Gmail의 기밀 모드는 무엇이며, 언제 켜야 할까요?

¿Gmail의 "비밀 모드"란 무엇이며, 언제 활성화해야 할까요? 이 특별한 전송 모드를 사용하면 수신자가 이메일을 가지고 할 수 있는 작업을 제한할 수 있습니다.이렇게 하면 사용자가 해당 이메일을 전달하거나, 내용을 복사하거나, 첨부 파일을 다운로드하거나, 인쇄하는 것을 방지할 수 있습니다. 또한 만료일을 설정하거나 이메일을 열기 위해 SMS 인증 코드를 요구하도록 설정할 수도 있습니다. 완벽한 보안 기능은 아니지만, 올바르게 사용하면 민감한 정보를 다룰 때 발생할 수 있는 위험을 크게 줄일 수 있습니다.

Gmail의 기밀 모드는 이메일을 보내는 특별한 방법입니다. 이 모드에서는 Google이 메시지와 첨부 파일에 제한을 적용하여 수신자가 정보를 공유할 수 있는 기능을 제한합니다. 이 모드를 활성화하면 수신자의 일반적인 공유 옵션이 사라집니다. 전달, 복사, 다운로드 및 인쇄 내용.

Gmail은 이러한 작업을 차단하는 것 외에도 만료일을 설정할 수 있도록 해줍니다. 메시지의 경우, 지정된 기간이 지나면 수신자는 더 이상 메시지를 볼 수 없습니다. 또한, 보낸 내용이 마음에 들지 않거나 수신자의 오류를 발견한 경우 언제든지 수동으로 접근 권한을 취소할 수 있습니다. 이는 기밀 문서, 개인 정보 또는 민감한 내부 커뮤니케이션을 다룰 때 특히 유용합니다.

이 기능에는 추가적인 비밀번호 인증 시스템도 포함되어 있습니다.수신자가 이메일을 열려면 인증 코드가 필요하도록 설정할 수 있습니다. 간단한 인증 절차(경우에 따라 이메일로 전송됨)를 거치거나 수신자의 휴대전화로 SMS 인증 코드를 전송하는 방식입니다. 후자의 경우, 해당 전화번호에 접근 권한이 있는 사람만 이메일 내용을 볼 수 있습니다.

기밀 모드가 이메일을 마법처럼 종단 간 암호화하는 것은 아니라는 점을 이해하는 것이 중요합니다.대신 콘텐츠 전달 방식을 바꿉니다. Gmail은 일반 메시지처럼 본문과 첨부 파일을 직접 전송하는 대신, 사용자가 설정한 조건(만료, 인증 등)이 충족될 때만 접근할 수 있는 보안 링크를 생성합니다.

이 기능은 개인 Gmail 계정과 Google Workspace 모두에서 사용할 수 있습니다.또한 비즈니스 환경에서 관리자는 전체 도메인에서 또는 특정 조직 단위에서만 해당 기능의 사용을 허용할지 여부를 결정할 수 있습니다(예: 법무 부서에서는 사용 가능하게 하고 나머지 부서에서는 사용 불가능하게 함).

기밀 모드는 내부적으로 어떻게 작동하나요?

기밀 모드로 메시지를 보내면 Gmail은 이메일 본문을 "있는 그대로" 전달하지 않습니다. 수신자의 서버로 전송됩니다. 이 기능은 콘텐츠를 Google 시스템에 저장하고 제어된 링크로 대체합니다. Gmail 사용자의 경우 일반 이메일처럼 보이지만, 실제로는 관리되는 방식으로 호스팅된 콘텐츠에 액세스하는 것입니다.

수신자가 Gmail을 사용하지 않는 경우 링크가 포함된 메시지를 받게 됩니다. "이메일 보기" 또는 이와 유사한 형식의 아이콘을 클릭하세요. 이 아이콘을 클릭하면 보안 Google 페이지가 열리고, 전송 설정에 따라 로그인하거나 인증 코드를 입력해야 합니다. 이렇게 하면 수신자의 이메일 제공업체와 관계없이 제어권을 유지할 수 있습니다.

