ວິທີການແປງ PDF/A ▷➡️

ຮູບແບບ PDF/A, ເຊິ່ງເອີ້ນກັນວ່າ Archivable PDF, ໄດ້ຖືກຮັບຮອງເອົາຢ່າງກວ້າງຂວາງໃນຂະແຫນງການຕ່າງໆເນື່ອງຈາກຄວາມສາມາດທີ່ຈະຮັບປະກັນການເກັບຮັກສາເອກະສານດິຈິຕອນໃນໄລຍະຍາວ. ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ບາງຄັ້ງມັນອາດຈະມີຄວາມຈໍາເປັນທີ່ຈະປ່ຽນໄຟລ໌ PDF / A ໄປຫາຮູບແບບອື່ນໆເພື່ອຕອບສະຫນອງຄວາມຕ້ອງການທີ່ແຕກຕ່າງກັນຫຼືໃຊ້ປະໂຫຍດຈາກລັກສະນະສະເພາະຂອງຮູບແບບອື່ນໆ. ໃນບົດຄວາມນີ້, ພວກເຮົາຈະສໍາຫຼວດຂະບວນການການປ່ຽນແປງ PDF / A ໃນລະອຽດ, ປຶກສາຫາລືເຄື່ອງມືທາງດ້ານວິຊາການທີ່ຕ້ອງການແລະຂັ້ນຕອນທີ່ສໍາຄັນເພື່ອບັນລຸຜົນສໍາເລັດການປ່ຽນແປງ. ຈາກການເລືອກເຄື່ອງມືແປງທີ່ດີທີ່ສຸດເພື່ອກວດສອບຄຸນນະພາບແລະຄວາມສົມບູນຂອງໄຟລ໌ຜົນໄດ້ຮັບ, ພວກເຮົາຈະຄົ້ນພົບລັກສະນະດ້ານວິຊາການທີ່ສໍາຄັນຂອງການແປງ PDF / A ແລະໃຊ້ປະໂຫຍດຢ່າງເຕັມທີ່ຈາກຄວາມຫລາກຫລາຍທີ່ຮູບແບບອື່ນໆສະເຫນີ. ສືບຕໍ່ອ່ານເພື່ອຄົ້ນພົບ ທຸກຢ່າງທີ່ທ່ານຕ້ອງຮູ້ ກ່ຽວກັບວິທີການແປງ PDF / A ທີ່ມີປະສິດທິພາບແລະມີປະສິດທິພາບ!

1. ການແນະນຳຮູບແບບ PDF/A

ຮູບແບບ PDF/A ແມ່ນມາດຕະຖານໄຟລ໌ເອກະສານໂດຍອີງໃສ່ ຮູບແບບ PDF ທີ່ໃຊ້ແລ້ວ ເພື່ອຮັບປະກັນການປົກປັກຮັກສາໃນໄລຍະຍາວຂອງ ໄຟລ໌ດິຈິຕອນ. ມັນແຕກຕ່າງຈາກຮູບແບບ PDF ອື່ນໆທີ່ມັນຖືກອອກແບບໂດຍສະເພາະເພື່ອໃຫ້ທົນທານແລະເຊື່ອຖືໄດ້, ເຮັດໃຫ້ມັນເຫມາະສົມສໍາລັບການເກັບຮັກສາເອກະສານທີ່ສໍາຄັນ. ໂດຍການນໍາໃຊ້ຮູບແບບ PDF/A, ທ່ານສາມາດຫຼີກເວັ້ນບັນຫາຄວາມເຂົ້າກັນໄດ້ແລະການສູນເສຍຂໍ້ມູນທີ່ສາມາດເກີດຂຶ້ນກັບຮູບແບບໄຟລ໌ອື່ນໆ.

ເພື່ອເຂົ້າໃຈຮູບແບບ PDF/A ໄດ້ດີຂຶ້ນ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະສັງເກດບາງລັກສະນະທີ່ສໍາຄັນ. ກ່ອນອື່ນ ໝົດ, ຮູບແບບນີ້ບໍ່ອະນຸຍາດໃຫ້ມີການລວມເອົາເນື້ອຫາແບບເຄື່ອນໄຫວ, ເຊັ່ນ: ການເຊື່ອມຕໍ່ພາຍນອກຫຼືສະຄິບ, ເຊິ່ງຮັບປະກັນຄວາມຫມັ້ນຄົງຂອງເອກະສານໃນໄລຍະເວລາ. ນອກຈາກນັ້ນ, ມັນຮຽກຮ້ອງໃຫ້ທຸກສິ່ງຂອງພາຍໃນໄຟລ໌ເປັນຕົວຂອງມັນເອງຢ່າງສົມບູນ, ຊຶ່ງຫມາຍຄວາມວ່າຕົວອັກສອນແລະຊັບພະຍາກອນທີ່ຈໍາເປັນທັງຫມົດແມ່ນລວມຢູ່ໃນເອກະສານຂອງມັນເອງ. ນີ້ຮັບປະກັນວ່າເອກະສານສາມາດຖືກເບິ່ງແລະຫຼິ້ນຢ່າງຖືກຕ້ອງໃນອະນາຄົດ.

ໃນສັ້ນ, ຮູບແບບ PDF/A ແມ່ນການແກ້ໄຂທີ່ເຊື່ອຖືໄດ້ແລະທົນທານສໍາລັບການເກັບຮັກສາເອກະສານດິຈິຕອນ. ການນໍາໃຊ້ມາດຕະຖານນີ້ຮັບປະກັນວ່າໄຟລ໌ຈະສາມາດອ່ານໄດ້ແລະສາມາດນໍາໃຊ້ໄດ້ໃນອະນາຄົດ, ໂດຍບໍ່ຄໍານຶງເຖິງການປ່ຽນແປງທາງດ້ານເຕັກໂນໂລຢີທີ່ອາດຈະເກີດຂື້ນ. ເຖິງແມ່ນວ່າບາງຄຸນສົມບັດຂັ້ນສູງອາດຈະບໍ່ມີຢູ່ໃນຮູບແບບ PDF/A, ແຕ່ປະໂຫຍດຕົ້ນຕໍຂອງມັນແມ່ນຢູ່ໃນຄວາມຫມັ້ນຄົງແລະການຮັກສາຂໍ້ມູນໃນໄລຍະຍາວ. ດ້ວຍຮູບແບບ PDF/A, ຜູ້ໃຊ້ສາມາດໝັ້ນໃຈໄດ້ວ່າເອກະສານສຳຄັນຂອງເຂົາເຈົ້າຈະໄດ້ຮັບການປົກປ້ອງ ແລະມີໃຫ້ສຳລັບການເຂົ້າເຖິງໃນອະນາຄົດ.

2. PDF/A ແມ່ນຫຍັງ ແລະເປັນຫຍັງມັນຈຶ່ງສຳຄັນ?

PDF/A ເປັນ variant ຂອງ ໄຟລ໌ PDF ທີ່ຖືກນໍາໃຊ້ໂດຍສະເພາະສໍາລັບການປົກປັກຮັກສາໄລຍະຍາວຂອງເອກະສານດິຈິຕອນ. ບໍ່ເຫມືອນກັບຮູບແບບ PDF ອື່ນ, PDF/A ປະຕິບັດຕາມມາດຕະຖານແລະຂໍ້ກໍານົດທີ່ແນ່ນອນເພື່ອຮັບປະກັນວ່າເອກະສານມີຄວາມຫນ້າເຊື່ອຖືແລະສາມາດເບິ່ງແລະນໍາໃຊ້ຢ່າງຖືກຕ້ອງໃນອະນາຄົດ.

ຫນຶ່ງໃນລັກສະນະທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດຂອງ PDF / A ແມ່ນຄວາມສາມາດໃນການລວມເອົາອົງປະກອບການເຂົ້າເຖິງ, ເຮັດໃຫ້ມັນມີຄຸນຄ່າໂດຍສະເພາະສໍາລັບຜູ້ທີ່ຕ້ອງການເອກະສານຂອງພວກເຂົາເພື່ອເຂົ້າເຖິງຄົນພິການ. ນອກຈາກນັ້ນ, PDF/A ຮັບປະກັນວ່າໄຟລ໌ແນບ, ເຊັ່ນ: ຮູບພາບຫຼືຕົວອັກສອນ, ຖືກຝັງຢູ່ໃນເອກະສານ, ກໍາຈັດການອີງໃສ່ຊັບພະຍາກອນພາຍນອກທີ່ອາດຈະສູນເສຍຫຼືເສຍຫາຍໃນໄລຍະເວລາ.

