Ескерту электрондық поштасын қалай жазуға болады

Ескерту электрондық поштасын қалай жазуға болады: Маңызды дағдылардың бірі әлемде ⁤қазіргі жұмыс - қарым-қатынас жасауды білу тиімді электрондық пошта арқылы. Түсінікті және сенімді еске салғыштарды жіберу мүмкіндігі жобаның сәттілігінде немесе белгіленген мерзімге жетуде барлық айырмашылықты жасай алады. Бұл мақалада біз сізге жұмыс ортаңызда оң нәтижелерге қол жеткізуге көмектесетін практикалық кеңестер мен нұсқаулар беретін сәтті еске салғыш электрондық хат жазудың негізгі элементтерін зерттейміз.

Ескерту электрондық поштасының маңыздылығы: Кәсіби өмірімізде күнделікті айналысатын ақпараттың көптігінен маңызды мерзімдерді, кездесулерді немесе тапсырмаларды жіберіп алу жиі кездеседі. Дұрыс жазылған еске салу электрондық поштасы түсініспеушіліктерді болдыртпау және жобаға қатысатындардың барлығын өз жауапкершіліктері мен міндеттемелері туралы хабардар етудің құнды құралы болып табылады. Әріптестеріңізге, клиенттеріңізге немесе басшыларыңызға алдағы күн немесе орындалатын тапсырма туралы сыпайы түрде еске сала отырып, сіз тапсырманың маңыздылығы мен басымдылығын күшейтесіз, оның уақтылы аяқталу ықтималдығын арттырасыз.

Ескерту электрондық поштасының құрылымы: Еске салушы электрондық поштаны жазғанда анық және қысқа құрылымды сақтау өте маңызды. Құрметпен және жеке сәлемдесуден бастаңыз, содан кейін электрондық поштаның мақсатын түсіндіретін қысқаша кіріспеден бастаңыз. Хабарламаның негізгі бөлігінде анық және тікелей тілмен негізгі күндерді, мерзімдерді және күтілетін әрекеттерді бөлектеңіз. Соңында, оларға назар аударғаны үшін алғыс айтып, кез келген сұрақтарға жауап беруді немесе қажет болған жағдайда қосымша ақпарат беруді ұсыну арқылы электрондық поштаны аяқтаңыз.

Бұл мақалада біз сізге еске салғыш электрондық поштаның тақырыбынан бастап жабылуына дейінгі әрбір бөлім бойынша егжей-тегжейлі нұсқаулық береміз. Біз сіздің үніңізді және жазу мәнеріңізді алушыға және контекстке қалай бейімдеуге болатынын, сондай-ақ электрондық хаттардың осы түрлерін жазу кезінде болдырмауға болатын жалпы қателерді талқылаймыз. Еске салғыш электрондық хаттарды жазу бойынша сарапшы болу және кәсіби қарым-қатынасыңызды жақсарту үшін оқыңыз!

1. Тиімді еске салғыш электрондық поштаның маңыздылығы

1-тармақ: Тиімді еске салғыш электрондық пошта - бұл мерзімдердің сақталуын және тиімді жұмыс үрдісінің сақталуын қамтамасыз ету үшін іскерлік байланыстағы негізгі құрал. Электрондық поштаның бұл түрінің маңыздылығы оның барлық қатысушыларды хабардар ету және олардың тапсырмалары мен міндеттемелері үшін есеп беру қабілетінде жатыр. Сонымен қатар, жақсы жазылған еске салғыш электрондық пошта түсінбеушілік пен кідірістерді болдырмауға көмектеседі, сондай-ақ топтағы ынтымақтастық пен өнімділікті ынталандырады.

