ບົດແນະນຳ: ວິທີເຮັດບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມ
ຂະບວນການປະກອບເອກະສານກອງປະຊຸມແມ່ນມີຄວາມຈໍາເປັນໃນສະພາບແວດລ້ອມທຸລະກິດໃດກໍ່ຕາມ, ເນື່ອງຈາກວ່າມັນສະຫນອງທັດສະນະທີ່ຊັດເຈນແລະຖືກຕ້ອງກ່ຽວກັບຫົວຂໍ້ສົນທະນາ, ການຕັດສິນໃຈແລະການປະຕິບັດທີ່ໄດ້ຕົກລົງກັນໃນລະຫວ່າງການປະຊຸມ. ນາທີເຫຼົ່ານີ້ບໍ່ພຽງແຕ່ເປັນເຄື່ອງມືທີ່ຈໍາເປັນສໍາລັບການຕິດຕາມກວດກາຂໍ້ຕົກລົງ, ແຕ່ຍັງເຮັດຫນ້າທີ່ເປັນບັນທຶກປະຫວັດສາດຂອງກິດຈະກໍາທີ່ດໍາເນີນໂດຍທີມງານຫຼືອົງການຈັດຕັ້ງ.
ໃນບົດຄວາມນີ້, ຄູ່ມືດ້ານວິຊາການຈະໄດ້ຮັບການສະຫນອງໃຫ້ທີ່ຈະອະທິບາຍ ເທື່ອລະຂັ້ນຕອນ ວິທີການສ້າງບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມທີ່ມີປະສິດທິພາບ. ຈາກການກະກຽມກ່ອນກອງປະຊຸມ, ໂດຍຜ່ານໂຄງສ້າງແລະເນື້ອໃນທີ່ເຫມາະສົມຂອງບົດບັນທຶກ, ກັບການແຈກຢາຍແລະການເກັບຮັກສາ, ທຸກໆດ້ານທີ່ຈໍາເປັນສໍາລັບເອກະສານນີ້ເພື່ອບັນລຸຈຸດປະສົງທີ່ດີທີ່ສຸດຈະຖືກແກ້ໄຂ.
ເພື່ອໃຫ້ຄວາມເຂົ້າໃຈທີ່ຊັດເຈນ ແລະ ຫຍໍ້ທໍ້, ຈະນຳໃຊ້ສຽງທີ່ເປັນກາງ ແລະ ທາງດ້ານເຕັກນິກ, ໂດຍເນັ້ນໃສ່ໃຫ້ຜູ້ອ່ານມີຄູ່ມືພາກປະຕິບັດ ແລະ ປະຕິບັດໄດ້ເພື່ອຂຽນບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມທີ່ຖືກຕ້ອງ, ກ່ຽວຂ້ອງ ແລະ ເຂົ້າໃຈງ່າຍ.
ເຂົ້າຮ່ວມກັບພວກເຮົາໃນການເດີນທາງນີ້ຜ່ານໂລກຂອງນາທີການປະຊຸມແລະຄົ້ນພົບວິທີການເພື່ອປະໂຫຍດສູງສຸດຂອງພວກເຂົາໃນສະພາບແວດລ້ອມທຸລະກິດ!
1. ບົດແນະນຳ “ວິທີເຮັດບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມ”
ໃນບົດຄວາມນີ້, ພວກເຮົາຈະນຳສະເໜີຄູ່ມືແນະນຳເທື່ອລະຂັ້ນຕອນກ່ຽວກັບວິທີການເຮັດສຳເລັດຮູບນີ້ ວິທີການເຮັດບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມ. ບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມແມ່ນເອກະສານທີ່ສຳຄັນທີ່ບັນທຶກຫົວຂໍ້ທີ່ໄດ້ສົນທະນາ, ການຕັດສິນໃຈ, ແລະ ວຽກງານທີ່ໄດ້ຮັບມອບໝາຍໃນລະຫວ່າງການປະຊຸມ. ນອກຈາກນັ້ນ, ພວກມັນເປັນເຄື່ອງມືຫຼັກເພື່ອຕິດຕາມຄວາມຄືບໜ້າ ແລະ ຮັບປະກັນວ່າເປົ້າໝາຍທີ່ຕັ້ງໄວ້ແມ່ນບັນລຸໄດ້.
ເພື່ອສ້າງ ບົດລາຍງານກອງປະຊຸມທີ່ມີປະສິດທິພາບ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະຕິດຕາມບາງອັນ ຂັ້ນຕອນຫຼັກ. ທໍາອິດ, ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານກະກຽມຢ່າງພຽງພໍສໍາລັບກອງປະຊຸມ, ໂດຍຄໍານຶງເຖິງຈຸດປະສົງແລະຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ. ຈາກນັ້ນ, ໃນໄລຍະທີ່ກອງປະຊຸມ, ຕ້ອງໄດ້ເອົາໃຈໃສ່ລະອຽດກ່ຽວກັບບັນດາຈຸດຕົ້ນຕໍທີ່ໄດ້ປຶກສາຫາລື, ຕັດສິນໃຈ, ປະຕິບັດໜ້າທີ່ຕາມການມອບໝາຍ. ເມື່ອກອງປະຊຸມຈົບລົງ, ທ່ານຕ້ອງກະກຽມບົດບັນທຶກໂດຍໃຊ້ຮູບແບບທີ່ຊັດເຈນ ແລະ ຫຍໍ້ທໍ້, ເນັ້ນໃສ່ຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ.
ໃນຄູ່ມືຂອງພວກເຮົາ, ພວກເຮົາຈະໃຫ້ຄໍາແນະນໍາແລະຕົວຢ່າງທີ່ເປັນປະໂຫຍດເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຂຽນນາທີການປະຊຸມທີ່ມີປະສິດທິພາບ. ນອກຈາກນັ້ນ, ພວກເຮົາຈະສະແດງໃຫ້ທ່ານເຫັນບາງເຄື່ອງມືແລະແມ່ແບບທີ່ມີຢູ່ທີ່ຈະສ້າງຄວາມສະດວກໃນຂະບວນການ. ຈົ່ງຈື່ໄວ້ວ່ານາທີການປະຊຸມທີ່ດີຕ້ອງມີຈຸດປະສົງ, ຊັດເຈນແລະເຂົ້າໃຈໄດ້ສໍາລັບທຸກຄົນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ, ເພື່ອໃຫ້ເຂົາເຈົ້າສາມາດປຶກສາຫາລືໃນອະນາຄົດແລະຈື່ຈໍາຂໍ້ຕົກລົງທີ່ຖືກສ້າງຕັ້ງຂື້ນ.