ເຫດຜົນອີກອັນຫນຶ່ງທີ່ PDF/A ມີຄວາມສໍາຄັນແມ່ນຄວາມສາມາດໃນການຮັກສາຮູບລັກສະນະຕົ້ນສະບັບແລະການຈັດຮູບແບບຂອງເອກະສານ. ນີ້ຫມາຍຄວາມວ່າຜູ້ໃຊ້ໃດກໍ່ຕາມທີ່ເປີດໄຟລ໌ PDF/A ຈະເຫັນຮູບແບບແລະຮູບແບບເນື້ອຫາດຽວກັນທີ່ຜູ້ຂຽນຂອງເອກະສານມີຈຸດປະສົງ. ນອກຈາກນັ້ນ, PDF/A ຍັງປະກອບມີ metadata ທີ່ອະທິບາຍເນື້ອໃນແລະຄຸນລັກສະນະຂອງເອກະສານ, ເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການລະບຸແລະຄົ້ນຫາໃນອະນາຄົດ.

ສະຫຼຸບແລ້ວ, PDF/A ເປັນສິ່ງຈໍາເປັນສໍາລັບການເກັບຮັກສາເອກະສານດິຈິຕອນໃນໄລຍະຍາວເນື່ອງຈາກການປະຕິບັດຕາມມາດຕະຖານແລະຂໍ້ກໍານົດສະເພາະ, ຄວາມສາມາດໃນການເຂົ້າເຖິງ, ຄວາມສາມາດໃນການຝັງຊັບພະຍາກອນ, ແລະຄວາມສາມາດໃນການຮັກສາຮູບລັກສະນະຕົ້ນສະບັບແລະການຈັດຮູບແບບຂອງເອກະສານ. ເອກະສານ.

3. ເຄື່ອງມືທີ່ຈໍາເປັນເພື່ອປ່ຽນເປັນ PDF/A

ເພື່ອປ່ຽນໄຟລ໌ເປັນ PDF/A, ທ່ານຈະຕ້ອງມີເຄື່ອງມືສະເພາະບາງຢ່າງ. ຂ້າງລຸ່ມນີ້ພວກເຮົາຈະສະຫນອງທ່ານດ້ວຍບັນຊີລາຍຊື່ຂອງເຄື່ອງມືທີ່ຈໍາເປັນແລະວິທີການນໍາໃຊ້ພວກມັນເພື່ອບັນລຸການແປງສົບຜົນສໍາເລັດ.

1. PDF/A ເຄື່ອງມືການປ່ຽນແປງ: ເຄື່ອງມືຕົ້ນຕໍທີ່ທ່ານຈະຕ້ອງການແມ່ນ PDF/A ຊອບແວການປ່ຽນແປງ. ມີທາງເລືອກຕ່າງໆທີ່ມີຢູ່ໃນຕະຫຼາດເຊັ່ນ: Adobe Acrobat Pro, Nitro Pro ຫຼື PDF24 Creator. ເຄື່ອງມືເຫຼົ່ານີ້ອະນຸຍາດໃຫ້ທ່ານສາມາດແປງໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍ ໄຟລ໌ຂອງທ່ານ ເປັນຮູບແບບ PDF/A ແລະຮັບປະກັນວ່າພວກເຂົາຕອບສະຫນອງມາດຕະຖານທີ່ກໍານົດໄວ້.

2. ໂປຣແກຣມຄົ້ນຫາໄຟລ໌: ເພື່ອເລືອກໄຟລ໌ທີ່ທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະປ່ຽນ, ທ່ານຈະຕ້ອງການ explorer ໄຟລ໌. ທ່ານສາມາດນໍາໃຊ້ຕົວ explorer ໄຟລ໌ໃນຕົວ ລະບົບປະຕິບັດການຂອງທ່ານ (ເຊັ່ນ Windows Explorer ໃນ Windows ຫຼື Finder ໃນ Mac) ຫຼືທ່ານຍັງສາມາດໃຊ້ເຄື່ອງມືພາຍນອກເຊັ່ນ: ຜູ້ບັນຊາການທັງໝົດ ຫຼື FreeCommander. ມີ explorer ໄຟລ໌, ທ່ານສາມາດທ່ອງໄປຫາສະຖານທີ່ຂອງໄຟລ໌ທີ່ທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະປ່ຽນແລະໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍເລືອກເອົາໃຫ້ເຂົາເຈົ້າດໍາເນີນການປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສ.

3. ຄວາມຮູ້ກ່ຽວກັບຂະບວນການປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສ: ນອກເຫນືອໄປຈາກເຄື່ອງມືທີ່ໄດ້ກ່າວມາຂ້າງເທິງ, ທ່ານຍັງຈະຕ້ອງມີຄວາມຮູ້ກ່ຽວກັບຂະບວນການປ່ຽນ PDF / A. ນີ້ລວມມີການຮູ້ວິທີການເລືອກການຕັ້ງຄ່າທີ່ເຫມາະສົມໃນລະຫວ່າງການປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສ, ເຊັ່ນ: ການເລືອກໂປໄຟ PDF / A ທີ່ຖືກຕ້ອງ, ແລະການຮັບປະກັນວ່າໄຟລ໌ຕົ້ນສະບັບຂອງທ່ານຕອບສະຫນອງຄວາມຕ້ອງການທີ່ຈໍາເປັນ. ທ່ານສາມາດຊອກຫາ tutorials ແລະຄໍາແນະນໍາອອນໄລນ໌ທີ່ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານເຂົ້າໃຈດີກວ່າຂະບວນການແລະເຮັດໃຫ້ການປ່ຽນແປງສົບຜົນສໍາເລັດ.

4. ຂັ້ນຕອນທີໂດຍຂັ້ນຕອນ: ວິທີການປ່ຽນໄຟລ໌ກັບຮູບແບບ PDF / A

ເພື່ອປ່ຽນໄຟລ໌ເປັນຮູບແບບ PDF/A, ມີຫຼາຍຂັ້ນຕອນທີ່ທ່ານຕ້ອງປະຕິບັດຕາມເພື່ອຮັບປະກັນວ່າໄຟລ໌ທີ່ໄດ້ຮັບໄດ້ມາດຕະຖານທີ່ຕ້ອງການ. ນີ້ແມ່ນຄໍາແນະນໍາ ເທື່ອລະຂັ້ນຕອນ ເພື່ອປະຕິບັດການແປງນີ້:

1. ເລືອກເຄື່ອງມືການປ່ຽນແປງ: ມີເຄື່ອງມືອອນໄລນ໌ຈໍານວນຫຼາຍແລະໂຄງການຊອບແວທີ່ອະນຸຍາດໃຫ້ທ່ານສາມາດປ່ຽນໄຟລ໌ກັບຮູບແບບ PDF / A. ບາງທາງເລືອກທີ່ນິຍົມປະກອບມີ Adobe Acrobat, Nitro Pro, ແລະ PDFelement. ເລືອກເຄື່ອງມືທີ່ເຫມາະສົມກັບຄວາມຕ້ອງການຂອງທ່ານແລະດາວໂຫລດມັນ.

2. ເປີດໄຟລ໌ທີ່ທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະປ່ຽນ: ເມື່ອທ່ານໄດ້ຕິດຕັ້ງເຄື່ອງມືການແປງ, ເປີດມັນແລະຊອກຫາທາງເລືອກທີ່ຈະອັບໂຫລດໄຟລ໌ທີ່ທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະປ່ຽນ. ນີ້ສາມາດເປັນ Word, Excel, PowerPoint, ຫຼືໄຟລ໌ຮູບແບບອື່ນໆທີ່ເຂົ້າກັນໄດ້.