2-тармақ: Тиімді еске салғыш электрондық поштаны жазу үшін анық және қысқа тілді пайдалану маңызды. Электрондық хаттың тақырыбы тікелей және сипаттамалы болуы керек., алушы еске салғыштың сипатын жылдам анықтауы үшін. Сонымен қатар, соңғы мерзім, талап етілетін тапсырма немесе әрекет және алушы тапсырманы орындау үшін қажетті кез келген қосымша ақпарат сияқты тиісті еске салғыш мәліметтерін қосу керек. тиімді жолы.

3-тармақ: Еске салғыш электрондық поштаны жазу кезінде тағы бір маңызды мәселе - үн мен көзқарас. Әрқашан кәсіби және құрметті мінез-құлықты сақтау маңызды. Тіпті кешігу немесе орындамау жағдайларында да қарама-қайшылықты немесе жағымсыз тонды болдырмау маңызды.. Оның орнына, кінәлау немесе сынаудан гөрі көмек пен қолдау ұсына отырып, бірлескен және достық көзқарасты қолдану ұсынылады. Бұл жақсы жұмыс қарым-қатынасын сақтауға және алушының оң және уақтылы әрекет ету ықтималдығын арттыруға көмектеседі.

2. Ескерту электрондық поштасының дұрыс құрылымы

Дұрыс құрылым үшін a еске салу электрондық поштасы Хабарламаның анық және тиімді болуын қамтамасыз ету маңызды. Төменде еске салғыш электрондық поштасын сәтті жазуға көмектесетін қадамдық нұсқаулықты береміз:

1. Тақырып: Электрондық поштаның тақырыбы қысқа және анық болуы керек, сондықтан алушы электрондық поштаның мақсатын бірден анықтай алады. Олардың назарын аудару үшін «еске салу» немесе «шұғыл» сияқты сөздерді қолданыңыз. Мысалы, «Ескерту: келесі жұмада маңызды кездесу».

2-XNUMX-XNUMX Аттестатта сөйлеу керек. Сәлемдесу: Хабарды жекелендіру үшін алушының атын пайдаланып, электрондық поштаны жылы сәлемдесуден бастаңыз. Мысалы, «Құрметті Джон».

3. Хабарлама: Электрондық поштаның мәтінінде хабарламаның себебін қысқаша және анық көрсетіңіз. Оқиға күні мен уақытын бөлектеңіз немесе орындалуы тиіс әрекет. Қолдану қысқа абзацтар оқуды жеңілдету үшін⁤ және ең маңызды ақпаратты бөлектейді.

а пайдалану екенін есте сақтаңыз адекватты құрылым еске салғыштағы электрондық пошта алушының ақпаратты түсініп, қажетті әрекеттерді орындауын қамтамасыз ету үшін маңызды. Әрқашан мейірімді және құрметті сөздерді қолданып, анық және қысқа болуды ұмытпаңыз. Бақылаңыз осы кеңестер және сізге тез арада тиімді еске салғыш электрондық поштасы болады!

3. Электрондық поштаның мазмұнында түсінікті және қысқа тілді қолдану

Еске салғыш электрондық пошта арқылы тиімді байланысты қамтамасыз ету үшін бұл өте маңызды анық және қысқа тілді қолданыңыз. Алушыға түсініксіз болуы мүмкін күрделі техникалық терминдер мен ұзақ сөз тіркестерін қолданбаңыз. Достықты жоғалтпай, кәсіби және тікелей тонды пайдаланыңыз. Электрондық поштаның бұл түрінің негізгі мақсаты оларға соңғы мерзім, кездесу немесе кез келген басқа тиісті ақпаратты еске салу екенін есте сақтаңыз.

Мазмұнның анықтығын сақтаудың жақсы әдісі ақпаратты құрылымдық түрде ұйымдастыру. Параграфтарды қысқа және нақты тақырыптарға бөліңіз. Негізгі ойларды бөлектеу үшін тақырыптарды немесе тақырыпшаларды қосыңыз. Маңызды ақпаратты бөлектеу үшін таңбалауыш нүктелерді немесе нөмірленбеген тізімдерді де пайдалануға болады. Бұл алушыға қажетті ақпаратты жылдам анықтауға және электрондық поштаны оқуды жеңілдетуге мүмкіндік береді.