이 모드에서의 일반적인 제한 사항은 전체 콘텐츠 패키지에 적용됩니다.본문, 삽입된 이미지 및 첨부 파일이 포함됩니다. 수신자는 이메일을 읽고 호환되는 형식의 첨부 파일을 미리 볼 수 있지만, 컴퓨터에 저장하거나 다른 사람에게 전달하거나 Gmail에서 이메일을 인쇄하는 기능은 사용할 수 없습니다.

한 가지 중요한 제한 사항을 명심해야 합니다.복사, 다운로드 또는 인쇄 옵션이 차단되더라도 Gmail은 누군가가 이러한 작업을 수행하는 것을 완전히 막을 수는 없습니다. 스크린 샷휴대폰으로 스크린샷을 찍거나 악성 소프트웨어를 사용하여 콘텐츠를 복사하세요. 구글은 특정 환경에서 스크린샷 촬영을 제한하려고 하지만, 실제로는 이러한 보호 조치를 우회하는 방법이 항상 존재합니다.

또 다른 중요한 기술적 세부 사항은 기밀 모드로 전송되는 이메일은 예약 발송이 불가능하다는 점입니다. 나중에 전송되도록 예약할 수 있습니다. 특정 시간에 메시지를 전송하기 위해 항상 "예약 전송" 기능을 사용하는 경우, 이 기능은 기밀 모드와 호환되지 않으므로 즉시 전송해야 한다는 점에 유의하세요.

장점, 한계점 및 활성화 시점

기밀 모드의 주요 장점은 민감한 정보가 의도치 않게 노출되는 것을 줄여준다는 것입니다.수신자가 실수로 "전달" 버튼을 클릭하거나 첨부 파일을 다운로드하여 공유하려고 해도, 그렇게 할 수 없습니다. 이는 업무 환경과 개인 환경 모두에서 발생할 수 있는 흔한 실수를 방지해 줍니다.

메시지 만료 시간 또한 매우 흥미로운 점입니다.이메일을 하루, 일주일, 한 달 또는 심지어 수년 동안만 볼 수 있도록 설정할 수 있습니다(일반적으로 1일부터 5년까지 설정 가능). 설정된 기간이 지나면 수신자는 받은 편지함에서 이메일을 볼 수 있더라도 메시지 본문과 첨부 파일을 더 이상 볼 수 없게 됩니다.

언제든지 접근 권한을 취소할 수 있는 기능은 추가적인 안전장치를 제공합니다.만약 실수로 잘못된 사람에게 이메일을 보냈거나, 나중에 후회할 만한 정보를 포함했거나, 단순히 마음이 바뀌었다면, 보낸 편지함 폴더로 이동하여 해당 이메일을 열고 '접근 권한 제거' 옵션을 클릭하세요. 그러면 수신자는 더 이상 해당 이메일을 열어볼 수 없습니다.

하지만 이 모드는 절대적인 방어막이 아니며 분명한 한계가 있습니다.앞서 언급했듯이 스크린샷이나 사진 차단을 완벽하게 막을 수는 없으며, 수신자가 당신의 신뢰를 악용하려는 의도가 있다면 정보를 저장할 방법을 항상 찾아낼 것입니다. 더욱이, 엄격한 기업 환경에서는 일부 접근 권한이 표준 워크플로에서 벗어나기 때문에 아카이빙, 감사 또는 eDiscovery 정책과 충돌할 수 있습니다.

추가적인 제어가 필요한 상황에서는 기밀 모드를 활성화하는 것이 좋습니다.계약서, 증명서, 신분증, 금융 정보, 의료 데이터, 민감한 내부 커뮤니케이션 또는 특정 날짜 이후에는 작동하지 않아야 하는 링크를 전송하는 것은 권장되지 않습니다. 수신자에게 불필요한 절차를 추가하고 상황을 복잡하게 만들 수 있으므로 무분별하게 사용해서는 안 됩니다.

