កម្មវិធី DMS៖ កម្មវិធីដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នករក្សាទុកឯកសារដោយសុវត្ថិភាព

La ការគ្រប់គ្រងឯកសារច្បាប់ វាមិនត្រូវបានយល់ទៀតទេបើគ្មាន កម្មវិធី DMS ដែលប្រមូលផ្តុំ ការពារ និងធ្វើឱ្យឯកសារអាចចូលប្រើបានពីឧបករណ៍ណាមួយ។ ទោះបីជាក្រុមហ៊ុនច្បាប់ជាច្រើននៅតែតស៊ូជាមួយដំណើរការផ្អែកលើក្រដាសក៏ដោយ ការពិតគឺថាបញ្ហាផ្លូវច្បាប់មានភាពស្មុគ្រស្មាញ និងទាមទារកម្មវិធីទំនើបដើម្បីសម្រួលលំហូរការងារ កាត់បន្ថយហានិភ័យ និងកែលម្អទំនាក់ទំនងអតិថិជន។ តើកម្មវិធីមួយណាដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នករក្សាទុកឯកសារស្របច្បាប់? យើងបាននិយាយអំពីវានៅក្នុងអត្ថបទនេះ។

នៅក្នុងវា យើងពន្យល់ពីរបៀបប្រើប្រាស់ពួកវាដោយសុវត្ថិភាព លក្ខណៈពិសេសគួរឱ្យកត់សម្គាល់បំផុតរបស់ពួកគេ និងដំណោះស្រាយដ៏ល្អបំផុតដែលយើងអាចប្រើប្រាស់បាន។

តើអ្វីជាកម្មវិធីសម្រាប់គ្រប់គ្រង និងរក្សាទុកឯកសារស្របច្បាប់?

កម្មវិធីគ្រប់គ្រងឯកសារស្របច្បាប់ (DMS) គឺ ឧបករណ៍ឯកទេសសម្រាប់រក្សាទុក រៀបចំ កំណែ និងតាមដានឯកសារឌីជីថលនៅក្នុងក្រុមហ៊ុន ទីប្រឹក្សា និងផ្នែកច្បាប់។. គោលបំណងរបស់វាគឺថា ឯកសារសំខាន់ៗ មានសុវត្ថិភាព ប៉ុន្តែងាយស្រួលក្នុងការស្វែងរក ជាមួយនឹងការស្វែងរកកម្រិតខ្ពស់ ការអនុញ្ញាតផ្អែកលើតួនាទី និងលទ្ធភាពតាមដាន។

វេទិកាទាំងនេះជាធម្មតារួមបញ្ចូលការស្វែងរកដ៏មានឥទ្ធិពល ការសហការក្នុងពេលជាក់ស្តែង ការគ្រប់គ្រងកំណែ និងមុខងារអនុលោមភាព។ នៅក្នុង វិស័យច្បាប់លើសពីនេះទៀត វាជាគន្លឹះដែលប្រព័ន្ធគាំទ្រដល់ដំណើរការស្វ័យប្រវត្តិកម្ម ការផ្លាស់ប្តូរសុវត្ថិភាពជាមួយអតិថិជន ហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិក និងសវនកម្មនៃសកម្មភាព។

លើសពីវិស័យច្បាប់, DMS គឺជាផ្នែកមួយនៃប្រព័ន្ធអេកូគ្រប់គ្រងខ្លឹមសារសហគ្រាស (ECM)រួមបញ្ចូលការធ្វើឌីជីថល (ស្កេន និង OCR) ការរក្សាទុកអេឡិចត្រូនិច ការបម្រុងទុក និងស្រទាប់សុវត្ថិភាពកម្រិតសហគ្រាស ដើម្បីអនុលោមតាមស្តង់ដារ GDPR និង ISO ។