2. ຄໍາອະທິບາຍກ່ຽວກັບອົງປະກອບທີ່ສໍາຄັນຂອງກອງປະຊຸມ
ນາທີປະຊຸມແມ່ນເອກະສານທີ່ບັນທຶກລາຍລະອຽດ ແລະຜົນຂອງກອງປະຊຸມ. ມັນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນທີ່ຈະເຂົ້າໃຈອົງປະກອບທີ່ສໍາຄັນທີ່ຫນຶ່ງນາທີຕ້ອງມີເພື່ອຮັບປະກັນການສື່ສານທີ່ຊັດເຈນແລະຖືກຕ້ອງ. ຂ້າງລຸ່ມນີ້ແມ່ນອົງປະກອບທີ່ສໍາຄັນຂອງນາທີກອງປະຊຸມ:
1. ຫົວຂໍ້: ຫົວບົດບັນທຶກຄວນປະກອບມີຂໍ້ມູນພື້ນຖານເຊັ່ນ: ຊື່ຂອງບໍລິສັດ ຫຼືອົງການ, ວັນທີ, ເວລາ ແລະສະຖານທີ່ຂອງກອງປະຊຸມ.
2. ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ: ຊື່ຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມກອງປະຊຸມທັງໝົດຄວນຖືກບັນທຶກໄວ້ໃນພາກນີ້. ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະລວມເອົາທັງຊື່ເຕັມແລະຕໍາແຫນ່ງຫຼືພາລະບົດບາດຂອງແຕ່ລະຄົນສໍາລັບການກໍານົດທີ່ຊັດເຈນ.
3. ຕາຕະລາງເວລາ: ວາລະກອງປະຊຸມແມ່ນອົງປະກອບພື້ນຖານຂອງບົດລາຍງານ. ມັນຄວນຈະໃຫ້ລາຍລະອຽດກ່ຽວກັບຈຸດຫຼືຫົວຂໍ້ທີ່ໄດ້ສົນທະນາໃນລະຫວ່າງການປະຊຸມ, ເຊັ່ນດຽວກັນກັບຄໍາສັ່ງທີ່ເຂົາເຈົ້າໄດ້ຖືກປຶກສາຫາລື. ນີ້ສະຫນອງພາບລວມຂອງຫົວຂໍ້ທີ່ກວມເອົາແລະເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຂຶ້ນໃນການນໍາທາງນາທີສໍາລັບການອ້າງອີງໃນອະນາຄົດ.
3. ຂັ້ນຕອນການກະກຽມຮູບແບບກອງປະຊຸມທີ່ເຫມາະສົມ
ບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມແມ່ນເອກະສານທີ່ສຳຄັນໃນການບັນທຶກຂໍ້ຕົກລົງແລະການຕັດສິນໃຈຂອງກອງປະຊຸມ. ເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຮູບແບບຂອງນາທີມີຄວາມເໝາະສົມ ແລະ ສົມບູນ, ຂັ້ນຕອນຫຼັກທີ່ແນ່ນອນຕ້ອງໄດ້ປະຕິບັດຕາມ. ນີ້ແມ່ນສາມຂັ້ນຕອນທີ່ສໍາຄັນທີ່ທ່ານຄວນປະຕິບັດຕາມເພື່ອກະກຽມຮູບແບບກອງປະຊຸມທີ່ເຫມາະສົມ:
ຂັ້ນຕອນທີ 1: ຫົວຂໍ້ກອງປະຊຸມ ແລະລາຍລະອຽດ
- ເລີ່ມຕົ້ນບົດບັນທຶກການປະຊຸມດ້ວຍຫົວຂໍ້ທີ່ປະກອບມີຊື່ບໍລິສັດຫຼືອົງການຈັດຕັ້ງ, ວັນທີ, ແລະສະຖານທີ່ຂອງກອງປະຊຸມ.
- ເພີ່ມລາຍລະອຽດຂອງກອງປະຊຸມ, ເຊັ່ນ: ຈຸດປະສົງຂອງກອງປະຊຸມ, ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ, ແລະແຂກພິເສດ.
- ຮວມເຖິງເວລາເລີ່ມຕົ້ນ ແລະເວລາສິ້ນສຸດຂອງກອງປະຊຸມ, ພ້ອມທັງຊື່ຜູ້ອຳນວຍຄວາມສະດວກ ຫຼືຜູ້ຄວບຄຸມ.
ຂັ້ນຕອນທີ 2: ບັນທຶກຈຸດທີ່ສົນທະນາ
- ໃນພາກນີ້, ໃຫ້ລະອຽດຢ່າງຈະແຈ້ງແລະ concisely ຫົວຂໍ້ທີ່ໄດ້ປຶກສາຫາລືໃນກອງປະຊຸມ.
- ໃຊ້ຈຸດ ຫຼື ຕົວເລກເພື່ອບອກຈຸດທີ່ສົນທະນາເພື່ອໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການຕິດຕາມ.
- ເນັ້ນໃຫ້ເຫັນຈຸດສໍາຄັນ ແລະເນັ້ນໃຫ້ເຫັນການຕັດສິນໃຈ ຫຼືຂໍ້ຕົກລົງທີ່ບັນລຸໄດ້ໃນລະຫວ່າງການປະຊຸມ.
ຂັ້ນຕອນທີ 3: ການປະຕິບັດ, ກໍານົດເວລາແລະຜູ້ທີ່ຮັບຜິດຊອບ
- ບັນທຶກການປະຕິບັດທີ່ໄດ້ຕົກລົງທີ່ຈະປະຕິບັດພາຍຫຼັງກອງປະຊຸມ.
- ຊີ້ບອກເວລາກໍານົດສໍາລັບແຕ່ລະການປະຕິບັດແລະມອບຄວາມຮັບຜິດຊອບທີ່ຊັດເຈນໃຫ້ກັບຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ.
- ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຈະປະກອບມີການຕິດຕາມຫຼືຂັ້ນຕອນເພີ່ມເຕີມທີ່ຈໍາເປັນເພື່ອບັນລຸຂໍ້ຕົກລົງຂອງທ່ານ.
4. ວິທີການຈັດໂຄງສ້າງ ແລະ ການຈັດຕັ້ງຂໍ້ມູນໃນກອງປະຊຸມ
ການຈັດໂຄງສ້າງ ແລະ ການຈັດລຽງຂໍ້ມູນໃນກອງປະຊຸມແມ່ນມີຄວາມສຳຄັນເພື່ອຮັບປະກັນວ່າທຸກດ້ານທີ່ສຳຄັນໄດ້ຖືກບັນທຶກຢ່າງຈະແຈ້ງ ແລະ ຮັດກຸມ. ຂ້າງລຸ່ມນີ້ແມ່ນບາງຂັ້ນຕອນທີ່ສໍາຄັນສໍາລັບເອກະສານທີ່ມີປະສິດທິພາບ:
1. ກໍານົດຈຸດສໍາຄັນຂອງກອງປະຊຸມ: ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະມີຄວາມຊັດເຈນກ່ຽວກັບຫົວຂໍ້ທີ່ຈະປຶກສາຫາລືໃນກອງປະຊຸມແລະຂໍ້ມູນໃດໆທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການບັນທຶກ. ກ່ອນທີ່ຈະເລີ່ມຂຽນບົດບັນທຶກ, ຄວນກວດກາຄືນວາລະປະຊຸມ ແລະ ຢືນຢັນກັບບັນດາຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມບັນດາຈຸດທີ່ຈະປຶກສາຫາລື.