Түсінікті және құрылымды тілді қолданудан басқа, бұл маңызды қысқаша және нақты болыңызЕскерту хаттары тез оқылады, сондықтан алушының назарын аудару үшін қысқаша болу өте маңызды. Төбелесуден немесе қажетсіз ақпаратты қосудан аулақ болыңыз. Оның орнына, тікелей нүктеге өтіп, бірінші абзацтағы ең маңызды ақпаратты бөлектеңіз. Қосымша мәліметтер қажет болса, электрондық поштаның ұйымы мен құрылымын сақтау үшін бөлек параграфтарды пайдаланыңыз.

4. Электрондық пошта тақырыбына тиісті ақпаратты қосу

Тиімді еске салғыш электрондық поштаны жазу үшін электрондық поштаның тақырып жолына тиісті ақпаратты қосу маңызды. Тақырып жолы анық, қысқа болуы және электрондық поштаның не туралы екендігі туралы нақты түсінік беруі керек. Бұл алушының назарын аударуға және хабардың кіріс жәшігінде жоғалып кетпеуін қамтамасыз етуге көмектеседі.

Электрондық поштаның тақырып жолына тиісті ақпаратты қосқанда нақты және егжей-тегжейлі болу маңызды. Бұл алушыға электрондық поштаның мақсатын және олардан қандай әрекет қажет екенін бірден түсінуге көмектеседі. Мысалы, электрондық пошта жиналысты еске салғыш болса, тақырып жолында жиналыстың күні, уақыты және орны болуы мүмкін.

Электрондық поштаның тақырып жолын сәйкес етудің тағы бір жолы - хабарламаңыздың мазмұнын қорытындылайтын кілт сөздерді пайдалану. Мысалы, электрондық поштаңыз сату есебі туралы болса, тақырып жолына «сатылым туралы есеп» сөзін қосуға болады. Бұл алушыға электрондық поштаның не туралы екенін тез анықтауға және қосымша мәліметтер алу үшін оны ашуға көмектеседі.

5. Электрондық хаттың негізгі бөлігіне нақты күндер мен мерзімдерді қосыңыз

Ескерту электрондық поштасын жіберген кезде оны қосу өте маңызды нақты күндер мен мерзімдер хабарламаның негізгі бөлігінде. Бұл сізге және алушыға тапсырманың қашан аяқталатыны немесе шешім қабылданғаны туралы анық болуын қамтамасыз етеді. Мерзімдерді көрсету қажетсіз түсініспеушіліктерді және кідірістерді болдырмауға көмектеседі.

Una тиімді әдіс нақты күндер мен мерзімдерді бөлектеу қалың немесе астын сызу пайдаланыңыз ⁤ сәйкес мәтінде.⁢ Мысалы, есептің ⁤ ‌соңғы мерзімі ⁤ немесе маңызды кездесу күнін бөлектеуге болады. Оларды көрнекі түрде бөлектеумен қоса⁢ міндетті түрде жасаңыз оларды анық атап өтіңіз электрондық поштаның негізгі бөлігінде, сондықтан шатастыруға орын жоқ.

Белгілі бір күндер мен мерзімдер ұйымдасқан жұмыс процесін сақтау және жобаларды уақтылы қамтамасыз ету үшін өте маңызды екенін есте сақтаңыз. оларды анық енгізіңіз Электрондық хаттың мәтінінде сіз барлық қатысушыларға мерзімдер мен мерзімдер туралы нақты және қысқа сілтеме бересіз. Бұл тәжірибе сонымен қатар сіздің кәсіби шеберлігіңізді көрсетеді және тапсырмалар мен жауапкершіліктерді орындауға алаңдаушылығыңызды көрсетеді.

