DMS бағдарламалық құралы: құжаттарды қауіпсіз сақтауға мүмкіндік беретін қолданбалар

La құқықтық құжаттаманы басқару Ол енді асыз түсінілмейді DMS бағдарламалық құралы файлдарды орталықтандыратын, қорғайтын және кез келген құрылғыдан қол жетімді ететін. Көптеген заң фирмалары әлі күнге дейін қағазға негізделген процестермен күресіп жатқанымен, шындық мынада: заңдық мәселелер күрделі және жұмыс үрдісін оңтайландыру, тәуекелдерді азайту және клиенттермен қарым-қатынасты жақсарту үшін заманауи бағдарламалық құралды қажет етеді. Қандай қолданбалар заңды құжаттарды сақтауға мүмкіндік береді? Біз бұл туралы осы мақалада айттық.

Онда біз оларды қалай қауіпсіз пайдалану керектігін, олардың ең маңызды мүмкіндіктерін және біз қолдануға болатын ең жақсы шешімдерді түсіндіреміз.

Құқықтық құжаттарды басқаруға және сақтауға арналған бағдарламалық қамтамасыз ету дегеніміз не?

Құжаттарды басқарудың заңды бағдарламалық құралы (DMS) болып табылады Фирмалар, консультациялар және заң бөлімшелеріндегі цифрлық файлдарды сақтауға, ұйымдастыруға, нұсқалауға және қадағалауға арналған арнайы құрал.. Оның мақсаты – бұл маңызды құжаттар кеңейтілген іздеулер, рөлге негізделген рұқсаттар және бақылау мүмкіндігі бар қауіпсіз, бірақ табу оңай.

Бұл платформалар әдетте қуатты іздеуді, нақты уақыттағы ынтымақтастықты, нұсқаны басқаруды және сәйкестік мүмкіндіктерін қамтиды. ішінде құқықтық секторБұған қоса, жүйе жұмыс процесін автоматтандыруды, клиенттермен қауіпсіз алмасуды, электрондық қолтаңбаны және әрекеттерді тексеруді қолдайтыны маңызды.

Құқықтық саладан тыс, DMSs кәсіпорын мазмұнын басқару (ECM) экожүйесінің бөлігі болып табылады, GDPR және ISO стандарттарына сәйкес келетін цифрландыру (сканерлеу және OCR), электрондық мұрағаттау, сақтық көшірме жасау және кәсіпорын деңгейіндегі қауіпсіздік деңгейлерін қамтитын.

Заңды DMS сұрауы керек негізгі мүмкіндіктер

• Бұлтта және/немесе меншікті серверлерде басқару және сақтау: Қауіпсіз синхрондау және деректер көлеміне негізделген масштабталатын жоспарлармен және АТ саясатыңыз талап етсе, гибридті бұлттың жергілікті мүмкіндігімен интернеттен және ұялы телефоннан тәулік бойы қолжетімділік.
• Жеңіл пайдалану және іске асыруИнтуитивті интерфейс қабылдауды тездетеді және оқу қисығын азайтады; құндылықты неғұрлым тез жеткізсеңіз, соғұрлым жақсы табыс аласыз және ішкі қарсылық соғұрлым аз болады.
• Теңшелетін үлгілер, бақылау тақталары және метадеректерПрогрессті, кезеңдерді және тәуелділіктерді көру үшін қайта пайдалануға болатын үлгілер мен бақылау тақталары бар келісім-шарттарды, шағымдарды немесе құжаттарды стандарттаңыз; метадеректер мен тегтер санаттаудың кілті болып табылады.
• Ағынды автоматтандыру: Қолмен орындалатын қадамдарды ережелер мен триггерлермен (бекітулер, ескертулер, тағайындаулар), тексеруге арналған нұсқалар және әрекет журналдарымен ауыстырыңыз.

DMS түрлері және жалпы функциялар

• Орналастыру бойынша: бұлтта (барлық жерде қолжетімділік, төмендетілген үйкеліс және үшінші тараптарға тәуелділік) немесе жергілікті (толық бақылау, ішкі инвестиция және техникалық қызмет көрсету). Артықшылықтарды біріктіретін гибридтер де бар.
• Лицензия бойынша: Меншікті (ресми қолдау, оқыту, SLA, жоғары құны) және ашық бастапқы кодқа қарсы (икемділік және қауымдастық, техникалық қызмет көрсету үшін тәжірибелі сатушы немесе ішкі топ қажет).
• Негізгі мүмкіндіктер: Сканерлеу және OCR, метадеректерді индекстеу, мазмұнды немесе кілт сөзді іздеу, нұсқаларды жасау, рұқсаттар және тексеру, интеграциялар (ERP, CRM, электрондық пошта) және жұмыс процестері (бекітулер).