2. ສ້າງໂຄງສ້າງທີ່ຊັດເຈນ: ແບ່ງບົດບັນທຶກເປັນພາກສ່ວນແລະພາກສ່ວນຍ່ອຍ ເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຂຶ້ນໃນການອ່ານ ແລະຊອກຫາຂໍ້ມູນສະເພາະ. ທ່ານສາມາດເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍການແນະນໍາສັ້ນໆທີ່ປະກອບມີລາຍລະອຽດເຊັ່ນ: ວັນທີ, ເວລາແລະສະຖານທີ່ຂອງກອງປະຊຸມ. ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ຈຸດສາມາດຈັດລຽງໄດ້ ຂອງວາລະ ໃນພາກສ່ວນແຍກຕ່າງຫາກ, ການຈໍານວນພວກເຂົາຫຼືການນໍາໃຊ້ bullets .
3. ບັນທຶກຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ: ຕ້ອງຂຽນລາຍລະອຽດກ່ຽວຂ້ອງທີ່ສຸດຂອງກອງປະຊຸມຢ່າງຊັດເຈນແລະຊັດເຈນ, ເຊັ່ນວ່າການຕັດສິນໃຈທີ່ໄດ້ເຮັດ, ການກະທໍາທີ່ໄດ້ຕົກລົງຕາມແລະຜູ້ທີ່ຮັບຜິດຊອບສໍາລັບການປະຕິບັດມັນ. ນອກຈາກນັ້ນ, ຄວນລວມເອົາການໂຕ້ຖຽງຕົ້ນຕໍທີ່ຍົກຂຶ້ນມາໃນລະຫວ່າງການສົນທະນາແລະບົດສະຫຼຸບທີ່ສໍາຄັນໃດໆ. ບົດບັນທຶກຕ້ອງສະທ້ອນເຖິງສິ່ງທີ່ເກີດຂຶ້ນຢູ່ໃນກອງປະຊຸມຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ໂດຍບໍ່ມີການເພີ່ມຄວາມຄິດເຫັນສ່ວນບຸກຄົນຫຼືຂໍ້ມູນທີ່ບໍ່ກ່ຽວຂ້ອງ.
5. ຄໍາແນະນໍາສໍາລັບການບັນທຶກທີ່ຖືກຕ້ອງໃນລະຫວ່າງການປະຊຸມ
ໃນລະຫວ່າງການປະຊຸມ, ມັນເປັນສິ່ງ ສຳ ຄັນທີ່ຈະຕ້ອງຈົດບັນທຶກທີ່ຖືກຕ້ອງເພື່ອໃຫ້ທ່ານສາມາດຈື່ ຈຳ ຫົວຂໍ້ທີ່ໄດ້ສົນທະນາແລະການຕັດສິນໃຈທີ່ໄດ້ເຮັດ. ນີ້ແມ່ນຄຳແນະນຳບາງຢ່າງທີ່ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານປັບປຸງທັກສະການຈົດບັນທຶກຂອງທ່ານ:
1. ການກະກຽມ: ກ່ອນການປະຊຸມ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານມີເຄື່ອງມືທີ່ຈໍາເປັນທັງໝົດຢູ່ໃນມື ເຊັ່ນ: ເຈ້ຍ ແລະປາກກາ ຫຼືແອັບບັນທຶກໃນອຸປະກອນຂອງທ່ານ. ມັນຍັງເປັນປະໂຫຍດທີ່ຈະທົບທວນວາລະກອງປະຊຸມເພື່ອໃຫ້ທ່ານສາມາດຄາດຄະເນຫົວຂໍ້ທີ່ຈະປຶກສາຫາລື.
2. ຈົ່ງຕັ້ງໃຈ: ໃນລະຫວ່າງກອງປະຊຸມ, ສຸມໃສ່ສິ່ງທີ່ກໍາລັງສົນທະນາແລະຫຼີກເວັ້ນການລົບກວນ. ເອົາໃຈໃສ່ກັບຈຸດສໍາຄັນແລະເກັບກໍາຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ succinctly. ໃຊ້ປະໂຫຍກສັ້ນແລະຄໍາສໍາຄັນເພື່ອສະຫຼຸບ ແນວຄວາມຄິດຫຼັກ.
3. ອົງກອນ: ຈັດລະບຽບບັນທຶກຂອງທ່ານໃນແບບທີ່ມີໂຄງສ້າງເພື່ອອໍານວຍຄວາມສະດວກໃນພາຍຫລັງ. ທ່ານສາມາດນໍາໃຊ້ຫົວຂໍ້ຍ່ອຍຫຼືຕົວເລກເພື່ອແຍກຫົວຂໍ້ຕົ້ນຕໍແລະຫົວຂໍ້ຍ່ອຍ. ນອກຈາກນັ້ນ, ນໍາໃຊ້ຫົວຂໍ້ຫຼືຫົວຂໍ້ຫົວຂໍ້ເພື່ອເນັ້ນໃສ່ລັກສະນະທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດ. ຢ່າພະຍາຍາມຖອດຂໍ້ຄວາມທຸກຢ່າງ, ແຕ່ເກັບເອົາແນວຄວາມຄິດ ແລະຂໍ້ຕົກລົງທີ່ບັນລຸໄດ້.
ໂດຍການປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້, ທ່ານສາມາດປັບປຸງທັກສະການສັງເກດໃນລະຫວ່າງການປະຊຸມແລະໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານຈະບໍ່ພາດລາຍລະອຽດທີ່ສໍາຄັນໃດໆ. ພະຍາຍາມເຕັກນິກທີ່ແຕກຕ່າງກັນແລະຊອກຫາສິ່ງທີ່ເຮັດວຽກທີ່ດີທີ່ສຸດສໍາລັບທ່ານ. ຢ່າລືມກວດເບິ່ງບັນທຶກຂອງທ່ານຫຼັງຈາກກອງປະຊຸມເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າພວກມັນຄົບຖ້ວນແລະເຂົ້າໃຈໄດ້. ໂຊກດີ!
6. ເຕັກນິກການສັງລວມຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງໃນກອງປະຊຸມ
ຈຸດປະສົງຂອງພາກນີ້ແມ່ນເພື່ອໃຫ້ເຕັກນິກທີ່ມີປະສິດທິພາບໃນການສັງເຄາະຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງເຂົ້າໄປໃນກອງປະຊຸມໃນລັກສະນະທີ່ຊັດເຈນແລະຊັດເຈນ. ຂ້າງລຸ່ມນີ້ແມ່ນບາງວິທີການທີ່ສາມາດຊ່ວຍບັນລຸເປົ້າຫມາຍນີ້:
1. ກໍານົດຈຸດສໍາຄັນ: ສິ່ງທໍາອິດທີ່ຕ້ອງເຮັດແມ່ນການທົບທວນຄືນເນື້ອໃນຂອງກອງປະຊຸມແລະກໍານົດຈຸດທີ່ກ່ຽວຂ້ອງທີ່ສຸດ. ເຫຼົ່ານີ້ສາມາດເປັນການຕັດສິນໃຈທີ່ສໍາຄັນ, ວຽກງານທີ່ໄດ້ຮັບມອບຫມາຍ, ບົດສະຫຼຸບຫຼືລັກສະນະອື່ນໆທີ່ຖືວ່າເປັນສິ່ງທີ່ສໍາຄັນສໍາລັບການພັດທະນາໂຄງການຫຼືບໍລິສັດ.
