DMS Software: Apps, déi et erlaben, Dokumentatioun sécher ze späicheren

La Gestioun vun der juristescher Dokumentatioun Et ass net méi verstanen ouni DMS-Software déi Dateien zentraliséieren, schützen an vun all Apparat aus zougänglech maachen. Och wann vill Affekotekanzleien nach ëmmer mat papierbaséierte Prozesser kämpfen, ass d'Realitéit, datt juristesch Ugeleeënheeten komplex sinn a modern Software erfuerderen, fir Workflows ze rationaliséieren, Risiken ze minimiséieren an d'Clientrelatiounen ze verbesseren. Wéi eng Apps erlaben Iech juristesch Dokumenter ze späicheren? Mir hunn an dësem Artikel driwwer geschwat.

Doran erkläre mir, wéi een se sécher benotzt, hir bemierkenswäertst Eegeschaften an déi bescht Léisunge fir eis.

Wat ass Software fir juristesch Dokumenter ze verwalten a ze späicheren?

Eng Software fir d'Gestioun vun juristeschen Dokumenter (DMS) ass E spezialiséiert Tool fir digital Dateien a Firmen, Berodungsfirmen a juristeschen Departementer ze späicheren, z'organiséieren, ze verséieren an ze verfollegen.Säin Zil ass, datt den kritesch Dokumenter si sécher awer einfach ze fannen, mat fortgeschrattene Recherchen, rollbaséierte Berechtigungen an Traçabilitéit.

Dës Plattforme enthalen typescherweis mächteg Sich-, Echtzäit-Zesummenaarbecht-, Versiounskontroll- a Konformitéitsfunktiounen. legal SecteurZousätzlech ass et wichteg, datt de System d'Automatiséierung vum Workflow, e sécheren Austausch mat Clienten, elektronesch Signaturen an d'Auditéierung vun Aktiounen ënnerstëtzt.

Iwwer de juristesche Beräich eraus, DMSe sinn Deel vum Enterprise Content Management (ECM) Ökosystem, andeems Digitaliséierung (Scannen an OCR), elektronesch Archivéierung, Backup a Sécherheetsschichten op Enterprise-Niveau integréiert ginn, fir den GDPR- an ISO-Standarden ze respektéieren.

Schlësselfunktiounen, déi Dir vun engem legale DMS fuerderen sollt

• Gestioun a Späicherung an der Cloud an/oder op eegene Serveren24/7 Zougang vum Web a mobilen Apparat, mat sécherer Synchroniséierung a skalierbare Pläng baséiert op Datenvolumen, an der Méiglechkeet vun Hybrid-Cloud-on-premises, wann Är IT-Politik et verlaangt.
• Einfach Benotzbarkeet an ËmsetzungEng intuitiv Interface beschleunegt d'Adoptioun a verkierzt d'Léierkurve; wat méi fréi Dir Wäert liwwert, wat besser de Rendement ass, an dest manner intern Widderstand gëtt et.
• Personaliséierbar Templates, Dashboards a MetadatenStandardiséiert Kontrakter, Fuerderungen oder Dokumenter mat wiederverwendbare Schablounen an Dashboards fir de Fortschrëtt, Meilesteen an Ofhängegkeeten ze gesinn; Metadaten an Tags si Schlëssel fir d'Kategoriséierung.
• FlowautomatiséierungErsatz vun manuelle Schrëtt duerch Reegelen an Ausléiser (Genehmegungen, Alarmer, Zouweisungen), duerch Versiounskontroll a Aktivitéitsprotokoller fir Auditing.

Aarte vun DMS a gemeinsam Funktiounen

• Duerch AsazAn der Cloud (allgemengen Zougang, reduzéiert Reibung an Ofhängegkeet vun Drëttpersounen) oder on-premise (voll Kontroll, intern Investitiounen an Ënnerhalt). Et gëtt och Hybriden fir Virdeeler ze kombinéieren.
• Mat LizenzProprietär (offiziellen Support, Training, SLA, méi héich Käschten) vs. Open Source (Flexibilitéit a Community, erfuerdert en erfuerene Fournisseur oder en internt Team fir d'Maintenance).
• Schlëssel KënnenScannen an OCR, Metadatenindexéierung, Inhalts- oder Schlësselwuertsich, Versiounskontroll, Berechtigungen an Auditing, Integratiounen (ERP, CRM, E-Mail) a Workflows (Genehmegungen).

