Copilot көмегімен SharePoint Online қалай басқаруға болады: қадамдар, ең жақсы тәжірибелер және толық деректерді басқару

¿Copilot көмегімен SharePoint Online қалай басқаруға болады? Қазіргі SharePoint Online менеджменті Microsoft Copilot бағдарламасының жергілікті интеграциясы және Microsoft 365 қолымыздағы жетілдірілген басқару жиынтығының арқасында алға қадам жасауда. АТ менеджерлері мен торап әкімшілері өнімділікті, деректерді басқаруды, қауіпсіздікті және пайдаланушы тәжірибесін теңестіру күрделі болуы мүмкін екенін біледі. Енді Copilot көмекшісі осы күрделілікті епті, бірлескен және қауіпсіз нәтижелерге айналдыруда негізгі одақтас болады., ірі компаниялар үшін де, цифрлық жұмысқа берілген шағын ұйымдар үшін де.

Бірақ Copilot мүмкіндігін толық пайдалану үшін SharePoint Online қалай басқаруға болады? Бұл нұсқаулық ең өзекті және соңғы ақпаратпен құрастырылған испан тіліндегі ең жаңа және жан-жақты. Мұнда біз Copilot және кеңейтілген SharePoint әкімшілігін, қауіпсіздік тәжірибелерін біріктіретін, деректердің шамадан тыс әсер етуінің алдын алу және интеллектуалды процесс пен мазмұнды автоматтандыруды енгізу, конфигурациялау және пайдалану жолдарын көрсетеміз — барлығы командалардың нақты жұмысына бейімделген практикалық тәсілмен.

SharePoint Online бағдарламасындағы Copilot дегеніміз не және ол неліктен әкімшіліктің жаңа негізі болып табылады?

Copilot — Microsoft корпорациясы SharePoint Online қоса алғанда, бүкіл 365 жиынтығына біріктірген AI арқылы жұмыс істейтін интеллектуалды көмекші.Бұл көмекші мазмұнды жасау мен басқарудан бастап зияткерлік агентті басқаруға, кіруді басқаруға және құжат қауіпсіздігіне дейін барлық мүмкіндіктерді береді. Жетілдірілген тіл үлгілері және жалға алушы рұқсаттары мен деректеріне жергілікті қосылым арқасында, Copilot мәтінмәндік жауаптарды қамтамасыз етеді, тапсырмаларды автоматтандырады және әкімшілерге ептілікті жоғалтпай ақпаратты бақылауға мүмкіндік береді..

SharePoint Online бағдарламасында, Копилот тек беттер мен мазмұнды жасауға және нақтылауға ғана емес мүмкіндік береді, сонымен қатар өмірлік цикл саясатын іске асыру, шамадан тыс әсер ету тәуекелдерін анықтау, рұқсат конфигурациясын қолдау және тіпті реттелетін агенттермен өзара әрекеттесу бұл сұрақтарға жауап беруге және күрделі тапсырмаларды орындауға көмектеседі. Жалғастырмас бұрын сізге ескертеміз Tecnobits Бізде Copilot және оның параметрлері бойынша ондаған нұсқаулықтар бар, мысалы, осы сияқты Office 365 бағдарламасына Copilot бағдарламасын қалай орнатуға болады, бұл пайдалы болуы мүмкін.

SharePoint Online бағдарламасын Copilot көмегімен дайындаудың алғышарттары мен алғашқы қадамдары

Copilot қолданбасын белсендіру және SharePoint Online мүмкіндігін барынша пайдалану алдында бірқатар талаптарды орындау және жақсы жоспарлау қажет.:

• Тиісті лицензиялар: Microsoft 365 Copilot бағдарламасының және кеңейтілген мүмкіндіктер үшін E5 лицензияларының және SharePoint Advanced Management (SAM) бағдарламасының болуы негіз болып табылады.
• Сынақ ортасын орнату: Күнделікті әрекеттерге әсер етпестен конфигурацияларды тексеруге болатын құм жәшігінің ортасын дайындаңыз.
• Пилоттық сынақтар: Интеграцияны сынау және шынайы кері байланыс жинау үшін ерте қабылдаушылар тобын таңдаңыз.
• Байланыс жоспары: Үйкелісті азайта отырып, пайдаланушыларды Copilot өзгерістері мен жаңа мүмкіндіктер туралы хабардар ету және үйрету.
• Қол жеткізу және қауіпсіздік саясаттарын шолу: Тәуекелді болдырмау үшін шартты қол жеткізуді, көп факторлы аутентификацияны және іздеу және ортақ пайдалану саясаттарын реттеңіз.
• Желіні тексеру және реттеу: Инфрақұрылымның талаптарға сай болуын қамтамасыз етеді қосылу және қауіпсіздік талаптары ол үшін Microsoft 365 Copilot қажет.

