Эскертүүчү электрондук почтаны кантип жазса болот

Эстетүүчү электрондук катты кантип жазуу керек: Маанилүү жөндөмдөрдүн бири дүйнөдө ⁤Учурдагы жумуш - бул баарлашууну билүү натыйжалуу электрондук почта аркылуу. Так жана ынандырарлык эскертүүлөрдү жөнөтүү жөндөмү долбоордун ийгилигине же белгиленген мөөнөткө жетишине чоң таасирин тийгизет. Бул макалада биз сизге иш чөйрөңүздө оң натыйжаларга жетүү үчүн практикалык кеңештерди жана көрсөтмөлөрдү берип, ийгиликтүү эстеткич электрондук кат жазуунун негизги элементтерин изилдейбиз.

Эскертүүчү электрондук почтанын маанилүүлүгү: Профессионалдык жашоодо биз күн сайын көп маалымат ала тургандыктан, мөөнөттөрдү, жолугушууларды же маанилүү тапшырмаларды өткөрүп жиберүү адаттагы көрүнүш. Туура жазылган эскертме электрондук кат түшүнбөстүктөрдөн качуу жана долбоорго катышкандардын бардыгын өз милдеттери жана милдеттенмелери жөнүндө кабардар кылуу үчүн баалуу курал болуп саналат. Кесиптештериңизге, кардарларыңызга же жетекчилериңизге алдыдагы дата же жеткирүү жөнүндө акырын эскертип, сиз тапшырманын маанилүүлүгүн жана артыкчылыктуулугун бекемдейсиз жана анын өз убагында бүтүрүү ыктымалдыгын жогорулатасыз.

Эстетүүчү электрондук почтанын түзүмү: Эскертүүчү электрондук катты түзүүдө так жана кыска түзүлүшкө кармануу абдан маанилүү. ⁤Урматтуу жана жекелештирилген саламдашуу менен баштаңыз, андан кийин ⁤кыска киришүү‍ электрондук каттын максатын түшүндүрөт. ⁤Кабардын негизги бөлүгүндө так жана тике тил менен негизги даталарды, мөөнөттөрдү жана күтүлгөн аракеттерди белгилеңиз. Акырында, аларга көңүл бургандыгы үчүн ыраазычылык билдирип, бардык суроолорго жооп берүүнү же зарыл болсо, көбүрөөк маалымат берүүнү сунуштоо менен электрондук катты аяктаңыз.

Бул макалада биз сизге эскерткич электрондук каттын темасынан коштошууга чейин ар бир бөлүмү боюнча толук көрсөтмө беребиз. Биз алуучуга жана контекстке жараша обонду жана жазуу стилин кантип ыңгайлаштыруу керектигин, ошондой эле электрондук почтанын бул түрүн жазууда болтурбоо керек болгон жалпы каталарды талдайбыз. Электрондук каттарды жазуу боюнча адис болуу үчүн окууну улантыңыз. электрондук каттарды эстеткич жана байланышыңызды жакшыртыңыз. кесиптик чөйрө!

1. Натыйжалуу ⁢эстетүүчү электрондук почтанын маанилүүлүгү

1-абзац: ⁢Натыйжалуу эскертүүчү электрондук почта - бул мөөнөттөр сакталышын жана эффективдүү иш процессинин сакталышын камсыз кылуу үчүн бизнес коммуникациясынын негизги инструменти. Электрондук почтанын бул түрүнүн маанилүүлүгү анын ар бир катышуучуга маалымат берип, өз милдеттери жана милдеттенмелери үчүн жоопкерчиликтүү болушунда турат. Мындан тышкары, жакшы жазылган эскертме электрондук кат түшүнбөстүктөрдөн жана кечигүүлөрдөн качууга жардам берет, ошондой эле команда боюнча кызматташууга жана өндүрүмдүүлүккө жардам берет.