2. ໃຊ້ພາສາທີ່ຊັດເຈນ ແລະ ຫຍໍ້: ຄວນໃຊ້ພາສາທີ່ຊັດເຈນ ແລະ ຊັດເຈນໃນເວລາຂຽນບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມ. ຫຼີກເວັ້ນການພາສາດ້ານວິຊາການຫຼາຍເກີນໄປແລະໃຊ້ຄໍາສັບທີ່ເຂົ້າໃຈໄດ້ສໍາລັບຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທັງຫມົດ. ນອກຈາກນັ້ນ, ການຊໍ້າຊ້ອນແລະການຊໍ້າຄືນທີ່ບໍ່ຈໍາເປັນຄວນໄດ້ຮັບການກໍາຈັດເພື່ອເຮັດໃຫ້ຂໍ້ມູນເຂົ້າໃຈງ່າຍຂຶ້ນ.
3. ຈັດຕັ້ງຂໍ້ມູນຢ່າງມີໂຄງສ້າງ : ເມື່ອຂຽນບົດບັນທຶກຊ່ວຍຈຳຄວນຈັດຂໍ້ມູນຢ່າງມີໂຄງສ້າງ. ບັນຊີລາຍການ ຫຼືຮູບແບບການນັບສາມາດຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອນໍາສະເຫນີຈຸດສໍາຄັນ. ນອກຈາກນັ້ນ, ທ່ານສາມາດນໍາໃຊ້ຄໍາບັນຍາຍຫຼືເນັ້ນຈຸດທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດໃນຕົວຫນາເພື່ອໃຫ້ພວກເຂົາສາມາດກໍານົດໄດ້ງ່າຍ. ນີ້ຈະເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຂຶ້ນສໍາລັບຜູ້ອ່ານທີ່ຈະອ່ານແລະເຂົ້າໃຈນາທີ, ໂດຍສະເພາະຜູ້ທີ່ພຽງແຕ່ຕ້ອງການທີ່ຈະໄດ້ຮັບຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງຢ່າງວ່ອງໄວແລະປະສິດທິພາບ.
ໂດຍປະຕິບັດຕາມເຕັກນິກເຫຼົ່ານີ້, ມັນຈະເປັນໄປໄດ້ທີ່ຈະສັງເຄາະຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງຂອງກອງປະຊຸມເປັນນາທີ. ຢ່າງມີປະສິດທິພາບ ແລະຊັດເຈນ. ບົດລາຍງານຜົນໄດ້ຮັບຈະເປັນເຄື່ອງມືທີ່ເປັນປະໂຫຍດເພື່ອຈື່ຈໍາຂໍ້ຕົກລົງ, ການຕັດສິນໃຈແລະວຽກງານທີ່ໄດ້ຮັບມອບຫມາຍໃນລະຫວ່າງກອງປະຊຸມ, ພ້ອມທັງແຈ້ງໃຫ້ສະມາຊິກທີມງານທຸກຄົນຮັບຮູ້ແລະສອດຄ່ອງກ່ຽວກັບຜົນໄດ້ຮັບແລະການດໍາເນີນການປະຕິບັດຕາມ.
7. ວິທີການຂຽນບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມໃຫ້ຊັດເຈນ ແລະ ຊັດເຈນ
ການຂຽນບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມຢ່າງຊັດເຈນແມ່ນມີຄວາມສຳຄັນຫຼາຍເພື່ອຮັບປະກັນວ່າທຸກເລື່ອງທີ່ໄດ້ສົນທະນາໃນກອງປະຊຸມຖືກບັນທຶກໄວ້ຢ່າງຖືກຕ້ອງແລະສາມາດເຂົ້າໃຈໄດ້ໂດຍຜູ້ອ່ານ. ຂ້າງລຸ່ມນີ້ແມ່ນບາງອັນ ຂັ້ນຕອນທີ່ຕ້ອງປະຕິບັດຕາມ ເພື່ອບັນລຸການຂຽນບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມທີ່ມີປະສິດທິພາບ:
1. ບັນທຶກລະອຽດໃນລະຫວ່າງກອງປະຊຸມ: ໃນໄລຍະກອງປະຊຸມ, ມັນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນທີ່ຈະຕ້ອງບັນທຶກລາຍລະອຽດຂອງທຸກຈຸດທີ່ໄດ້ປຶກສາຫາລື, ການຕັດສິນໃຈແລະການປະຕິບັດທີ່ໄດ້ຮັບມອບຫມາຍ. ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະບໍ່ປະຖິ້ມລາຍລະອຽດທີ່ກ່ຽວຂ້ອງແລະຫຼີກເວັ້ນການໃຊ້ຄໍາສັບທີ່ສັບສົນຫຼືບໍ່ຊັດເຈນ.
2. ຈັດຕັ້ງຂໍ້ມູນຂ່າວສານຢ່າງມີເຫດຜົນ: ເມື່ອກອງປະຊຸມຈົບລົງແລ້ວ, ຕ້ອງຈັດຕັ້ງຂໍ້ມູນຂ່າວສານຢ່າງມີເຫດຜົນ ແລະ ມີໂຄງສ້າງໃນບົດບັນທຶກ. ມັນແນະນໍາໃຫ້ທ່ານໃຊ້ຮູບແບບມາດຕະຖານທີ່ປະກອບມີວັນທີ, ເວລາແລະສະຖານທີ່ຂອງກອງປະຊຸມ, ເຊັ່ນດຽວກັນກັບບັນຊີລາຍຊື່ທີ່ຊັດເຈນຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ. ນອກຈາກນັ້ນ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະຈັດກຸ່ມແນວຄວາມຄິດທີ່ກ່ຽວຂ້ອງແລະການດໍາເນີນການເຂົ້າໄປໃນພາກຫຼືວັກແຍກຕ່າງຫາກເພື່ອຄວາມສະດວກຄວາມເຂົ້າໃຈ.
3. ໃຊ້ພາສາທີ່ຊັດເຈນແລະຫຍໍ້ທໍ້: ເມື່ອຂຽນບົດບັນທຶກການປະຊຸມຕ້ອງໃຊ້ພາສາທີ່ຊັດເຈນ ແລະຫຍໍ້ທໍ້. ຫຼີກລ່ຽງການໃຊ້ jargon ຫຼືເຕັກນິກທີ່ບໍ່ຈໍາເປັນທີ່ອາດຈະເຮັດໃຫ້ເອກະສານຍາກທີ່ຈະເຂົ້າໃຈ. ນອກຈາກນັ້ນ, ແນະນໍາໃຫ້ໃຊ້ປະໂຫຍກສັ້ນແລະວັກສັ້ນເພື່ອຄວາມສະດວກໃນການອ່ານແລະຫຼີກເວັ້ນຄວາມສັບສົນ.