컴퓨터에서 Gmail을 사용하여 기밀 이메일을 보내는 방법

Gmail 웹 버전에서 기밀 모드를 사용하는 과정은 매우 직관적입니다.하지만 놓치는 부분이 없도록 단계별로 살펴보는 것이 좋습니다. 핵심은 평소처럼 이메일을 작성하고, 보내기 직전에 해당 모드를 활성화하고 만료 및 확인 설정을 조정하는 것입니다.

이것들은 컴퓨터 사용의 기본 단계입니다.:

• Gmail을 열고 "편지쓰기"를 클릭하세요. 새 메시지를 작성하려면.
• 받는 사람, 제목, 그리고 내용을 적어주세요. 이메일에서 필요한 파일을 가져와 첨부하세요.
• 작성 상자 하단에서 시계 모양의 자물쇠 아이콘을 클릭합니다. (이것은 비공개 모드 버튼입니다.) 이미 비공개 모드를 사용했고 설정을 변경하고 싶다면 "수정" 옵션이 표시됩니다.
• 만료일을 선택할 수 있는 팝업 창이 열립니다. 메시지의 내용과 비밀번호를 요구할지 여부를 선택합니다.
• 비밀번호 설정에서 두 가지 모드 중 하나를 선택할 수 있습니다.:
  • "SMS로 비밀번호를 받지 않습니다"Gmail 앱이나 웹사이트에서 이메일을 열어본 사용자는 이메일을 바로 확인할 수 있습니다. Gmail을 사용하지 않는 사용자는 본인 확인을 위해 별도의 이메일로 인증 코드를 받게 될 수 있습니다.
  • "SMS로 비밀번호 전송"수신자는 문자 메시지로 전송되는 코드를 입력해야 합니다. 발신자의 전화번호가 아닌 수신자의 전화번호를 입력하는 것이 필수입니다.
• 모든 설정을 완료했으면 "저장"을 클릭하세요. 그런 다음 평소처럼 이메일을 보내세요.

기밀 모드 설정은 텍스트와 첨부 파일 모두에 영향을 미친다는 점을 기억하세요.모든 메시지 내용은 방금 정의한 만료, 검증, 복사 또는 다운로드 제한 사항의 적용을 받습니다.

휴대폰에서 기밀 모드를 활성화하는 방법

평소에 모바일 기기(안드로이드 또는 iOS)에서 Gmail을 사용하시는 경우, 기밀 모드를 이용하실 수 있습니다.설정 위치는 데스크톱 버전과 약간 다르지만 작동 방식은 동일합니다. 이메일을 작성하고 보내기 전에 옵션을 활성화하여 이메일을 보호하는 방법을 선택하면 됩니다.

Gmail 앱에서 기밀 모드를 사용하려면일반적인 흐름은 다음과 같습니다.

• 스마트폰에서 Gmail 앱을 엽니다. 새 이메일을 작성하려면 버튼을 클릭하세요.
• 받는 사람, 제목, 그리고 메시지를 작성하세요.필요한 경우 파일을 첨부하십시오.
• 오른쪽 상단에 있는 점 세 개 메뉴를 탭하세요. 타이핑하는 동안 화면에서 내용이 사라집니다.
• "비밀 모드" 옵션을 선택하세요. 드롭 다운 메뉴에서.
• 만료일과 비밀번호를 설정하는 화면이 열립니다.웹에서와 유사한 만료 기간(1일~5년)과 두 가지 인증 옵션(표준 또는 SMS)을 제공합니다.
• 원하는 설정을 구성하고 "저장"을 클릭하세요..
• 평소처럼 이메일을 보내세요그 순간부터 모든 규정된 제한 사항이 적용됩니다.

일상적인 업무에서 이 절차는 일반 배송보다 몇 초 정도만 더 걸릴 뿐입니다.따라서 콘텐츠의 특성상 필요하다면 정기적으로 사용하는 것도 괜찮습니다. 다만, 수신자가 이 시스템에 익숙하지 않다면 미리 알려주어 코드를 요구받거나 메시지를 전달할 수 없다는 사실에 놀라지 않도록 해야 합니다.