6. Еске салуда мейірімді және кәсіби үнді пайдаланыңыз

Электрондық поштаңызды алушыға құрмет пен сыпайылық таныту өте маңызды. Кез келген агрессивті немесе қарама-қайшылықтан аулақ бола отырып, әрқашан сыпайы және жылы қарым-қатынасты сақтауды ұмытпаңыз. Бұған қол жеткізу үшін тиімді еске салуды жазуға көмектесетін кейбір ұсыныстар бар.

1. Әдепті және мейірімді болыңыз: Электрондық поштаңызды «Құрметті» немесе «Сәлеметсіз бе» сияқты достық және кәсіби сәлемдесуден бастау өте маңызды. Алушыға деген ризашылығыңызды көрсететін позитивті сөз тіркестерін пайдаланыңыз, мысалы, «жақсы екеніңізге сенемін» немесе «аптаңыз нәтижелі болды деп сенемін». Көңілдері мен ынтымақтастығы үшін оларға алдын ала алғыс айтуды ұмытпаңыз.

2. Хабарламаңызды анық сақтаңыз: Еске салғышыңыз қысқа және түсінікті болуы маңызды. Түсініксіз сөздерді болдырмай, анық және тура сөз тіркестерін қолданыңыз. Еске салудың себебін және алушыдан не күтетініңізді анық жеткізіңіз. Олар дұрыс жауап беруі үшін қажетті ақпаратты беріңіз.

3. Сұрауыңызда дипломатиялық болыңыз: Егер алушы әрекетті өткізіп жіберсе немесе кейінге қалдырса, оны орындауды сұрағанда дипломатиялық болыңыз. Сұрауыңызды сыпайы және сыпайы ету үшін «Мен сізден... туралы естігім келеді» немесе «Орындай алсаңыз, өте риза болар едім...» сияқты сөз тіркестерін пайдаланыңыз. Қажетті әрекетті орындау үшін тиісті күндерді немесе мерзімдерді беруді ұмытпаңыз.

Еске салғыштарыңызда мейірімді және кәсіби үнді пайдалану бойынша осы нұсқауларды орындау арқылы сіз алушыларға жағымды және құрметті бейнені жеткізесіз. Хабарламада жағымды және дипломатиялық сөз тіркестерін қолданып, әрқашан сыпайы және түсінікті болуды ұмытпаңыз. Жақсы жазылған еске салу арқылы сіз алушылардан жауап немесе әрекет алу ықтималдығын арттырасыз.

7. Электрондық поштада нақты және тікелей нұсқаулар беріңіз

Еске салғыш электрондық поштаны жазғанда, алушыларға нақты және тікелей нұсқаулар беру өте маңызды. Осылайша, сіз шатасудан аулақ боласыз және сұрауларыңыздың тиімді орындалуын қамтамасыз етесіз. Бұған жету үшін кейбір негізгі кеңестерді есте сақтау маңызды:

1. Қарапайым және қысқа тілді қолданыңыз: Алушыға түсініксіз болуы мүмкін техникалық терминдерді немесе жаргондарды қолданбаңыз. Қысқа, жай сөйлемдерді қолдана отырып, нұсқауларды анық және нақты түсіндіріңіз. Қажет болса, ақпаратты көрнекі және оңай орындалатын етіп ұйымдастыру үшін таңбалауыш нүктелерді немесе тізімдерді пайдаланыңыз.

2. Ең маңызды ақпаратты бөлектеңіз: Түйінді сөздерді немесе негізгі фразаларды қою немесе қою шрифтпен бөлектеу арқылы ең маңызды нұсқауларды атап өтіңіз. Осылайша, алушылар маңызды ақпаратты жылдам анықтап, сол бойынша әрекет ете алады. Шамадан тыс бөлектеуден аулақ болыңыз, себебі бұл кері нәтиже беріп, түсінуді қиындатады.