2-абзац: Натыйжалуу эстеткич катын жазуу үчүн так жана кыска тилди колдонуу керек.⁣ Электрондук каттын темасы түз жана сүрөттөмө болушу керек, алуучу эстеткичтин мүнөзүн тез аныктай алышы үчүн. Мындан тышкары, эстеткичтин тиешелүү реквизиттери, мисалы, мөөнөт, талап кылынган тапшырма же иш-аракет жана зарыл болгон ар кандай кошумча маалымат камтылууга тийиш. Алуучу толтуруу үчүн. милдет натыйжалуу жолу.

3-абзац: Эстетүүчү электрондук кат жазууда дагы бир маанилүү нерсе - бул үн жана мамиле. Бул ар дайым кесипкөй жана урмат-сый абалын сактап калуу үчүн абдан маанилүү болуп саналат. Ал тургай, кечигүү же аткарбоо жагдайларында, карама-каршылык же терс тондон качуу маанилүү.. Анын ордуна, жемелеп же сындагандын ордуна, жардам жана колдоо сунуштап, биргелешкен жана достук мамилени кабыл алуу сунушталат. Бул жакшы жумушчу мамилелерди сактоого жардам берет жана алуучу оң жана өз убагында иш-аракеттерди жасоо ыктымалдыгын жогорулатат.

2. Эскертүүчү электрондук почтанын туура түзүлүшү

Туура структура үчүн эскертме электрондук почта билдирүүңүз ачык-айкын жана натыйжалуу болушун камсыздоо үчүн абдан маанилүү. Төмөндө биз сизге ийгиликтүү эстеткич электрондук кат жазуу үчүн кадам-кадам көрсөтмөнү сунуштайбыз:

1. Subject: Электрондук каттын темасы кыска⁤ жана так болушу керек, ошондуктан алуучу электрондук почтанын максатын дароо аныктай алат. Алардын көңүлүн буруу үчүн "эске салуу" же "шашылыш" сыяктуу сөздөрдү колдонуңуз. Мисалы, "Эскертүү: кийинки жумада маанилүү жолугушуу."

2 Саламдашуу: Кабарды жекелештирүү үчүн алуучунун атын колдонуп, достук саламдашуу менен электрондук катты баштаңыз. Мисалы, "Урматтуу Жон."

3. почта: Электрондук почтанын текстинде билдирүүнүн себебин кыска жана так эстеп коюңуз. Иш-чаранын датасын жана убактысын баса белгилейт же аткарылышы керек болгон иш. ⁢Колдонуу кыска абзацтар окууну жеңилдетүү үчүн⁤ жана эң керектүү маалыматты баса белгилейт.

а колдонуу экенин унутпа туура түзүлүш ⁢эскертүүчү электрондук почта ‍алуучу маалыматты түшүнүп, керектүү чараларды көрүшү үчүн маанилүү. Ар дайым достук жана сыйлоочу тилди колдонуп, так жана кыска болууну унутпаңыз. Улант бул кеңештер жана сиз эч убакта эффективдүү эстеткич катка ээ болосуз!

3. Электрондук каттын мазмунунда так жана кыска тилди колдонуу

Эскертүү электрондук почта аркылуу натыйжалуу байланышты камсыз кылуу үчүн, бул абдан маанилүү так жана кыска тилди колдонуу. Алуучу үчүн түшүнүксүз болушу мүмкүн болгон татаал техникалык терминдерди жана узун сөз айкаштарын колдонуудан алыс болуңуз, достукту жоготпостон, кесипкөй жана түз тонду колдонуңуз. Эсиңизде болсун, электрондук каттардын бул түрлөрүнүн негизги максаты акыркы мөөнөт, жолугушуу же башка тиешелүү маалыматты эскертип коюу.

Мазмундун ачыктыгын сактоонун жакшы ыкмасы - бул структураланган түрдө маалыматты уюштуруу. Белгилүү темаларга бөлүнгөн кыска абзацтарды колдонуңуз. Негизги пункттарды бөлүп көрсөтүү үчүн аталыштарды же субтитрлерди кошуңуз. Мындан тышкары, маанилүү маалыматты бөлүп көрсөтүү үчүн маркировка пункттарын же номерсиз тизмелерди колдонсоңуз болот. Бул алуучуга керектүү маалыматты тез аныктоого жана электрондук катты окууну жеңилдетет.