លក្ខណៈសំខាន់ៗដែលអ្នកគួរទាមទារពី DMS ស្របច្បាប់

• ការគ្រប់គ្រង និងការផ្ទុកនៅក្នុងពពក និង/ឬម៉ាស៊ីនមេផ្ទាល់ខ្លួន៖ ការចូលប្រើ 24/7 ពីគេហទំព័រ និងទូរសព្ទចល័ត ជាមួយនឹងការធ្វើសមកាលកម្មប្រកបដោយសុវត្ថិភាព និងផែនការដែលអាចធ្វើមាត្រដ្ឋានបាន ដោយផ្អែកលើបរិមាណទិន្នន័យ និងលទ្ធភាពនៃការប្រើពពកកូនកាត់នៅលើបរិវេណ ប្រសិនបើគោលការណ៍ IT របស់អ្នកទាមទារវា។
• ងាយស្រួលប្រើប្រាស់ និងអនុវត្តចំណុចប្រទាក់វិចារណញាណបង្កើនល្បឿនការទទួលយក និងកាត់បន្ថយខ្សែកោងការរៀនសូត្រ។ កាលណា​អ្នក​ផ្តល់​តម្លៃ​កាន់តែ​ឆាប់ ការ​ត្រលប់​មកវិញ​កាន់តែ​ប្រសើរ​ដែល​អ្នក​នឹង​ទទួលបាន ហើយ​ការ​តស៊ូ​ខាងក្នុង​កាន់តែ​តិច​នឹង​មាន​។
• គំរូដែលអាចប្ដូរតាមបំណង ផ្ទាំងគ្រប់គ្រង និងទិន្នន័យមេតាធ្វើស្តង់ដារកិច្ចសន្យា ការទាមទារ ឬឯកសារដែលមានគំរូ និងផ្ទាំងគ្រប់គ្រងដែលអាចប្រើឡើងវិញបាន ដើម្បីមើលវឌ្ឍនភាព ព្រឹត្តិការណ៍សំខាន់ៗ និងភាពអាស្រ័យ។ ទិន្នន័យមេតា និងស្លាកគឺជាគន្លឹះក្នុងការចាត់ថ្នាក់។
• ស្វ័យប្រវត្តិកម្មលំហូរ៖ ជំនួស​ជំហាន​ដោយ​ដៃ​ជាមួយ​នឹង​ច្បាប់ និង​ការ​កេះ (ការ​អនុម័ត ការ​ជូន​ដំណឹង កិច្ចការ) ដោយ​មាន​កំណែ និង​កំណត់​ហេតុ​សកម្មភាព​សម្រាប់​ការ​ធ្វើ​សវនកម្ម។

ប្រភេទនៃ DMS និងមុខងារទូទៅ

• ដោយការដាក់ពង្រាយ៖ នៅក្នុងពពក (ការចូលប្រើគ្រប់ទីកន្លែង កាត់បន្ថយការកកិត និងការពឹងផ្អែកលើភាគីទីបី) ឬនៅក្នុងបរិវេណ (ការគ្រប់គ្រងពេញលេញ ការវិនិយោគខាងក្នុង និងការថែទាំ)។ វាក៏មានកូនកាត់ផងដែរដើម្បីបញ្ចូលគ្នានូវគុណសម្បត្តិ។
• ដោយអាជ្ញាប័ណ្ណ៖ កម្មសិទ្ធិ (ការគាំទ្រផ្លូវការ ការបណ្តុះបណ្តាល SLA ការចំណាយខ្ពស់ជាង) ធៀបនឹងប្រភពបើកចំហ (ភាពបត់បែន និងសហគមន៍ ទាមទារអ្នកលក់ដែលមានបទពិសោធន៍ ឬក្រុមការងារខាងក្នុងសម្រាប់ការថែទាំ)។
• សមត្ថភាពសំខាន់ៗ៖ ការស្កេន និង OCR ការធ្វើលិបិក្រមទិន្នន័យមេតា ការស្វែងរកខ្លឹមសារ ឬពាក្យគន្លឹះ ការបង្កើតកំណែ ការអនុញ្ញាត និងសវនកម្ម ការរួមបញ្ចូល (ERP, CRM, អ៊ីមែល) និងលំហូរការងារ (ការអនុម័ត)។