Мықты негізге ие болу Copilot және SharePoint бірге, қауіпсіз және тиімді жұмыс істеуін қамтамасыз етеді. ең алғашқы сәттен бастап.

SharePoint Advanced Administration: Copilot үшін операциялық хабы

Қосымша SharePoint Advanced Management (SAM) Бұл Copilot ұсынатын интеллект пен автоматтандыру мүмкіндіктерін пайдаланғысы келетін кез келген ұйым үшін маңызды үдеткіш.

• Деректер көздерін шамадан тыс бөлісуден және шатастырудан аулақ болыңыз, Copilot жасаған нәтижелердің дәлдігін жақсарту.
• Сайттар мен мазмұнның өмірлік циклін бақылайды, ескірген немесе белсенді емес нәрселерді анықтау және тазалау.
• Құжаттар мен сайттарға кіруді бақылау, шектеу және тексеру, ақылды саясаттар мен сезімталдық белгілерін қолдану.

SAM басқару орталығы арқылы егжей-тегжейлі есептерді көруге, жаппай әрекеттерді қолдануға, хабарландыруларды автоматтандыруға және ұйымдағы қауіпсіздік пен сәйкестікті синхрондауға болады. Копилот интеграциясы шешім қабылдауды және күнделікті басқаруды жеңілдететін сөйлесу және интеллектуалды қабат қосады..

Ең жақсы тәжірибелер және SharePoint бағдарламасын Copilot бағдарламасына дайындаудың негізгі қадамдары

Деректерді дайындау, басқару және қауіпсіздік маңызды. Міне, сіз елемеуге болмайтын кейбір ұсыныстар:

1. Кездейсоқ бөлісу және басқару рұқсаттарын азайтыңыз

SharePoint бағдарламасында, Копилот тек тиісті және беделді ақпаратты қайтаруы үшін шамадан тыс әсер етуді болдырмау өте маңызды.Мұны істеу үшін:

• Жалға алушы және торап деңгейінде ортақ пайдалану параметрлерін конфигурациялаңыз, әдепкі рұқсаттарды бүкіл ұйымның орнына «нақты адамдарға» бейімдеу.
• Тәуекелдері кең опцияларды жасырады экспозиция радиусын шектеу үшін «Сыртқы пайдаланушылардан басқа барлық адамдар» ретінде.
• Сайт иелерін оқытады және оқытады рұқсат сұрауларын басқару және деректерге кім қол жеткізе алатынын мұқият тексеру.

2. Сайт иелерінің жарамдылығын қамтамасыз ету

Сайт иелері - мазмұнды басқару және тазалық үшін соңғы қорғаныс желісі.

• Меншік туралы директиваларды орындайды кем дегенде екі нақты жауапты тарапсыз сайттарды анықтау.
• Әрекетті, рұқсаттарды және торапқа қызмет көрсетуді жалғастыру қажеттілігін тексеру үшін осы иелері үшін автоматты хабарландыруларды қосыңыз.
• Белсенді режимде сипат жазбаларын жаңартады және мерзімді шолуларды қажет етеді.

3. Белсенді емес тораптарды тазалау және өмірлік циклді басқару

Ескі мазмұн - Копилоттың дәлдіктің ең қас жауы.Ескірген деректердің жинақталуы көздерді таратады және түсініксіз немесе маңызды емес жауаптарды тудырады.

• Белгілі бір мерзімге (3, 6, 9 немесе 12 ай) сәйкес әрекеті жоқ сайттарды анықтайды.
• Пайдалылығын растау үшін иелеріне хабарландырулар беріңіз.
• Қажет емес элементтерді тек оқуға арналған режимге қойыңыз және келісілген уақыттан кейін автоматты мұрағаттауды жоспарлаңыз.
• Қолданыңыз AI-мен есеп береді қандай әрекеттерді орындау керектігі туралы автоматты ұсыныстар алу үшін SAM.

Ұқсас мақала:

Power Automate көмегімен қайталанатын тапсырмаларды қалай автоматтандыруға болады: кеңейтілген нұсқаулық

4. Ықтимал артық бөлісілген мазмұнды анықтау

Әрекет пен рұқсат есептері арқылы шамадан тыс әсер ету нүктелерін анықтауға болады:

• "Кез келген адаммен", "сыртқыдан басқа барлық адамдармен" немесе "ұйым мүшелерімен" бөлісілген мазмұн үшін әрекет есептерін қарап шығыңыз.
• Анықталған шектерге негізделген қатынасы бар пайдаланушылар санын бағалау үшін шамадан тыс әсер етудің негізгі есебін пайдаланыңыз.
• Күдікті жағдайларға жылдам әрекет ету үшін деректерді жүктеп алыңыз, сүзіңіз және талдаңыз.

