Microsoft тізімдеріне арналған толық нұсқаулық: бұл не және ол қалай жұмыс істейді

Microsoft 365 экожүйесінде, Microsoft тізімдері Бұл қажетті құралдардың бірі ақпаратты құрылымдық түрде ұйымдастыру, қадағалау және бөлісу. Мәселе мен жобаны қадағалаудан бастап қызметкерлерді жұмысқа қосу және ресурстарды басқаруға дейін бұл қолданба икемділігімен және пайдаланудың қарапайымдылығымен ерекшеленеді.

Егер сіз командада жұмыс жасасаңыз немесе жай ғана қаласаңыз ақпаратыңызды реттелген және кез келген жерден қол жетімді етіп сақтаңыз, міне, сіз назардан тыс қалдырмайтын шешім. Бұл мақалада біз сізге не істеуге болатынын егжей-тегжейлі айтып береміз Microsoft тізімдері және олардың үлгілерін қалай пайдалану керек. Сондай-ақ, SharePoint немесе Teams сияқты басқа қолданбалармен әрекеттесуіңізді қарастырамыз.

Microsoft тізімдері дегеніміз не және ол қалай жұмыс істейді?

Microsoft тізімдері — Microsoft 365 қолданбасы интеллектуалды ақпаратты қадағалау. Толық интеграцияның арқасында сіз онымен интернеттен, ұялы телефоннан немесе тіпті тікелей Microsoft Teams қолданбасынан жұмыс істей аласыз.

Шындығында, қарапайым және көрнекі мәліметтер базасы қызметін атқарады, мәтінді, кескіндерді, файлдарды, күндерді, тағайындалған адамдарды, гиперсілтемелерді және т.б. қосуға болатын жолдар мен бағандардан тұрады. Оның көру жүйесінің арқасында мақсатқа байланысты ақпаратты әртүрлі жолдармен көрсетуге болады: тор (әдепкі опция), тізім, күнтізбе немесе галерея. Тізім ұқсас, бірақ желіде өңдеу мүмкіндігі жоқ. Галерея көрнекі мазмұнға жақсы сәйкес келеді және күн бойынша реттелген элементтерді көргіңіз келсе, күнтізбе тамаша.

Жаңа тізім жасағанда, нөлден бастауға, бар тізімді үлгі ретінде пайдалануға немесе Excel кестесін импорттауға болады. Сіз сондай-ақ көптеген нәрселерге сене аласыз алдын-ала жасалған шаблондар Microsoft арнайы пайдалану жағдайлары үшін ұсынады.

Барлық тізімдерді көрнекі түрде теңшеуге болады: Фон түстерін өзгертіңіз, арнайы белгішелерді тағайындаңыз және олардың күйіне негізделген сыртқы түрін өзгертетін ережелерді қолданыңыз. Мысалы, «Бекітілді» күйі бар элемент жасыл фонмен, ал «Қарап жатыр» күйі бар элемент қызғылт сары болып көрінуі мүмкін.

 

Кез келген қажеттілік үшін алдын ала әзірленген шаблондар

Тізімді нөлден жасауға уақытыңыз аз болса, Microsoft тізімдері әртүрлі сценарийлерге бейімделген пайдалы үлгілерді қамтиды. Бұл үлгілер арнайы құрылымды, теңшелетін өрістерді, көріністерді және көрнекі мәнерлерді сақтай отырып, бірнеше рет басу арқылы пайдалануға арналған.

Бұл ең танымалдардың кейбірі:

• Мәселені басқару үлгісі: Оқиғаларды олардың мәртебесімен, басымдылығымен және жауапты тараптарымен қадағалау үшін өте қолайлы.
• Оқиға маршрутының үлгісі: оқиғаның барлық мәліметтерін анық және өңделетін құрылымда ұйымдастырады.
• Науқас үлгісі: Денсаулық сақтау параметрлері үшін ол әрбір пациенттің күйін, бақылауларын және қажеттіліктерін жазуға мүмкіндік береді.
• Несие өтінімінің үлгісі: несиені мақұлдау процесін бақылау және бақылау.