3. Мысалдар келтіріңіз: Егер сіз ұсынып отырған нұсқауларды түсіну қиын болса, сұралған тапсырманы орындау жолын анық көрсететін мысалдарды қосуды қарастырыңыз. Мысалдар кез келген түсініксіздікті түсіндіруге көмектеседі және нұсқауларды орындау бойынша практикалық нұсқаулар береді. Мысалдар қысқа және оңай орындалатынын есте сақтаңыз.

Осы кеңестерді орындау арқылы сіз нұсқауларыңыздың дәл және оңай орындалатынына көз жеткізесіз, бұл алушыларға сіз жіберген тапсырмалар мен сұрауларды орындауды жеңілдетесіз. Қарым-қатынаста анық және тура болуды ұмытпаңыз, түсініксіз жағдайларды болдырмаңыз және алушылар әрекет ете алатындай барлық қажетті ақпаратты беріңіз. тиімді.

8. Кез келген сұрақтар немесе сұраулар үшін қосымша байланыс ақпаратын қосыңыз.

қамтамасыз ету әрқашан маңызды қосымша байланыс ақпараты Алушылар сұрақтар қоюы немесе кез келген мәселелерді шешуі үшін еске салғыш электрондық поштасының соңында. Бұл оларға сізбен тікелей байланысу мүмкіндігін береді, бұл кейінгі процесті жеңілдетеді. Сізге хабарласа алатын электрондық пошта мекенжайы мен телефон нөмірін қосуды ұмытпаңыз. Сондай-ақ, алушылар жауап алу ықтималдығы қашан болатынын білу үшін қолжетімділік сағаттары туралы ақпаратты қосуды қарастыруыңыз мүмкін.

Una жақсы тәжірибе қамтамасыз ету болып табылады тікелей сілтеме білген веб-сайт немесе алушылар қосымша ақпаратты таба алатын немесе нақты әрекеттерді жасай алатын платформа. Бұл әсіресе еске салғыш электрондық поштаңыз тіркелуі немесе қосымша мәліметтерді табуы қажет оқиға немесе жиналыс туралы болса пайдалы болуы мүмкін. Тікелей сілтеме олардың шарлауын және тиісті ақпаратты қолмен іздемей-ақ жылдам қол жеткізуін жеңілдетеді.

Есіңізде болсын, бұл анықтық пен қысқалық қосымша байланыс ақпаратын қосқанда маңызды болып табылады. Алушылар сізбен қалай байланысуға болатынын және олар хабарласқан жағдайда не күтетінін жылдам анықтай алуы маңызды. Бұл мәліметтер электрондық поштада ерекшеленуіне көз жеткізу үшін қалың немесе үлкенірек қаріпті пайдаланыңыз. Сондай-ақ ақпаратты көрнекі түрде бөлу және оны оқуға ыңғайлы ету үшін таңбалауыш нүктелерді немесе белгішелерді пайдалануды қарастыруға болады.

9. Қажетті жауаптың немесе әрекеттің маңыздылығын көрсетіңіз

Еске салғыш электрондық хатта талап етілетін жауап немесе әрекет байланыс мақсаттарының орындалуын қамтамасыз ету үшін өте маңызды. Алушыдан не күтілетінін, ол жауап, нақты әрекет немесе бақылаудың басқа нысаны болсын, анық және қысқаша атап өту маңызды. Бұл тиімді қарым-қатынасқа мүмкіндік береді және түсінбеушілік пен кідірістерді болдырмайды.

, үшін тура және нақты сөз тіркестерін қолданған жөн. Мысалы, сіз пайдалана аласыз «Бұл электрондық поштаға көрсетілген мерзімге дейін жауап беруіңіз маңызды». o «Сұралған шараны мүмкіндігінше тезірек қабылдауыңызды сұраймыз»..⁢ Бұл сөз тіркестері жауаптың немесе әрекеттің өзектілігі мен өзектілігін көрсетеді, алушыны қажетті қадамдарды жасауға ынталандырады.