5. Мазмұнға қол жеткізуді бақылау және шектеу

Тәуекелдерді анықтаған кезде, Copilot рұқсатсыз кіруді орталықтандыруға және азайтуға көмектеседі., бірақ шешім мен орындау әрқашан әкімшіге жүктеледі:

• Сайт иелерімен қатынасу шолуларын бастаңыз.
• SharePoint және OneDrive қызметтерінде тек қажетті пайдаланушылар ақпаратты көруді жалғастыру үшін арнайы топтарға кіруді «Шектеулі қатынасты басқару (RAC)» саясаты арқылы шектеңіз.
• Рұқсаттарды өзгертпестен Copilot және ұйымдық іздеуден мазмұнды жасыру үшін «шектелген мазмұнды анықтау» саясатын қосыңыз.
• Ең маңызды аймақтарда екі опцияны біріктіріңіз.

6. Стратегиялық нысандардағы белсенді әрекеттер

Ұйымның негізгі сайттары бірінші минуттан бастап қосымша қорғауды қажет етеді.:

• Жаңа сайттарды дайындаған кезде, туғаннан артық бөлісуді болдырмай, RAC қолданыңыз.
• Қажет болса, жүктеп алуларды, әсіресе команда жазбаларын блоктаңыз.
• Жоғары әсер ететін құжаттар үшін «шығару құқықтарымен» шифрлауды қарастырыңыз.

SharePoint және Copilot бағдарламаларында агенттерді біріктіру және басқару

Копилот өзімен бірге әкелетін революциялардың тағы бірі - бұл мүмкіндік SharePoint бағдарламасында интеллектуалды агенттерді жасаңыз, басқарыңыз және ортақ пайдаланыңыз көмек, оқу және автоматтандыру тапсырмалары үшін:

• Өңдеу рұқсаттары бар кез келген мүше өзінің агентін жасай алады., содан кейін оны өңдеуге, ортақ пайдалануға немесе тіпті сайт иесі мақұлдауға болады.
• Иелері агентті «мақұлданған» деп белгілеп, келушілер үшін бірінші тәжірибе болу үшін оларды әдепкі ретінде тағайындай алады.
• Агенттерді Copilot чат тақтасынан бекітуге, өңдеуге немесе ортақ пайдалануға болады, бұл ынтымақтастық пен қол жеткізуді жеңілдетеді.
• Оларды сайттағы кез келген басқа файл сияқты жоюға болады, бұл ескірген агенттерді айналдыруды және тазалауды жеңілдетеді.

SharePoint бағдарламасында Copilot көмегімен бай мазмұн жасау

Copilot тек басқару және қауіпсіздік механизмі ғана емес, сонымен қатар SharePoint бағдарламасында мазмұнды жасау және жариялау тәсілін де өзгертеді.:

• Үлгілерден беттер жасау: Ақпараттық бюллетеньдер, оқиғалар туралы хабарландырулар немесе жаңартулар сияқты алдын ала әзірленген үлгілерден таңдаңыз және оларды смарт шақырулар мен тіркемелермен теңшеңіз.
• Ашық хабарландырулардан жасау: Сөйлемнен бастаңыз және Копилотқа құрылымды, дизайнды және мазмұнды ұсынуға рұқсат етіңіз, нәтижені қажетінше бірнеше рет реттеңіз.
• Дизайн идеялары: Копилот әр бетті тартымды және кәсіби ету үшін көрнекі және орналасуды жақсартуды ұсынады.
• Ақылды қайта жазу: Пішімделген мәтін өңдегіші хабарларды нақтылауға, оларға табиғи немесе кәсіби реңк беруге немесе қажет болған жағдайда ақпаратты қорытындылауға немесе кеңейтуге мүмкіндік береді.