Ұйымдастыру, пішімдеу және ережелер опциялары

Жоғарыда айтылған көзқарастарға қосымша, Әрбір тізімді жұмыс үрдісіңізге бейімдей аласыз сүзгілерді, топтауларды, сұрыптауларды және автоматтандырылған ережелерді орнату. Мүмкіндіктердің кейбірі:

• Электрондық пошта ескертулерін орнату күй өзгергенде немесе жаңа элемент қосылғанда.
• Пішімді шартты түрде өзгертіңіз мазмұны бойынша: түстер, белгішелер, стильдер.
• Топтастыру элементтері басымдығы, күні, күйі және т.б.
• Басқа тізімдерден жаңа тізімдер жасаңыз, дизайн мен құрылымды көшіру.
• Excel бағдарламасынан деректерді импорттау бағанды ​​автоматты тану арқылы.

Барлық осы функциялар уақытты үнемдеуге мүмкіндік береді және топ ішінде көрнекі және деректердің сәйкестігін қамтамасыз ету, әсіресе бірнеше адам қатысатын бірлескен жобаларда.

Сақтау және тізімдерге кіру

Microsoft тізімдерінің артықшылықтарының бірі оның Microsoft 365 экожүйесімен жергілікті интеграциясы болып табылады. сияқты сайттарда тізімдеріңізді сақтауға болады SharePoint немесе OneDrive тек жеке пайдалануға арналған. Топ болып жұмыс істесеңіз, оларды барлық мүшелермен ортақ SharePoint сайтында орналастыру жиі кездеседі.

Тізімдер оңай өңдеу үшін толық экран режимінде ашылады және URL мекенжайынан немесе құралдар тақтасынан тізімнің қай жерде сақталатынын көруге болады. Стандартты интерфейстен сіз элементтерді оңай жасау, өңдеу, бөлісу және экспорттау.

Тізімдерді ортақ пайдалану: рұқсаттар, қатынас және бірлесіп жұмыс істеу

Тізімді бөлісу оңай сілтеме жасаңыз немесе белгілі бір мүшелерді шақырыңыз. Толық рұқсат бере аласыз (оқу + өңдеу) немесе тек оқу. Оған қоса, сілтеменің жарамдылық мерзімін орнатуға, оны құпия сөзбен қорғауға және тіпті алушылардың өзгертулер енгізу мүмкіндігін таңдауға болады.

Сондай-ақ, бүкіл дерекқорды емес, бір тізім элементін ортақ пайдалануға болады. Түсініктемелерді жеке элементтерге қалдыруға болады., бұл электрондық поштаны жіберудің қажетінсіз ынтымақтастықты жақсартады.

Рұқсаттар SharePoint арқылы басқарылады және әдепкі бойынша мұраға алынады. тізім сақталған сайттан. Дегенмен, сіз оларды тек белгілі бір адамдарға қол жеткізуді бейімдеу немесе белгілі бір әрекеттерді шектеу үшін өзгерте аласыз.

Microsoft тізімдері және оның басқа қолданбалармен интеграциясы

Тізімдердің шынайы әлеуеті Microsoft ортасындағы басқа құралдармен біріктірілгенде ашылады. Толық болу SharePoint, Microsoft Teams және Planner бағдарламаларымен біріктірілген, сіз келесі әрекеттерді орындай аласыз:

• Топтар арнасындағы қойындылар ретінде тізімдерді қосыңыз, топтық әңгімеден тікелей қол жеткізуді жеңілдету.
• Тізімдерді SharePoint бетінде веб-бөлік ретінде пайдалану интранетіңізде тікелей ақпаратты көрсету үшін.
• Тізімдерді Power Automate бағдарламасымен байланыстыратын ережелерді немесе автоматтандыруды орнатыңыз немесе реттелетін ағындар үшін Power Apps.
• Тапсырмаларды Planner немесе To Do қолданбасынан байланыстырыңыз тапсырмаларды басқаруды орталықтандыру.