កម្មវិធី DMS ល្អបំផុត (ការគ្រប់គ្រងឯកសារស្របច្បាប់)

យើងបានចងក្រងដំណោះស្រាយដែលប្រើដោយក្រុមច្បាប់សម្រាប់ការគ្រប់គ្រងសំណុំរឿង ឯកសារ បន្ទុកការងារ និងទំនាក់ទំនងអតិថិជន។ យើងបានរួមបញ្ចូលភាពខ្លាំង ដែនកំណត់ តម្លៃ និងការវាយតម្លៃសម្រាប់ការប្រៀបធៀបយ៉ាងជិតស្និទ្ធ។

ចុចលើ

ចុចឡើងឯកសារ ផ្តល់នូវមធ្យោបាយដ៏រហ័សក្នុងការបង្កើត ស្វែងរក និងសហការលើឯកសារផ្លូវច្បាប់នៅក្នុងបរិយាកាសគម្រោងតែមួយ។ ម៉ាស៊ីនស្វែងរកដ៏មានអានុភាពរបស់វាបង្កើនល្បឿនទីតាំងឯកសារ និង សុវត្ថិភាព និងភាពងាយស្រួលគឺលេចធ្លោ។ បោះចោល គំរូច្បាប់ (ការគ្រប់គ្រងអតិថិជន ការតាមដានករណី និងការចេញវិក្កយបត្រ) និង ចុចឡើង AI ដើម្បីសរសេរសេចក្តីសង្ខេប និងបច្ចុប្បន្នភាព។

តម្លៃ៖ ឥតគិតថ្លៃជារៀងរហូត; គ្មានដែនកំណត់ $ 7 / អ្នកប្រើប្រាស់ / ខែ; អាជីវកម្ម $12 / អ្នកប្រើប្រាស់ / ខែ; សហគ្រាស (ទំនាក់ទំនង) ។ ចុចឡើង AI +$5/ខែសម្រាប់សមាជិកម្នាក់លើគម្រោងបង់ប្រាក់។

គម្រោង ProProfs

ឈុតសាមញ្ញសម្រាប់កិច្ចការ ប្រតិទិន និងធនធានមិនជាក់លាក់តាមច្បាប់ទេ ប៉ុន្តែមានប្រយោជន៍ប្រសិនបើអ្នកកំពុងស្វែងរក ភាពសាមញ្ញ និងតម្លៃសមរម្យ. គម្រោង ProProfs វាបង្កើតវិក្កយបត្រ និងរបាយការណ៍ តាមដានពេលវេលា និងផ្តល់ជូនក្រុមប្រឹក្សាភិបាល Gantt និង Kanban ។ វាខ្វះ CRM កម្រិតខ្ពស់ និងការជជែកជាក្រុម។

តំលៃ: $39,97/ខែ សម្រាប់អ្នកប្រើប្រាស់គ្មានដែនកំណត់ (ប្រចាំឆ្នាំ)។

Asana

Asana វាគឺជា វេទិកាលំហូរការងារដ៏ទូលំទូលាយជាមួយនឹងស្វ័យប្រវត្តិកម្ម ភាពអាស្រ័យ និងការរាយការណ៍។. វាអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកមើលបញ្ហានៅក្នុង Timeline បញ្ជី ឬក្រុមប្រឹក្សា កំណត់គោលដៅឆ្លាតវៃ និងបង្កើតច្បាប់ដោយគ្មានលេខកូដ។ ខ្សែកោងការរៀនដំបូងរបស់វា និងឋានានុក្រមស្មុគស្មាញអាចជាឧបសគ្គសម្រាប់អ្នកប្រើប្រាស់មួយចំនួន។