Ең жақсы DMS (Заңды құжат айналымы) бағдарламалық қамтамасыз ету

Біз істерді басқару, құжаттама, жұмыс жүктемелері және клиенттермен қарым-қатынас үшін заң топтары пайдаланатын шешімдерді құрастырдық. Біз жақын салыстыру үшін күшті жақтарды, шектеулерді, бағаларды және рейтингтерді қостық.

Жоғарыға басыңыз

Құжаттар түймесін басыңыз бір жоба ортасында заңды құжаттарды жасаудың, іздеудің және бірлесіп жұмыс істеудің икемді жолын ұсынады. Оның қуатты іздеу жүйесі файлдардың орналасуын жылдамдатады және Қауіпсіздік пен қол жетімділік керемет. Құтылу құқықтық үлгілер (клиенттерді басқару, істі бақылау және есепшот ұсыну) және ClickUp AI қорытындылар мен жаңартуларды жазу.

Бағалар: Мәңгі тегін; Шектеусіз $7/пайдаланушы/ай; Бизнес $12/пайдаланушы/ай; Кәсіпорын (байланыс). ClickUp AI Ақылы жоспарлар бойынша бір мүшеге айына +$5.

ProProfs жобасы

Тапсырмаларға, күнтізбелерге және ресурстарға арналған қарапайым жинақ, заңды емес, бірақ іздесеңіз пайдалы қарапайымдылық және жақсы баға. ProProfs жобасы Ол шот-фактуралар мен есептерді жасайды, уақытты бақылайды және Гант пен Канбан тақталарын ұсынады. Оған жетілдірілген CRM және командалық чат жетіспейді.

Бағасы: шексіз пайдаланушылар үшін айына $39,97 (жылдық).

Asana

Asana Бұл а Автоматтандыру, тәуелділік және есеп беруі бар жан-жақты жұмыс процесі платформасы.. Ол хронологияда, тізімде немесе тақтада мәселелерді көруге, ақылды мақсаттар қоюға және кодсыз ережелер жасауға мүмкіндік береді. Оның бастапқы оқу қисығы және күрделі иерархиялары кейбір пайдаланушылар үшін кедергі болуы мүмкін.

Бағалар: Негізгі (Тегін), Премиум $10,99/пайдаланушы/ай (жылдық), Бизнес $24,99/пайдаланушы/ай (жылдық).

Redbooth

Біріктіретін командаларға назар аударылады Бір платформадағы тапсырмалар, HD бейне қоңыраулары және реттелетін ағындар. Redbooth үлгілерді, Гантты және маңызды тапсырмалар үшін төтенше жағдайды белгілеуді қамтиды.

Бағалар: Pro $9; Бизнес $15/пайдаланушы/ай (жылдық); Кәсіпорын (байланыс).

Trello

Trello өзінің қарапайым Канбанымен танымал, қазір Батлер автоматтандыруы және бірнеше көріністер (уақыт шкаласы, күнтізбе, кесте, карта)Күшті қосулар мен интеграциялардың тамаша экожүйесі бар DMS бағдарламалық құралы.

Бағалар: тегін; Стандартты $5; Премиум $10/пайдаланушы/ай (жылдық); Кәсіпорын (байланыс).

Evernote

Ол бастапқыда жазбалар үшін жасалғанымен, көптеген заң фирмалары оны пайдаланады Evernote Como жеңіл және бірлескен репозиторийКеңейтілген іздеу арқылы сканерлеңіз, сақтаңыз және іздеңіз. Күнтізбелер мен тапсырмаларды біріктіру.

Бағалар: тегін; Жеке $10,83; Кәсіби $14,17/пайдаланушы/ай (жыл сайын).

DMS, ECM және CMS: анық болуы керек айырмашылықтар

DMS бағдарламалық құралын таңдағанда, жиі шатастырылатын белгілі бір ұғымдарды нақтылау пайдалы:

• DMS құжаттың өмірлік цикліне назар аударады (сканерлеу, сұрыптау, сақтау, нұсқалау, жариялау және ортақ пайдалану).
• ECM компанияның барлық мазмұнын қамтиды (құжаттар, электрондық пошталар, мультимедиа, деректер), ақпарат ағындары және басқару.
• CMS әдетте бағытталған веб-мазмұнды басқару (сайттар, блогтар, интранеттер).

