DMS 소프트웨어: 문서를 안전하게 저장할 수 있는 앱

La 법률 문서 관리 더 이상 이해되지 않습니다 DMS 소프트웨어 파일을 중앙에서 관리하고 보호하며 모든 기기에서 접근할 수 있도록 지원합니다. 많은 로펌이 여전히 서류 기반 업무 처리에 어려움을 겪고 있지만, 법률 문제는 복잡하고 워크플로우를 간소화하고 위험을 최소화하며 고객 관계를 개선하기 위해 최신 소프트웨어가 필요하다는 것이 현실입니다. 어떤 앱을 사용하면 법적 문서를 저장할 수 있나요? 이 기사에서 이에 대해 다루었습니다.

여기에서는 각 제품을 안전하게 사용하는 방법, 가장 주목할 만한 특징, 그리고 사용할 수 있는 최상의 솔루션을 설명합니다.

법률 문서를 관리하고 보관하는 소프트웨어는 무엇인가요?

법률 문서 관리 소프트웨어(DMS)는 기업, 컨설팅 회사, 법무부 내에서 디지털 파일을 저장, 구성, 버전 관리, 추적하는 데 특화된 도구입니다.. 그 목적은 다음과 같습니다. 중요 문서 고급 검색, 역할 기반 권한 및 추적 기능을 갖추고 있어 안전하면서도 찾기 쉽습니다.

이러한 플랫폼에는 일반적으로 강력한 검색, 실시간 협업, 버전 관리 및 규정 준수 기능이 포함됩니다. 법률 부문또한, 시스템이 워크플로 자동화, 클라이언트와의 안전한 교환, 전자 서명, 작업 감사를 지원하는 것이 중요합니다.

법적인 영역을 넘어, DMS는 ECM(Enterprise Content Management) 생태계의 일부입니다.GDPR 및 ISO 표준을 준수하기 위해 디지털화(스캔 및 OCR), 전자 보관, 백업 및 엔터프라이즈급 보안 계층을 통합했습니다.

합법적인 DMS에 요구해야 하는 주요 기능

• 클라우드 및/또는 자체 서버에서 관리 및 저장: 웹과 모바일에서 24시간 연중무휴 접속이 가능하며, 안전한 동기화와 데이터 볼륨에 따른 확장 가능한 플랜을 제공하며, IT 정책에 따라 필요한 경우 하이브리드 클라우드 온프레미스도 가능합니다.
• 사용성과 구현이 쉽습니다.직관적인 인터페이스는 도입을 가속화하고 학습 곡선을 줄여줍니다. 가치를 빨리 제공할수록 더 나은 수익을 얻을 수 있고 내부 저항도 줄어듭니다.
• 사용자 정의 가능한 템플릿, 대시보드 및 메타데이터재사용 가능한 템플릿과 대시보드를 사용하여 계약서, 청구서 또는 문서를 표준화하고 진행 상황, 이정표 및 종속성을 확인하세요. 메타데이터와 태그는 분류에 중요합니다.
• 흐름 자동화: 수동 단계를 규칙 및 트리거(승인, 알림, 할당)로 대체하고, 감사를 위해 버전 관리 및 활동 로그를 사용합니다.

DMS의 종류와 공통 기능

• 배치에 의해: 클라우드(편재적인 접근, 마찰 감소, 타사 의존성) 또는 온프레미스(완전한 제어, 내부 투자 및 유지 관리) 방식입니다. 또한, 장점을 결합한 하이브리드 방식도 있습니다.
• 라이센스에 의해: 독점적(공식적인 지원, 교육, SLA, 높은 비용) 대 오픈 소스(유연성 및 커뮤니티, 유지 관리를 위해 경험이 풍부한 공급업체 또는 내부 팀 필요).
• 주요 역량: 스캐닝 및 OCR, 메타데이터 인덱싱, 콘텐츠 또는 키워드 검색, 버전 관리, 권한 및 감사, 통합(ERP, CRM, 이메일), 워크플로(승인).