តម្លៃ៖ មូលដ្ឋាន (ឥតគិតថ្លៃ), បុព្វលាភ $10,99/អ្នកប្រើប្រាស់/ខែ (ប្រចាំឆ្នាំ), ពាណិជ្ជកម្ម $24,99/អ្នកប្រើប្រាស់/ខែ (ប្រចាំឆ្នាំ)។

Redbooth

ផ្តោតលើក្រុមដែលរួមបញ្ចូលគ្នា កិច្ចការ ការហៅជាវីដេអូ HD និងលំហូរផ្ទាល់ខ្លួននៅលើវេទិកាតែមួយ. Redbooth រួមបញ្ចូលគំរូ Gantt និងការដាក់ទង់សង្គ្រោះបន្ទាន់សម្រាប់កិច្ចការសំខាន់ៗ។

តម្លៃ: ប្រូ $9; អាជីវកម្ម $15 / អ្នកប្រើប្រាស់ / ខែ (ប្រចាំឆ្នាំ); សហគ្រាស (ទំនាក់ទំនង) ។

Trello

Trello ត្រូវ​បាន​គេ​ស្គាល់​សម្រាប់ Kanban សាមញ្ញ​របស់​ខ្លួន, ឥឡូវ​នេះ​ជាមួយ ស្វ័យប្រវត្តិកម្ម Butler និងទិដ្ឋភាពច្រើន (បន្ទាត់ពេលវេលា ប្រតិទិន តារាង ផែនទី)កម្មវិធី DMS ដែលមានប្រព័ន្ធអេកូដ៏អស្ចារ្យនៃការបញ្ចូលថាមពល និងការរួមបញ្ចូល។

តម្លៃ៖ ឥតគិតថ្លៃ; ស្តង់ដារ $5; បុព្វលាភ $10/អ្នកប្រើប្រាស់/ខែ (ប្រចាំឆ្នាំ); សហគ្រាស (ទំនាក់ទំនង) ។

Evernote គ្រប់

ទោះបីជាវាត្រូវបានបង្កើតឡើងដំបូងសម្រាប់កំណត់ចំណាំក៏ដោយក៏ក្រុមហ៊ុនច្បាប់ជាច្រើនប្រើវា។ Evernote គ្រប់ Como ឃ្លាំងទម្ងន់ស្រាល និងសហការស្កេន រក្សាទុក និងស្វែងរកជាមួយនឹងការស្វែងរកកម្រិតខ្ពស់។ រួមបញ្ចូលប្រតិទិន និងកិច្ចការ។

តម្លៃ៖ ឥតគិតថ្លៃ; ផ្ទាល់ខ្លួន $10,83; វិជ្ជាជីវៈ $14,17/អ្នកប្រើប្រាស់/ខែ (ប្រចាំឆ្នាំ)។

DMS, ECM និង CMS: ភាពខុសគ្នាដែលគួរតែច្បាស់

នៅពេលជ្រើសរើសកម្មវិធី DMS វាមានប្រយោជន៍ក្នុងការបញ្ជាក់ពីគោលគំនិតមួយចំនួនដែលជារឿយៗមានការភ័ន្តច្រឡំ៖

• DMS ផ្តោតលើវដ្តជីវិតឯកសារ (ស្កេន តម្រៀប រក្សាទុក កំណែ បោះពុម្ព និងចែករំលែក)។
• ECM គ្របដណ្តប់ខ្លឹមសារទាំងអស់របស់ក្រុមហ៊ុន (ឯកសារ អ៊ីមែល ពហុព័ត៌មាន ទិន្នន័យ) ជាមួយនឹងលំហូរព័ត៌មាន និងការគ្រប់គ្រង។
• ស៊ីអិមអេស ជាធម្មតាត្រូវបានតម្រង់ទិសទៅ ការគ្រប់គ្រងមាតិកាគេហទំព័រ (គេហទំព័រ ប្លក់ អ៊ីនធឺណេត)។

