„OneDrive“ su dirbtiniu intelektu: kaip tvarkyti, ieškoti ir apsaugoti failus

Dokumentų valdymas gali tapti chaotiškas, jei aplankai, teisės ir versijos nėra tinkamai kontroliuojami. Štai čia ir prasideda. OneDrive, kuri apjungia debesies saugyklą, automatizavimas ir dirbtinis intelektas tvarkyti, rasti ir saugiai apsaugoti savo failus.

„OneDrive“ ne tik saugo atsargines kopijas, bet ir padeda jums dirbti geriau: išmanusis rūšiavimas, greita paieška, incidentų atkūrimas ir išplėstinės privatumo parinktys. Ir visa tai išlaikant jūsų duomenų kontrolę jūsų rankose, nes šiuolaikiniai saugumo sluoksniai ir paprastų geriausių praktikų, kurias galima pritaikyti kasdieniame gyvenime. Panagrinėkime viską apie „OneDrive“ su dirbtiniu intelektu.

Kontrolė ir nuosavybė: jūsų duomenys, jūsų valdomi

Kai įkeliate failus į „Microsoft“ debesį, jūs išliekate turinio savininku: „OneDrive“ sukurta tam, kad galėtumėte Nuosavybė ir kontrolė ką išsaugote, bendrinate ar ištrinate. „Microsoft“ filosofija „privatumas integruotas“ sustiprina šį požiūrį ir aiškiai parodo, kad techninės ir organizacinės priemonės yra skirtos jūsų informacijai apsaugoti.

Jei norite sužinoti daugiau apie tai, kaip naudoti platformą svarbiems dokumentams apsaugoti, yra oficialūs mokymai, skirti šiai temai. užtikrinti saugumą, apsaugoti ir atkurti „OneDrive“ platformoje – geriausios praktikos pavyzdžiai ir naudojimo scenarijai, kurie apsaugos jus nuo netikėtumų, kai to labiausiai reikės.

Pagrindinės priemonės, kurias galite aktyvuoti dabar, kad apsaugotumėte savo failus

Pirmas žingsnis – sustiprinti paskyrą ir įrenginius. Tam nereikia techninių žinių: tiesiog aktyvuokite kelis nustatymus ir išsiugdykite protingus įpročius, kurie siūlo [toliau nurodytas funkcijas / galimybes ir pan.]. didelis šuolis saugumo srityje.

• Sukurkite stiprius slaptažodžiusIlgas, unikalus ir sunkiai atspėjamas. Naudokite slaptažodžių tvarkyklę ir reguliariai tikrinkite jos stiprumą, kad išvengtumėte pavojingo pakartotinio naudojimo.
• Įjunkite dviejų etapų patvirtinimą (MFA)Kiekvienam prisijungimui nepatikimuose įrenginiuose reikės antro veiksnio (skambučio, SMS žinutės ar programėlės). Tai papildoma, itin galinga kliūtis nuo neteisėtos prieigos.
• Įjunkite šifravimą mobiliajame įrenginyje„iOS“ arba „Android“ sistemoje, jei naudojate „OneDrive“ programėlę, įjunkite įrenginio šifravimą. Tai apsaugos jūsų failus net ir pametus telefoną ar jį pavogus.

Kaip „OneDrive“ apsaugo jūsų duomenis paslaugų lygmeniu

„OneDrive“ taiko griežtas technines kontrolės priemones ir procesus, kad sumažintų riziką ir sutrumpintų reagavimo į bet kokį incidentą laiką. Principas aiškus: minimali prieiga ir „just-in-time“ kai to tikrai reikia, niekada visam laikui.

Prieiga su minimaliomis teisėmis ir be nuolatinės prieigos

„Microsoft“ inžinieriai valdo paslaugą naudodami įrankius, kuriems reikia stiprus autentifikavimasOperacinės užduotys yra automatizuotos, siekiant sumažinti žmogaus įsikišimą. Jei kam nors reikia padidintų leidimų, jis turi jų paprašyti; šie padidinimai suteikiami ribotam laikui ir tik griežtai būtiniems veiksmams, su atskirais ir audituojamais vaidmenimis (pavyzdžiui, „Prieiga prie klientų duomenų“ tvarkoma naudojant papildomas kontrolės priemones).

Nuolatinis stebėjimas ir saugumo automatizavimas

Yra realaus laiko stebėjimo sistemos, kurios generuoja įspėjimus apie neteisėtą prieigą arba duomenų nutekėjimo bandymus. Prašymai dėl eskalavimo ir atlikti veiksmai yra išsamiai registruojami ir yra automatiniai atsakymai kurios nedelsiant sumažina grėsmes. Be to, raudonųjų komandų pratybos imituoja tikras atakas, siekiant pagerinti aptikimą ir reagavimą.