Так жана структураланган тилди колдонуудан тышкары, бул маанилүү кыска жана так бол. Эстеткич каттар адатта тез окулат, андыктан алуучунун көңүлүн буруу үчүн кыска болушу керек. Керексиз маалыматтарды камтыгандан же баш аламандыктан качыңыз. Анын ордуна, түз эле сөзгө өтүңүз жана⁤ биринчи абзацта эң керектүү нерсени белгилеңиз. Кошумча маалымат камтылышы керек болсо, электрондук почтанын түзүлүшүн жана түзүмүн сактоо үчүн өзүнчө абзацтарды колдонуңуз.

4. Электрондук каттын темасына тиешелүү маалыматтарды киргизүү

Натыйжалуу эскертүүчү электрондук кат жазуу үчүн, электрондук почтанын темасына тиешелүү маалыматты киргизүү маанилүү. Тема так, кыска болушу керек жана электрондук почтанын эмне жөнүндө экени жөнүндө так түшүнүк бериши керек. Бул алуучунун көңүлүн бурууга жана билдирүү келген кутуга байкалбай калбасын камсыз кылууга жардам берет.

Электрондук почтанын темасына тиешелүү маалыматты кошкондо, конкреттүү жана деталдуу болуу маанилүү. Бул алуучуга электрондук почтанын максаты эмне экенин жана алар тараптан кандай иш-аракет талап кылынарын дароо түшүнүүгө жардам берет. Мисалы, электрондук почта жолугушуу үчүн эскертүү болсо, тема жолугушуунун күнүн, убактысын жана ордун камтышы мүмкүн.

Электрондук почтанын темасын актуалдуу кылуунун дагы бир жолу - билдирүүнүн мазмунун жалпылаган ачкыч сөздөрдү колдонуу. Мисалы, электрондук почта сатуу отчету жөнүндө болсо, тема сабына "сатуу отчету" деген сөздү кошсоңуз болот. Бул алуучуга электрондук почта эмне жөнүндө экенин тез аныктоого жана аны көбүрөөк маалымат алуу үчүн ачууга жардам берет.

5. Электрондук каттын текстине конкреттүү даталарды жана мөөнөттөрдү кошуңуз

Эстеткич электрондук кат жөнөткөнүңүздө, аны кошуу абдан маанилүү конкреттүү даталар жана мөөнөттөр билдирүүнүн негизги бөлүгүндө. Бул сиздин да, алуучунун да тапшырма качан аяктай турганы же чечим кабыл алынганы так экенине кепилдик берет. Мөөнөттөрдү көрсөтүү, ошондой эле түшүнбөстүктөрдү жана ашыкча кечигүүлөрдү болтурбоого жардам берет.

Una натыйжалуу жол конкреттүү даталарды жана мөөнөттөрдү белгилеп коюу же астын сызуу колдонуңуз ⁤ тиешелүү ⁣текстте.⁢ Мисалы, сиз ⁤отчёттун ⁤аяктоо мөөнөтүн ⁤же маанилүү жолугушуунун датасын белгилей аласыз. Аларды визуалдык түрдө бөлүп көрсөтүүдөн тышкары, сөзсүз түрдө аткарыңыз аларды ачык айтып электрондук почтанын денесинде, бул жол менен башаламандыкка орун болбойт.

Белгилүү даталар жана мөөнөттөр иш процессин уюшкандыкта сактоо жана долбоорлордун тактыгын камсыз кылуу үчүн өтө маанилүү экенин унутпаңыз. Саат аларды ачык-айкын камтыйт Электрондук каттын текстинде сиз ар бир катышуучуга белгиленген мөөнөттөр жана мөөнөттөр боюнча так жана так шилтеме бересиз. Бул практика сиздин кесипкөйлүгүңүздү көрсөтүп, милдеттерди жана жоопкерчиликтерди аткарууга болгон камкордугуңузду көрсөтөт.