ເນື້ອຫາສະເພາະ - ຄລິກທີ່ນີ້ Capa de Valencia ທີ່ເປັນແລະການແຈກຢາຍເອເລັກໂຕຣນິກ

3. ເລືອກຮູບແບບຜົນຜະລິດ: ໃນເຄື່ອງມືການແປງ, ທ່ານຄວນມີທາງເລືອກທີ່ຈະເລືອກເອົາຮູບແບບຜົນຜະລິດໄດ້. ຊອກຫາຕົວເລືອກ “PDF/A” ຫຼື “File PDF” ແລະເລືອກມັນ. ຮູບແບບນີ້ເຮັດໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າວ່າໄຟລ໌ PDF ທີ່ໄດ້ຮັບແມ່ນເຂົ້າກັນໄດ້ຢ່າງເຕັມທີ່ແລະສາມາດອ່ານໄດ້ໂດຍຜູ້ອ່ານ PDF ໃດ.

5. ທາງເລືອກໃນການແປງ PDF/A ແບບພິເສດ

ມີທາງເລືອກຂັ້ນສູງຈໍານວນຫນຶ່ງທີ່ມີຢູ່ໃນການປ່ຽນໄຟລ໌ PDF ເປັນ PDF/A, ຊຶ່ງເປັນມາດຕະຖານໄຟລ໌ທີ່ມີມາດົນນານ. ຕົວເລືອກເຫຼົ່ານີ້ສາມາດເປັນປະໂຫຍດເມື່ອຕ້ອງການການແປງທີ່ຖືກຕ້ອງ ແລະລະອຽດ. ນີ້ແມ່ນບາງທາງເລືອກເຫຼົ່ານີ້ ແລະວິທີການນໍາໃຊ້ພວກມັນ:

1. ໃຊ້ຊອບແວພິເສດ: ມີເຄື່ອງມືຊອບແວຈໍານວນຫນຶ່ງທີ່ມີຢູ່ອອນໄລນ໌ທີ່ສາມາດນໍາໃຊ້ເພື່ອປ່ຽນໄຟລ໌ PDF ເປັນ PDF/A. ໂຄງການເຫຼົ່ານີ້ຖືກອອກແບບໂດຍສະເພາະສໍາລັບຈຸດປະສົງນີ້ແລະສະເຫນີໃຫ້ລະດັບຄວາມກ້ວາງຂອງລັກສະນະແລະເຄື່ອງມືເພື່ອຮັບປະກັນການແປງທີ່ຖືກຕ້ອງ. ບາງໂຄງການເຫຼົ່ານີ້ລວມມີ Adobe Acrobat Pro, Able2Extract Professional, ແລະ Nitro Pro.

2. ປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາການແປງ: ເພື່ອຮັບປະກັນການແປງທີ່ຖືກຕ້ອງຈາກ PDF ເປັນ PDF/A, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາແລະມາດຕະຖານທີ່ກໍານົດໄວ້. ຂໍ້ແນະນຳເຫຼົ່ານີ້ລວມມີລາຍລະອຽດທາງດ້ານເຕັກນິກກ່ຽວກັບວິທີຈັດວາງໄຟລ໌, ປະເພດຕົວອັກສອນທີ່ອະນຸຍາດ, ການຈຳກັດສີ ແລະອື່ນໆອີກ. ການປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້ຈະຮັບປະກັນວ່າໄຟລ໌ທີ່ປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສປະຕິບັດຕາມມາດຕະຖານການຈັດເກັບຂໍ້ມູນໃນໄລຍະຍາວ.

3. ດໍາເນີນການກວດສອບຄວາມຖືກຕ້ອງ: ກ່ອນທີ່ຈະສໍາເລັດການປ່ຽນໄຟລ໌ PDF ເປັນ PDF/A, ມັນເປັນການແນະນໍາໃຫ້ເຮັດການທົດສອບການກວດສອບເພື່ອຮັບປະກັນວ່າໄຟລ໌ທີ່ປ່ຽນໄດ້ຖືກຕ້ອງແລະໄດ້ມາດຕະຖານ. ມີເຄື່ອງມືອອນໄລນ໌ທີ່ມີຢູ່ທີ່ສາມາດກວດສອບວ່າໄຟລ໌ PDF ໄດ້ຕາມມາດຕະຖານ PDF/A. ເຄື່ອງມືເຫຼົ່ານີ້ສະແກນໄຟລ໌ສໍາລັບຄວາມຜິດພາດແລະໃຫ້ທ່ານລາຍງານລາຍລະອຽດກ່ຽວກັບບັນຫາຕ່າງໆທີ່ພົບ. ການປະຕິບັດການທົດສອບການກວດສອບເຫຼົ່ານີ້ເປັນສິ່ງຈໍາເປັນເພື່ອຮັບປະກັນວ່າໄຟລ໌ທີ່ປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສຍັງຄົງສາມາດອ່ານໄດ້ແລະສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ໃນໄລຍະຍາວ.

6. ແນະນຳການຕັ້ງຄ່າ ແລະການຕັ້ງຄ່າເພື່ອປ່ຽນເປັນ PDF/A ສຳເລັດ

ກວດເບິ່ງຕົວເລືອກການຕັ້ງຄ່າໃນໂປຼແກຼມແປງ PDF/A ຂອງທ່ານ. ການຕັ້ງຄ່າເຫຼົ່ານີ້ແຕກຕ່າງກັນຂຶ້ນກັບໂຄງການທີ່ທ່ານກໍາລັງໃຊ້, ແຕ່ໂດຍທົ່ວໄປຈະມີທາງເລືອກໃນການເລືອກມາດຕະຖານ PDF/A, ກໍານົດຄຸນນະພາບຮູບພາບ, ປັບການບີບອັດໄຟລ໌, ແລະເລືອກເອົາຄຸນສົມບັດຂອງເອກະສານ.
ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າອົງປະກອບທັງຫມົດຂອງເອກະສານຂອງທ່ານຖືກຈັດຮູບແບບຢ່າງຖືກຕ້ອງແລະເປັນ PDF/A ເຂົ້າກັນໄດ້. ນີ້ປະກອບມີຟອນທີ່ຝັງໄວ້, ຮູບພາບທີ່ມີຮູບແບບທີ່ຖືກຕ້ອງ, ຂໍ້ມູນເມຕາເດຕາທີ່ສົມບູນ, ແລະເຄື່ອງໝາຍໂຄງສ້າງທີ່ຖືກຕ້ອງ. ຖ້າເອກະສານຂອງທ່ານມີລິ້ງ, ໃຫ້ກວດເບິ່ງວ່າພວກມັນມີການເຄື່ອນໄຫວແລະຊີ້ໄປຫາສະຖານທີ່ທີ່ຖືກຕ້ອງ.
ຖ້າຫາກທ່ານພົບບັນຫາການປ່ຽນເອກະສານຂອງທ່ານເປັນ PDF/A, ພິຈາລະນາການນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືການກວດສອບ. ແອັບພລິເຄຊັນສະເພາະເຫຼົ່ານີ້ສາມາດວິເຄາະ ແລະກວດສອບການປະຕິບັດຕາມໄຟລ໌ PDF ຂອງທ່ານກັບມາດຕະຖານ PDF/A. ມັນສາມາດກໍານົດແລະແກ້ໄຂຄວາມຜິດພາດ, ເຊັ່ນ: fonts ບໍ່ໄດ້ຝັງ, ຮູບພາບຄວາມລະອຽດຕ່ໍາ, ຫຼືບັນຫາ metadata. ເຄື່ອງມືການກວດສອບສາມາດເປັນການຊ່ວຍເຫຼືອທີ່ດີໃນການຮັບປະກັນວ່າເອກະສານ PDF/A ຂອງທ່ານແມ່ນຖືກຕ້ອງແລະໄດ້ຕາມມາດຕະຖານທີ່ກໍານົດໄວ້.

ດ້ວຍຂັ້ນຕອນເຫຼົ່ານີ້ແລະການຕັ້ງຄ່າທີ່ແນະນໍາ, ທ່ານສົບຜົນສໍາເລັດການປ່ຽນເອກະສານຂອງທ່ານເປັນ PDF/A ແລະຮັບປະກັນການປົກປັກຮັກສາໃນໄລຍະຍາວຂອງເຂົາເຈົ້າ. ຈື່ໄວ້ວ່າມາດຕະຖານນີ້ແມ່ນເປັນປະໂຫຍດໂດຍສະເພາະສໍາລັບໄຟລ໌ທີ່ຕ້ອງໄດ້ຮັບການຮັກສາໄວ້ບໍ່ປ່ຽນແປງ, ເຊັ່ນ: ເອກະສານທາງດ້ານກົດຫມາຍຫຼືປະຫວັດສາດ, ເນື່ອງຈາກວ່າ PDF/A ຮັບປະກັນຄວາມຊື່ສັດແລະຄວາມຊື່ສັດຂອງເນື້ອຫາ.

ຄວນປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາທີ່ຈັດໃຫ້ໂດຍອົງການຈັດຕັ້ງສາກົນ, ເຊັ່ນ ISO ແລະສະມາຄົມ PDF, ເພື່ອຮັບປະກັນວ່າໄຟລ໌ PDF / A ຂອງທ່ານແມ່ນຮູບແບບທີ່ທົນທານແລະເຂົ້າກັນໄດ້ກັບຄໍາຮ້ອງສະຫມັກແລະຜູ້ຊົມທີ່ແຕກຕ່າງກັນ.

7. ແກ້ໄຂບັນຫາທົ່ວໄປໃນເວລາທີ່ປ່ຽນເປັນຮູບແບບ PDF/A

ການນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືການປ່ຽນແປງຄຸນນະພາບ: ມີເຄື່ອງມືຈໍານວນຫຼາຍທີ່ມີຢູ່ໃນອອນໄລນ໌ແລະອອຟໄລເພື່ອປ່ຽນໄຟລ໌ເປັນຮູບແບບ PDF / A. ຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະເລືອກເຄື່ອງມືທີ່ເຊື່ອຖືໄດ້ແລະມີຄຸນນະພາບທີ່ຮັບປະກັນການແປງທີ່ຖືກຕ້ອງແລະບໍ່ມີຂໍ້ຜິດພາດ. ບາງທາງເລືອກທີ່ເປັນທີ່ນິຍົມລວມມີ Adobe Acrobat, Foxit PhantomPDF, ແລະ Nitro Pro ເຄື່ອງມືເຫຼົ່ານີ້ມີຄຸນສົມບັດ ແລະຕົວເລືອກການປັບແຕ່ງທີ່ຫຼາກຫຼາຍເພື່ອໃຫ້ເໝາະສົມກັບຄວາມຕ້ອງການຂອງບຸກຄົນ. ນອກຈາກນັ້ນ, ພວກເຂົາເຈົ້າສະຫນອງການສອນລາຍລະອຽດແລະການສະຫນັບສະຫນູນດ້ານວິຊາການເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ຜູ້ໃຊ້ໃນຂະບວນການປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສ.
ກວດສອບຄວາມເຂົ້າກັນໄດ້ຂອງໄຟລ໌ແຫຼ່ງຂໍ້ມູນ: ກ່ອນທີ່ຈະປ່ຽນໄຟລ໌ເປັນຮູບແບບ PDF / A, ມັນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນເພື່ອຮັບປະກັນວ່າໄຟລ໌ແຫຼ່ງແມ່ນເຫມາະສົມກັບການປ່ຽນແປງ. ບາງຮູບແບບໄຟລ໌ທີ່ນິຍົມເຊັ່ນ docx ຫຼື xlsx ໄດ້ຮັບການສະຫນັບສະຫນູນໂດຍເຄື່ອງມືການແປງສ່ວນໃຫຍ່. ແນວໃດກໍ່ຕາມ, ຖ້າໄຟລ໌ຕົ້ນສະບັບເປັນຮູບແບບທີ່ບໍ່ຮອງຮັບ, ມັນອາດຈໍາເປັນຕ້ອງໄດ້ປ່ຽນເປັນຮູບແບບທີ່ຮອງຮັບກ່ອນທີ່ຈະດໍາເນີນການປ່ຽນເປັນ PDF/A. ນີ້ ມັນສາມາດເຮັດໄດ້ ການນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືການປ່ຽນແປງເພີ່ມເຕີມຫຼືໂດຍການເປີດໄຟລ໌ຕົ້ນສະບັບໃນຄໍາຮ້ອງສະຫມັກພື້ນເມືອງຂອງຕົນແລະປະຢັດມັນຢູ່ໃນຮູບແບບທີ່ເຫມາະສົມ.
ກວດເບິ່ງຕົວເລືອກການຕັ້ງຄ່າ: ເມື່ອປ່ຽນໄຟລ໌ເປັນຮູບແບບ PDF/A, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະທົບທວນແລະປັບຕົວເລືອກການຕັ້ງຄ່າຕາມຄວາມຈໍາເປັນ. ທາງເລືອກເຫຼົ່ານີ້ອາດຈະປະກອບມີການບີບອັດຮູບພາບ, ລວມທັງ metadata, ຄວາມລະອຽດຂອງຮູບພາບ, ແລະການຕັ້ງຄ່າສີ. ການຮັບປະກັນວ່າການຕັ້ງຄ່າເຫຼົ່ານີ້ຕອບສະຫນອງຄວາມຕ້ອງການຂອງໄຟລ໌ແລະຂໍ້ມູນສະເພາະຂອງມາດຕະຖານ PDF/A ຈະຊ່ວຍຫຼີກເວັ້ນບັນຫາການສະແດງຜົນຫຼືການເຂົ້າເຖິງໃນພາຍຫຼັງ. ນອກຈາກນັ້ນ, ບາງເຄື່ອງມືການປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສສະເຫນີທາງເລືອກຂັ້ນສູງສໍາລັບການເພີ່ມປະສິດທິພາບ PDF / A, ເຊັ່ນ: ການປັບໂຄງສ້າງເອກະສານຫຼືລວມທັງອົງປະກອບການໂຕ້ຕອບ.

8. ການປ່ຽນເປັນ PDF/A ຫຼາຍ: ວິທີການເພີ່ມປະສິດທິພາບຂະບວນການ

ການປ່ຽນແປງມະຫາຊົນເປັນ PDF/A ມັນເປັນຂະບວນການທີ່ຈໍາເປັນເພື່ອຮັບປະກັນການເກັບຮັກສາເອກະສານເອເລັກໂຕຣນິກໃນໄລຍະຍາວ. ໂດຍການເພີ່ມປະສິດທິພາບຂະບວນການນີ້, ພວກເຮົາສາມາດປະຫຍັດເວລາແລະຊັບພະຍາກອນ, ເຊັ່ນດຽວກັນກັບໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າໄຟລ໌ທີ່ປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສໄດ້ມາດຕະຖານທີ່ຖືກສ້າງຕັ້ງຂຶ້ນ. ໃນພາກນີ້, ພວກເຮົາຈະຄົ້ນຫາກົນລະຍຸດແລະເຄື່ອງມືທີ່ແຕກຕ່າງກັນທີ່ຈະຊ່ວຍໃຫ້ພວກເຮົາປະຕິບັດການປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສທີ່ມີປະສິດທິພາບແລະມີປະສິດທິພາບ.

ເພື່ອເລີ່ມຕົ້ນ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະສັງເກດວ່າຂະບວນການປ່ຽນເປັນຈໍານວນຫຼາຍເພື່ອ PDF/A ອາດຈະແຕກຕ່າງກັນໄປຕາມຄຸນລັກສະນະຂອງເອກະສານແຫຼ່ງ. ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ພວກເຮົາສາມາດປະຕິບັດຕາມຊຸດຂອງຂັ້ນຕອນທົ່ວໄປເພື່ອເພີ່ມປະສິດທິພາບຂະບວນການ. ກ່ອນອື່ນ, ພວກເຮົາຕ້ອງລະບຸຄວາມຕ້ອງການແປງສະເພາະຂອງໄຟລ໌ຂອງພວກເຮົາ, ເຊັ່ນ: ຂໍ້ມູນ metadata, ການຈັດການຕົວອັກສອນທີ່ຝັງໄວ້, ຫຼືແກ້ໄຂຂໍ້ຜິດພາດທີ່ເປັນໄປໄດ້. ຕໍ່ໄປ, ພວກເຮົາຕ້ອງເລືອກເຄື່ອງມືທີ່ເຫມາະສົມເພື່ອປະຕິບັດການປ່ຽນມະຫາຊົນ. ມີຫຼາຍທາງເລືອກທີ່ມີຢູ່, ຈາກຊອບແວ desktop ກັບວິທີແກ້ໄຂ ໃນຄລາວ, ແຕ່ລະຄົນມີຄວາມໄດ້ປຽບຂອງຕົນເອງແລະການພິຈາລະນາ.