8. ການພິຈາລະນາທາງດ້ານກົດໝາຍ ແລະ ລະບຽບການໃນເວລາຂຽນບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມ
ເມື່ອຮ່າງບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມ, ມັນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນທີ່ຈະພິຈາລະນາລະບຽບການແລະກົດຫມາຍໃນປະຈຸບັນເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມຖືກຕ້ອງແລະປະຕິບັດຕາມກົດຫມາຍ. ການພິຈາລະນາເຫຼົ່ານີ້ຮັບປະກັນວ່າບົດບັນທຶກສະທ້ອນໃຫ້ເຫັນຢ່າງຖືກຕ້ອງກ່ຽວກັບສິ່ງທີ່ເກີດຂຶ້ນໃນລະຫວ່າງການປະຊຸມແລະສາມາດຖືກນໍາໃຊ້ເປັນເອກະສານທາງດ້ານກົດຫມາຍຖ້າຈໍາເປັນ. ຂ້າງລຸ່ມນີ້ແມ່ນບາງຂໍ້ພິຈາລະນາທາງດ້ານກົດໝາຍ ແລະລະບຽບການທີ່ສຳຄັນທີ່ຕ້ອງຈື່ໄວ້ໃນເວລາຂຽນບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມ:
1. ກໍານົດຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ: ມັນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນທີ່ຈະປະກອບມີຊື່ແລະຫົວຂໍ້ຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມກອງປະຊຸມທັງຫມົດ. ນີ້ຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດສ້າງຕັ້ງຜູ້ທີ່ປະຈຸບັນ, ຜູ້ທີ່ຮັບຜິດຊອບໃນການຕັດສິນໃຈ, ແລະຈະສ້າງຄວາມສະດວກໃນການມອບຫມາຍຄວາມຮັບຜິດຊອບ.
2. ບັນທຶກຂໍ້ຕົກລົງ ແລະ ການຕັດສິນໃຈ: ຕ້ອງໃຫ້ລາຍລະອຽດຢ່າງຈະແຈ້ງແລະຊັດເຈນກ່ຽວກັບຂໍ້ຕົກລົງແລະການຕັດສິນໃຈທີ່ໄດ້ເຮັດໃນກອງປະຊຸມ. ສິ່ງເຫຼົ່ານີ້ຕ້ອງຖືກຂຽນຢ່າງມີເຫດຜົນ ແລະຫຼີກລ່ຽງຄວາມບໍ່ແນ່ນອນ ຫຼືຄວາມບໍ່ຈະແຈ້ງທີ່ອາດຈະສ້າງຄວາມສັບສົນໃນພາຍຫຼັງ.
9. ຕົວຢ່າງຂອງແມ່ແບບສໍາລັບກອງປະຊຸມທີ່ມີປະສິດທິພາບ
ບັນທຶກກອງປະຊຸມແມ່ນເອກະສານສໍາຄັນສໍາລັບການບັນທຶກລາຍລະອຽດແລະການຕັດສິນໃຈທີ່ດໍາເນີນໃນລະຫວ່າງກອງປະຊຸມ. ນາທີທີ່ມີປະສິດທິພາບຕ້ອງມີຄວາມຊັດເຈນ, ຫຍໍ້ທໍ້ ແລະເຂົ້າໃຈໄດ້ໂດຍຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທັງໝົດ. ຂ້າງລຸ່ມນີ້ແມ່ນຕົວຢ່າງທີ່ແຕກຕ່າງກັນຂອງແມ່ແບບທີ່ສາມາດຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານກະກຽມນາທີການປະຊຸມທີ່ມີປະສິດທິພາບ:
1. ແມ່ແບບພື້ນຖານ: ຮູບແບບນີ້ປະກອບມີອົງປະກອບທີ່ສໍາຄັນຂອງບົດລາຍງານກອງປະຊຸມ, ເຊັ່ນ: ວັນທີ, ເວລາແລະສະຖານທີ່ຂອງກອງປະຊຸມ, ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ, ຫົວຂໍ້ສົນທະນາ, ແລະການຕັດສິນໃຈ. ນອກນັ້ນທ່ານຍັງສາມາດປະກອບມີພາກສ່ວນສໍາລັບຄໍາເຫັນຫຼືລາຍລະອຽດທີ່ກ່ຽວຂ້ອງອື່ນໆ.
2. ແມ່ແບບລະອຽດ: ແມ່ແບບນີ້ສະເໜີວິທີການທີ່ລະອຽດກວ່າ, ລວມທັງພາກສ່ວນເພີ່ມເຕີມສໍາລັບວາລະ, ຈຸດສົນທະນາ, ບົດສະຫຼຸບ ແລະຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປ. ນີ້ເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການຈັດຕັ້ງແລະຕິດຕາມກອງປະຊຸມ, ເຮັດໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມມີທັດສະນະທີ່ຊັດເຈນກ່ຽວກັບສິ່ງທີ່ໄດ້ສົນທະນາແລະ ຂອງຮຸ້ນ ເພື່ອເອົາ.
3. ແມ່ແບບສໍາລັບກອງປະຊຸມສະເພາະ: ອີງຕາມປະເພດຂອງກອງປະຊຸມ, ເຊັ່ນ: ກອງປະຊຸມທີມງານ, ກອງປະຊຸມໂຄງການຫຼືກອງປະຊຸມຄະນະກໍາມະ, ຮູບແບບສະເພາະສາມາດໄດ້ຮັບການນໍາໃຊ້. ແມ່ແບບເຫຼົ່ານີ້ສາມາດປະກອບມີພາກສ່ວນເພີ່ມເຕີມທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການບັນລຸເປົ້າຫມາຍແລະການວັດແທກ, ເຊັ່ນດຽວກັນກັບການຕິດຕາມການປະຕິບັດແລະຄວາມຮັບຜິດຊອບ.
ໃນສັ້ນ, ການນໍາໃຊ້ແມ່ແບບທີ່ເຫມາະສົມເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການສ້າງກອງປະຊຸມທີ່ມີປະສິດທິພາບ. ແມ່ແບບສະເຫນີໂຄງສ້າງທີ່ຊັດເຈນ, ມີການຈັດຕັ້ງສໍາລັບການບັນທຶກລາຍລະອຽດທີ່ສໍາຄັນແລະການຕັດສິນໃຈ. ເລືອກແມ່ແບບທີ່ເຫມາະສົມທີ່ສຸດປະເພດຂອງການປະຊຸມຂອງທ່ານແລະປັບແຕ່ງມັນກັບຄວາມຕ້ອງການສະເພາະຂອງທ່ານ. ຈົ່ງຈື່ໄວ້ວ່າ ຈຸດປະສົງຫຼັກຂອງບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມແມ່ນເພື່ອໃຫ້ບັນທຶກທີ່ຈະແຈ້ງ ແລະຄົບຖ້ວນກ່ຽວກັບສິ່ງທີ່ໄດ້ປຶກສາຫາລື ແລະຕົກລົງກັນໃນລະຫວ່າງກອງປະຊຸມ.
10. ການປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດສໍາລັບການທົບທວນຄືນແລະການແກ້ໄຂກອງປະຊຸມ
ຕໍ່ໄປນີ້ແມ່ນບາງຄໍາແນະນໍາທີ່ເປັນປະໂຫຍດສໍາລັບການດໍາເນີນການທົບທວນປະສິດທິພາບແລະການແກ້ໄຂບັນທຶກກອງປະຊຸມ:
1. ອ່ານນາທີຢ່າງລະອຽດຕັ້ງແຕ່ຕົ້ນຈົນຈົບ ແລະໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າເຈົ້າເຂົ້າໃຈເນື້ອໃນຢ່າງຄົບຖ້ວນ. ຊອກຫາຂໍ້ຜິດພາດທາງໄວຍາກອນ, ການສະກົດຄຳ ຫຼືເຄື່ອງໝາຍວັກຕອນ ແລະແກ້ໄຂພວກມັນທັນທີ.
2. ກວດສອບຄວາມຖືກຕ້ອງຂອງຂໍ້ເທັດຈິງແລະຄວາມສອດຄ່ອງຂອງຂໍ້ຄວາມ. ຮັບປະກັນວ່າທຸກຈຸດທີ່ສົນທະນາໃນລະຫວ່າງກອງປະຊຸມນັ້ນຖືກສະທ້ອນໃຫ້ເຫັນຢ່າງຖືກຕ້ອງໃນບົດບັນທຶກ ແລະບໍ່ມີຂໍ້ມູນຖືກລະເວັ້ນ ຫຼືບໍ່ຖືກຕ້ອງ.
3. ໃຊ້ເຄື່ອງມືການແກ້ໄຂແລະການສະກົດຄໍາເຊັ່ນ: ຕົວກວດໄວຍະກອນແລະວັດຈະນານຸກົມອອນໄລນ໌ເພື່ອໃຫ້ໄດ້ຄວາມຄິດເຫັນທີສອງກ່ຽວກັບຄວາມຜິດພາດທີ່ເປັນໄປໄດ້. ມັນຍັງແນະນໍາໃຫ້ຮ້ອງຂໍການທົບທວນຄືນຈາກເພື່ອນຮ່ວມງານຫຼືຜູ້ຄຸມງານເພື່ອໃຫ້ໄດ້ທັດສະນະເພີ່ມເຕີມກ່ອນທີ່ຈະສະຫຼຸບນາທີ.
11. ວິທີການແຈກຢາຍ ແລະເກັບບັນທຶກກອງປະຊຸມຢ່າງຖືກຕ້ອງ
ການແຈກຢາຍແລະການເກັບຮັກສາບັນທຶກກອງປະຊຸມທີ່ເຫມາະສົມແມ່ນມີຄວາມຈໍາເປັນເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມຄ່ອງຕົວແລະປະສິດທິພາບຂອງຂະບວນການເຮັດວຽກໃນອົງການຈັດຕັ້ງໃດຫນຶ່ງ. ໃນທີ່ນີ້ພວກເຮົາສະເຫນີຄໍາແນະນໍາບາງຢ່າງເພື່ອປະຕິບັດວຽກງານເຫຼົ່ານີ້ ຢ່າງມີປະສິດທິພາບ:
- ໃຊ້ລະບົບການຈັດການເອກະສານ: ການມີແພລະຕະຟອມຫຼືຊອບແວທີ່ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດເກັບຮັກສາ, ຈັດຕັ້ງແລະແຈກຢາຍນາທີການປະຊຸມແບບດິຈິຕອນແມ່ນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນ. ລະບົບເຫຼົ່ານີ້ອໍານວຍຄວາມສະດວກໃນການເຂົ້າເຖິງແລະຄົ້ນຫາຂໍ້ມູນ, ເຊັ່ນດຽວກັນກັບການຮ່ວມມືລະຫວ່າງສະມາຊິກທີມງານ.
- ສ້າງໂຄງສ້າງທີ່ຊັດເຈນ: ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າກອງປະຊຸມປະຕິບັດຕາມຮູບແບບແລະໂຄງສ້າງມາດຕະຖານ. ນີ້ຈະເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການເຂົ້າໃຈແລະຄົ້ນຫາໃນອະນາຄົດ. ມັນປະກອບມີອົງປະກອບເຊັ່ນ: ວັນທີແລະເວລາຂອງກອງປະຊຸມ, ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ, ຫົວຂໍ້ສົນທະນາ, ຂໍ້ຕົກລົງ, ແລະການປະຕິບັດ.
- ໃຫ້ການເຂົ້າເຖິງທີ່ພຽງພໍ: ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ທຸກຄົນທີ່ມີສ່ວນຮ່ວມໃນກອງປະຊຸມມີການເຂົ້າເຖິງນາທີທີ່ສອດຄ້ອງກັນ. ນີ້ສາມາດບັນລຸໄດ້ໂດຍຜ່ານການອະນຸຍາດອ່ານຫຼືດາວໂຫຼດ ຢູ່ເທິງເວທີ ການຈັດການເອກະສານ, ຫຼືໂດຍການສົ່ງສໍາເນົາທາງອີເມລ໌ໄປຫາຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ.
12. ຄໍາແນະນໍາເພື່ອຮັກສາຄວາມລັບ ແລະຄວາມປອດໄພຂອງກອງປະຊຸມ
ການຮັກສາຄວາມລັບ ແລະຄວາມປອດໄພຂອງກອງປະຊຸມແມ່ນສໍາຄັນຕໍ່ກັບການປົກປ້ອງຄວາມສົມບູນຂອງຂໍ້ມູນທີ່ມີຢູ່ໃນນັ້ນ. ນີ້ແມ່ນຄໍາແນະນໍາບາງຢ່າງເພື່ອຮັບປະກັນວ່າເອກະສານນາທີຈະຖືກເກັບຮັກສາເປັນຄວາມລັບແລະປ້ອງກັນຈາກ ການເຂົ້າເຖິງໂດຍບໍ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດ.
1. ຈຳກັດການເຂົ້າເຖິງນາທີ:
ມັນເປັນສິ່ງ ຈຳ ເປັນທີ່ຈະ ຈຳ ກັດການເຂົ້າເຖິງບັນທຶກກອງປະຊຸມ ສຳ ລັບຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທີ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດເທົ່ານັ້ນ. ນີ້ ມັນສາມາດບັນລຸໄດ້ ການປະຕິບັດລະດັບທີ່ແຕກຕ່າງກັນຂອງການອະນຸຍາດແລະການກວດສອບ. ກ ຢ່າງມີປະສິດທິພາບ ເພື່ອເຮັດແນວນັ້ນແມ່ນໂດຍການຕັ້ງລະຫັດຜ່ານສໍາລັບການເຂົ້າເຖິງໄຟລ໌ຫຼືການນໍາໃຊ້ລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານທີ່ມີການຄວບຄຸມການເຂົ້າເຖິງ.
