ພວກເຮົາທຸກຄົນມີຄວາມຕ້ອງການທີ່ຈະ ເອກະສານເກັບມ້ຽນ ໃນບາງຈຸດໃນຊີວິດຂອງເຮົາ, ບໍ່ວ່າຈະເປັນລະດັບສ່ວນຕົວ ຫຼື ລະດັບວິຊາຊີບ. ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ບາງຄັ້ງມັນສາມາດເປັນ overwhelming ຮູ້ບ່ອນທີ່ຈະເລີ່ມຕົ້ນຫຼືສິ່ງທີ່ລະບົບການຍື່ນທີ່ຈະນໍາໃຊ້. ໃນບົດຄວາມນີ້, ພວກເຮົາຈະສະເຫນີໃຫ້ທ່ານຄໍາແນະນໍາທີ່ງ່າຍດາຍແລະປະສິດທິຜົນແລະເຕັກນິກການເພື່ອສ້າງຄວາມສະດວກຂະບວນການນີ້. ທ່ານຈະໄດ້ຮຽນຮູ້ຄວາມສໍາຄັນຂອງການມີລະບົບການຈັດຕັ້ງ, ວິທີການຈັດປະເພດເອກະສານຕາມຄວາມສໍາຄັນຂອງເຂົາເຈົ້າ, ແລະວິທີການທີ່ຈະຮັກສາທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງເປັນລະບຽບການຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງ. ຈາກໃບແຈ້ງໜີ້ ແລະ ສັນຍາ, ຈົນເຖິງຮູບຖ່າຍ ແລະ ຈົດໝາຍສ່ວນຕົວ, ພວກເຮົາຈະແນະນຳທ່ານໄປຕະຫຼອດເພື່ອໃຫ້ເຈົ້າສາມາດເກັບຮັກສາເອກະສານຂອງເຈົ້າໃຫ້ປອດໄພ ແລະ ງ່າຍຕໍ່ການຊອກຫາ. ມາເລີ່ມກັນເລີຍ!
– ຂັ້ນຕອນທີ ➡️ ວິທີການເກັບເອກະສານ
- ຈັດລະບຽບເອກະສານຂອງທ່ານ: ກ່ອນທີ່ຈະຍື່ນ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະຈັດປະເພດເອກະສານຂອງເຈົ້າເປັນປະເພດຫຼືໂຟນເດີຕາມຫົວຂໍ້ຫຼືປະເພດຂອງມັນ.
- ເລືອກລະບົບການຍື່ນ: ທ່ານສາມາດເລືອກທີ່ຈະເກັບທາງດ້ານຮ່າງກາຍໃນໂຟນເດີແລະປ່ອງ, ຫຼືດິຈິຕອນໃນຄອມພິວເຕີຂອງທ່ານຫຼືໃນຟັງໄດ້. ເລືອກອັນທີ່ເໝາະສົມກັບຄວາມຕ້ອງການຂອງເຈົ້າທີ່ສຸດ.
- ຕິດປ້າຍກຳກັບໄຟລ໌ຂອງທ່ານ: ບໍ່ວ່າທ່ານຈະຍື່ນທາງກາຍະພາບ ຫຼືທາງດິຈິຕອລ, ມັນສຳຄັນຫຼາຍທີ່ຈະຕິດປ້າຍແຕ່ລະເອກະສານຢ່າງຈະແຈ້ງເພື່ອໃຫ້ເຈົ້າສາມາດຊອກຫາມັນໄດ້ງ່າຍເມື່ອທ່ານຕ້ອງການ.
- ຮັກສາຄໍາສັ່ງຢ່າງມີເຫດຜົນ: ບໍ່ວ່າຈະເປັນຕົວອັກສອນ, ຕາມວັນທີ, ຫຼືປະເພດ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າ "ຮັກສາ" ຄໍາສັ່ງຢ່າງມີເຫດຜົນໃນເວລາທີ່ຈັດປະເພດແລະການຍື່ນເອກະສານຂອງທ່ານ.
- ກວດສອບ ແລະ ອັບເດດເປັນປະຈຳ: ໃຊ້ເວລາເລື້ອຍໆເພື່ອກວດເບິ່ງໄຟລ໌ຂອງທ່ານ, ລຶບສິ່ງທີ່ທ່ານບໍ່ຕ້ອງການ, ແລະອັບເດດຂໍ້ມູນຖ້າຈໍາເປັນ.