수신자 입장에서 기밀 이메일을 여는 방법

기밀 이메일을 받는 사람의 경험은 두 가지 핵심 요소에 따라 달라집니다.Gmail 사용 여부와 발신자가 비밀번호 인증을 활성화했는지 여부(특히 SMS를 통한 경우)는 고려해야 할 요소입니다. 하지만 일반적으로 이 과정은 상당히 체계적으로 안내되며, 인터페이스에서 각 단계별로 수행해야 할 작업을 알려줍니다.

Gmail 계정을 사용하고 있고 발신자가 SMS를 통해 비밀번호를 요청하지 않은 경우대부분의 경우, 추가적인 조치 없이 웹사이트나 업데이트된 앱에서 이메일을 직접 열 수 있습니다. 메시지는 평소처럼 표시되지만, 전달, 다운로드 또는 인쇄 버튼은 표시되지 않습니다. Gmail에 연결된 다른 이메일 클라이언트(예: Outlook"이메일 보기"와 같은 링크가 나타날 수 있으며, 이 링크를 클릭하면 로그인해야 하는 Google 페이지로 이동합니다.

발신자가 "SMS로 비밀번호 받기" 옵션을 활성화하면이 과정은 추가적인 보안 단계를 제공합니다. 메시지를 열려고 하면 시스템에 "비밀번호 보내기"와 같은 버튼이 표시됩니다. 이 버튼을 누르면 등록된 휴대폰 번호로 인증 코드가 문자 메시지로 전송됩니다. 콘텐츠에 접근하려면 화면에 표시되는 코드를 입력해야 합니다.

사용하시는 이메일 주소가 Gmail 주소가 아닌 경우(예: 회사 이메일 또는 다른 이메일 제공업체의 이메일을 사용하는 경우)또한 Google의 보안 인터페이스에서 "이메일 보기"를 클릭할 수 있는 링크가 포함된 메시지를 받게 됩니다. 해당 링크에서 "비밀번호 보내기"를 클릭하고 SMS 메시지를 확인하거나, 발신자의 설정에 따라 인증 코드가 포함된 추가 이메일을 확인하라는 메시지가 표시될 수 있습니다.

어떠한 경우에도 복사, 전달, 다운로드 또는 인쇄에 대한 제한은 그대로 유지됩니다.이메일을 읽을 수는 있고, 만료되지 않았거나 액세스 권한이 취소되지 않았다면 호환되는 첨부 파일을 미리 볼 수도 있습니다. 하지만 Gmail에서 콘텐츠를 직접 공유하거나 저장하는 일반적인 기능은 사용할 수 없습니다.

이메일 계정이 만료되거나 접근 권한이 취소되면 어떻게 되나요?

발신자가 설정한 만료일이 되면 해당 메시지에 더 이상 접근할 수 없습니다. 수신자의 경우, 받은 편지함이나 보관함에 시각적으로는 여전히 표시되더라도, 해당 이메일을 열어보면 내용을 더 이상 볼 수 없거나 이메일이 만료되었다는 메시지가 나타날 것입니다.

발신자는 만료일 이전에 접근 권한을 취소하는 조치를 취할 수도 있습니다.이렇게 하려면 컴퓨터에서 Gmail을 열고 "보낸 편지함" 폴더로 이동하여 해당 기밀 이메일을 찾은 다음 "액세스 제거" 옵션을 클릭합니다. 그러면 수신자가 해당 메시지를 열려고 할 때마다 권한이 없다는 오류 또는 경고 메시지가 표시됩니다.

만료된 이메일이나 삭제된 액세스 오류 메시지를 받으셨다면발신자가 접근을 차단했거나 처음에 설정한 시간 제한을 초과했을 가능성이 가장 높습니다. 이 경우, 유일한 해결책은 해당 담당자에게 연락하여 만료일을 연장하거나 새로운 기밀 메시지로 정보를 다시 보내달라고 요청하는 것입니다.