Бұған қоса, талап етілетін жауапты немесе әрекетті қалай орындау керектігі туралы нақты, егжей-тегжейлі нұсқауларды беру жақсы идея. Егер орындалатын нақты қадамдар болса, оларды HTML тегтері арқылы нөмірсіз тізімдеуге болады. Мысалы:

• Осы электрондық поштаға пікірлеріңіз бен ұсыныстарыңызбен жауап беріңіз.
• Сұралған құжаттарды ⁢ішінде тіркеңіз PDF пішімі.
• Берілген сілтемені басу арқылы жауап беріңіз.

Бұл нақты нұсқаулар алушыға қажетті тапсырманы орындауды жеңілдетеді, шатасуды болдырмайды және қателер мүмкіндігін азайтады. Қысқасы, еске салғыш электрондық пошта тиімді қарым-қатынас және мақсаттардың орындалуын қамтамасыз ету үшін өте маңызды.

10. Электрондық поштаны жапқанда сыпайы және ризашылық танытыңыз

Еске салушы электрондық поштаны жазған кезде басынан аяғына дейін сыпайы және ризашылықты сақтау өте маңызды. Біз әрқашан электрондық поштаның жазбаша байланыс түрі екенін есте ұстауымыз керек, сондықтан оны дұрыс түсінбеу немесе контекстті жоғалту оңай. Шатастыруды болдырмау үшін электрондық поштаны жабу кезінде анық, сыпайы және ризашылық білдіру маңызды.

1. Алдын ала алғыс білдіру

Ескертудің себебін айтпас бұрын, назар аударған және жасаған күш-жігер үшін алғыс білдіру маңызды. басқа адам. Бұл ынтымақтастық пен өзара сыйластық атмосферасын орнатуға көмектеседі. Мысалы, электрондық поштаны «Біріншіден, менің алдыңғы хабарламамды оқып, өтінішімді қарастырғаныңыз үшін уақыт бөлгеніңіз үшін алғыс айтамын» деп бастауға болады. Осылайша біз позитивті және ризашылықпен қараймыз. Басынан бастап.

2. ⁢Сыпайы үнді сақтаңыз

Еске салу кезінде сыпайы және құрметті үнді сақтау өте маңызды. Агрессивті сөз тіркестерін немесе талапшыл болып көрінетін сөз тіркестерін қолданбаңыз. Оның орнына сыпайы және мұқият тіл қолданыңыз. Мысалы, сіз: «Мен бұл электрондық хатты сіздің жауабыңызды әлі күтетінімізді сыпайы түрде еске салу үшін жіберіп отырмын» деп айта аласыз. Сондай-ақ қорлау немесе қарама-қайшылық тудыруы мүмкін сөздерді немесе сөз тіркестерін қолданбау, оның орнына бейтарап және объективті тәсілді қолдану маңызды.

3. Сыпайы түрде қорытындылаңыз

Электрондық поштаны жапқан кезде сыпайы және ризашылықты сақтау маңызды. Біз «Осы мәселеге назар аударып, назар аударғаныңызға тағы да рахмет» немесе «Жедел жауап беруіңізді немесе әрекетіңізді алдын ала бағалаймын» сияқты тіркестерді пайдалана аламыз. Сондай-ақ біз басқа адамның кез келген қосымша сұрақтары немесе алаңдаушылықтары үшін қол жетімді екенімізді қайталай аламыз. Әрқашан «Құрметпен» немесе «Құрметпен» сияқты тиісті жабылу сәлемін пайдалануды ұмытпаңыз.

Ескерту хаттарындағы сыпайылық пен алғыстың күшін бағаламауымыз керек. Бұл көзқарастар жақсы кәсіби қарым-қатынасты сақтауға және сұрауларымыздың тиімді өңделуін қамтамасыз етуге ықпал етеді. Сондықтан, әрбір электрондық поштаны жабу кезінде сыпайылық пен ризашылықты сақтауды ұмытпайық, өйткені бұл жазбаша қарым-қатынастағы этикетімізді көрсетеді.