Wéi een Formulairen automatesch mat Power Automate ausfëllt

D'Beherrschung vun der Formularautomatiséierung ass ee vun de grousse Virdeeler vun Power Automatiséieren, besonnesch wann mir wëllen Zäit optimiséieren a mënschlech Feeler bei repetitive Aufgaben reduzéierenWann Dir schonn emol doriwwer nogeduecht hutt, wéi Dir d'Formularverwaltung zentraliséiere kënnt an Är Donnéeën effizient notze kënnt, weist Iech dësen Artikel, wéi. wéi een Formulairen mat Power Automate ausfëllt.

Net nëmmen rausfëllen, awer och Formulairedaten veraarbechten an drop reagéieren. Ausserdeem wäerte mir Tipps a Léisunge fir déi heefegst Problemer verroden.

Wat ass Power Automate a wéi verbënnt et sech mat Formulairen?

Power Automate – fréier bekannt als Microsoft Flow – ass en Tool fir Prozessautomatiséierung, dat Iech erlaabt ... Ketten vun automateschen Aktiounen fir verschidden Applikatiounen a Servicer erstellen, ouni datt Programméierung néideg ass. Wann et ëm Formulairen geet, ass déi natierlechst Integratioun mat Microsoft Formen, obwuel et och méiglech ass, aner Datenquellen, wéi Excel Online oder Drëttubidder-Plattforme iwwer UI Flows a spezifesch Connectoren ze notzen.

De Schlëssel ass, all Formulaire-Ofginn an en Ausléiser fir automatiséiert Aktiounen ze maachen.: vun der Opnam vun Donnéeën an enger Datebank bis zum Schécken vun Genehmegungen, personaliséierten E-Maile oder der Fütterung vu méi komplexe Prozesser.

Allgemeng Weeër fir Formulairen a Power Automate ze automatiséieren

Laut der offizieller Microsoft-Dokumentatioun an der praktescher Erfahrung vu ville Benotzer, déi heefegst Aufgaben, déi Dir automatiséiere kënnt wann een e Stéck ausfëllt Form Si sinn déi folgend:

• E-Mail-Notifikatiounen schécken souwuel fir de Besëtzer vum Formulaire wéi och fir de Benotzer, deen en ausgefëllt huet.
• Ufro fir Genehmegungen direkt mat de gesammelten Detailer an der Form, ideal fir Vakanzprozesser, Uwendungen, Akeef, etc.
• Automatesch Äntwerten an enger Excel-Tabell oder SharePoint-Lëscht ophuelen fir déi spéider Veraarbechtung an Analyse, wouduerch d'Donnéeën an déi üblech digital Aarbechtsëmfeld vun der Firma bruecht ginn.
• Uschlëss verwalten an de Formulaire eropgelueden, gedeelt Linken erstellen an d'Dateien per E-Mail schécken oder se op OneDrive späicheren.

All Optioun kann personaliséiert ginn, fir Äre Workflow unzepassen, mat ville Variatiounen, déi vum Schécken vu personaliséierte Messagen bis zur automatescher Erstellung vu Dateien op Basis vun den Äntwerten reechen.

Wéi een en automatesche Flow mat Formulairen erstellt

Fir de ganze Prozess ze illustréieren, loosst eis en typescht Beispill opstellen: Dir wëllt dës Informatioun op enger SharePoint-Lëscht späicheren an eng personaliséiert Notifikatioun schécken all Kéier wann een e Microsoft Formulaire ausfëllt. Déi üblech Schrëtt, laut der Benotzererfahrung an der Dokumentatioun selwer, sinn dës:

1. Gitt eran Power Automatiséieren a wielt d'Optioun fir en automatiséierte Cloud-Flow vun Null un ze erstellen.
2. Wielt den Microsoft Forms Trigger "Wann eng nei Äntwert geschéckt gëtt".
3. An deem Trigger wielt Dir de Formulaire aus, un deem Dir schaffe wëllt (Dir kënnt en no sengem Numm sichen oder, wann et e Gruppformulaire ass an net an der Lëscht erschéngt, den Identifikateur benotzen, deen Dir an der Formulairen-URL no "FormId=" gesitt).
4. Aktiounsblock derbäisetzen "Äntwertdetailer kréien".
5. D'Datendestinatioun konfiguréieren: Dir kënnt tëscht der Erstellung vun engem neien Datensatz an enger SharePoint-Lëscht wielen (all Kolonn mat all Feld am Formulaire ausriichten) oder der Späicherung vun den Informatiounen an Excel Online (Tabellen als Destinatioun benotzen).
6. Wann Äre Formulaire Uschlëss enthält, musst Dir d'Optioun " benotzenJSON analyséieren„fir d'Struktur vun eropgeluedene Dateien ze verwalten an dann OneDrive oder SharePoint ze benotzen fir e Link ze generéieren an se ze verwalten.
7. Schlussendlech kënnt Dir eng Aktioun derbäisetzen fir eng personaliséiert E-Mail un de Besëtzer an den Äntwerter ze schécken (inklusiv all dynamesch Informatiounen aus dem Formulaire).

Ee vun de grousse Virdeeler vum Ausfëllen vu Formulairen mat Power Automate ass de fLexibilitéitMat dem Tool kënnt Dir Konditiounen derbäisetzen an de Flow op Basis vun den Äntwerten opdeelen (zum Beispill fir z'ënnerscheeden, ob een perséinlech oder iwwer Teams un engem Event deelhëllt, a fir a jiddwer Fall verschidden Notifikatiounen ze schécken).

Fortgeschratt Automatiséierung: Webformulairen ausfëllen a Daten mat UI Flows a Selenium verwalten

Power Automate beschränkt sech net nëmmen op d'Automatiséierung vun Aufgaben am Microsoft-Ökosystem. Eng fortgeschratt Funktioun ass d'Méiglechkeet, Automatiséiert d'Ausfëlle vu Formulairen op externen Websäiten, déi keng eege Connectoren hunn, mat Hëllef vu sougenannte UI Flows. Dëse Mechanismus, baséiert op der Selenium IDE, erlaabt Iech mënschlech Input an all Webformular oder Legacy-Applikatioun ze simuléieren, andeems Dir Daten een nom aneren aus Quellen wéi Excel Online aginn.

Déi typesch Prozedur wier wéi follegt:

1. Preparéiert eng Excel-Datei mat den Donnéeën a gitt sécher, datt se als Tabelle formatéiert ass, fir datt Dir se mat Power Automate manipuléiere kënnt.
2. Benotzt de Block "Zeilen an enger Tabelle opzielen" fir all Datenzeil ze liesen.
3. Setzt eng Schleif op, déi duerch d'Aschreiwungen iteréiert (zum Beispill mat enger 'Schlëssel'-Kolonn als Iteratiounsidentifikator).
4. Fir all Datebank, start en UI Flow, deen mat Selenium IDE konfiguréiert ass, fir d'Donnéeën an de Destinatiounswebformular anzeginn.
5. Dir kënnt dëse Flow mat engem Block "Aktualiséieren vun enger Zeil" ergänzen, fir ze markéieren, datt en Datesatz korrekt veraarbecht gouf (zum Beispill, e JO/NEE-Feld an Excel z'änneren, wann d'Iteratioun erfollegräich ass).

Dës Fäegkeet ass ideal wann Dir et braucht Grouss Quantitéiten un Daten op extern Plattformen transferéieren, wouduerch Leit a Systemer integréiert ginn, déi keng eege APIen oder direkt Connectoren hunn.Zousätzlech ass d'Gestioun vun Ärer Aarbecht vun Excel aus besonnesch praktesch fir Benotzer, déi gewinnt sinn, mat Tabellenkalkulatiounen ze schaffen a sichen no enger schneller a flexibeler Léisung.