문자 메시지 인증에 사용되는 전화번호와 관련된 오류가 발생할 수도 있습니다.Gmail은 특정 국가 및 지역(예: 북미, 남미 대부분 지역, 유럽, 호주, 한국, 인도, 일본 등 일부 아시아 지역)으로 전송된 코드만 지원합니다. 지원되지 않는 지역의 번호를 설정하려고 하면 사용할 수 없다는 메시지가 표시됩니다.

이러한 만료 및 취소 메커니즘은 특히 업무 환경에서 유용합니다. 임시 문서, 민감한 보고서 또는 무기한 접근이 허용되어서는 안 되는 개인 데이터가 공유되는 경우입니다. 시간 제한을 신중하게 설정하면 정보 노출 기간을 크게 줄일 수 있습니다.

Google Workspace 관리자를 위한 기밀 모드 관리

기업 환경에서 관리자는 기밀 모드 사용 가능 여부에 대한 최종 결정권을 가지고 있습니다. 사용자용입니다. Google 관리 콘솔에서 도메인 수준으로 활성화 또는 비활성화하거나 회사 내부 정책에 따라 특정 조직 단위에만 적용할 수 있습니다.

조직 전체에서 이 기능을 전역적으로 관리하려면 관리자는 다음을 수행해야 합니다.:

• 관리자 권한이 있는 계정으로 관리 콘솔에 로그인하십시오..
• '응용 프로그램' 섹션으로 이동한 다음 'Google Workspace'를 선택하고 'Gmail'을 선택하세요..
• "사용자 설정" 섹션을 열고 "기밀 모드"까지 아래로 스크롤하십시오..
• "비밀 모드 활성화" 확인란을 선택하거나 선택 해제하십시오.변경 사항을 저장합니다.

변화는 대개 즉각적으로 나타나지 않습니다.Google에 따르면 이러한 변경 사항이 전체 도메인에 완전히 적용되는 데 최대 24시간이 걸릴 수 있지만, 실제로는 훨씬 더 빨리 적용되는 경우가 많습니다. 배포 또는 정책 변경을 계획할 때 이 점을 염두에 두는 것이 좋습니다.

조직 단위(OU)별로 기밀 모드를 관리하려면 다음을 수행하십시오.절차는 비슷하지만 설정을 조정하기 전에 왼쪽 패널에서 특정 조직 단위(OU)를 선택해야 합니다(예: "인사부", "재무부", "마케팅부" 등). 그런 다음 "기밀 모드" 섹션으로 이동하여 해당 기능을 활성화 또는 비활성화하고 변경 사항을 해당 조직 단위에 대해 저장합니다.

기밀 모드를 비활성화하면 사용자는 이 모드를 사용하여 이메일을 보낼 수 없습니다.하지만 이것만으로는 수신을 완전히 차단할 수는 없습니다. 조직에서 수신되는 기밀 메시지가 감사, 규정 준수 또는 보관 목적상 문제가 된다고 판단하는 경우, 이러한 유형의 이메일을 처리하기 위한 구체적인 규정 준수 규칙을 마련해야 합니다.

기업에서 수신 메시지를 기밀 모드로 차단합니다.

일부 조직은 기밀 이메일이 사용자에게 전달되는 것을 방지하는 것을 선호합니다.이러한 유형의 메시지는 콘텐츠 검사, 보관 또는 법적 전자 증거 개시 절차를 제한하기 때문입니다. 이를 해결하기 위해 Google Workspace는 이러한 유형의 이메일을 도메인에 도착하는 즉시 식별하고 차단할 수 있는 규정 준수 규칙 시스템을 제공합니다.