Copilot Studio бағдарламасында білім көзі ретінде SharePoint қалай қосуға болады

Копилот SharePoint бағдарламасын генеративті жауаптар үшін деректер көзі ретінде біріктіруге мүмкіндік береді., бұл агенттер мен көмекшілер арқылы көрсетілетін ақпараттың өзектілігін арттырады:

1. Copilot Studio бағдарламасында агентті ашыңыз.
2. Сәйкес бөлімнен «Білім қосу» түймесін басыңыз.
3. «SharePoint» тармағын таңдап, қосқыңыз келетін сайттардың URL мекенжайын енгізіңіз (shift + enter арқылы бірнеше қосуға болады).
4. Оған атау және нақты сипаттама беріңіз, өйткені AI бұл ақпаратты контекст ретінде пайдаланады.
5. «Қосу» түймесін басып, аутентификация сценарийлерін анықтаңыз: әдепкі бойынша Copilot Studio Microsoft Enter ID көмегімен аутентификациялайды, бірақ сіз Scopes және шектеуші сценарийлер қажет болса, қолмен аутентификация.

Copilot көмегімен SharePoint Online басқаруға арналған маңызды қауіпсіздік шаралары

Көп факторлы аутентификация (MFA)

Барлық басқарылатын пайдаланушылар мен компьютерлер үшін MFA қосыңыз Microsoft 365 басқару орталығы арқылы, сондай-ақ тәуекел деңгейіне, орынға және құрылғыға негізделген шартты кіру саясаттарын конфигурациялаңыз.

Аудит және жазбаларды сақтау

• Барлық пайдаланушы мен әкімшінің әрекеттерін жазу үшін Microsoft Purview жүйесінде бірыңғай аудит журналын қосыңыз.
• Нормативтік қажеттіліктерге негізделген сақтау саясаттарын анықтаңыз және ауытқулар үшін журналдарды мерзімді түрде қарап шығыңыз.

Құпия ақпаратты басқару элементтері

• Ең көп қолданылатын 100 сайтты экспорттаңыз және SAM және Microsoft Purview DSPM есептері арқылы ықтимал шамадан тыс әсер ету қаупін қараңыз.
• Ақпараттың ағып кетуіне жол бермеу үшін кең бөлісуді және Копилот әрекетін тексеруді өшіріңіз.
• Құжаттар, сайттар және топтар бойынша деректерді жіктеу, шифрлау және шектеу үшін сезімталдық белгілерін пайдаланыңыз.

Copilot көмегімен SharePoint бағдарламасында сезімталдық белгілерін қолданыңыз және басқарыңыз

Microsoft Purview сезімталдық белгілері ақпаратты қорғаудың және Copilot пайдалану жолын басқарудың кілті болып табылады.:

1. Microsoft Purview порталынан белгілер жасаңыз және оларды барлық пайдаланушыларға немесе тек белгілі бір топтарға жариялаңыз.
2. Белгі тек мазмұнды белгілейтінін немесе шифрлауды және кіру шектеулерін қолданатынын конфигурациялаңыз.
3. Ең жоғары қауіпсіздік қажет болса, қорғауды тіпті жүктеулерге дейін кеңейту опциясын пайдаланып, құжат кітапханаларына әдепкі белгілерді тағайындаңыз.
4. Сайттар, топтар және жұмыс кеңістігі үшін тегтерді синхрондауды орнату.
5. Қолмен пайдаланушы енгізуіне сенгіңіз келмейтін сценарийлер үшін автоматты қызмет тегтерін пайдаланыңыз.

Деректер жоғалуының алдын алу (DLP) және сезімтал ақпаратты адаптивті басқару

La деректердің жоғалуын болдырмау (DLP) Purview ішіне енгізілген барлық нүктелердегі кездейсоқ ағып кетудің алдын алуға көмектеседі: SharePoint, Teams, Exchange және құрылғылар.

• Құпиялық деректерді талдайтын және қорғайтын саясаттарды анықтайды (мысалы, несие карталары, әлеуметтік сақтандыру нөмірлері, медициналық деректер).
• Автоматтандырылған әрекеттерді орындаңыз: жіберулерді блоктау, пайдаланушыларды ескерту немесе хабарландыру мен түзету ағындарын іске қосу.
• Мінез-құлық оқиғаларына негізделген бақылау деңгейін динамикалық реттеу үшін DLP-ті инсайдерлік тәуекелдерді басқарумен қосу арқылы адаптивті қорғауды қосыңыз.

Copilot және SharePoint Online бағдарламаларында үздіксіз бақылау және тексеру

Үнемі шолулар, журналды талдау және Copilot сұраулары мен жауаптарын бақылау қауіпсіздік пен сәйкестікті сақтау үшін өте маңызды.:

• Торапта және жаһандық деңгейде кім және қашан не істегенін тексеру үшін өзгерістер журналының есептерін пайдаланыңыз.
• Бастапқы қабылдау кезеңінде бұл есептерді апта сайын орындаңыз және одан кейін жиілікті реттеңіз.
• Сақтау және сезімталдық белгілерінің қолданылуын, сондай-ақ құпия деректерге қатысты ықтимал оқиғаларды бақылау үшін мазмұн мен әрекетті зерттеуші құралдарын пайдаланыңыз.