최고의 DMS(법률 문서 관리) 소프트웨어

법무팀에서 사건 관리, 문서화, 업무량 및 고객 관계 관리에 사용하는 솔루션을 정리했습니다. 자세한 비교를 위해 각 솔루션의 강점, 한계, 가격 및 평점을 함께 제시했습니다.

클릭 업

클릭업 문서 동일한 프로젝트 환경 내에서 법률 문서를 생성, 검색 및 협업할 수 있는 민첩한 방법을 제공합니다. 강력한 검색 엔진을 통해 파일 위치 및 안전성과 접근성이 뛰어납니다. 을 없애다, 처리하다 법률 템플릿 (클라이언트 관리, 사례 추적 및 청구) 및 클릭업 AI 요약과 업데이트를 작성합니다.

물가: 영구 무료; 무제한 $7/사용자/월; 비즈니스 $12/사용자/월; 엔터프라이즈(연락처). 클릭업 AI 유료 플랜의 경우 회원당 월 5달러 추가.

프로프로프스 프로젝트

작업, 일정 및 리소스를 위한 간단한 제품군, 법률에 관한 것은 아니지만 다음을 찾고 있다면 유용합니다. 단순함과 좋은 가격. 프로프로프스 프로젝트 송장과 보고서를 생성하고, 시간을 추적하며, 간트와 칸반 보드를 제공합니다. 하지만 고급 CRM과 팀 채팅 기능은 부족합니다.

가격: 무제한 사용자(연간)의 경우 월 39,97달러.

아사

아사 이 자동화, 종속성 및 보고 기능을 갖춘 포괄적인 워크플로 플랫폼입니다.타임라인, 목록 또는 보드에서 이슈를 확인하고, 스마트한 목표를 설정하고, 코드 없이 규칙을 생성할 수 있습니다. 하지만 초기 학습 곡선과 복잡한 계층 구조는 일부 사용자에게는 방해가 될 수 있습니다.

물가: 기본(무료), 프리미엄 $10,99/사용자/월(연간), 비즈니스 $24,99/사용자/월(연간).

레드 부스

결합하는 팀에 초점을 맞춥니다. 단일 플랫폼에서 작업, HD 화상 통화 및 사용자 정의 흐름. 레드 부스 중요한 작업을 위한 템플릿, 간트 차트 및 비상 플래그가 포함되어 있습니다.

물가: Pro $9; Business $15/사용자/월(연간); Enterprise(연락처).

Trello

Trello 간단한 칸반으로 유명하지만 이제는 Butler 자동화 및 다양한 뷰(타임라인, 캘린더, 테이블, 맵)뛰어난 파워업 및 통합 생태계를 갖춘 DMS 소프트웨어입니다.

물가: 무료; 표준 $5; 프리미엄 $10/사용자/월(연간); 엔터프라이즈(연락처).

Evernote

원래는 수표용으로 만들어졌지만 많은 로펌에서 이를 사용합니다. Evernote 으로 가볍고 협업적인 저장소고급 검색 기능으로 스캔, 저장, 검색하세요. 캘린더와 작업을 통합하세요.

물가: 무료; 개인 $10,83; 전문가 $14,17/사용자/월(연간).

DMS, ECM 및 CMS: 명확해야 할 차이점

DMS 소프트웨어를 선택할 때 종종 혼동되는 특정 개념을 명확히 하는 것이 유용합니다.

• DMS는 문서 수명 주기에 초점을 맞춥니다. (스캐닝, 정렬, 저장, 버전 관리, 게시 및 공유).
• ECM은 회사의 모든 내용을 포괄합니다. (문서, 이메일, 멀티미디어, 데이터) 정보 흐름과 거버넌스를 포함합니다.
• CMS 일반적으로 ~에 대해 지향됩니다 웹 콘텐츠 관리 (사이트, 블로그, 인트라넷).