수신되는 기밀 메시지를 차단하는 일반적인 절차는 다음과 같습니다.:

• 관리자 콘솔에서 Gmail 설정에 접속하세요. 그리고 “콘텐츠 표준 준수” 항목으로 이동하세요.
• 새 설정을 만들려면 "구성"을 클릭하세요.이미 규칙이 있는 경우 "다른 규칙 추가"를 선택할 수 있습니다.
• 규칙에 설명적인 이름을 지정하세요 (예: "수신 기밀 모드 차단").
• "영향을 받는 메시지" 섹션에서 "수신" 옵션을 선택하십시오. 따라서 해당 규칙은 해당 도메인에 도착하는 이메일에만 적용됩니다.
• 표현식 섹션에 메타데이터 기반 조건을 추가합니다. 속성으로 "Gmail 기밀 모드"를 선택하고 일치 유형으로 "메시지가 Gmail 기밀 모드입니다"를 선택합니다.
• 작업 블록에서 "메시지 거부"를 선택합니다. 원하는 경우 거절 사유를 설명하는 맞춤형 메시지를 작성하여 발신자에게 자동으로 전송할 수 있습니다.
• 규칙을 지키고 그것이 퍼지기를 기다리세요 (다시 말씀드리지만, 최대 예상 소요 시간은 약 24시간입니다.)

이러한 접근 방식은 매우 정밀한 보안 및 규정 준수 정책을 적용할 수 있도록 합니다.예를 들어, 조직 외부에서 오는 기밀 이메일 수신은 차단하되 내부 사용은 허용하거나 특정 부서에만 접근을 제한할 수 있습니다. 이는 각 조직의 법적 및 운영적 필요에 따라 달라집니다.

기밀 모드 사용 시 모범 사례 및 보안 팁

기밀 모드는 추가적인 보호 기능을 제공하지만, 상식을 대체할 수는 없습니다.매우 민감한 정보를 이메일로 보내기 전에, 해당 정보를 이메일로 보내는 것이 정말 필요한지, 아니면 다른 더욱 강력한 암호화 또는 안전한 파일 공유 방법을 사용하는 것이 더 현명한지 고려해 보는 것이 좋습니다.

핵심 권장 사항은 유효 기간을 신중하게 조정하는 것입니다.매우 민감한 문서의 경우, 짧은 기한(하루, 일주일 등)을 설정하는 것이 좋을 수 있습니다. 하지만 검토 중인 계약서와 같이 시간이 필요한 다른 문서의 경우에는 수신자에게 적절한 시간을 주는 것이 바람직합니다. 지나치게 짧은 기한을 설정하면 수신자가 짜증을 내고 재전송이나 혼란을 야기할 뿐입니다.

위험도가 높을 경우 SMS 비밀번호 옵션을 강력히 권장합니다.수신자의 전화번호를 안전하게 관리할 수 있고, 수신자가 Google에서 지원하는 지역에 거주하는 경우에 한합니다. 이 추가 단계를 통해 (예를 들어, 권한 없이 계정에 로그인한) 누군가가 이메일에 접근하더라도 수신자의 전화번호 없이는 내용을 읽기가 더욱 어려워집니다.

이메일 주소와 전화번호는 보내기 전에 반드시 다시 한번 확인해야 합니다.숫자 하나만 잘못 입력해도 정보가 잘못된 사람에게 전달되거나 수신자가 메시지를 열어볼 수 없게 될 수 있습니다. 또한 수신자에게 인증이 필요한 기밀 이메일을 받게 된다는 사실을 미리 알려주는 것이 좋습니다. 그래야 피싱이나 스팸으로 오해하지 않을 것입니다.

기업에서 기밀 모드 도입 시에는 최소한의 교육만 실시하면 됩니다.이 기능의 작동 방식과 한계, 사용 권장 시점, 일반적인 만료일, 그리고 접근 권한 만료 또는 SMS 메시지 미전송과 같은 문제 발생 시 처리 방법을 설명하십시오. 이를 통해 사용자가 관련 지식 부족으로 인해 안전하지 않은 해결책을 사용하는 것을 방지할 수 있습니다.

Gmail의 기밀 모드는 매우 실용적인 도구가 됩니다. 이메일을 통한 정보 확산을 통제하기 위해서는, 특히 명확한 정책, 상식, 그리고 기타 보완적인 보안 조치와 결합될 때 효과적입니다. 신중하게 사용하면 민감한 데이터를 더욱 안전하게, 그리고 불필요한 불안감 없이 유통시킬 수 있으며, 이는 개인적 및 직업적 측면 모두에 유익합니다.