DMS პროგრამული უზრუნველყოფა: აპლიკაციები, რომლებიც საშუალებას გაძლევთ უსაფრთხოდ შეინახოთ დოკუმენტაცია

La იურიდიული დოკუმენტაციის მართვა ამის გაგება აღარ შეიძლება ამის გარეშე DMS პროგრამული უზრუნველყოფა რომლებიც ცენტრალიზებას, დაცვას და ფაილების ხელმისაწვდომობას ნებისმიერი მოწყობილობიდან ახდენენ. მიუხედავად იმისა, რომ ბევრ იურიდიულ ფირმას კვლავ უჭირს ქაღალდზე დაფუძნებული პროცესების გამოყენება, რეალობა ისაა, რომ იურიდიული საკითხები რთულია და სამუშაო პროცესების გასამარტივებლად, რისკების მინიმიზაციისა და კლიენტებთან ურთიერთობის გასაუმჯობესებლად თანამედროვე პროგრამულ უზრუნველყოფას მოითხოვს. რომელი აპლიკაციები საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ იურიდიული დოკუმენტაცია? ამაზე ამ სტატიაში ვისაუბრეთ.

მასში ჩვენ ავხსნით, თუ როგორ გამოვიყენოთ ისინი უსაფრთხოდ, მათ ყველაზე მნიშვნელოვან მახასიათებლებსა და საუკეთესო გადაწყვეტილებებს, რომელთა გამოყენებაც შეგვიძლია.

რა არის პროგრამული უზრუნველყოფა იურიდიული დოკუმენტაციის მართვისა და შესანახად?

იურიდიული დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა (DMS) არის სპეციალიზებული ინსტრუმენტი ფირმებში, საკონსულტაციო კომპანიებსა და იურიდიულ განყოფილებებში ციფრული ფაილების შესანახად, ორგანიზებისთვის, ვერსიონირებისა და თვალყურის დევნებისთვის.მისი მიზანია, რომ კრიტიკული დოკუმენტები უსაფრთხოა, მაგრამ მარტივი მოსაძებნია, გაფართოებული ძიებით, როლებზე დაფუძნებული ნებართვებით და მიკვლევადობით.

ეს პლატფორმები, როგორც წესი, მოიცავს მძლავრ ძიებას, რეალურ დროში თანამშრომლობას, ვერსიის კონტროლს და შესაბამისობის ფუნქციებს. იურიდიული სექტორიგარდა ამისა, მნიშვნელოვანია, რომ სისტემამ მხარი დაუჭიროს სამუშაო პროცესის ავტომატიზაციას, კლიენტებთან უსაფრთხო გაცვლას, ელექტრონულ ხელმოწერებს და მოქმედებების აუდიტს.

იურიდიული სფეროს მიღმა, DMS-ები საწარმოს კონტენტის მართვის (ECM) ეკოსისტემის ნაწილია., რომელიც მოიცავს დიგიტალიზაციას (სკანირება და OCR), ელექტრონულ არქივაციას, სარეზერვო ასლს და საწარმოს დონის უსაფრთხოების ფენებს GDPR-ისა და ISO სტანდარტების შესაბამისად.

ძირითადი მახასიათებლები, რომლებიც უნდა მოითხოვოთ იურიდიული DMS-ისგან

• მართვა და შენახვა ღრუბელში და/ან საკუთარ სერვერებზე24/7 წვდომა ვებდან და მობილურიდან, უსაფრთხო სინქრონიზაციით და მონაცემთა მოცულობაზე დაფუძნებული მასშტაბირებადი გეგმებით, ასევე ჰიბრიდული ღრუბლოვანი სერვისების შესაძლებლობით, თუ თქვენი IT პოლიტიკა ამას მოითხოვს.
• მარტივი გამოყენებადობა და განხორციელებაინტუიციური ინტერფეისი აჩქარებს ათვისებას და ამცირებს სწავლის პროცესს; რაც უფრო მალე შესთავაზებთ ღირებულებას, მით უკეთეს შედეგს მიიღებთ და მით უფრო ნაკლებ შინაგან წინააღმდეგობას წააწყდებით.
• პერსონალიზებადი შაბლონები, დაფები და მეტამონაცემებიკონტრაქტების, მოთხოვნების ან დოკუმენტების სტანდარტიზაცია მრავალჯერადი გამოყენების შაბლონებითა და დაფებით, პროგრესის, ეტაპებისა და დამოკიდებულებების სანახავად; მეტამონაცემები და თეგები კატეგორიზაციისთვის მთავარია.
• ნაკადის ავტომატიზაცია: შეცვალეთ ხელით შესრულებული ნაბიჯები წესებითა და ტრიგერებით (დამტკიცებები, შეტყობინებები, მინიჭებები), ვერსიების შემოწმებისა და აუდიტისთვის განკუთვნილი აქტივობის ჟურნალებით.

