Aféierung fir gescannt Dokumenter ze späicheren
An dëser digitaler Welt sichen ëmmer méi Leit no Weeër fir hir gescannt Dokumenter effizient ze späicheren an ze organiséieren anstatt Koup Pabeier ze sammelen. Bei den Selwecht ZäitD'Sécherheet vun dësen Dokumenter assuréieren ass gläich wesentlech fir all Verloscht oder Schued vun Informatioun ze vermeiden. Dofir ass et wichteg ze verstoen Wéi gescannt Dokumenter späicheren effektiv. Dësen Artikel gëtt en detailléierte Guide op e puer vun de beschten Methoden a Praktiken fir gescannt Dokumenter ze späicheren, vun der Auswiel vum richtege Scannerinstrument bis zum entspriechende Dateiformat auswielen a Sécherheetsmoossnamen ëmsetzen.
Wielt de passenden Format fir gescannt Dokumenter
Fir sécherzestellen datt Är gescannt Dokumenter déi héchst Qualitéit méiglech behalen, musse verschidde Faktore berücksichtegt ginn. Éischtens, wielt de passenden Dateiformat. Formater wéi PDF, JPEG oder TIFF ginn allgemeng fir gescannt Dokumenter benotzt. Déi richteg Wiel hänkt vun Äre spezifesche Besoinen of. Zum Beispill, fir Texter mat vill Detail, wéi Rechnungen oder Kontrakter, der PDF - Format Et ass déi bescht Optioun well et Iech erlaabt d'Bildqualitéit z'erhalen an et ass och einfach ze deelen. Wann Dir Fotoen scannt, ass JPEG vläicht déi ideal Wiel wéinst senger Fäegkeet fir qualitativ héichwäerteg Biller mat méi klengen Dateigréissten ze produzéieren.
Dunn déi entspriechend Resolutioun setzen. Wat méi héich d'Resolutioun ass, wat méi héich ass d'Qualitéit vum Scan, awer d'Dateigréisst wäert och eropgoen. Fir déi meescht Textdokumenter ass eng Resolutioun vun 200-300 dpi (Punkten pro Zoll) genuch. Fir Fotoen brauch Dir vläicht eng Resolutioun vu 600 dpi oder méi héich. Denkt drun, datt méi héich Opléisung zu méi luesen Scannzäiten a méi grouss Dateigréissten resultéiere kann. Schlussendlech, kontrolléiert ëmmer d'Finale Resultat fir sécher ze sinn, datt Dir mat der Bildqualitéit zefridden sidd, ier Dir d'Datei späichert Kontrast vu Faarwen, a sécherstellen datt et keng Verzerrungen oder Kaméidi am Bild sinn.
Bestëmmung vun der entspriechender Resolutioun fir Digitaliséierung
Wann Dir déi entspriechend Resolutioun fir d'Digitaliséierung vun Dokumenter auswielt, ass et entscheedend den Zweck an den virgesinnen Notzung vun den Dokumenter ze verstoen. Am allgemengen, Wat méi héich d'Resolutioun ass, wat besser d'Qualitéit vum digitaliséierten Dokument ass.. Déi meescht Scanner hunn eng Resolutioun déi variéiert vun 72dpi (fir Dokumenter déi fir de Web destinéiert sinn) bis 1200dpi oder méi (fir Dokumenter fir de Web geduecht) bis XNUMXdpi oder méi (fir héich Qualitéit als Grafikdesign). Wéi och ëmmer, eng méi héich Opléisung wäert d'Dateigréisst vum resultéierende Bild vergréisseren, wat hänkt vun der verfügbare Späicherplatz of.
Op der anerer Säit, wann Dir un d'Effizienz vun der Späicherplatz denkt an keng aussergewéinlech héich Opléisung erfuerdert, gëtt et d'300dpi Optioun, déi dacks d'Standardempfehlung ass a genuch Bildqualitéit fir déi meescht Bedierfnesser ubitt. Hei sinn se E puer Beispiller:
- 72dpi: Ideal fir Dokumenter, déi exklusiv fir de Web geduecht sinn.
- 300dpi: Perfekt fir Dokumenter mat Basis Text a Grafiken. Dës Resolutioun ass genuch fir déi meescht Geschäfts- a perséinlech Bedierfnesser.
- 600dpi oder méi: Et ass recommandéiert fir Dokumenter déi detailléiert Biller oder komplex Grafiken enthalen, a wann ganz héich Reproduktiounsqualitéit erfuerderlech ass.
Wann Dir Zweifel hutt, ass et unzeroden ajustéiert d'Resolutioun op de Maximum deen de Scanner erlaabt a reduzéiert se dann wann déi resultéierend Dateigréisst problematesch ass. Wéi och ëmmer, et ass wichteg ze erënneren datt d'Erhéijung vun der Resolutioun nodeems en Dokument gescannt gouf d'Bildqualitéit net verbessert.
Wéi Dir gescannt Dokumenter effektiv organiséiert
La effizient Gestioun vun gescannt Dokumenter Et spuert net nëmmen Zäit a reduzéiert Stress, awer et kann och Geschäftsoperatioune erliichteren an d'Gesamtkäschte reduzéieren. Glécklech, Är gescannt Dokumenter z'organiséieren muss net eng beängschtegend Aufgab sinn. Vergewëssert Iech datt Dir e konsequent Benennungssystem hutt, benotzt Classeure an Ënnermapper fir Dokumenter ze organiséieren, a betruecht d'Benotzung vun Dokumentmanagement Software fir de Prozess méi einfach ze maachen.
Hien konsequent Numm System Et ass den éischte Schrëtt fir Är gescannt Dokumenter organiséiert ze halen. Fänkt un mat engem Protokoll fir Är Dokumenter ze nennen. Dëst kann d'Zort vum Dokument involvéieren, den Datum, den Numm vum Client oder d'Rechnungsnummer. De Schlëssel ass konsequent ze sinn, sou datt Dir en Dokument aus sengem Numm einfach z'identifizéieren. An Ärer Dossierstruktur benotzt Classeure an Ënnerfolder fir Är Dokumenter ze organiséieren. Dir kënnt en Haaptdossier fir all Dokumenttyp hunn an Ënnermapper benotze fir se nach méi granulär ze zerbriechen, wéi zum Joer oder vum Client.
Gutt Software Dokument Gestioun kanns maachen Organisatioun vill méi einfach. Dës Zort vu Léisung erlaabt Iech Dokumenter einfach a séier ze sichen, recuperéieren an indexéieren. E puer bidden souguer optesch Charaktererkennung (OCR) Funktiounen déi Är gescannt Dokumenter an editable Dateie konvertéieren fir méi Benotzerfrëndlechkeet. Erënneren all Dokument Gestioun Software ze evaluéieren baséiert op seng Funktiounen a Präis, fir sécherzestellen, datt Dir de beschte Wäert fir Är Besoinen kritt. Mat dësen Tipps sollt Dir um Wee sinn fir Är gescannt Dokumenter gutt organiséiert a liicht zougänglech ze hunn.
Ech sinn de Sebastián Vidal, e Computeringenieur passionéiert iwwer Technologie an DIY. Ausserdeem sinn ech de Schëpfer vun tecnobits.com, wou ech Tutorials deelen fir Technologie méi zougänglech a verständlech fir jiddereen ze maachen.