6. Эскертүүдө достук жана кесипкөй обонду колдонуңуз

Сиздин электрондук почтаңыздын алуучусуна урмат-сый жана сылык мамиле кылуу маанилүү. Агрессивдүү же карама-каршылыктан алыс болуп, ар дайым сылык жана достук мамиледе болушуңуз керек экенин унутпаңыз.Ага жетүү үчүн бул жерде сизге эффективдүү эскертүү жазууга жардам бере турган бир нече сунуштар берилген.

1. Сыпайы жана достук болуңуз: Электрондук катты "Урматтуу" же "Салам" сыяктуу достук жана кесипкөй учурашуу менен баштоо керек. Алуучуга болгон ыраазычылыгыңызды көрсөтүүчү позитивдүү фразаларды колдонуңуз, мисалы, "сен жакшы деп үмүттөнөм"⁤ же "аптаңыз жемиштүү болду деп ишенем". Алардын көңүл буруусу жана кызматташуусу үчүн аларга алдын ала ыраазычылык билдирүүнү унутпаңыз.

2. Кабарыңызда айкындыкты сактаңыз⁢: Эстетиңиз кыска жана түшүнүктүү болушу маанилүү. Ачык жана түз сүйлөмдөрдү колдонуңуз, түшүнүксүз сөздөрдөн алыс болуңуз. Эскертүүнүн себебин жана алуучудан эмнени күтөөрүңүздү ачык айтыңыз. Алар туура жооп бериши үчүн керектүү маалыматты бериңиз.

3. Арызда дипломатиялык болуңуз: Эгерде алуучу кандайдыр бир иш-аракетти өткөрүп жиберсе же кийинкиге калтырса, дипломатиялык мамиледе болуңуз. Өтүнүчтү сылык жана сылык-сыпаа кылуу үчүн "Мен сизди жакшы көргүм келет..." же "Эгер сиз аягына чыгарсаңыз, мен абдан ыраазы болмокмун..." сыяктуу сөз айкаштарын колдонуңуз. Аларга керектүү иш-аракеттерди аткаруу үчүн тиешелүү даталарды же мөөнөттөрдү берүүнү унутпаңыз.

Эстеткичтериңизде достук жана кесипкөй тонду колдонуу боюнча бул көрсөтмөлөрдү аткаруу менен, сиз өзүңүздүн алуучуларыңызга позитивдүү жана сый-урматтуу имиджин бере аласыз.Жакшы жана дипломатиялык фразаларды колдонуп, билдирүүңүздө сылык жана так болууну унутпаңыз. Жакшы жазылган эскертүү менен сиз алуучуларыңыздан жооп же аракет алуу ыктымалдыгын жогорулатасыз.

7. Электрондук катта так жана түз көрсөтмөлөрдү бериңиз

Эстетүүчү электрондук кат жазып жатканда, биз алуучуларга так жана түз көрсөтмөлөрдү беришибиз керек. Ошентип, биз башаламандыктын алдын алабыз⁢ жана биздин суроо-талаптар натыйжалуу аткарылышын камсыз кылабыз⁢. Буга жетүү үчүн, кээ бир негизги кеңештерди эстен чыгарбоо керек:

1. Жөнөкөй жана кыска тилди колдонуңуз: Алуучуга түшүнүксүз болушу мүмкүн болгон техникалык терминдерди же жаргондорду колдонуудан алыс болуңуз. Кыска, жөнөкөй фразаларды колдонуу менен көрсөтмөлөрдү так жана так түшүндүрүңүз. Зарыл болсо, маалыматты көбүрөөк визуалдык жана ээрчүүгө оңой жол менен уюштуруу үчүн пункттарды же тизмелерди колдонуңуз.

2. Эң керектүү маалыматты белгилеңиз: Негизги сөздөрдү же негизги фразаларды коюу же көрүнүктүү форматта бөлүп көрсөтүү менен эң маанилүү көрсөтмөлөрдү баса белгилеңиз. Ошентип, алуучуларыңыз маанилүү маалыматты тез аныктап, ошого жараша иш-аракет кыла алышат. ⁢Бөлүнүп коюуну ашыкча колдонуудан алыс болуңуз, анткени ал тескери натыйжа берип, түшүнүүнү кыйындатат.

