარ გააფრთხილებთ, რომ ის მიიღებს კონფიდენციალურ ელფოსტას დადასტურებით, რათა მან ეს ფიშინგი ან სპამი არ ჩათვალოს.

კომპანიებში, კონფიდენციალური რეჟიმის დანერგვას თან უნდა ახლდეს მინიმალური ტრენინგი.ახსენით, რას აკეთებს და რას არ აკეთებს ეს ფუნქცია, როდის არის რეკომენდებული მისი გამოყენება, რა არის ტიპიური ვადის გასვლის თარიღები და როგორ გავუმკლავდეთ ისეთ პრობლემებს, როგორიცაა ვადაგასული წვდომა ან მიუწოდებელი SMS შეტყობინებები. ეს ხელს უშლის მომხმარებლებს, მიმართონ სახიფათო გადაწყვეტილებებს ცოდნის ნაკლებობის გამო.

Gmail-ის კონფიდენციალური რეჟიმი ძალიან პრაქტიკულ ინსტრუმენტად იქცევა ელექტრონული ფოსტით ინფორმაციის გავრცელებაზე კონტროლის მოპოვება, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც ეს შერწყმულია მკაფიო პოლიტიკასთან, საღ აზრთან და სხვა დამატებით უსაფრთხოების ზომებთან. გონივრულად გამოყენების შემთხვევაში, ის საშუალებას იძლევა მგრძნობიარე მონაცემები უფრო უსაფრთხოდ და ნაკლები ზედმეტი შიშით გავრცელდეს, როგორც პირად, ასევე პროფესიულ დონეზე.