ຖາມ-ຕອບ
ເປັນຫຍັງມັນຈຶ່ງສຳຄັນໃນການເກັບເອກະສານ?
- ເພື່ອຮັກສາການຈັດຕັ້ງຢູ່ເຮືອນຫຼືໃນຫ້ອງການ.
- ເພື່ອຄວາມສະດວກໃນການຄົ້ນຫາຂໍ້ມູນໃນອະນາຄົດ.
- ປະຕິບັດຕາມຂໍ້ກໍານົດດ້ານກົດໝາຍ ແລະ ງົບປະມານ.
- ເພື່ອປົກປ້ອງຂໍ້ມູນທີ່ສໍາຄັນຈາກການສູນເສຍຫຼືຄວາມເສຍຫາຍ.
- ເພື່ອປັບປຸງປະສິດທິພາບໃນການຄຸ້ມຄອງຂໍ້ມູນຂ່າວສານ.
ການປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດສໍາລັບການເກັບເອກະສານແມ່ນຫຍັງ?
- ແຍກເອກະສານຕາມປະເພດຫຼືປະເພດ.
- ໃຊ້ໂຟນເດີທີ່ມີປ້າຍຊື່ຢ່າງຊັດເຈນ.
- ຮັກສາລະບົບການຍື່ນທີ່ສອດຄ່ອງ.
- ປັບປຸງໄຟລ໌ຢ່າງເປັນປົກກະຕິໂດຍການຖອນລາຍການທີ່ບໍ່ຈໍາເປັນອອກ.
- ໃຊ້ຊອບແວການຈັດການເອກະສານຖ້າຈໍາເປັນ.
ວິທີທີ່ດີທີ່ສຸດໃນການຈັດລະບຽບເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍແມ່ນຫຍັງ?
- ໃຊ້ຕູ້ເອກະສານຫຼືກ່ອງຈັດລະບຽບ.
- ໃຊ້ ຕົວແຍກ ເພື່ອແຍກແຕ່ລະພາກສ່ວນ.
- ຕິດປ້າຍແຕ່ລະໄຟລ໌ຢ່າງຊັດເຈນ.
- ສ້າງລະບົບຕົວອັກສອນ, chronological, ຫຼື thematic.
- ຫຼີກເວັ້ນການສະສົມເອກະສານທີ່ບໍ່ຈໍາເປັນ.
ຂ້ອຍຈະເກັບເອກະສານດິຈິຕອນຢ່າງມີປະສິດທິພາບໄດ້ແນວໃດ?
- ສ້າງໂຟນເດີຫົວຂໍ້ແລະໂຟເດີຍ່ອຍ.
- ໃຊ້ຊື່ໄຟລ໌ອະທິບາຍ.
- ໃຊ້ຊອບແວການຈັດການເອກະສານດິຈິຕອນ.
- ເຮັດການສຳຮອງຂໍ້ມູນເປັນປະຈຳ.
- ລຶບໄຟລ໌ທີ່ລ້າສະໄຫມ ຫຼືຊໍ້າກັນ.
ຂໍ້ດີຂອງການເກັບເອກະສານແບບດິຈິຕອລແມ່ນຫຍັງ?
- ກຳລັງປະຢັດພື້ນທີ່ທາງກາຍະພາບ.
- ຄວາມງ່າຍຂອງການແບ່ງປັນ ແລະການເຂົ້າເຖິງຂໍ້ມູນຫຼາຍຂຶ້ນ.
- ຄວາມປອດໄພທີ່ຍິ່ງໃຫຍ່ຕໍ່ໄພພິບັດທໍາມະຊາດຫຼືການລັກ.
- ການບໍລິໂພກເຈ້ຍ ແລະ ຊັບພະຍາກອນທຳມະຊາດໜ້ອຍລົງ.
- ປະສິດທິພາບຫຼາຍກວ່າເກົ່າໃນການຄຸ້ມຄອງເອກະສານ.
ຂ້ອຍຄວນຈື່ຫຍັງໄວ້ໃນເວລາຍື່ນເອກະສານສ່ວນຕົວ?
- ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານປະຕິບັດຕາມໄລຍະເວລາຮັກສາທາງດ້ານກົດຫມາຍ.