3. Мисалдарды келтириңиз: Эгер сиз берип жаткан нускамаларды түшүнүү татаал болсо, суралган тапшырманы кантип аткарууну ачык көрсөткөн мисалдарды кошуңуз. Мисалдар ар кандай баш аламандыктарды жоюуга жардам берет жана нускамаларды кантип аткаруу керектиги боюнча практикалык ⁤көрсөтмөлөрдү бере алат.⁤ Мисалдарды кыска жана оңой аткарууну унутпаңыз.

Бул кеңештерди аткаруу менен, инструкцияларыңыз так жана оңой аткарылышын камсыздайсыз жана алуучуларыңызга сиз жөнөткөн тапшырмаларды жана суроо-талаптарды аткарууну жеңилдетесиз. Баарлашууда так жана түз болууну унутпаңыз, түшүнүксүз нерселерден алыс болуңуз жана алуучуларыңыз чара көрө алышы үчүн бардык керектүү маалыматты бериңиз. натыйжалуу.

8.⁤ Бардык суроолор же суроолор үчүн кошумча байланыш маалыматын кошуңуз

камсыз кылуу ар дайым маанилүү кошумча байланыш маалыматтары алуучулар суроолорду берип же кандайдыр бир кооптонууну чече алышы үчүн эскертме электрондук каттын аягында. Бул аларга сиз менен түз байланышуу мүмкүнчүлүгүн берип, кийинки процессти жеңилдетет. Сиз менен байланыша турган электрондук почта дарегин жана телефон номерин кошуңуз. Алуучулар жоопту качан алаарын билиши үчүн, сиз бош убакыттарыңыз тууралуу маалыматты кошуп коюңуз.

Una жакшы⁢ практика камсыз кылуу болуп саналат түздөн-түз шилтеме билген сайты же алуучулар көбүрөөк маалымат таба ала турган же конкреттүү иш-аракеттерди жасай турган платформа. Бул өзгөчө пайдалуу болушу мүмкүн, эгерде сиздин эскерткич электрондук почтаңыз иш-чара же жолугушуу жөнүндө болсо, алар катталууга же кошумча маалымат табууга тийиш. Түз шилтеме аларга навигацияны жеңилдетет жана керектүү маалыматты кол менен издебестен тез жетүү мүмкүнчүлүгүн берет.

экенин унутпа айкындык жана кыскалык кошумча байланыш маалыматын кошууда негизги болуп саналат. Алуучулар сиз менен кантип байланышса болорун жана алар байланышса эмнени күтөөрүн тез аныктай алышы маанилүү. Сураныч, бул чоо-жайы электрондук почтада өзгөчө болушу үчүн коюу же чоңураак шрифт колдонуңуз. Маалыматты визуалдык түрдө бөлүп, аны окууга ыңгайлуу кылуу үчүн ок же иконкаларды колдонууну да ойлонушуңуз мүмкүн.

9. Талап кылынган жооптун же иш-аракеттин маанилүүлүгүн белгилеңиз

Эскертүүчү электрондук катта талап кылынган жооп же иш-аракет байланыш максаттарына жетүүнү камсыз кылуу үчүн өтө маанилүү. Алуучудан эмне күтүлүп жатканын, ал жоопбу, конкреттүү иш-аракетпи же андан кийинки ар кандай башка формабы, аны так жана так белгилеп коюу зарыл. Бул эффективдүү баарлашууга жана түшүнбөстүктөрдөн же кечигүүлөрдөн качууга мүмкүндүк берет.

, үчүн түз жана так сөз айкаштарын колдонуу максатка ылайыктуу.Мисалы, колдонсоңуз болот "Бул электрондук катка көрсөтүлгөн мөөнөткө чейин жооп беришиңиз керек" o "Сизден суралган чараларды мүмкүн болушунча тезирээк көрүүнү суранабыз".⁢ Бул фразалар ⁢жооптун же аракеттин⁤ актуалдуулугун жана актуалдуулугун баса белгилеп, ⁢алуучуну керектүү чараларды көрүүгө үндөйт.