DMS-ის ტიპები და საერთო ფუნქციები

• განლაგებითღრუბელში (ყოვლისმომცველი წვდომა, შემცირებული ხახუნი და მესამე მხარეებზე დამოკიდებულება) ან ადგილზე (სრული კონტროლი, შიდა ინვესტიცია და ტექნიკური მომსახურება). ასევე არსებობს ჰიბრიდები უპირატესობების გასაერთიანებლად.
• ლიცენზიითსაკუთრებაში არსებული (ოფიციალური მხარდაჭერა, ტრენინგი, SLA, უფრო მაღალი ღირებულება) vs. ღია კოდი (მოქნილობა და საზოგადოება, მოითხოვს გამოცდილ მომწოდებელს ან შიდა გუნდს ტექნიკური მომსახურებისთვის).
• ძირითადი შესაძლებლობებისკანირება და OCR, მეტამონაცემების ინდექსირება, კონტენტის ან საკვანძო სიტყვების ძიება, ვერსიონირება, ნებართვები და აუდიტი, ინტეგრაციები (ERP, CRM, ელფოსტა) და სამუშაო პროცესები (დამტკიცებები).

საუკეთესო DMS (სამართლებრივი დოკუმენტების მართვის) პროგრამული უზრუნველყოფა

ჩვენ შევკრიბეთ გადაწყვეტილებები, რომლებიც იურიდიული გუნდების მიერ გამოიყენება საქმის მართვის, დოკუმენტაციის, სამუშაო დატვირთვისა და კლიენტებთან ურთიერთობისთვის. დეტალური შედარებისთვის, ჩვენ შევიტანეთ ძლიერი მხარეები, შეზღუდვები, ფასები და შეფასებები.

დააჭირეთ ღილაკს

ClickUp Docs ერთი და იმავე პროექტის გარემოში იურიდიული დოკუმენტების შექმნის, ძიებისა და მათზე თანამშრომლობის მოქნილ გზას გთავაზობთ. მისი მძლავრი საძიებო სისტემა აჩქარებს ფაილების ადგილმდებარეობის დადგენას და უსაფრთხოება და ხელმისაწვდომობა შესანიშნავიამას აქვს იურიდიული შაბლონები (კლიენტების მართვა, საქმის თვალყურის დევნება და ანგარიშსწორება) და ClickUp AI რეზიუმეებისა და განახლებების დასაწერად.

ფასები: უფასო სამუდამოდ; შეუზღუდავი $7/მომხმარებელი/თვეში; ბიზნეს $12/მომხმარებელი/თვეში; კორპორატიული (საკონტაქტო). ClickUp AI +5 აშშ დოლარი თვეში თითო წევრზე ფასიან გეგმებზე.

ProProfs პროექტი

მარტივი კომპლექტი დავალებების, კალენდრებისა და რესურსებისთვის, არ არის კონკრეტული იურიდიული თვალსაზრისით, მაგრამ სასარგებლოა, თუ ეძებთ სიმარტივე და კარგი ფასი. ProProfs პროექტი ის ქმნის ინვოისებსა და ანგარიშებს, აკონტროლებს დროს და გთავაზობთ Gantt-ისა და Kanban-ის დაფებს. მას არ გააჩნია მოწინავე CRM და გუნდური ჩატი.

ფასი: $39,97/თვეში შეუზღუდავი რაოდენობის მომხმარებლებისთვის (წლიური).

ასანა

ასანა არის ყოვლისმომცველი სამუშაო პროცესის პლატფორმა ავტომატიზაციით, დამოკიდებულებებითა და ანგარიშგებით.ის საშუალებას გაძლევთ ნახოთ პრობლემები ქრონოლოგიაში, სიაში ან დაფაზე, დააყენოთ ჭკვიანი მიზნები და შექმნათ წესები კოდის გარეშე. მისი საწყისი სწავლის მრუდი და რთული იერარქიები შეიძლება ზოგიერთი მომხმარებლისთვის დაბრკოლება იყოს.