Déi bescht DMS (Legal Document Management) Software

Mir hunn Léisunge zesummegestallt, déi vu juristeschen Équipen fir Fallmanagement, Dokumentatioun, Aarbechtslaascht a Clientrelatiounen benotzt ginn. Mir hunn Stäerkten, Aschränkungen, Präisser a Bewäertunge fir e genaue Verglach abegraff.

Klickt Up

Klickt Up Docs bitt eng agil Méiglechkeet fir juristesch Dokumenter am selwechte Projetëmfeld ze kreéieren, ze sichen an zesummenzeschaffen. Seng mächteg Sichmaschinn beschleunegt d'Lokaliséierung vu Dateien a Sécherheet an Zougänglechkeet si super. Entsuergen juristesch Virlagen (Clientmanagement, Fallverfolgung a Rechnungsstellung) an Klickt Up AI fir Zesummefassungen an Aktualiséierungen ze schreiwen.

PräisserGratis fir ëmmer; Onlimitéiert 7 $/Benotzer/Mount; Business 12 $/Benotzer/Mount; Enterprise (Kontakt). Klickt Up AI +5 $/Mount pro Member bei bezuelte Pläng.

ProProfs Projet

Einfach Suite fir Aufgaben, Kalenneren a Ressourcen, net juristesch spezifesch, awer nëtzlech wann Dir sicht no Einfachheet a gudde Präis. ProProfs Projet Et generéiert Rechnungen a Rapporten, verfollegt d'Zäit a bitt Gantt- a Kanban-Tafelen. Et feelt u fortgeschrattem CRM an Teamchat.

Präis: 39,97 $/Mount fir onlimitéiert Benotzer (jäerlech).

asana

asana Et ass e Eng ëmfaassend Workflow-Plattform mat Automatiséierung, Ofhängegkeeten a Rapportéierung.Et erlaabt Iech, Problemer an enger Timeline, Lëscht oder Board ze gesinn, intelligent Ziler ze setzen a Reegelen ouni Code ze erstellen. Seng initial Léierkurve a komplex Hierarchien kënne fir verschidde Benotzer en Hindernis sinn.

PräisserBasis (Gratis), Premium 10,99 $/Benotzer/Mount (jäerlech), Business 24,99 $/Benotzer/Mount (jäerlech).

Redbooth

Fokus op Équipen, déi sech zesummeschléissen Aufgaben, HD-Videouriff a personaliséiert Flows op enger eenzeger Plattform. Redbooth enthält Schablounen, Gantt an Noutfallmarkéierung fir kritesch Aufgaben.

PräisserPro 9 $; Business 15 $/Benotzer/Mount (jäerlech); Enterprise (Kontakt).

Trello

Trello ass bekannt fir säi einfache Kanban, elo mat Butler Automatisatiounen a verschidde Vueën (Timeline, Kalenner, Tabelle, Kaart)Eng DMS-Software mat engem super Ökosystem vu Power-ups an Integratiounen.

PräisserGratis; Standard 5 $; Premium 10 $/Benotzer/Mount (jäerlech); Enterprise (Kontakt).

Evernote

Obwuel et ursprénglech fir Notizen erstallt gouf, benotzen et vill Affekotekanzleien Evernote wéi liicht a kollaborativ RepositoryScannen, späicheren a sichen mat erweiderter Sich. Integréiert Kalennere an Aufgaben.

PräisserGratis; Perséinlech $10,83; Professionell $14,17/Benotzer/Mount (jäerlech).

DMS, ECM a CMS: Ënnerscheeder, déi kloer solle sinn

Wann Dir eng DMS-Software auswielt, ass et nëtzlech, verschidde Konzepter ze klären, déi dacks verwiesselt ginn:

• Den DMS konzentréiert sech op den Dokumentliewenszyklus (Scannen, Sortéieren, Späicheren, Versiounskontroll, Publikéieren an Deelen).
• Den ECM deckt den ganzen Inhalt vun der Firma of (Dokumenter, E-Maile, Multimedia, Daten), mat Informatiounsflëss a Governance.
• Den CMS ass normalerweis orientéiert op Webinhaltsverwaltung (Websäiten, Blogs, Intranets).