Мұның бәрі Microsoft 365 ретіндегі көзқарасының бір бөлігі барлық қолданбалар бір-бірімен сөйлесетін қосылған платформа өнімділік пен жұмыстың ашықтығын арттыру.

Мобильді құрылғылардағы Microsoft тізімдері

Microsoft тізімдерінің мобильді нұсқасы үшін қол жетімді Android y IOS. Бұл мүмкіндік береді ұялы телефоннан тізімдерді жасаңыз, қараңыз және өңдеңіз, кеңседе, үйде немесе саяхатта болғанда. Міне, сіз жасай алатын нәрселер:

• Соңғы және таңдаулы тізімдерді қараңыз.
• Тізім элементтерін толық өңдеу.
• Офлайн кіру.
• Фотосуреттер түсіріңіз және QR кодтарын сканерлеңіз.
• Қараңғы режимді және көлденең бағдарлауды қолдайтын адаптивті интерфейс.

Ол сонымен қатар MDM және MAM үшін Intune қолдауымен жұмыс үстеліндегідей қауіпсіздік мүмкіндіктерін ұсынады. Access үшін SharePoint немесе Office 365 жүйесіне кіру мүмкіндігі бар іскери Microsoft тіркелгісі қажет.

Microsoft пайдалану жағдайларын тізімдейді

Құрал дамыған сайын, Microsoft тізімдерін пайдаланудың көптеген шығармашылық жолдары әзірленді әртүрлі контексттерде. Міне, ең көрнектілерінің кейбірі:

• Әлеуметтік желілерге арналған контентті ұйымдастыру. Мазмұнды жоспарлау үлгісін пайдалану арқылы науқандарды ұйымдастыруға, жазбаларды жоспарлауға, суреттерді, сілтемелерді қосуға және жариялау күндерін қосуға болады. Маркетинг топтары үшін өте пайдалы.
• Кіру және келушілерді бақылау. Тізімдер әрбір келушінің аты-жөні, жеке куәлігінің фотосуреті, кіру және шығу күндері бар жазбаны жасауға мүмкіндік береді. Сіз тіпті біреу кеткен кезде есік қызметкеріне автоматты хабарландыруды жоспарлауға болады.
• Клиент билетін қадағалау. Тізімдерді мини-CRM ретінде пайдалану арқылы жауапты тараптарды тағайындауға, мәселелерді тіркеуге, басымдықтарды белгілеуге және билет күйі туралы пікір қалдыруға болады.
• Қарапайым жобаны басқару. Егер сізге күрделі құрал қажет болмаса, Тізімдер тапсырмалармен, мерзімдермен және күнтізбе көріністерімен негізгі бақылауды орындауға мүмкіндік береді. Сіз тіпті тапсырма өзгерген кезде ескертулер ала аласыз.
• Түгендеу және АТ ресурстары. Тізімдер арқылы сіз барлық корпоративтік жабдықты және оған қатысты деректерді: сатып алу күні, кепілдік, қызмет көрсету, орналасқан жер, т.б. бақылай аласыз. Барлығы бір рет басу арқылы көрнекі және сүзіледі.
• Жаңа қызметкерлерді немесе жеткізушілерді біріктіру. Жұмысқа қабылдауды тексеру парағы жаңа қызметкердің барлық тапсырмалары мен құжаттарын бақылауға көмектеседі. Элементтерді «аяқталды» деп белгілеу тиісті бөлімге хабарландыруларды жіберуі мүмкін.

Қысқаша айтқанда, Microsoft тізімдері ұсынады динамикалық ақпаратты басқарудың жан-жақты, көрнекі және бірлескен тәсілі. Бақылау шешімі, ұйымдық құрал немесе Teams немесе SharePoint сияқты басқа платформаларға қосымша ретінде ол пайдаланушының немесе бизнестің кез келген түріне өте қолайлы екенін дәлелдейді.