- ປົກປ້ອງຂໍ້ມູນທີ່ລະອຽດອ່ອນ ແລະເປັນຄວາມລັບ.
- ຈັດຮຽງເອກະສານຕາມປະເພດ, ເຊັ່ນ: ການເງິນ, ສຸຂະພາບ, ການສຶກສາ, ແລະອື່ນໆ..
- ໃຊ້ອຸປະກອນເກັບຮັກສາທີ່ປອດໄພດ້ວຍສໍາເນົາສໍາຮອງ.
- ລຶບເອກະສານທີ່ລ້າສະໄໝ ຫຼື ບໍ່ຈຳເປັນອອກເປັນໄລຍະໆ.
ຂ້ອຍສາມາດເຮັດແນວໃດເພື່ອຮັກສາເອກະສານຂອງຂ້ອຍໃຫ້ທັນສະໄຫມ?
- ກໍານົດເວລາປົກກະຕິເພື່ອຈັດລະບຽບແລະທົບທວນເອກະສານ.
- ລົບເອກະສານທີ່ລ້າສະໄຫມຫຼືບໍ່ຈໍາເປັນໃນບາງຄັ້ງຄາວ.
- ອັບເດດຂໍ້ມູນໃນເອກະສານປະຈຸບັນ.
- ບັນທຶກເອກະສານໃໝ່ທັນທີໃນສະຖານທີ່ທີ່ເຫມາະສົມ.
- ໃຊ້ຊອບແວການຈັດການເອກະສານເພື່ອເຮັດໜ້າທີ່ອັບເດດອັດຕະໂນມັດ.
ຂ້ອຍສາມາດເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຂຶ້ນໃນການຊອກຫາເອກະສານທີ່ເກັບໄວ້?
- ສ້າງດັດນີ ຫຼືສາງເອກະສານທັງໝົດ ທີ່ເກັບໄວ້.
- ໃຊ້ລະບົບການຕິດສະຫຼາກ ແລະລະຫັດທີ່ຊັດເຈນ ແລະສອດຄ່ອງ.
- ໃຊ້ການຄົ້ນຫາແລະຊອບແວການຈັດການເອກະສານຖ້າເປັນໄປໄດ້.
- ຮັກສາບັນທຶກທີ່ທັນສະໄຫມຂອງສະຖານທີ່ຂອງແຕ່ລະເອກະສານ.
- ແທັກແຕ່ລະໄຟລ໌ດ້ວຍສະຖານທີ່ຂອງມັນຢູ່ໃນລະບົບໄຟລ໌.
ຂ້ອຍຈະປົກປ້ອງເອກະສານທີ່ເກັບໄວ້ຂອງຂ້ອຍໄດ້ແນວໃດ?
- ໃຊ້ມາດຕະການຄວາມປອດໄພທາງດ້ານຮ່າງກາຍ, ເຊັ່ນ: locks ຫຼືຕູ້ນິລະໄພ.
- ເກັບຮັກສາຂໍ້ມູນສຳຮອງໄວ້ໃນບ່ອນປອດໄພນອກສະຖານທີ່.
- ເຂົ້າລະຫັດເອກະສານທີ່ລະອຽດອ່ອນ ຫຼືເປັນຄວາມລັບ.
- ໃຊ້ລະຫັດຜ່ານ ແລະການປົກປ້ອງການເຂົ້າເຖິງໃນເອກະສານດິຈິຕອນ.
- ຮັກສາເອກະສານສໍາຮອງໃນກໍລະນີຂອງການສູນເສຍຫຼືຄວາມເສຍຫາຍ.
ຂ້ອຍແມ່ນ Sebastián Vidal, ວິສະວະກອນຄອມພິວເຕີທີ່ມີຄວາມກະຕືລືລົ້ນກ່ຽວກັບເຕັກໂນໂລຢີແລະ DIY. ຍິ່ງໄປກວ່ານັ້ນ, ຂ້ອຍເປັນຜູ້ສ້າງ tecnobits.com, ບ່ອນທີ່ຂ້ອຍແບ່ງປັນບົດສອນເພື່ອເຮັດໃຫ້ເຕັກໂນໂລຢີສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ຫຼາຍຂຶ້ນແລະເຂົ້າໃຈໄດ້ສໍາລັບທຸກຄົນ.