2. ໃຊ້ຊອບແວຣ໌ການເຂົ້າລະຫັດ:
ເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມປອດໄພຂອງກອງປະຊຸມ, ແນະນໍາໃຫ້ໃຊ້ຊອບແວການເຂົ້າລະຫັດ. ປະເພດຂອງເຄື່ອງມືເຫຼົ່ານີ້ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດປົກປ້ອງໄຟລ໌ໂດຍການເຂົ້າລະຫັດເນື້ອຫາຂອງພວກເຂົາ, ເຮັດໃຫ້ການເຂົ້າເຖິງທີ່ບໍ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດມີຄວາມຫຍຸ້ງຍາກ. ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານໃຊ້ຊອບແວທີ່ເຊື່ອຖືໄດ້ແລະປັບປຸງເປັນປົກກະຕິເພື່ອປ້ອງກັນໄພຂົ່ມຂູ່ຫລ້າສຸດ.
3. ປະຕິບັດການສຳຮອງຂໍ້ມູນເປັນປະຈຳ:
ມັນເປັນສິ່ງສຳຄັນທີ່ຕ້ອງເຮັດ ການສຳຮອງຂໍ້ມູນ ຂອງກອງປະຊຸມໃນກໍລະນີການສູນເສຍ, ຄວາມເສຍຫາຍຫຼືການເຂົ້າເຖິງໂດຍບໍ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດ. ໂດຍການຮັກສາສໍາເນົາສໍາຮອງຢູ່ໃນສະຖານທີ່ທີ່ປອດໄພແຍກຕ່າງຫາກຈາກໄຟລ໌ຕົ້ນສະບັບ, ທ່ານຈະກຽມພ້ອມທີ່ຈະຟື້ນຕົວຂໍ້ມູນຂອງທ່ານໃນກໍລະນີຂອງເຫດການ. ນອກຈາກນີ້, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າການສໍາຮອງຂໍ້ມູນໄດ້ຖືກປະຕິບັດເປັນປົກກະຕິເພື່ອຮັກສາຂໍ້ມູນເຖິງວັນທີ.
13. ຄວາມສຳຄັນຂອງການເກັບບັນທຶກກອງປະຊຸມເພື່ອອ້າງອີງໃນອະນາຄົດ
ສໍາລັບອົງການຈັດຕັ້ງໃດກໍ່ຕາມ, ການເກັບບັນທຶກກອງປະຊຸມຢ່າງຖືກຕ້ອງແມ່ນມີຄວາມສໍາຄັນອັນສໍາຄັນສໍາລັບການອ້າງອີງໃນອະນາຄົດແລະການຕັດສິນໃຈທີ່ມີຂໍ້ມູນ. ບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມແມ່ນເອກະສານທີ່ບັນທຶກຈຸດສຳຄັນທີ່ໄດ້ປຶກສາຫາລື, ຕັດສິນໃຈ, ກຳນົດເວລາທີ່ໄດ້ຕົກລົງ, ແລະ ໜ້າທີ່ຮັບຜິດຊອບທີ່ໄດ້ຮັບມອບໝາຍໃນລະຫວ່າງກອງປະຊຸມ. ຂ້າງລຸ່ມນີ້ແມ່ນບາງເຫດຜົນວ່າເປັນຫຍັງມັນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນທີ່ຈະເກັບໄວ້ໃນນາທີເຫຼົ່ານີ້ຢ່າງຖືກຕ້ອງ:
1. ອໍານວຍຄວາມສະດວກໃນການຕິດຕາມ ແລະຄວາມຮັບຜິດຊອບ: ໂດຍການເກັບບັນທຶກກອງປະຊຸມ, ບັນທຶກປະຫວັດສາດແມ່ນສ້າງຂື້ນເພື່ອໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມແລະຜູ້ທີ່ສົນໃຈສາມາດຕິດຕາມຫົວຂໍ້ສົນທະນາແລະການປະຕິບັດທີ່ໄດ້ຕົກລົງກັນ. ອັນນີ້ ອໍານວຍຄວາມສະດວກໃຫ້ແກ່ຄວາມຮັບຜິດຊອບ ແລະ ຮັບປະກັນວ່າ ຄວາມຮັບຜິດຊອບຈະຖືກບັນລຸໄດ້ຢ່າງທັນການ.
2. ສະຫນອງການອ້າງອີງທີ່ຖືກຕ້ອງ: ບັນທຶກກອງປະຊຸມທີ່ເກັບໄວ້ສະເໜີໃຫ້ມີການອ້າງອີງທີ່ຖືກຕ້ອງເພື່ອຈື່ຈໍາລາຍລະອຽດທີ່ໄດ້ສົນທະນາໃນລະຫວ່າງກອງປະຊຸມ. ນີ້ແມ່ນເປັນປະໂຫຍດໂດຍສະເພາະໃນສະຖານະການທີ່ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງຈື່ໄລຍະເວລາຂອງການຕັດສິນໃຈແລະເຫດການທີ່ຜ່ານມາ. ໂດຍການມີບັນທຶກລາຍລະອຽດ, ຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດຖືກຫຼີກເວັ້ນແລະຄວາມສອດຄ່ອງໃນການປະຕິບັດໃນອະນາຄົດແມ່ນຮັບປະກັນ.
14. ບົດສະຫຼຸບ ແລະ ຄຳແນະນຳຂັ້ນສຸດທ້າຍ ເພື່ອຂຽນບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມໃຫ້ມີປະສິດທິພາບ
ໃນຕອນທ້າຍຂອງກອງປະຊຸມ, ມັນເປັນສິ່ງສໍາຄັນທີ່ຈະຂຽນນາທີທີ່ສະທ້ອນໃຫ້ເຫັນຢ່າງຊັດເຈນແລະ concisely ສະທ້ອນໃຫ້ເຫັນຈຸດສົນທະນາແລະການຕັດສິນໃຈໄດ້ເຮັດ. ຂ້າງລຸ່ມນີ້ແມ່ນບາງຂໍ້ສະຫຼຸບ ແລະຄໍາແນະນໍາທີ່ສາມາດຊ່ວຍທ່ານຂຽນນາທີການປະຊຸມທີ່ມີປະສິດທິພາບ:
1. ຈັດຕັ້ງຂໍ້ມູນຂ່າວສານຢ່າງມີໂຄງສ້າງ: ມັນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນທີ່ຈະຈັດຫົວຂໍ້ກອງປະຊຸມຢ່າງສົມເຫດສົມຜົນແລະເປັນລໍາດັບ. ໃຊ້ຫົວຂໍ້ແລະຫົວຂໍ້ຍ່ອຍເພື່ອຈັດກຸ່ມຈຸດສໍາຄັນແລະໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຈະເພີ່ມຄໍາອະທິບາຍສັ້ນໆຂອງແຕ່ລະຄົນ. ນີ້ຈະສ້າງຄວາມສະດວກໃຫ້ຄວາມເຂົ້າໃຈແລະການປຶກສາຫາລືຕໍ່ໄປຂອງນາທີ.