ເນື້ອຫາສະເພາະ - ຄລິກທີ່ນີ້ ວິທີການເຊື່ອມຕໍ່ໂທລະສັບມືຖືຂອງຂ້ອຍກັບໂທລະພາບຂອງຂ້ອຍໂດຍບໍ່ມີສາຍ

ລັກສະນະທີ່ສໍາຄັນອີກອັນຫນຶ່ງທີ່ຕ້ອງຄໍານຶງເຖິງແມ່ນຄວາມເປັນໄປໄດ້ຂອງການນໍາໃຊ້ແມ່ແບບທີ່ກໍານົດໄວ້ລ່ວງຫນ້າເພື່ອເລັ່ງຂະບວນການປ່ຽນມະຫາຊົນເປັນ. PDF/A. ແມ່ແບບເຫຼົ່ານີ້ອະນຸຍາດໃຫ້ພວກເຮົາກໍານົດການຕັ້ງຄ່າມາດຕະຖານທີ່ຈະຖືກນໍາໃຊ້ໂດຍອັດຕະໂນມັດກັບໄຟລ໌ທີ່ແປງທັງຫມົດຂອງພວກເຮົາ. ມັນເປັນປະໂຫຍດໂດຍສະເພາະໃນເວລາທີ່ພວກເຮົາກໍາລັງເຮັດວຽກກັບເອກະສານຂະຫນາດໃຫຍ່ແລະຕ້ອງການໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າພວກມັນທັງຫມົດຮັກສາໂຄງສ້າງແລະຮູບແບບທີ່ສອດຄ່ອງ. ນອກເຫນືອໄປຈາກແມ່ແບບ, ພວກເຮົາຍັງສາມາດໃຊ້ປະໂຫຍດຈາກຫນ້າທີ່ກ້າວຫນ້າທາງດ້ານອື່ນໆຂອງເຄື່ອງມືການແປງ, ເຊັ່ນ: ການຈັດຕາຕະລາງວຽກງານ batch ຫຼືການເຊື່ອມໂຍງກັບລະບົບອື່ນໆຫຼືຂະບວນການເຮັດວຽກ.

9. ຄວາມສຳຄັນຂອງການກວດສອບເມື່ອປ່ຽນເປັນ PDF/A

ການກວດສອບຄວາມຖືກຕ້ອງເມື່ອປ່ຽນເປັນ PDF/A ເປັນຂັ້ນຕອນສຳຄັນເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມສົມບູນໃນໄລຍະຍາວ ແລະການຮັກສາເອກະສານດິຈິຕອນ. ໂດຍການດໍາເນີນການກວດສອບນີ້, ທ່ານສາມາດຮັບປະກັນວ່າໄຟລ໌ PDF ຕອບສະຫນອງມາດຕະຖານທີ່ຈໍາເປັນສໍາລັບການເກັບແລະຂໍ້ມູນທີ່ສໍາຄັນຈະບໍ່ສູນເສຍໃນຂະບວນການປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສ.

ລັກສະນະທີ່ສໍາຄັນທີ່ຕ້ອງຈື່ໄວ້ໃນເວລາດໍາເນີນການກວດສອບແມ່ນວ່າມີສະບັບທີ່ແຕກຕ່າງກັນຂອງມາດຕະຖານ PDF / A, ດັ່ງນັ້ນມັນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານໃຊ້ສະບັບທີ່ເຫມາະສົມໂດຍອີງໃສ່ຄວາມຕ້ອງການຂອງໄຟລ໌. ນອກຈາກນັ້ນ, ຄວນໃຊ້ເຄື່ອງມືພິເສດທີ່ຊ່ວຍໃຫ້ການກວດສອບຖືກປະຕິບັດຢ່າງຖືກຕ້ອງແລະມີປະສິດທິພາບ.

ບາງເຄື່ອງມືທີ່ໃຊ້ຫຼາຍທີ່ສຸດສໍາລັບການກວດສອບ PDF/A ແມ່ນ Adobe Acrobat Pro, VeraPDF ແລະ Preflight. ເຄື່ອງມືເຫຼົ່ານີ້ສະເຫນີໃຫ້ມີຫນ້າທີ່ການກວດສອບອັດຕະໂນມັດທີ່ກວດສອບວ່າໄຟລ໌ໄດ້ຕາມມາດຕະຖານ PDF/A ແລະທຸງບັນຫາທີ່ອາດຈະຕ້ອງໄດ້ຮັບການແກ້ໄຂ.

ນອກຈາກການນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືເຫຼົ່ານີ້, ມັນເປັນການແນະນໍາໃຫ້ປະຕິບັດຕາມບາງຄໍາແນະນໍາເພີ່ມເຕີມໃນເວລາທີ່ປະຕິບັດການກວດສອບ PDF / A. ເຫຼົ່ານີ້ລວມມີການກວດສອບຄຸນນະພາບຂອງຮູບພາບແລະກາຟິກພາຍໃນໄຟລ໌, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າ metadata ຖືກເຂົ້າລະຫັດຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ກວດເບິ່ງວ່າການເຊື່ອມຕໍ່ແລະການອ້າງອີງພາຍໃນເຮັດວຽກຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ແລະໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າໄຟລ໌ບໍ່ມີອົງປະກອບໂຕ້ຕອບຫຼືສະຄິບທີ່ສາມາດສົ່ງຜົນກະທົບຕໍ່ການອ່ານແລະການເຂົ້າເຖິງຂອງມັນ.

ສະຫຼຸບແລ້ວ, ການກວດສອບຄວາມຖືກຕ້ອງເມື່ອປ່ຽນເປັນ PDF/A ແມ່ນມີຄວາມສຳຄັນຫຼາຍທີ່ຈະຮັກສາຄວາມສົມບູນຂອງເອກະສານດິຈິຕອນໃນໄລຍະຍາວ. ການນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືພິເສດແລະປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາທີ່ໄດ້ກ່າວມາຂ້າງເທິງຈະຮັບປະກັນວ່າໄຟລ໌ PDF ຕອບສະຫນອງມາດຕະຖານທີ່ຈໍາເປັນແລະເຫມາະສົມສໍາລັບການເກັບຮັກສາທີ່ຖືກຕ້ອງ.

10. ວິທີການແປງ PDF/A ກັບຄືນໄປບ່ອນ PDF ມາດຕະຖານ?

ຖ້າຫາກທ່ານມີໄຟລ໌ PDF / A ແລະຈໍາເປັນຕ້ອງປ່ຽນມັນກັບຄືນໄປບ່ອນ PDF ມາດຕະຖານ, ມີຫຼາຍວິທີທີ່ຈະເຮັດມັນ. ນີ້ແມ່ນບາງວິທີທີ່ທ່ານສາມາດປະຕິບັດຕາມ:

1. ໃຊ້ເຄື່ອງມືການແປງອອນໄລນ໌: ມີເຄື່ອງມືອອນໄລນ໌ຟຣີຈໍານວນຫນຶ່ງທີ່ອະນຸຍາດໃຫ້ທ່ານທີ່ຈະປ່ຽນ PDF / A ເປັນ PDF ມາດຕະຖານໄດ້ຢ່າງວ່ອງໄວແລະໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍແມ່ນ. ທ່ານພຽງແຕ່ຈະຕ້ອງການອັບໂຫລດໄຟລ໌ PDF/A ກັບເວທີແລະເລືອກເອົາທາງເລືອກການປ່ຽນເປັນ PDF ມາດຕະຖານ. ເມື່ອສໍາເລັດ, ທ່ານສາມາດດາວນ໌ໂຫລດໄຟລ໌ໃຫມ່ໂດຍກົງກັບຄອມພິວເຕີຂອງທ່ານ.