Žmonės ir procesai, susiję su incidentais ir privatumu

Organizacija turi standartines privatumo veiklos procedūras, specializuotas komandas ir reguliarūs duomenų klasifikavimo mokymaiJei įvyksta klientams įtakos turintis pažeidimas, įsipareigojama kuo greičiau pranešti po patvirtinimo ir aktyvuoti reagavimo procesus, nustatant aiškius vaidmenis ir konkrečius duomenų šaltinius.

Apsauga tranzito ir ramybės būsenoje

Perduodami duomenys: reikalingi saugūs ryšiai

Duomenų judėjimas tarp jūsų įrenginių ir duomenų centrų, taip pat ir infrastruktūros viduje, yra apsaugotas... TLSHTTP autentifikuoti ryšiai neleidžiami: jie nukreipiami į HTTPS, kad būtų apsaugotas kanalas.

Saugumoje esantys duomenys: fizinio, tinklo, programų ir turinio saugumo sluoksniai

• Fizinis saugumasribota prieiga svarbiausiems darbuotojams, patvirtinimas naudojant išmaniąją kortelę ir biometrikos duomenis, stebėjimas, jutikliai ir įsilaužimo aptikimas siekiant pažaboti anomalią veiklą.
• Tinklo apsaugaPaslaugų tinklai ir tapatybės yra izoliuotos nuo „Microsoft“ įmonės tinklo; užkardos griežtomis taisyklėmis riboja srautą iš neleistinų vietų.
• Programos saugumasKūrimas vyksta pagal saugų ciklą, atliekant automatinę ir rankinę analizę pažeidžiamumams ieškoti; MSRC tvarko ataskaitas ir rizikos mažinimo priemones, kurias palaiko programa, apimanti atlygiai tyrėjams.
• Turinio apsaugaKiekvienas failas yra atskirai šifruojamas naudojant AES-256, o jo raktai yra apsaugoti pagrindiniais raktais, saugomais Azure raktų saugykla.

Aplinkos prieinamumas ir nuolatinis patvirtinimas

Duomenų centrai yra geografiškai paskirstyti ir atsparūs gedimams. Duomenys replikuojami bent dviejuose regionuose, atskirtuose šimtais kilometrų, siekiant sumažinti nuostolius nelaimių atveju, siūlant didelis prieinamumas ir tęstinumas.

Be to, nuolatinis inventorius leidžia stebėti kiekvieno įrenginio būseną, diegti pataisas ir atnaujinti antivirusinių programų parašus bei palaipsniui diegti pakeitimus, kad nebūtų vienu metu paveiktas visas įrenginių parkas. Raudonoji ir mėlynoji komandos bendradarbiauja, kad testų gynybos, aptikti įsilaužimus ir pagerinti reagavimą.

Papildomos saugos funkcijos, kurias turėtumėte įjungti

• Apsaugos nuo kenkėjiškų programų analizė atsisiuntime„Windows Defender“ tikrina dokumentus su parašais, kurie atnaujinami kas valandą, kad būtų užblokuotos žinomos grėsmės.
• Įtartinos veiklos aptikimasJei aptinkami neįprasti prisijungimai arba prisijungimai iš naujų vietų, „OneDrive“ blokuoja ir siunčia el. pašto įspėjimus, kad galėtumėte peržiūrėti prieigą.
• Išpirkos reikalaujančių programų atkūrimas („Microsoft 365“): Galite atkurti failus į ankstesnę būseną iki 30 dienų ir, jei reikia, Atkurti viską „OneDrive“ saugykloje po išpuolių ar didelių nuostolių.
• Versijų istorija: grįžta prie ankstesnės versijos, jei buvo nepageidaujamų redagavimų, arba pašalina klaidas neprarandant darbo.
• Nuorodos su slaptažodžiu ir galiojimo data („Microsoft 365“): prideda antrą sluoksnį prie bendrinamo turinio, kad būtų galima kontroliuoti prieigą ir pasiekiamumo laiką.
• Įspėjimai apie masinį ištrynimąJei ištrinsite daug failų vienu metu, gausite pranešimą ir nurodymus, kaip juos lengvai atkurti.