ទីផ្សារ ECM ត្រូវបានគេរំពឹងថានឹងឈានដល់ប្រមាណ 67.590 ពាន់លានដុល្លារក្នុងឆ្នាំ 2023 ហើយអាចលើសពី $131.200 ពាន់លានដុល្លារក្នុងរយៈពេល XNUMX ឆ្នាំ។ជាមួយនឹងកំណើនប្រចាំឆ្នាំ 14% ។ សហគ្រាសធុនតូច និងមធ្យមជាច្រើនខ្ជះខ្ជាយដើមទុនដោយសារភាពគ្មានប្រសិទ្ធភាព៖ រហូតដល់ 20.000 ដុល្លារក្នុងមួយឆ្នាំ ដោយសារបញ្ហាឯកសារ និងជាមធ្យម 18 នាទីដើម្បីកំណត់ទីតាំងឯកសារ។

ប្រភពបើកចំហ និងរៀបចំដោយខ្លួនឯង៖ ដំណោះស្រាយដែលធ្វើឱ្យមានភាពខុសគ្នា

ប្រសិនបើអ្នកត្រូវការ ការគ្រប់គ្រងទិន្នន័យពេញលេញ និងការប្ដូរតាមបំណង ប្រព័ន្ធអេកូប្រភពបើកចំហផ្តល់នូវជម្រើសដ៏មានឥទ្ធិពលនេះគឺជាជម្រើសលេចធ្លោចំនួន 10 និងចំណុចសំខាន់ៗរបស់ពួកគេ។

• សម្គាល់ក្រដាស៖ ប្រភពបើកចំហ បង្ហោះដោយខ្លួនឯង ឯកសារ និងថតឯកសារគ្មានដែនកំណត់ ស្លាកពណ៌ស ដែនផ្ទាល់ខ្លួន និងសញ្ញាសម្គាល់ទឹក។ តម្លៃ៖ គម្រោងឥតគិតថ្លៃ; 29 ដុល្លារ (3 កៅអី) សម្រាប់ការចែករំលែកឯកសារ; $59 បន្ទប់ទិន្នន័យសុវត្ថិភាព; $149 បន្ទប់គ្មានដែនកំណត់; កំណែដែលបង្ហោះដោយខ្លួនឯងពេញលេញ។
• Nextcloud៖ ឈុត​សហការ​ជាមួយ Files, Talk, Groupware, និង Office (ការ​កែសម្រួល​អនឡាញ ប្រតិទិន ទំនាក់ទំនង និង​អ៊ីមែល)។ សុវត្ថិភាពកម្រិតសហគ្រាស និងការគ្រប់គ្រងការចូលប្រើ និងការរួមបញ្ចូលជាមួយហេដ្ឋារចនាសម្ព័ន្ធដែលមានស្រាប់។ តម្លៃ៖ €37,49–€195/អ្នកប្រើប្រាស់/ឆ្នាំ អាស្រ័យលើគម្រោង។
• ភាពយន្តឯកសារ: វេទិកាចុះហត្ថលេខាលើឯកសារប្រភពបើកចំហ, រៀបចំដោយខ្លួនឯងជាមួយនឹងគំរូ និងច្បាប់ឆ្លាតវៃ; រួមបញ្ចូលជាមួយ Zapier ។ ជង់ TS/Next.js/Prisma/Tailwind ។ តម្លៃ៖ សហគ្រាស $1188 ក្នុងមួយកៅអី/ឆ្នាំ; អ្នកលេងទោល (មិនកំណត់តម្លៃសាធារណៈ)។
• OpenDocMan៖ កម្មវិធី DMS បណ្ដាញក្នុង PHP អនុលោមតាម ISO 17025 និង OIEជាមួយនឹងការគ្រប់គ្រងការចូលប្រើ ការពិនិត្យដោយស្វ័យប្រវត្តិទិន្នន័យមេតា ស្វែងរកដោយអ្នកនិពន្ធ/នាយកដ្ឋាន/ប្រភេទ និង URLs សុវត្ថិភាព. ដែនកំណត់៖ UI ជាមួយ ការប្ដូរតាមបំណងមានកំណត់ និងខ្សែកោងសម្រាប់អ្នក។ 
• ក្រដាសលាយរចនាឡើងសម្រាប់ឯកសារដែលបានស្កេនជាមួយ OCR និងការស្វែងរកអត្ថបទពេញ។ អ្នកប្រើប្រាស់ច្រើន កំណែទម្រង់ REST API និងការអនុញ្ញាតជាក្រឡា។ ដែនកំណត់៖ ផ្តោតលើការស្កេន ហើយអាចខ្វះមុខងារកម្រិតខ្ពស់។