2. ໃຊ້ຊອບແວການແປງ: ທາງເລືອກອື່ນແມ່ນການນໍາໃຊ້ຊອບແວການແປງພິເສດ. ມີໂປລແກລມຟຣີແລະຈ່າຍທີ່ແຕກຕ່າງກັນທີ່ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດປະຕິບັດວຽກງານນີ້ໄດ້. ທ່ານພຽງແຕ່ຈະຕ້ອງການຕິດຕັ້ງຊອບແວໃນຄອມພິວເຕີຂອງທ່ານ, ເປີດໄຟລ໌ PDF / A ແລະເລືອກເອົາທາງເລືອກການປ່ຽນເປັນ PDF ມາດຕະຖານ. ທາງເລືອກນີ້ສາມາດເປັນປະໂຫຍດໂດຍສະເພາະຖ້າຫາກວ່າທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະປ່ຽນໄຟລ໌ຫຼາຍໃນເວລາດຽວກັນຫຼືຖ້າຫາກວ່າທ່ານຕ້ອງການທີ່ຈະດໍາເນີນການເພີ່ມເຕີມອື່ນໆໃນລະຫວ່າງການຂະບວນການປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສ.

3. ປ່ຽນການຕັ້ງຄ່າບັນທຶກ ໃນ Adobe Acrobat: ຖ້າທ່ານໃຊ້ Adobe Acrobat ເພື່ອເບິ່ງໄຟລ໌ PDF/A ຂອງທ່ານ, ທ່ານສາມາດປັບການຕັ້ງຄ່າບັນທຶກຂອງທ່ານເພື່ອໃຫ້ໄຟລ໌ຖືກບັນທຶກໂດຍອັດຕະໂນມັດໃນຮູບແບບ PDF ມາດຕະຖານແທນທີ່ຈະເປັນ PDF/A. ເພື່ອເຮັດສິ່ງນີ້, ທ່ານຕ້ອງໄປທີ່ແຖບ "ແກ້ໄຂ" ແລະເລືອກ "ການຕັ້ງຄ່າ". ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ຢູ່ໃນສ່ວນ "ເອກະສານ" ທ່ານສາມາດຊອກຫາທາງເລືອກ "ບັນທຶກການຕັ້ງຄ່າ". ຢູ່ທີ່ນັ້ນທ່ານສາມາດປິດການເປີດໃຊ້ຕົວເລືອກ "Save as PDF/A" ແລະບັນທຶກການປ່ຽນແປງ. ຈາກນັ້ນ, ໄຟລ໌ຂອງທ່ານຈະຖືກບັນທຶກໄວ້ໃນຮູບແບບ PDF ມາດຕະຖານໂດຍອັດຕະໂນມັດ.

11. ຜົນປະໂຫຍດແລະຄໍາຮ້ອງສະຫມັກຂອງຮູບແບບ PDF / A ໃນອຸດສາຫະກໍາທີ່ແຕກຕ່າງກັນ

ຮູບແບບ PDF/A ໄດ້ກາຍເປັນທີ່ນິຍົມຫລາຍຂຶ້ນໃນອຸດສາຫະກໍາທີ່ແຕກຕ່າງກັນເນື່ອງຈາກຜົນປະໂຫຍດແລະຄໍາຮ້ອງສະຫມັກຈໍານວນຫລາຍຂອງມັນ. ຮູບແບບນີ້ສະເຫນີຂໍ້ໄດ້ປຽບຫຼາຍຢ່າງທີ່ເຮັດໃຫ້ມັນເປັນທາງເລືອກທີ່ຕ້ອງການສໍາລັບການເກັບຮັກສາເອກະສານແລະການແຈກຢາຍ. ຫນຶ່ງໃນຂໍ້ໄດ້ປຽບຕົ້ນຕໍຂອງ PDF / A ແມ່ນຄວາມສາມາດໃນການຮັກສາຮູບລັກສະນະຕົ້ນສະບັບຂອງເອກະສານ, ຮັບປະກັນວ່າມັນມີລັກສະນະດຽວກັນກັບອຸປະກອນໃດກໍ່ຕາມ. ລະບົບປະຕິບັດການ.

ຜົນປະໂຫຍດທີ່ສໍາຄັນອີກອັນຫນຶ່ງຂອງຮູບແບບ PDF / A ແມ່ນຄວາມສາມາດຂອງມັນ ບີບອັດໄຟລ໌ ໂດຍບໍ່ມີການເສຍສະລະຄຸນນະພາບ. ນີ້ອະນຸຍາດໃຫ້ຂະຫນາດເອກະສານຖືກຫຼຸດລົງ, ເຊິ່ງເປັນປະໂຫຍດໂດຍສະເພາະໃນອຸດສາຫະກໍາເຊັ່ນການເກັບຮັກສາໄຟລ໌, ບ່ອນທີ່ພື້ນທີ່ເປັນຊັບພະຍາກອນຈໍາກັດ. ນອກຈາກນັ້ນ, PDF/A ຍັງສະເຫນີທາງເລືອກໃນການປົກປ້ອງເອກະສານທີ່ມີລະຫັດຜ່ານຫຼືການເຂົ້າເຖິງການອະນຸຍາດ, ສະຫນອງລະດັບຄວາມປອດໄພເພີ່ມເຕີມສໍາລັບຂໍ້ມູນທີ່ລະອຽດອ່ອນ.

ກ່ຽວກັບການນໍາໃຊ້ຮູບແບບ PDF/A ໃນອຸດສາຫະກໍາທີ່ແຕກຕ່າງກັນ, ພວກເຮົາສາມາດຍົກໃຫ້ເຫັນການນໍາໃຊ້ຂອງຕົນໃນຂົງເຂດເຊັ່ນ: ທາງດ້ານກົດຫມາຍ, ການເງິນແລະການແພດ. ໃນຂະແຫນງກົດຫມາຍ, PDF / A ຖືກນໍາໃຊ້ສໍາລັບການນໍາສະເຫນີເອກະສານທາງດ້ານກົດຫມາຍແລະສັນຍາເອເລັກໂຕຣນິກ, ຮັບປະກັນຄວາມຖືກຕ້ອງແລະຄວາມຖືກຕ້ອງທາງດ້ານກົດຫມາຍ. ໃນຂະແຫນງການເງິນ, ຮູບແບບນີ້ຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອເກັບຮັກສາບັນຊີລາຍການ, ໃບແຈ້ງຫນີ້ແລະເອກະສານທາງດ້ານການເງິນອື່ນໆ, ອໍານວຍຄວາມສະດວກໃນການຄຸ້ມຄອງແລະການເຂົ້າເຖິງຂໍ້ມູນຂ່າວສານ. ສຸດທ້າຍ, ໃນຂົງເຂດທາງການແພດ, PDF / A ຖືກນໍາໃຊ້ສໍາລັບການເກັບຮັກສາບັນທຶກທາງການແພດແລະບັນທຶກທາງການແພດອື່ນໆ, ຮັບປະກັນຄວາມສົມບູນຂອງຂໍ້ມູນແລະສ້າງຄວາມສະດວກໃນການແລກປ່ຽນລະຫວ່າງຜູ້ຊ່ຽວຊານດ້ານສຸຂະພາບ.

12. ຄວາມລຶກລັບ ແລະຄວາມເປັນຈິງກ່ຽວກັບການປ່ຽນເປັນ PDF/A

ການແປງເອກະສານເປັນຮູບແບບ PDF/A ສາມາດສ້າງຄວາມສົງໃສຫຼາຍອັນເນື່ອງມາຈາກ myths ທີ່ແຜ່ລາມໄປທົ່ວຂະບວນການນີ້. ໃນພາກນີ້ພວກເຮົາຈະລົບລ້າງບາງຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດເຫຼົ່ານີ້ແລະຊີ້ແຈງຄວາມເປັນຈິງກ່ຽວກັບການປ່ຽນເປັນ PDF/A.

ຫນຶ່ງໃນ myths ທົ່ວໄປທີ່ສຸດແມ່ນການປ່ຽນເປັນ PDF / A ແມ່ນຂະບວນການທີ່ສັບສົນແລະຫນ້າເບື່ອຫນ່າຍ. ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ມີເຄື່ອງມືພິເສດແລະຊອບແວ ເຊິ່ງຊ່ວຍອໍານວຍຄວາມສະດວກໃຫ້ແກ່ຂະບວນການນີ້ຢ່າງຫຼວງຫຼາຍ. ໂປຣແກຣມເຫຼົ່ານີ້ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດປ່ຽນເອກະສານປະເພດໃດກໍໄດ້ເປັນ PDF/A, ຮັກສາໂຄງສ້າງ ແລະຮູບແບບຕົ້ນສະບັບ. ນອກຈາກນັ້ນ, ຊອບແວຈໍານວນຫຼາຍເຫຼົ່ານີ້ສະເຫນີຄໍາແນະນໍາແລະຂັ້ນຕອນໂດຍຂັ້ນຕອນເພື່ອປະຕິບັດການແປງໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍແລະປະສິດທິພາບ.

ເນື້ອຫາສະເພາະ - ຄລິກທີ່ນີ້ ວິທີການປ່ຽນຊື່ຫຼາຍໄຟລ໌ໃນເວລາດຽວກັນ

ອີກປະການຫນຶ່ງ myth ທົ່ວໄປແມ່ນວ່າການແປງເປັນ PDF / A ອາດຈະມີການປ່ຽນແປງເນື້ອໃນຫຼືຄຸນນະພາບຂອງເອກະສານຕົ້ນສະບັບ. ອັນນີ້ບໍ່ເປັນຄວາມຈິງ. ຮູບແບບ PDF/A ໄດ້ຖືກອອກແບບໂດຍສະເພາະເພື່ອຮັບປະກັນການເກັບຮັກສາເອກະສານດິຈິຕອນໃນໄລຍະຍາວ, ດັ່ງນັ້ນການປ່ຽນເປັນຮູບແບບນີ້ບໍ່ຄວນສົ່ງຜົນກະທົບຕໍ່ເນື້ອຫາ ຫຼືຄຸນນະພາບສາຍຕາຂອງເອກະສານ. ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືທີ່ເຊື່ອຖືໄດ້ແລະກວດສອບວ່າເອກະສານທີ່ປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສຮັກສາຄວາມຊື່ສັດແລະຄວາມຊື່ສັດຂອງພວກເຂົາ.

13. ອະນາຄົດຂອງຮູບແບບ PDF/A: ແນວໂນ້ມ ແລະການປັບປຸງ

ຮູບແບບ PDF/A ໄດ້ຖືກນໍາໃຊ້ຢ່າງກວ້າງຂວາງຫຼາຍປີສໍາລັບຄວາມສາມາດໃນການຮັກສາໂຄງສ້າງແລະເນື້ອໃນຂອງເອກະສານໃນໄລຍະເວລາ. ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ໂລກດິຈິຕອລແມ່ນກ້າວຫນ້າຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງແລະທ່າອ່ຽງແລະການປັບປຸງໃຫມ່ກໍາລັງເກີດຂື້ນໃນພາກສະຫນາມຂອງຮູບແບບ PDF / A. ໃນບົດຄວາມນີ້, ພວກເຮົາຈະສໍາຫຼວດບາງແນວໂນ້ມແລະການປັບປຸງເຫຼົ່ານັ້ນ, ເຊັ່ນດຽວກັນກັບຜົນກະທົບທີ່ເຂົາເຈົ້າອາດຈະມີໃນອະນາຄົດຂອງຮູບແບບນີ້.

ຫນຶ່ງໃນທ່າອ່ຽງທີ່ໂດດເດັ່ນທີ່ສຸດໃນອະນາຄົດຂອງຮູບແບບ PDF/A ແມ່ນການສຸມໃສ່ການເຂົ້າເຖິງ. ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນຫຼາຍຂຶ້ນເພື່ອຮັບປະກັນວ່າເອກະສານ PDF/A ສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ສໍາລັບຄົນທີ່ມີຄວາມພິການທາງສາຍຕາຫຼືອື່ນໆ. ນີ້ຫມາຍຄວາມວ່າເອກະສານຈະຕ້ອງສາມາດອ່ານໄດ້ໂດຍຜູ້ອ່ານຫນ້າຈໍ, ມີໂຄງສ້າງທີ່ຊັດເຈນແລະເຂົ້າກັນໄດ້ກັບເຕັກໂນໂລຢີການຊ່ວຍເຫຼືອ. ເພື່ອບັນລຸສິ່ງດັ່ງກ່າວ, ຂໍແນະນຳໃຫ້ໃຊ້ເຄື່ອງມືກວດສອບການຊ່ວຍເຂົ້າເຖິງ ແລະແກ້ໄຂ, ພ້ອມທັງປະຕິບັດຕາມຂໍ້ແນະນຳການຊ່ວຍເຂົ້າເຖິງທີ່ຕັ້ງໂດຍ World Wide Web Consortium (W3C).

ການປັບປຸງທີ່ກ່ຽວຂ້ອງອີກອັນຫນຶ່ງແມ່ນການລວມເອົາ metadata ທີ່ມີໂຄງສ້າງໃນເອກະສານ PDF/A. Metadata ແມ່ນຂໍ້ມູນເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບເອກະສານທີ່ຊ່ວຍໃຫ້ລະບົບການຈັດການເອກະສານແລະເຄື່ອງຈັກຊອກຫາດັດສະນີແລະຈັດປະເພດໄຟລ໌ທີ່ມີປະສິດທິພາບຫຼາຍຂຶ້ນ. ການນໍາໃຊ້ metadata ທີ່ມີໂຄງສ້າງໃນເອກະສານ PDF/A ເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຂຶ້ນໃນການຄົ້ນຫາແລະດຶງຂໍ້ມູນ, ປັບປຸງປະສິດທິພາບແລະຜົນຜະລິດໃນສະພາບແວດລ້ອມທຸລະກິດ. ເພື່ອເພີ່ມເມຕາເດຕາທີ່ມີໂຄງສ້າງ, ເຄື່ອງມືການສ້າງ PDF/A ສາມາດຖືກນໍາໃຊ້ທີ່ອະນຸຍາດໃຫ້ໃສ່ຂໍ້ມູນ metadata ໃນຂົງເຂດສະເພາະ, ເຊັ່ນ: ຫົວຂໍ້, ຜູ້ຂຽນ, ວັນທີ, ແລະອື່ນໆ.

ສະຫຼຸບແລ້ວ, ອະນາຄົດຂອງຮູບແບບ PDF/A ເບິ່ງຄືວ່າມີທ່າອ່ຽງ, ມີແນວໂນ້ມ ແລະການປັບປຸງທີ່ຊອກຫາເພື່ອປັບປຸງການເຂົ້າເຖິງ ແລະປະສິດທິພາບຂອງເອກະສານ. ເພື່ອເຮັດໃຫ້ແນວໂນ້ມເຫຼົ່ານີ້ໄດ້ຫຼາຍທີ່ສຸດ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືແລະປະຕິບັດຕາມການປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດທີ່ແນະນໍາໂດຍຜູ້ຊ່ຽວຊານໃນພາກສະຫນາມ. ນອກຈາກນັ້ນ, ມັນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນທີ່ຈະຕ້ອງຕິດຕາມການອັບເດດຫຼ້າສຸດໃນຮູບແບບ PDF/A ແລະປະເມີນວ່າພວກມັນສາມາດໃຫ້ຜົນປະໂຫຍດແກ່ອົງການຂອງເຈົ້າແນວໃດໃນແງ່ຂອງການເຂົ້າເຖິງ, ປະສິດທິພາບ, ແລະຜົນຜະລິດ.

14. ຄຳແນະນຳສຸດທ້າຍສຳລັບການປ່ຽນເປັນ PDF/A ສຳເລັດຜົນ

ຄຳແນະນຳເພີ່ມເຕີມເພື່ອຮັບປະກັນການປ່ຽນເປັນ PDF/A ສຳເລັດຜົນ:

1. ກວດເບິ່ງການຕັ້ງຄ່າເຄື່ອງພິມສະເໝືອນ: ກ່ອນທີ່ຈະພິມເອກະສານໃນຮູບແບບ PDF/A, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະຮັບປະກັນວ່າເຄື່ອງພິມສະເໝືອນຖືກຕັ້ງຢ່າງຖືກຕ້ອງ. ນີ້ກ່ຽວຂ້ອງກັບການກວດສອບວ່າຮູບແບບ PDF/A ໄດ້ຖືກເລືອກເປັນທາງເລືອກຜົນຜະລິດແລະວ່າຄວາມລະອຽດທີ່ເຫມາະສົມໄດ້ຖືກກໍານົດໃຫ້ມີຄຸນນະພາບທີ່ດີທີ່ສຸດ. ນອກຈາກນັ້ນ, ຄວນທົບທວນຄືນທາງເລືອກການຕັ້ງຄ່າອື່ນໆ, ເຊັ່ນ: ການບີບອັດຮູບພາບຫຼືຄໍາສັ່ງຂອງຫນ້າ, ອີງຕາມຄວາມຕ້ອງການສະເພາະຂອງໄຟລ໌.

