Қағаз құжаттарды сақтау және ұйымдастыру талай қиындық туғызуы мүмкін, әсіресе сізде тиісті жүйе болмаса. Көбінесе тәртіптің болмауы стрессті тудыруы мүмкін және қажет кезде маңызды ақпаратты табуды қиындатады, бірақ аздап жоспарлау және дұрыс құралдармен бұл мүмкін. мұрағаттық қағаз құжаттары тиімді және асқынусыз. Бұл мақалада біз сізге бұл тапсырманы қарапайым және тиімді түрде орындау үшін бірнеше практикалық кеңестер көрсетеміз. Біздің кеңестерімізді жіберіп алмаңыз және сіз үшін жұмыс істейтін құжаттарды ұйымдастыру жүйесімен өміріңізді жеңілдетіңіз!
Қадаммен ➡️ Қағаз құжаттарды мұрағаттау жолы
- Құжаттарды реттеңіз: Өтініш беру алдында құжаттарыңызды шот-фактуралар, келісім-шарттар, түбіртектер және т.б. сияқты нақты анықталған санаттарға бөлу маңызды.
- Файл беру жүйесін таңдаңыз: Файлды алфавиттік, сандық, күні немесе маңыздылығы бойынша таңдауға болады. Түсінуге және күтуге оңай жүйені таңдау маңызды.
- Etiqueta tus carpetas: Әрбір қалта үшін ондағы құжат түрін және кез келген басқа тиісті ақпаратты көрсететін анық, оқылатын белгілерді пайдаланыңыз.
- Аспалы қалталарды немесе файлдық жәшіктерді пайдаланыңыз: Құжаттарды жақсы күйде ұстау үшін берік және берік аспалы қалталарды немесе файлдық жәшіктерді қолданған жөн.
- Әр қалтадағы құжаттарды сұрыптаңыз: Қажет кезде ақпаратты іздеуді және алуды жеңілдету үшін құжаттарды хронологиялық немесе алфавиттік ретпен орналастырыңыз.
- Crea una lista de control: Сізде қандай құжаттар бар және олар қандай қалтада екенін жылдам білу үшін бақылау парағын немесе мұрағатталған құжаттардың тізімін жүргізіңіз.
- Жүйені жаңартып отырыңыз: Жаңа құжаттар келгенде, оларды тез арада тиісті орынға қойыңыз.
Сұрақ-жауап
"`html
1. Қағаз құжаттарды мұрағаттаудың ең жақсы тәсілі қандай?
«`
1. Құжаттарды санат бойынша реттеу үшін қалталарды немесе файл шкафтарын пайдаланыңыз.
2. Әрбір қалтаны немесе файл шкафын мазмұнына сәйкес белгілеңіз.
3. Құжаттарды қауіпсіз және оңай қол жетімді жерде сақтаңыз.
"`html
2. Қағаз құжаттарын тапсыру үшін қандай папкаларды пайдалану керек?
«`
1. Қойынды файл қалталарын пайдаланыңыз.
2. Санаттарды немесе тақырыптарды ажырату үшін түсті қалталарды таңдаңыз.
3. Күшті және берік қалталарды таңдаңыз.
"`html
3. Құжаттарымды файл қалталарында қалай ұйымдастыру керек?
«`
1. Құжаттарды күні, санаты немесе маңыздылығы бойынша сұрыптаңыз.
2. Қалтадағы бөлімдерді белгілеу үшін бөлгіштерді немесе белгілерді пайдаланыңыз.
3. Құжаттарға оңай қол жеткізу үшін дәйекті файлдық жүйені ұстаныңыз.
"`html
4. Құжаттарды тапсырғанға дейін қанша уақыт сақтауым керек?
«`
1. Маңызды құжаттарды тұрақты сақтаңыз.
2. Уақытша құжаттарды белгілі бір мерзімге пайдаланғаннан кейін мұрағаттауға болады.
3. Файлдарыңызды жүйелі түрде қарап шығыңыз және қажет емес құжаттарды жойыңыз.
"`html
5. Оңай анықтау үшін файлдық қалталарды қалай белгілеуім керек?
«`
1. Түсінікті және түсінікті жапсырмаларды пайдаланыңыз.
2. Тегке санатты немесе негізгі тақырыпты қосыңыз.
3. Оңай көру үшін жапсырмаларды қалтаның үстіне қойыңыз.
"`html
6. Қағаз құжаттарды сақтаудың ең қауіпсіз жолы қандай?
«`
1. Ылғалдылық немесе температура әсерінен зақымданбау үшін құжаттарды салқын, құрғақ жерде сақтаңыз.
2. Құжаттарды физикалық зақымданудан қорғау үшін берік файл шкафтарын пайдаланыңыз.
3. Файл жәшіктерін немесе арнайы сақтау орнын пайдалануды қарастырыңыз.
"`html
7. Табиғи апаттар кезінде құжаттарымды қалай қорғай аламын?
«`
1. Маңызды құжаттардың сақтық көшірмелерін цифрлық форматта жасаңыз.
2. Сезімтал құжаттар үшін су өткізбейтін сөмкелерді немесе қораптарды пайдаланыңыз.
3. Сақтық көшірмелерді ықтимал табиғи апаттардан алыс жерде, қауіпсіз жерде сақтаңыз.
"`html
8. Қағаз файлына қосымша сандық файл беру жүйесін енгізу маңызды ма?
«`
1. Иә, сандық беру жүйесі кез келген жерден құжаттарға қол жеткізу үшін пайдалы болуы мүмкін.
2. Қағаз және сандық мұрағаттауды біріктіру құжаттар үшін қосымша қауіпсіздік деңгейін қамтамасыз ете алады.
3. Маңызды құжаттардың сандық нұсқаларын жасау үшін сканерлеу және сақтау бағдарламаларын пайдаланыңыз.
"`html
9. Қағаз файлымды қалай жаңартып, ретке келтіре аламын?
«`
1. Файлды қарап шығу және ұйымдастыру үшін арнайы күндерді жоспарлаңыз.
2. Құжаттардың орнын құжаттау үшін тіркеу жүйесін пайдаланыңыз.
3. Мерзімді түрде ескірген немесе қатысы жоқ құжаттарды жойыңыз.
"`html
10. Мұрағаттауға қажетті құжаттардың саны көп болса, не істеуім керек?
«`
1. Өтініш беру процесін жеңілдету үшін құжаттарды санаттарға немесе тақырыптарға бөліңіз.
2. Көлемді құжаттар үшін сыйымдылығы жоғары файл шкафтарын пайдаланыңыз.
3. Қосымша құжаттар үшін сыртқы жад қызметтерін пайдалануды қарастырыңыз.
Мен Себастьян Видальмын, технологияға және өз қолыңызбен жасауға құмар компьютер инженері. Оның үстіне мен жасаушымын tecnobits.com сайтында, мен технологияны барлығына қолжетімді және түсінікті ету үшін оқулықтармен бөлісемін.