Den ECM-Maart soll am Joer 67.590 ongeféier 2023 Milliarden Dollar erreechen an a fënnef Joer iwwer 131.200 Milliarden Dollar kéint kommen., mat engem jäerleche Wuesstem vun 14 %. Vill KMUen verschwenden Kapital wéinst Ineffizienz: bis zu 20.000 Dollar d'Joer wéinst Dokumentproblemer an am Duerchschnëtt 18 Minutten fir eng Datei ze fannen.

Open Source a selwer gehostet: Léisungen, déi en Ënnerscheed maachen

Wann Dir braucht Voll Datenkontroll a Personaliséierung, den Open-Source-Ökosystem bitt mächteg AlternativenHei sinn 10 vun de beschten Optiounen an hir wichtegst Punkten.

• PabeiermarkOpen Source, selwer gehostet, onlimitéiert Dokumenter an Ordner, White Labeling, personaliséiert Domainen a Waasserzeechen. Präisser: Gratis Plang; $29 (3 Plazen) fir d'Dokumentendeelen; $59 sécheren Dateraum; $149 onlimitéiert Raim; komplett selwer gehostet Versioun.
• NextcloudKollaborativ Suite mat Files, Talk, Groupware an Office (Online-Editioun, Kalenner, Kontakter an E-Mail). Sécherheet a Zougangskontroll op Entreprise-Niveau, an Integratioun mat existéierender Infrastruktur. Präis: 37,49 €–195 €/Benotzer/Joer, ofhängeg vum Plang.
• Dokumentarfilm: Open-Source Dokumentenënnerschrëftsplattform, Selbsthostéiert mat intelligenten Templates a Reegelen; integréiert mat Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. PräisserEnterprise $1188 pro Sëtz/Joer; Singleplayer (keng ëffentlech Präisser).
• OpenDocManWeb-DMS-Software a PHP-konformem ISO 17025 an OIE, mat Zougangskontroll, automatiséiert Iwwerpréiwung, Metadaten, Recherchen no Auteur/Departement/Kategorie an Sécher URLen. LimitatiounenBenotzerinterface mat limitéiert Personnalisatioun an eng Kéier fir DECH. 
• PabeierverschmelzungEntworf fir gescannt Dokumenter mat OCR a Volltextsich; Méi Benotzer, Versiounskontroll, REST API a granulare Berechtigungen. Aschränkungen: Fokus op Scans a kann net genuch fortgeschratt Funktiounen hunn.

Wéi Dir Är DMS Software auswielt

Dëst sinn d'Aspekter, déi Dir berécksiichtege sollt, ier Dir eng DMS-Software oder eng aner wielt:

• Erfahrung vum LiwwerantSicht no Partner, déi déi juristesch Prozesser verstoen a bei der Ëmsetzung, der Ausbildung an der Geschäftskontinuitéit hëllefe kënnen.
• Liichtegkeet vun benotzenE brauchbaart Tool reduzéiert den interne Widderstand; mat enger kuerzer Ausbildung sollt jidderee fäeg sinn, d'Grondlage (vun der Comptabilitéit bis zum Verkaf) ze beherrschen.
• DateschutzPrioritär Verschlësselung, Backups, Zougangskontroll, Aktivitéitsprotokoller a Konformitéit mat der GDPR/ISO sinn; Sécherheet ass net verhandelbar.
• Mobil an FernzougangSou kënnt Dir Flows starten an Entscheedungen ausserhalb vum Büro ouni Reibung vun Ärem Handy aus treffen.
• SkaléierbarkeetEvaluéiert seng Fäegkeet mat Iech ze wuessen (Benotzer, GB/TB, nei Departementer) a seng Flexibilitéit fir d'Integratioun mat ERP/CRM/E-Mail.

Eng gutt DMS-Software zentraliséiert, klassifizéiert an automatiséiert, a garantéiert gläichzäiteg Sécherheet, Konformitéit an eng fortgeschratt Sich, déi den Dokument a Sekonne fënnt.Mat allem wat hei diskutéiert gouf, hutt Dir eng bewährte Palette vun Tools fir eng solid a produktiv digital Basis ëmzesetzen, déi alles ënnerstëtzt, vun engem Eenpersounebüro bis zur usprochsvollster Entreprise.