2. ມີຄວາມຊັດເຈນ ແລະ ມີຈຸດປະສົງໃນການຂຽນຂອງເຈົ້າ: ຫຼີກເວັ້ນການໃຊ້ພາສາທີ່ສັບສົນ ຫຼື ບໍ່ຊັດເຈນ. ໃຊ້ປະໂຫຍກສັ້ນແລະກົງ. ເນັ້ນຫນັກເຖິງລັກສະນະທີ່ກ່ຽວຂ້ອງທີ່ສຸດແລະເນັ້ນໃສ່ການຕັດສິນໃຈທີ່ເຮັດຢ່າງກ້າຫານ. ນີ້ຈະຊ່ວຍໃຫ້ຜູ້ອ່ານສາມາດກໍານົດອົງປະກອບທີ່ສໍາຄັນຂອງບັນທຶກໄດ້ໄວ.
3. ທົບທວນ ແລະ ແກ້ໄຂບັນດາບົດບັນທຶກກ່ອນແຈກຢາຍ: ກ່ອນຈະສົ່ງບົດບັນທຶກໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າປະຊຸມ, ກວດກາຄືນຄຳສັບຢ່າງລະມັດລະວັງ ແລະ ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທຸກຢ່າງຖືກຕ້ອງ. ກວດເບິ່ງວ່າຂໍ້ມູນຄົບຖ້ວນສົມບູນແລະບໍ່ມີຄວາມຜິດພາດທາງໄວຍາກອນຫຼືການສະກົດຄໍາ. ນອກຈາກນັ້ນ, ມັນຢັ້ງຢືນວ່າບົດສະຫຼຸບທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດແລະຄໍາແນະນໍາສຸດທ້າຍແມ່ນມີຢູ່ໃນ ຕົວອັກສອນໜາ.
ສະຫລຸບລວມແລ້ວ, ບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມແມ່ນເປັນເຄື່ອງມືທີ່ຈໍາເປັນເພື່ອຮັບປະກັນການສື່ສານ ແລະເອກະສານທີ່ພຽງພໍໃນກອງປະຊຸມທຸລະກິດປະເພດໃດນຶ່ງ. ໂດຍຜ່ານໂຄງສ້າງແລະເນື້ອໃນລາຍລະອຽດຂອງມັນ, ມັນຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດຮັກສາບັນທຶກທີ່ຖືກຕ້ອງກ່ຽວກັບຫົວຂໍ້ທີ່ໄດ້ປຶກສາຫາລື, ການຕັດສິນໃຈແລະຄວາມຮັບຜິດຊອບທີ່ໄດ້ຮັບມອບຫມາຍໃນລະຫວ່າງກອງປະຊຸມ. ໂດຍປະຕິບັດຕາມຂັ້ນຕອນແລະຄໍາແນະນໍາທີ່ໄດ້ກ່າວມາໃນບົດຄວາມນີ້, ທ່ານຈະສາມາດສ້າງແລະຂຽນ ຢ່າງມີປະສິດທິພາບ ນາທີປະຊຸມທີ່ກົງກັບມາດຕະຖານທີ່ກໍານົດໄວ້.
ຈົ່ງຈື່ໄວ້ວ່າການຂຽນທີ່ຊັດເຈນ, ຫຍໍ້ແລະຈຸດປະສົງແມ່ນຈໍາເປັນເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມເຂົ້າໃຈຂອງຂໍ້ມູນໂດຍທຸກຄົນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ. ນອກຈາກນັ້ນ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າໄດ້ແຈກຢາຍບົດລາຍງານກອງປະຊຸມໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມແລະເກັບຮັກສາສໍາເນົາໄວ້ໃນເອກະສານສໍາລັບການອ້າງອີງໃນອະນາຄົດ.
ການນໍາໃຊ້ຮູບແບບມາດຕະຖານແລະການລວມເອົາອົງປະກອບທີ່ສໍາຄັນເຊັ່ນ: ວັນທີ, ເວລາ, ລາຍຊື່ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມແລະກອງປະຊຸມ, ປະກອບສ່ວນເຂົ້າໃນການຈັດຕັ້ງແລະໂຄງສ້າງຂອງນາທີ. ເຊັ່ນດຽວກັນ, ຕ້ອງຍົກໃຫ້ເຫັນຈຸດສຳຄັນທີ່ສຸດ, ສະຫຼຸບການໂອ້ລົມສົນທະນາ ແລະ ສະແດງອອກໃຫ້ເຫັນເຖິງການຕັດສິນຢ່າງຈະແຈ້ງ ແລະ ຊັດເຈນ.
ຢ່າລືມວ່າບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມແມ່ນເຄື່ອງມືທີ່ມີຄຸນຄ່າເພື່ອຫຼີກເວັ້ນການເຂົ້າໃຈຜິດ, ຄວາມຂັດແຍ້ງແລະຮັບປະກັນການສືບຕໍ່ທີ່ຖືກຕ້ອງໃນການປະຕິບັດແລະວຽກງານ. ດັ່ງນັ້ນ, ການກະກຽມທີ່ເຫມາະສົມແລະການເຜີຍແຜ່ທີ່ຖືກຕ້ອງໃນບັນດາຜູ້ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງແມ່ນລັກສະນະພື້ນຖານສໍາລັບຄວາມສໍາເລັດຂອງກອງປະຊຸມທຸລະກິດໃດໆ.
ໃນສັ້ນ, ການຮຽນຮູ້ວິທີການເຮັດບົດບັນທຶກກອງປະຊຸມແມ່ນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນສໍາລັບຜູ້ຊ່ຽວຊານທີ່ຊອກຫາການສື່ສານທີ່ມີປະສິດທິພາບແລະການຄຸ້ມຄອງທີ່ມີປະສິດທິພາບໃນສະພາບແວດລ້ອມການເຮັດວຽກ. ໂດຍການປະຕິບັດຕາມຂັ້ນຕອນແລະຄໍາແນະນໍາທີ່ມີລາຍລະອຽດໃນບົດຄວາມນີ້, ທ່ານຈະກຽມພ້ອມທີ່ຈະຮັກສາບັນທຶກທີ່ຖືກຕ້ອງແລະລາຍລະອຽດໃນກອງປະຊຸມຕໍ່ໄປຂອງທ່ານ, ດັ່ງນັ້ນການປັບປຸງຜົນຜະລິດແລະການປະຕິບັດຂອງທີມງານຂອງທ່ານ.
ຂ້ອຍແມ່ນ Sebastián Vidal, ວິສະວະກອນຄອມພິວເຕີທີ່ມີຄວາມກະຕືລືລົ້ນກ່ຽວກັບເຕັກໂນໂລຢີແລະ DIY. ຍິ່ງໄປກວ່ານັ້ນ, ຂ້ອຍເປັນຜູ້ສ້າງ tecnobits.com, ບ່ອນທີ່ຂ້ອຍແບ່ງປັນບົດສອນເພື່ອເຮັດໃຫ້ເຕັກໂນໂລຢີສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ຫຼາຍຂຶ້ນແລະເຂົ້າໃຈໄດ້ສໍາລັບທຸກຄົນ.