ფასები: საბაზისო (უფასო), პრემიუმ $10,99/მომხმარებელი/თვე (წლიური), ბიზნეს $24,99/მომხმარებელი/თვე (წლიური).

Redbooth

ფოკუსირებულია გუნდებზე, რომლებიც აერთიანებენ დავალებები, HD ვიდეოზარები და მორგებული ნაკადები ერთ პლატფორმაზე. Redbooth მოიცავს შაბლონებს, განტის და საგანგებო ფლაგს კრიტიკული ამოცანებისთვის.

ფასები: Pro $9; Business $15/მომხმარებელი/თვეში (წლიური); Enterprise (კონტაქტური).

Trello

Trello ცნობილია თავისი მარტივი კანბანით, ახლა კი ბატლერის ავტომატიზაცია და მრავალი ხედი (ქრონოლოგია, კალენდარი, ცხრილი, რუკა)DMS პროგრამული უზრუნველყოფა გაძლიერებისა და ინტეგრაციების შესანიშნავი ეკოსისტემით.

ფასებიუფასო; სტანდარტული $5; პრემიუმ $10/მომხმარებელი/თვეში (წლიური); საწარმო (საკონტაქტო).

Evernote-

მიუხედავად იმისა, რომ თავდაპირველად ის ნოტებისთვის შეიქმნა, მას ბევრი იურიდიული ფირმა იყენებს. Evernote- როგორც მსუბუქი და თანამშრომლობითი საცავიდაასკანირეთ, შეინახეთ და მოძებნეთ გაფართოებული ძიების საშუალებით. გააერთიანეთ კალენდრები და დავალებები.

ფასებიუფასო; პირადი $10,83; პროფესიონალური $14,17/მომხმარებელი/თვე (წლიური).

DMS, ECM და CMS: განსხვავებები, რომლებიც ნათელი უნდა იყოს

DMS პროგრამული უზრუნველყოფის არჩევისას სასარგებლოა გარკვეული ცნებების გარკვევა, რომლებიც ხშირად ერთმანეთში ერევათ:

• DMS დოკუმენტის სასიცოცხლო ციკლზეა ორიენტირებული (სკანირება, დახარისხება, შენახვა, ვერსიების მართვა, გამოქვეყნება და გაზიარება).
• ECM მოიცავს კომპანიის ყველა შინაარსს (დოკუმენტები, ელფოსტა, მულტიმედია, მონაცემები), ინფორმაციის ნაკადებითა და მმართველობით.
• CMS როგორც წესი, ორიენტირებულია ვებ-კონტენტის მართვა (საიტები, ბლოგები, ინტრანეტები).

მოსალოდნელია, რომ ელექტრონული კონდიცირების ბაზარი 67.590 წელს დაახლოებით 2023 მილიარდ დოლარს მიაღწევს და ხუთ წელიწადში 131.200 მილიარდ დოლარს გადააჭარბებს., წლიური ზრდით 14%. ბევრი მცირე და საშუალო საწარმო არაეფექტურობის გამო კაპიტალს ფლანგავს: დოკუმენტებთან დაკავშირებული პრობლემების გამო წელიწადში 20.000 18 დოლარამდე და ფაილის მოსაძებნად საშუალოდ XNUMX წუთი.

ღია კოდის და თვითჰოსტინგი: გადაწყვეტილებები, რომლებიც განსხვავებას ქმნიან

თუ თქვენ გჭირდებათ სრული მონაცემთა კონტროლი და პერსონალიზაცია, ღია კოდის ეკოსისტემა გთავაზობთ ძლიერ ალტერნატივებსაქ მოცემულია 10 გამორჩეული ვარიანტი და მათი ძირითადი პუნქტები.