Integratioun mat SharePoint: Späicherung an Ausbeutung vu Resultater

Ee vun den heefegsten Uwendungen vu Power Automate a Kombinatioun mat Formulairen ass Automatesch Dateneingabe a SharePoint-LëschtenDëse Mechanismus ass perfekt fir Formulairen an strukturéiert Opzeechnungen ëmzewandelen, déi dann als Metadaten veraarbecht a an Dashboards, Rapporten oder internen Geschäftsprozesser benotzt kënne ginn.

Fir eng korrekt Integratioun, gitt sécher datt Formulairefroen a SharePoint-Lëschtkolonnen passen an der Struktur iwwereneen, sou datt all Äntwert op eng organiséiert a brauchbar Manéier gespäichert gëtt. Dësen Usaz erméiglecht d'Digitaliséierung vun allem, vun internen Ëmfroen bis zu Personalauswielprozesser, internen Bestellungen a Materialufroen.

Veraarbechtung vun Uschlëss a Generéierung vu gemeinsame Linken

A Fäll wou d'Formulairen et erlaben, Uschlëss eroplueden (zum Beispill, wann Dir Quittungen, Identitéitsdokumenter, Offeren, asw. ufrot), huet Power Automate d'Méiglechkeet:

• Luet déi eropgeluede Datei mat der Aktioun "Äntwertdetailer kréien" erof.
• Benotzt d'Aktioun "JSON parsen" fir d'Informatioun vum Uschloss ze veraarbechten an hiren eenzegaartegen Identifikator ze extrahéieren.
• Luet d'Datei op OneDrive oder SharePoint erop a generéiert dann e gemeinsam genutzte Link, deen automatesch per E-Mail un all Benotzer geschéckt ka ginn, déi en brauchen.
• Personaliséiert den E-Mail-Kierper andeems Dir de Link an den Dateinumm als klickbare HTML-Link asetzt (mat der Numm- Syntax am eegenen HTML-Editor vu Power Automate).

Dës Funktionalitéit ass entscheedend fir d'Digitaliséierung vun administrativen Prozesser an Aufgaben, déi en Dokumentenfluss erfuerderen., wéi zum Beispill Personalprozesser, Ausgabenkontroll oder Dokumentatiounsvalidéierungen.

Empfehlungen fir e robusten an effizienten Oflaf

Wann Dir wëllt, datt Är Automatisatiounen wierklech nëtzlech sinn, notéiert dës Best Practices:

• Benotzt ëmmer kloer Identifikatiounen a standardiséiert Formulairennimm. fir d'laangfristeg Gestioun ze erliichteren.
• Iwwerpréift d'Authentizitéit vun den Donnéeën, déi vun de Benotzer aginn ginn Wann Dir Formulairen net limitéiere kënnt, implementéiert Validatiounsmechanismen fir E-Mail, wann Dir se als Textfeld ufrot.
• Aktiounen a Feeler verfollegen iwwer Protokoller an Excel, SharePoint oder Notifikatiounen un déi Verantwortlech.
• Power Automate Ausführungsverlaf ukucken fir Problemer ze debuggen an upassen Är Flëss, wann Dir widderhuelend Musteren oder Feeler erkennt.
• Profitéiert vun der Integratioun vu Power Automate mat aneren Tools am Microsoft-Ökosystem, wéi Teams, Outlook, SharePoint an Excel, fir komplett a kollaborativ Léisunge ze kreéieren.

D'Ëmwandlung vu Formulairen a Workflows an automatiséiert digital Ressourcen bitt e wesentleche Konkurrenzvirdeel. Wann Dir dës Empfehlungen internaliséiert a Problemer vermeit, déi aner Benotzer scho geléist hunn, Dir wäert d'Fäegkeet hunn, langweileg Aufgaben a flësseg an personaliséierbar Prozesser ëmzewandelen.Effizient Digitaliséierung an Automatiséierung kënnen an all Secteur oder Betribsgréisst ëmgesat ginn, ouni datt Dir e Programméierer musst sinn, a Power Automate ass Äre beschte Verbündeten dofir.