របៀបជ្រើសរើសកម្មវិធី DMS របស់អ្នក។

ទាំងនេះគឺជាទិដ្ឋភាពដែលត្រូវពិចារណាមុនពេលជ្រើសរើសកម្មវិធី DMS មួយ ឬកម្មវិធីផ្សេងទៀត៖

• បទពិសោធន៍អ្នកផ្គត់ផ្គង់៖ ស្វែងរកដៃគូដែលយល់ពីដំណើរការច្បាប់ និងអាចជួយអ្នកក្នុងការអនុវត្ត ការបណ្តុះបណ្តាល និងការបន្តអាជីវកម្ម។
• ភាពងាយស្រួលនៃការប្រើប្រាស់ឧបករណ៍ដែលអាចប្រើបានកាត់បន្ថយភាពធន់ទ្រាំខាងក្នុង; ជាមួយនឹងការបណ្តុះបណ្តាលខ្លីៗ នរណាម្នាក់គួរតែអាចដំណើរការមូលដ្ឋាន (ពីគណនេយ្យរហូតដល់ការលក់)។
• ការការពារទិន្នន័យផ្តល់អាទិភាពដល់ការអ៊ិនគ្រីប ការបម្រុងទុក ការគ្រប់គ្រងការចូលប្រើ កំណត់ហេតុសកម្មភាព និងការអនុលោមតាម GDPR/ISO; សុវត្ថិភាពគឺមិនអាចចរចារបាន។
• ការចូលប្រើឧបករណ៍ចល័ត និងពីចម្ងាយ៖ ដូច្នេះអ្នកអាចចាប់ផ្តើមលំហូរ និងធ្វើការសម្រេចចិត្តពីទូរស័ព្ទដៃរបស់អ្នកនៅខាងក្រៅការិយាល័យដោយមិនមានការកកិត។
• ការធ្វើមាត្រដ្ឋានបាន៖ វាយតម្លៃសមត្ថភាពរបស់វាក្នុងការរីកលូតលាស់ជាមួយអ្នក (អ្នកប្រើប្រាស់ GB/TB នាយកដ្ឋានថ្មី) និងភាពបត់បែនរបស់វាក្នុងការរួមបញ្ចូលជាមួយ ERP/CRM/email។

កម្មវិធី DMS ល្អធ្វើកណ្តាល ចាត់ថ្នាក់ និងស្វ័យប្រវត្តិ ខណៈពេលដែលធានាសុវត្ថិភាព ការអនុលោមតាម និងការស្វែងរកកម្រិតខ្ពស់ដែលស្វែងរកឯកសារក្នុងរយៈពេលប៉ុន្មានវិនាទី។ជាមួយនឹងអ្វីគ្រប់យ៉ាងដែលបានពិភាក្សានៅទីនេះ អ្នកមានឧបករណ៍ជាច្រើនដែលបង្ហាញឱ្យឃើញសម្រាប់ការអនុវត្តមូលដ្ឋានគ្រឹះឌីជីថលដ៏រឹងមាំ និងប្រកបដោយផលិតភាព ដែលគាំទ្រអ្វីៗគ្រប់យ៉ាងពីការិយាល័យសម្រាប់មនុស្សម្នាក់រហូតដល់សាជីវកម្មដែលមានតម្រូវការបំផុត។