ECM 시장 규모는 67.590년에 약 2023억 131.200천만 달러에 이를 것으로 예상되며, XNUMX년 안에 XNUMX억 달러를 넘어설 수 있습니다.연간 성장률은 14%입니다. 많은 중소기업이 비효율성으로 인해 자본을 낭비하고 있습니다. 문서 문제로 인해 연간 최대 20.000만 달러가 손실되고, 파일을 찾는 데 평균 18분이 소요됩니다.

오픈 소스 및 셀프 호스팅: 변화를 만들어내는 솔루션

필요한 경우 완전한 데이터 제어 및 사용자 정의, 오픈 소스 생태계는 강력한 대안을 제공합니다.다음은 뛰어난 옵션 10개와 각각의 핵심 사항입니다.

• 페이퍼마크: 오픈 소스, 셀프 호스팅, 무제한 문서 및 폴더, 화이트 라벨링, 사용자 지정 도메인 및 워터마크. 가격: 무료 플랜; 문서 공유 29달러(3인용); 보안 데이터룸 59달러; 무제한 룸 149달러; 완전 셀프 호스팅 버전.
• 다음 클라우드: 파일, 토크, 그룹웨어, 오피스(온라인 편집, 캘린더, 연락처, 이메일)를 포함한 협업 제품군입니다. 엔터프라이즈급 보안 및 접근 제어 기능과 기존 인프라와의 통합을 제공합니다. 가격: 요금제에 따라 사용자당 연간 €37,49~€195입니다.
• 문서: 오픈소스 문서 서명 플랫폼, 스마트 템플릿과 규칙을 활용한 셀프 호스팅, Zapier와 통합. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. 가격: 엔터프라이즈 1188인당 연간 XNUMX달러; 싱글 플레이어(공개 가격 없음).
• OpenDocMan: PHP를 준수하는 웹 DMS 소프트웨어 ISO 17025 및 OIE, 접근 제어 기능이 있는 자동화된 검토, 메타데이터, 작성자/부서/카테고리별 검색 및 보안 URL. 제한 사항: UI 포함 제한된 사용자 정의 그리고 당신을 위한 곡선. 
• 페이퍼머지OCR 및 전체 텍스트 검색 기능을 갖춘 스캔 문서용으로 설계되었습니다. 다중 사용자, 버전 관리, REST API 및 세분화된 권한을 제공합니다. 제한 사항: 스캔 기능에 집중되어 있어 고급 기능이 부족할 수 있습니다.

DMS 소프트웨어를 선택하는 방법

DMS 소프트웨어를 선택하기 전에 고려해야 할 측면은 다음과 같습니다.

• 공급업체 경험: 법적 절차를 이해하고 구현, 교육 및 비즈니스 연속성을 지원할 수 있는 파트너를 찾으세요.
• 사용 편의성사용 가능한 도구는 내부 저항을 줄여줍니다. 간단한 교육만 받으면 누구나 회계에서 판매까지 기본적인 기능을 작동할 수 있어야 합니다.
• 개인 정보 보호 정책암호화, 백업, 액세스 제어, 활동 로그 및 GDPR/ISO 규정 준수를 우선시하세요. 보안은 협상의 여지가 없습니다.
• 모바일 및 원격 접속: 사무실 밖에서도 모바일로 원활하게 업무를 시작하고 결정을 내릴 수 있습니다.
• 확장 성: 사용자, GB/TB, 신규 부서 등의 성장에 따른 성장 가능성과 ERP/CRM/이메일과의 통합 유연성을 평가합니다.

우수한 DMS 소프트웨어는 보안, 규정 준수를 보장하고, 몇 초 만에 문서를 찾을 수 있는 고급 검색 기능을 제공하는 동시에 중앙화, 분류 및 자동화를 수행합니다.여기에서 논의된 모든 내용을 바탕으로 1인 사무실에서 가장 요구 사항이 많은 기업에 이르기까지 모든 것을 지원하는 견고하고 생산적인 디지털 기반을 구현하는 데 필요한 검증된 도구 모음을 갖추게 되었습니다.