- 사용자 정의 필드 코드를 사용하면 데이터 소스와 관계없이 날짜 및 통화 형식을 고정할 수 있습니다.
- DDE를 통한 연결은 원래의 시각적 모양을 유지하면서 Excel 데이터를 가져오는 가장 효율적인 방법입니다.
- Word의 조건부 규칙을 사용하면 각 수신자의 데이터에 따라 문서 내용을 자동으로 지정할 수 있습니다.
분명 여러분도 이런 경험 있으실 거예요. 엑셀 스프레드시트에 날짜도 정확하고 금액도 깔끔하게 정리해서 모든 걸 준비했는데, 메일 병합 기능을 이용해서 워드로 옮기려고 하면 문제가 생기는 거죠. 데이터가 이상해지네요갑자기 날짜와 월이 뒤섞이거나, 유로 기호 없이 통화 금액이 소수점 이하 자릿수로 표시되는 등 인쇄 직전에 극도의 좌절감을 느끼게 됩니다.
이 문제는 생각보다 흔하며, Word가 기본적으로 파일을 읽을 때 발생하는 문제입니다. Excel 기본 데이터 셀에 보이는 시각적 서식이 바뀌는 게 아닙니다. 걱정하지 마세요. 컴퓨터 문제도 아니고 사용자가 잘못한 것도 아닙니다. 마이크로소프트가 자사 애플리케이션 간의 정보 교환을 처리하는 방식 때문에 발생하는 현상입니다. 이 문제를 해결할 수 있는 몇 가지 유용한 방법이 있습니다. 메일 병합 시 Word에서 날짜와 금액이 변경되는 이유와 서식을 유지하는 방법을 알아보겠습니다.
간편한 방법: 필드 코드 수정
시스템 설정을 복잡하게 하고 싶지 않고 등록일과 같은 특정 필드만 올바르게 표시하면 되는 경우, 템플릿 문서에서 해당 필드의 코드를 직접 편집하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하려면 문제가 있는 필드 위에 커서를 놓고 Enter 키를 누르세요. ALT + F9 (또는 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 "필드 코드 활성화 또는 비활성화"를 선택하십시오.)
중괄호 안에 있는 코드를 보면, 예를 들어 다음과 같습니다. { MERGEFIELD Fecha_Alta }추가해야 합니다 포맷 마스크날짜를 입력하려면 다음과 같이 하세요. \@ "dd/MM/yyyy" 수도꼭지를 잠그기 직전. 개월(months)의 "M"은 반드시 대문자로 써야 합니다. 소문자 "m"을 사용하면 Word에서 분(minutes)으로 인식하기 때문입니다. 금액을 나타낼 때는 다음과 같은 표현을 사용할 수 있습니다. \#.##0,00€ 숫자에 소수점 이하 자리와 통화 기호가 유지되도록 하세요. 변경 후 다시 누르세요. ALT + F9 그리고 미리보기를 업데이트하여 모든 것이 제대로 되어 있는지 확인하세요.
궁극적인 해결책: 동적 데이터 교환(DDE)
필드 수가 많고 코드를 하나씩 수정하고 싶지 않다면, Word에서 Excel에 표시된 형식 그대로 읽도록 하는 전역 설정이 있습니다. 이 방법은 다음을 기반으로 합니다... DDE(동적 데이터 교환) 프로토콜이 기능을 활성화하려면 파일 메뉴에서 옵션을 선택하고 고급을 클릭한 다음 일반 섹션까지 아래로 스크롤하여 확인란을 선택하십시오. 파일을 열 때 파일 형식 변환을 확인하세요..
[메일링] 탭에서 받는 사람 목록을 다시 선택하면 Word에 대화 상자가 표시됩니다. 여기서 중요한 점은 "모두 표시"를 클릭하고 해당 옵션을 선택해야 한다는 것입니다. DDE를 통한 MS Excel 스프레드시트그 순간부터 Word는 더 이상 자체적인 방식으로 데이터를 해석하지 않습니다. 시각적 형식을 준수할 것입니다 엑셀 통합 문서에 정의해 둔 값을 사용하면 수작업을 크게 줄일 수 있습니다.
조합의 고급 규칙 마스터하기
서식 지정 외에도 Word는 편지를 차갑고 비인간적인 템플릿이 아닌 더욱 보기 좋게 만들어주는 강력한 도구를 제공합니다. 조합 규칙 이 기능을 사용하면 필드 값에 따라 동적으로 텍스트를 삽입할 수 있습니다. 예를 들어, "만약...그렇다면...그렇지 않다면..." 규칙은 인사말을 개인화하는 데 이상적입니다. 성별 필드가 "남성"이면 문서에 다음과 같은 내용이 표시되도록 프로그래밍할 수 있습니다. "친애하는 이웃님"그렇지 않다면 "친애하는 이웃님"이라고 쓰세요.
문서 전체에 반복될 정보를 입력할 수 있는 대화 상자를 여는 "채우기" 규칙이나 데이터를 저장하는 "묻기" 규칙과 같은 매우 유용한 기능들이 있습니다. 내부 점수판 여러 곳에서 사용하려면 참조 필드를 사용하세요. 또한 인쇄 시처럼 여러 사람의 데이터가 같은 페이지에 표시되어야 하는 경우 "다음 레코드"를 사용할 수도 있습니다. 접착 라벨 또는 CD 커버.
목록을 필터링해야 하는 경우 "다음 조건에 해당하는 레코드 건너뛰기" 규칙이 매우 유용합니다. 특정 조건을 충족하는 수신자를 자동으로 제외하여 불필요한 편지 발송을 방지할 수 있습니다. 또한 문서에 번호를 매겨야 하는 경우 "레코드 번호 병합" 기능을 사용하여 확인할 수 있습니다. 데이터베이스에서의 원래 위치 또는 필터링된 레코드만을 기준으로 순차 번호를 매기려면 "순차 번호 결합"을 선택하십시오.
메일 병합을 효과적으로 관리하려면 DDE 또는 필드 코드를 사용하여 Excel과 기술적으로 연결하는 것과 조건 규칙을 통해 논리적으로 사용자 지정하는 두 가지 모두를 처리해야 합니다. 이를 통해 대량의 문서도 전문적인 모양을 유지하고 서식 오류를 방지할 수 있습니다. 이제 Word에서 메일 병합 중에 날짜와 금액이 변경되는 이유와 서식을 유지하는 방법을 알게 되었습니다.
어렸을 때부터 기술에 대한 열정이 있었습니다. 저는 해당 분야의 최신 소식을 접하고 무엇보다 이를 전달하는 것을 좋아합니다. 이것이 바로 제가 수년 동안 기술 및 비디오 게임 웹사이트에서의 커뮤니케이션에 전념해 온 이유입니다. 제가 Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo 또는 떠오르는 기타 관련 주제에 대해 글을 쓰고 있는 것을 볼 수 있습니다.