• ქაღალდის ნიშანიღია კოდის, თვითჰოსტინგი, შეუზღუდავი რაოდენობის დოკუმენტები და საქაღალდეები, თეთრი ეტიკეტირება, მორგებული დომენები და ჭვირნიშნები. ფასი: უფასო გეგმა; 29 აშშ დოლარი (3 ადგილი) დოკუმენტების გაზიარებისთვის; 59 აშშ დოლარი დაცული მონაცემთა ოთახი; 149 აშშ დოლარი შეუზღუდავი რაოდენობის ოთახები; სრული თვითჰოსტინგი.
• Nextcloud: კოლაბორაციული პაკეტი Files, Talk, Groupware და Office (ონლაინ რედაქტირება, კალენდარი, კონტაქტები და ელ. ფოსტა). საწარმოს დონის უსაფრთხოება და წვდომის კონტროლი, ასევე ინტეგრაცია არსებულ ინფრასტრუქტურასთან. ფასი: €37,49–€195/მომხმარებელზე/წელიწადში, გეგმის მიხედვით.
• დოკუმენტური ფილმი: ღია კოდის დოკუმენტების ხელმოწერის პლატფორმა, თვითჰოსტინგი ჭკვიანი შაბლონებითა და წესებით; ინტეგრირდება Zapier-თან. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. ფასები: Enterprise $1188 ერთ ადგილზე/წელიწადში; ერთმოთამაშიანი (საჯარო ფასები არ არის).
• OpenDocMan: PHP-თან თავსებადი ვებ DMS პროგრამული უზრუნველყოფა ISO 17025 და OIE, წვდომის კონტროლით, ავტომატური მიმოხილვა, მეტამონაცემები, ძიება ავტორის/განყოფილების/კატეგორიის მიხედვით და უსაფრთხო URL-ები. შეზღუდვები: ინტერფეისი შეზღუდული პერსონალიზაცია და მრუდი შენთვის. 
• ქაღალდის შერწყმაშექმნილია სკანირებული დოკუმენტებისთვის OCR-ით და სრული ტექსტის ძიებით; მრავალმომხმარებლიანი, ვერსიონირების, REST API-ის და დეტალური ნებართვებისთვის. შეზღუდვები: ფოკუსირებულია სკანირებაზე და შესაძლოა არ ჰქონდეს გაფართოებული ფუნქციები.

როგორ ავირჩიოთ თქვენი DMS პროგრამული უზრუნველყოფა

ერთი ან სხვა DMS პროგრამული უზრუნველყოფის არჩევამდე გასათვალისწინებელია შემდეგი ასპექტები:

• მომწოდებლის გამოცდილებამოძებნეთ პარტნიორები, რომლებიც ერკვევიან სამართლებრივ პროცესებში და დაგეხმარებიან დანერგვაში, ტრენინგებსა და ბიზნესის უწყვეტობაში.
• გამოყენების მარტივიაგამოსაყენებელი ინსტრუმენტი ამცირებს შინაგან წინააღმდეგობას; მოკლე ტრენინგის შემდეგ, ნებისმიერს უნდა შეეძლოს საფუძვლების გამოყენება (ბუღალტერიიდან გაყიდვებამდე).
• მონაცემთა დაცვაპრიორიტეტი მიანიჭეთ დაშიფვრას, სარეზერვო ასლებს, წვდომის კონტროლს, აქტივობის ჟურნალებს და GDPR/ISO-სთან შესაბამისობას; უსაფრთხოებაზე ლაპარაკი შეუძლებელია.
• მობილური და დისტანციური წვდომაასე რომ, თქვენ შეგიძლიათ დაიწყოთ პროცესები და მიიღოთ გადაწყვეტილებები თქვენი მობილური ტელეფონიდან ოფისის გარეთ, ყოველგვარი უსიამოვნების გარეშე.
• მასშტაბურობაშეაფასეთ მისი თქვენთან ერთად ზრდის უნარი (მომხმარებლები, GB/TB, ახალი დეპარტამენტები) და მისი მოქნილობა ERP/CRM/ელექტრონულ ფოსტასთან ინტეგრაციის თვალსაზრისით.

კარგი DMS პროგრამული უზრუნველყოფა ახდენს ცენტრალიზებას, კლასიფიკაციას და ავტომატიზაციას, ამავდროულად უზრუნველყოფს უსაფრთხოებას, შესაბამისობას და გაფართოებულ ძიებას, რომელიც დოკუმენტს წამებში პოულობს.აქ განხილული ყველაფრის გათვალისწინებით, თქვენ გაქვთ დადასტურებული ინსტრუმენტების ფართო სპექტრი მყარი და პროდუქტიული ციფრული საფუძვლის დანერგვისთვის, რომელიც მხარს უჭერს ყველაფერს, ერთპიროვნული ოფისიდან დაწყებული ყველაზე მომთხოვნი კორპორაციებით დამთავრებული.