Копилотқа көшу кезінде шектеулі SharePoint іздеуін (RSS) өшіріңіз

RSS - рұқсаттар қаралып, түзетілген кезде рұқсат етілген сайттарды іздеуді шектейтін уақытша шешім.. Конфигурация қауіпсіз болған кезде, RSS өшіріп, барлық рұқсат етілген мазмұнға қол жеткізу үшін Копилот пен іздеуге рұқсат беріңіз, жасалған жауаптардың дәлдігі мен мәнін арттыру.

• PowerShell көмегімен RSS-ті толығымен өшіріңіз (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• Рұқсат етілген тізімнен сайттарды жою Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• RSS қолдайтын болсаңыз, рұқсат етілген тізімге тек шынымен қауіпсіз сайттар енгізілгеніне көз жеткізіңіз.

Деректерді сақтау және өмірлік цикл: қажетсіз деректерді жойыңыз және ережелерді сақтаңыз

• Құжаттарды, электрондық пошталарды және Copilot мазмұнын заңды немесе іскери қажеттіліктерге негізделген автоматты түрде сақтау немесе жою үшін Purview сақтау саясаттарын пайдаланыңыз.
• Маңызды мазмұн үшін арнайы сақтау белгілері бар ерекше жағдайларды орнатыңыз.
• Есеп беру құралдарымен және әрекетті зерттеушілермен сақтауды және сақтауды бақылаңыз.

Copilot жасаған өзара әрекеттесулер мен жауаптарды бақылайды және басқарады

• Копилот сұраулары мен жауаптарында орынсыз тілді, ағып кетуді немесе дұрыс пайдаланбауды анықтау үшін Purview ішінде алдын ала анықталған байланыс сәйкестік саясаттарын қолданыңыз.
• Оқиғаларды түзету және нақты Copilot пайдалануын өлшеу үшін журналдар мен аудиттерді мерзімді түрде қарап шығыңыз.

Үздіксіз оңтайландыру: ресурстар, қабылдау және Copilot және SharePoint бағдарламаларында оқыту

SharePoint Online бағдарламасында Copilot бағдарламасын оңтайлы енгізу және басқару үздіксіз процесс болып табылады.:

• Пікір жинау және жақсарту мүмкіндіктерін анықтау үшін ізашар пайдаланушылар қауымдастығын құрыңыз.
• Viva Insights құралдары мен Microsoft 365 пайдалану есептері арқылы біртіндеп қабылдауды, әсерді бақылауды, дайындықты және қанағаттануды шығарыңыз.
• Барлық командалар бойынша білімді масштабтау үшін Microsoft оқыту ресурстары мен қосымша жинақтардың артықшылығын пайдаланыңыз.
• Лицензия көлемі жоғары болса, FastTrack қолдауын және анықтама опцияларын тексеріңіз немесе Microsoft және ресми серіктестермен бірлескен инвестициялық жобаларды жүзеге асырыңыз..

Соңында, ұйымыңызға одан да теңшелген сценарийлер қажет болса, Copilot Studio және Power Platform экожүйесі қауіпсіздік пен басқаруды әрқашан сақтай отырып, арнайы интеграциялар мен автоматтандыруларды қоса отырып, функционалдылықты кеңейтуге мүмкіндік береді.

Copilot көмегімен SharePoint Online қызметін жетілдірілген жолмен басқару тиімділіктің, қауіпсіздіктің және ыңғайлылықтың жаңа көкжиегін ашады.; орталықтандырылған басқару, автоматтандыру, кешенді қорғау және контекстік көмектің үйлесімі кез келген командаға өз деректерін қорғалған, өнімді және әрқашан бақылауда ұстауға мүмкіндік береді. Тақырып бойынша қосымша ақпарат алу үшін мынаны қараңыз Microsoft 365 Copilot ресми беті.

Ұқсас мақала:

Power Automate Desktop көмегімен Windows 11 жүйесінде қайталанатын тапсырмаларды автоматтандыруға арналған соңғы нұсқаулық

Кристиан Гарсия

Кішкентай кезінен техникаға құмар. Маған осы салада жаңалық болғанды ​​және, ең алдымен, онымен сөйлескенді ұнатамын. Сондықтан мен көптеген жылдар бойы технология мен бейне ойын веб-сайттарындағы байланысқа арнадым. Сіз мені Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo туралы немесе ойға келетін кез келген басқа тақырып туралы жаза аласыз.