2. ໃຊ້ເຄື່ອງມືພິເສດ: ມີເຄື່ອງມື ແລະຊອບແວຈໍານວນຫລາຍທີ່ມີຢູ່ໃນຕະຫຼາດທີ່ເຮັດໃຫ້ຂະບວນການປ່ຽນ PDF/A ງ່າຍຂຶ້ນ. ແອັບພລິເຄຊັນເຫຼົ່ານີ້ມັກຈະມີຄຸນສົມບັດເພີ່ມເຕີມ, ເຊັ່ນ: ຄວາມສາມາດໃນການປະຕິບັດ OCR (ການຮັບຮູ້ຕົວອັກສອນ optical) ສໍາລັບເອກະສານທີ່ສະແກນຫຼືຄວາມສາມາດໃນການບີບອັດໄຟລ໌ຜົນໄດ້ຮັບໂດຍບໍ່ມີການທໍາລາຍຄຸນນະພາບຂອງມັນ. ນອກຈາກນັ້ນ, ບາງເຄື່ອງມືອະນຸຍາດໃຫ້ທ່ານເບິ່ງເອກະສານກ່ອນທີ່ຈະປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສ, ເຊິ່ງຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດກວດພົບຄວາມຜິດພາດທີ່ເປັນໄປໄດ້ຫຼືອົງປະກອບທີ່ບໍ່ເຫມາະສົມກັບມາດຕະຖານ PDF / A.

3. ກວດສອບໄຟລ໌ຜົນໄດ້ຮັບ: ເມື່ອການແປງເປັນ PDF/A ໄດ້ຖືກປະຕິບັດ, ມັນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນທີ່ຈະກວດສອບໄຟລ໌ຜົນໄດ້ຮັບເພື່ອກວດສອບການປະຕິບັດຕາມມາດຕະຖານ. ນີ້ກ່ຽວຂ້ອງກັບການນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືກວດສອບຄວາມຖືກຕ້ອງຫຼືໂຄງການເບິ່ງ PDF ເພື່ອກວດເບິ່ງວ່າເອກະສານຕອບສະຫນອງຄວາມຕ້ອງການສະເພາະຂອງ PDF / A. ບາງສິ່ງທີ່ຕ້ອງກວດສອບປະກອບມີໂຄງສ້າງຂອງໄຟລ໌, ການລວມເອົາຕົວອັກສອນທີ່ຝັງໄວ້, ການນໍາໃຊ້ສີແລະຮູບພາບ, ເຊັ່ນດຽວກັນກັບຄວາມເຂົ້າກັນໄດ້ກັບການເຂົ້າເຖິງແລະມາດຕະຖານການຊອກຫາຂໍ້ຄວາມ.

ການປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້ແລະການນໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືທີ່ເຫມາະສົມຈະຮັບປະກັນການປ່ຽນເປັນ PDF / A ສົບຜົນສໍາເລັດແລະຈະສົ່ງຜົນໃຫ້ໄຟລ໌ທີ່ເຂົ້າກັນໄດ້, ປອດໄພ, ມີຄຸນນະພາບສູງທີ່ຈະຮັກສາຄວາມສົມບູນຂອງເອກະສານຂອງທ່ານໃນໄລຍະຍາວ. ຈື່ໄວ້ວ່າການປ່ຽນເປັນ PDF/A ແມ່ນມີຄວາມສໍາຄັນໂດຍສະເພາະໃນສະພາບແວດລ້ອມທີ່ຕ້ອງເກັບຮັກສາເອກະສານ, ເຊັ່ນ: ຄັງເກັບປະຫວັດສາດ, ຫ້ອງສະຫມຸດດິຈິຕອນຫຼືລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານ.

ສະຫຼຸບແລ້ວ, ການແປງໄຟລ໌ PDF/A ເປັນຮູບແບບອື່ນແມ່ນມີຄວາມຈຳເປັນໃນສະຖານະການຕ່າງໆ, ໂດຍສະເພາະເວລາທີ່ທ່ານຕ້ອງການແກ້ໄຂ, ແບ່ງປັນ ຫຼືເຮັດວຽກກັບຂໍ້ມູນພາຍໃນເອກະສານ. ເຖິງແມ່ນວ່າຮູບແບບ PDF/A ໄດ້ຖືກອອກແບບໂດຍສະເພາະເພື່ອຮັກສາຄວາມສົມບູນແລະສາຍຕາຂອງໄຟລ໌ໃນໄລຍະຍາວ, ການປ່ຽນເປັນຮູບແບບອື່ນໆສາມາດສະຫນອງຄວາມຍືດຫຍຸ່ນແລະການເຮັດວຽກຫຼາຍກວ່າເກົ່າ.

ມີວິທີການແລະເຄື່ອງມືທີ່ແຕກຕ່າງກັນເພື່ອປະຕິບັດການປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສນີ້, ຈາກຊອບແວພິເສດໄປຫາການບໍລິການອອນໄລນ໌ຟຣີ. ຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະພິຈາລະນາດ້ານກົດຫມາຍແລະຄວາມປອດໄພໃນເວລາທີ່ຈັດການກັບຂໍ້ມູນທີ່ລະອຽດອ່ອນຫຼືຄວາມລັບ.

ບໍ່ວ່າທາງເລືອກທີ່ເລືອກ, ມັນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນທີ່ຈະປະເມີນຄຸນນະພາບແລະປະສິດທິຜົນຂອງການແປງ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າໄຟລ໌ຜົນໄດ້ຮັບຮັກສາໂຄງສ້າງ, ຮູບແບບແລະຄວາມສາມາດໃນການອ່ານທີ່ຈໍາເປັນເພື່ອຕອບສະຫນອງຈຸດປະສົງທີ່ຖືກສ້າງຕັ້ງຂຶ້ນ. ນອກນັ້ນທ່ານຍັງຈະຕ້ອງໄດ້ກວດເບິ່ງວ່າການປັບປ່ຽນຄູ່ມືຫຼືການແກ້ໄຂຫຼັງການປ່ຽນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນ.

ໃນສັ້ນ, ໂດຍປະຕິບັດຕາມຂັ້ນຕອນທີ່ຖືກຕ້ອງແລະເລືອກເຄື່ອງມືທີ່ເຫມາະສົມ, ການແປງໄຟລ໌ PDF / A ສາມາດເປັນຂະບວນການທີ່ຂ້ອນຂ້າງງ່າຍດາຍແລະເປັນປະໂຫຍດໃນດ້ານການເຮັດວຽກແລະການນໍາໃຊ້. ຈາກຈຸດນີ້, ເອກະສານທີ່ປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສຈະສາມາດໃຊ້ປະໂຫຍດຈາກຄວາມໄດ້ປຽບທັງຫມົດທີ່ສະເຫນີໂດຍຮູບແບບທີ່ນິຍົມທີ່ສຸດ, ອໍານວຍຄວາມສະດວກໃນການຫມູນໃຊ້, ການແລກປ່ຽນແລະການຮ່ວມມືໃນສະພາບການດ້ານວິຊາການແລະວິຊາຊີບທີ່ແຕກຕ່າງກັນ.

ເຊບາສຕຽນ ວິດານ

ຂ້ອຍແມ່ນ Sebastián Vidal, ວິສະວະກອນຄອມພິວເຕີທີ່ມີຄວາມກະຕືລືລົ້ນກ່ຽວກັບເຕັກໂນໂລຢີແລະ DIY. ຍິ່ງໄປກວ່ານັ້ນ, ຂ້ອຍເປັນຜູ້ສ້າງ tecnobits.com, ບ່ອນທີ່ຂ້ອຍແບ່ງປັນບົດສອນເພື່ອເຮັດໃຫ້ເຕັກໂນໂລຢີສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ຫຼາຍຂຶ້ນແລະເຂົ້າໃຈໄດ້ສໍາລັບທຸກຄົນ.