ECM нарығы 67.590 жылы шамамен 2023 миллиард долларға жетеді деп күтілуде және бес жылда 131.200 миллиард доллардан асуы мүмкін., жылдық өсім 14%. Көптеген шағын және орта бизнес кәсіпорындары тиімсіздікке байланысты капиталды босқа жұмсайды: құжат мәселесіне байланысты жылына 20.000 18 долларға дейін және файлды табу үшін орта есеппен XNUMX минут.

Ашық бастапқы коды және өздігінен орналастырылған: айырмашылықты жасайтын шешімдер

Егер сізге қажет болса Толық деректерді басқару және теңшеу, ашық бастапқы экожүйе қуатты баламаларды ұсынадыМұнда 10 ерекше нұсқа және олардың негізгі тұстары берілген.

• Қағаз белгісі: Ашық бастапқы коды, өздігінен орналастырылған, шектеусіз құжаттар мен қалталар, ақ таңбалау, реттелетін домендер және су белгілері. Бағасы: тегін жоспар; Құжаттарды ортақ пайдалану үшін $29 (3 орын); $59 қауіпсіз деректер бөлмесі; $149 шектеусіз нөмірлер; толық өздігінен орналастырылған нұсқасы.
• Nextcloud: Files, Talk, Groupware және Office (онлайн өңдеу, күнтізбе, контактілер және электрондық пошта) бар бірлескен жиынтық. Кәсіпорын деңгейіндегі қауіпсіздік және қол жеткізуді басқару және бар инфрақұрылыммен интеграция. Бағасы: жоспарға байланысты €37,49–€195/пайдаланушы/жыл.
• Деректі фильм: Ашық бастапқы құжатқа қол қою платформасы, Смарт үлгілермен және ережелермен өздігінен орналастырылған; Zapier-пен біріктіреді. Стек TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Баға белгілеу: Кәсіпорын $1188 орын/жыл; Бір ойыншы (қоғамдық баға жоқ).
• OpenDocMan: PHP сәйкес веб DMS бағдарламалық құралы ISO 17025 және ХЭБ, қол жеткізуді басқарумен, автоматтандырылған шолу, метадеректер, автор/бөлім/санат бойынша іздеулер және Қауіпсіз URL мекенжайлары. Шектеулер: UI бар шектеулі теңшеу және СІЗ үшін қисық. 
• Қағазды біріктіруOCR және толық мәтінді іздеу арқылы сканерленген құжаттарға арналған; көп пайдаланушы, нұсқа жасау, REST API және түйіршікті рұқсаттар. Шектеулер: сканерлеуге назар аударыңыз және кеңейтілген мүмкіндіктер болмауы мүмкін.

DMS бағдарламалық құралын қалай таңдауға болады

Бір DMS бағдарламалық құралын таңдамас бұрын мына аспектілерді ескеру қажет:

• Жеткізуші тәжірибесі: Құқықтық процестерді түсінетін және іске асыруға, оқытуға және бизнес үздіксіздігіне көмектесе алатын серіктестерді іздеңіз.
• Қолдануға оңайҚолданылатын құрал ішкі қарсылықты азайтады; қысқаша оқыту арқылы кез келген адам негізгі (бухгалтерлік есептен сатуға дейін) жұмыс істей алуы керек.
• Деректерді қорғауШифрлауға, сақтық көшірмелерге, қол жеткізуді басқаруға, белсенділік журналдарына және GDPR/ISO сәйкестігіне басымдық беріңіз; қауіпсіздік келісімге жатпайды.
• Ұялы және қашықтан қол жеткізу: Осылайша сіз кеңседен тыс ұялы телефоныңыздан үйкеліссіз ағындарды бастай аласыз және шешім қабылдай аласыз.
• Масштабтылық: Оның сізбен бірге өсу мүмкіндігін (пайдаланушылар, ГБ/ТБ, жаңа бөлімдер) және ERP/CRM/электрондық поштамен біріктіру икемділігін бағалаңыз.

Жақсы DMS бағдарламалық құралы қауіпсіздікті, сәйкестікті және құжатты секундтарда табатын кеңейтілген іздеуді қамтамасыз ете отырып, орталықтандырады, жіктейді және автоматтандырады.Мұнда талқыланған барлық нәрселермен сізде бір адамдық кеңседен бастап ең талапшыл корпорацияға дейін барлығын қолдайтын берік және өнімді цифрлық негізді енгізуге арналған құралдардың дәлелденген ауқымы бар.