Мындан тышкары, талап кылынган жоопту же аракетти кантип аткаруу керектиги боюнча так жана деталдуу көрсөтмөлөрдү берүү максатка ылайыктуу. Эгерде конкреттүү кадамдар бар болсо, анда алар HTML тэгдерин колдонуу менен номерсиз тизмеге киргизилиши мүмкүн. Мисалы:

• Бул электрондук катка комментарийлериңиз жана сунуштарыңыз менен жооп бериңиз.
• Суралган документтерди ⁢in тиркеңиз PDF формат.
• Берилген шилтемени чыкылдатуу менен катышууңузду ырастаңыз.

Бул конкреттүү инструкциялар алуучуга талап кылынган тапшырманы аткарууну жеңилдетет, башаламандыкты болтурбоо жана каталарды азайтат.

10. Электрондук катты жабууда сылык жана ыраазы болуңуз

Эстетүүчү электрондук кат жазууга келгенде, башынан аягына чейин сылык-сыпаа жана ыраазы болуу керек. Электрондук почта жазуу жүзүндөгү баарлашуунун бир түрү экенин унутпашыбыз керек, андыктан аны туура эмес чечмелөө же контекстти жоготуу оңой. Башаламандыкка жол бербөө үчүн, электрондук почтаны жабууда так, сылык болуу жана ыраазычылык билдирүү маанилүү.

1. Алдын ала ыраазычылык билдириңиз

Эскертүүнүн себебин айтуудан мурун, берилген көңүл буруу жана жасаган аракеттери үчүн ыраазычылык билдирүү маанилүү. башка адам. Бул кызматташуу жана өз ара урматтоо атмосферасын түзүүгө жардам берет. Мисалы, электрондук почтаны "Биринчиден, менин мурунку билдирүүмдү окууга убакыт бөлүп, менин өтүнүчүмдү карап чыкканыңыз үчүн рахмат айткым келет" деп баштасак болот. Ошентип, биз позитивдүү жана ыраазычыл мамилени көрсөтөбүз. Башынан баштап.

2. Сыпайы тонду сактоо

⁢Эскертүү учурунда ⁤сылык ⁤ жана урматтуу үндү сактоо абдан маанилүү. Биз агрессивдүү сөз айкаштарын же талап сыяктуу угулушу мүмкүн болгон сөз айкаштарын колдонуудан качабыз. Тескерисинче, биз сылык жана ойлуу тилди колдонушубуз керек. Мисалы, биз дагы эле жообуңузду күтүп жатканыбызды эскертип коюу үчүн бул электрондук катты жөнөтсөм болобу” деп айта алабыз. Ошондой эле адепсиз же карама-каршылыктуу угулушу мүмкүн болгон сөздөрдү же сөз айкаштарын колдонуудан алыс болуу жана анын ордуна бейтарап жана объективдүү мамилени колдонуу маанилүү.

3. Сыйлык менен жыйынтыктаңыз

Электрондук катты жаап жатканда, сылык жана ыраазычылык мамилесин сактоо зарыл. Биз "Бул маселеге көңүл бурганыңыз жана көңүл бурганыңыз үчүн дагы бир жолу рахмат" же "Тез жооп бергениңиз же аракетиңиз үчүн алдын ала рахмат" сыяктуу сөз айкаштарын колдонсок болот. Биз ошондой эле башка адам болушу мүмкүн болгон бардык кошумча суроолор же кооптонуулар үчүн жеткиликтүү экенибизди кайталай алабыз. Ар дайым "Чын жүрөктөн" же "Урматтоо менен" сыяктуу ылайыктуу акыркы саламдашууну колдонууну унутпаңыз.

Эстетүүчү электрондук каттарыбыздагы сылык-сыпаалык менен ыраазычылыктын күчүн баалабашыбыз керек. ⁢Бул мамилелер жакшы профессионалдык мамилелерди сактап калууга жана биздин суроо-талаптарыбызды натыйжалуу аткарууга жардам берет⁣. Андыктан, келгиле, ар бир катты жабууда сылык жана ыраазы болууну унутпайлы, анткени бул жазуу жүзүндө баарлашууда этикетибизди чагылдырат.