Asmeninis seifas: jūsų itin apsaugota zona „OneDrive“

Asmeninis seifas yra specialus jūsų „OneDrive“ aplankas, kuriam reikalingas antras patvirtinimo veiksmas, pvz. piršto atspaudas, veidas, PIN kodas arba atspaudas Siunčiama SMS žinute / el. paštu. Galima naudotis žiniatinklyje, kompiuteryje ir mobiliojoje programėlėje, be to, ji suteikia papildomą sluoksnį slaptiems dokumentams.

Vienas iš privalumų yra tai, kad galite skaitmeninti dokumentus ir nuotraukas tiesiai į „Vault“ iš savo mobiliojo įrenginio, kad jie nepatektų į mažiau saugias vietas. „Windows 10“ sinchronizuoti „Vault“ failai išsaugomi užšifruota zona su „BitLocker“ iš vietinio disko. Be to, saugykla automatiškai užrakinama po neaktyvumo.

Žingsnis po žingsnio konfigūracija

1. Peržiūrėjus aplanką Asmeninis skliautas Pirmą kartą paspauskite „Įvadas“ ir vykdykite vedlio nurodymus.
2. Patikrinkite savo paskyros duomenis, peržiūrėkite susijusį el. laišką ir pasirinkite „Patvirtinti“, kad patvirtintumėte savo tapatybę.
3. Pasirinkite patvirtinimo būdą (pvz., tekstinė žinutė) ir įveskite gautą kodą, kad suaktyvintumėte Vault.

„Microsoft 365“ prenumeratoriai gali saugoti saugykloje tiek failų, kiek nori, neviršydami jos saugyklos limito – tai patobulinimas, palyginti su ankstesniais mažesniais limitais, todėl tai yra idealus sprendimas byloms, finansams ar asmeniniams dokumentams.

Įkelti, perkelti, užrakinti ir atrakinti

1. Atidarykite aplanką Asmeninis skliautas ir patvirtinkite savo tapatybę, kai būsite paraginti.
2. Norėdami pridėti turinį, pasirinkite failus arba aplankus ir naudokite „Perkelti į“ > Asmeninį seifą arba nuvilkite juos.
3. Norėdami užrakinti rankiniu būdu, eikite į seifą ir paspauskite "Blokuoti"Jis taip pat automatiškai užsirakina po neveiklumo laikotarpio.
4. Norėdami atrakinti, pakartokite patvirtinimą naudodami pasirinktą metodą; jei naudojate „Microsoft Authenticator“, programa gali generuoti kodus neprisijungus prie interneto. didesnis komfortas.

Atkreipkite dėmesį į reikalavimus: Biometriniams duomenims reikalinga suderinama įranga („Windows Hello“, pirštų atspaudų skaitytuvas, IR jutikliai). Norint naudotis naujausiomis funkcijomis, mobiliajai programėlei reikalingos naujausios „Android“ arba „iOS“ versijos. saugumo patobulinimai.

Gera organizavimo, dalijimosi ir komandinio darbo praktika

Aiški struktūra ir paprastos taisyklės daro stebuklus. Naudokite aplankų hierarchiją pagal projektą ar komandą ir pridėkite poaplankius... juodraščiai, rezultatai ir datosNepersistenkite su dalykais: paprasti dalykai veikia geriausiai.

Apibrėžkite pavadinimų suteikimo tvarką ir jos laikykitės: projekto pavadinimas, versija ir data palengvina paiešką ir padeda išvengti pasikartojančių elementų. periodinės apžvalgos archyvuoti seną ir atsikratyti to, kas nebenaudojama.

Bendrindami pasirinkite „Konkretūs asmenys“, jei ieškote privatumo ir norite naudoti leidimus iš „Peržiūrėti“ pagal numatytuosius nustatymusSuteikite „Redaguoti“ leidimus tik tada, kai tai absoliučiai būtina. Atminkite, kad galite bet kada nutraukti bendrinimą arba pakeisti leidimus.

Komandos failams, kurie dažnai redaguojami, apsvarstykite galimybę naudoti „SharePoint“ arba „Microsoft Teams“. Jūs centralizuojate teises, kontroliuojate versijas ir gaunate bendradarbiavimo patirtis Geriau, be skirtumų tarp asmeninių sąskaitų.

„Copilot“ programoje „OneDrive“: palyginkite failus neatidarydami jų po vieną

Labai naudingi pavyzdžiai: sutarčių versijų lyginimas, gyvenimo aprašymų ir motyvacinių laiškų peržiūra, pakeitimų tarp juodraščių stebėjimas, susijusių teisinių dokumentų lyginimas, skirtingų laikotarpių finansinių ataskaitų analizė arba palyginti tiekėjų pasiūlymus pamatyti kainą, terminus ir sąlygas.

Naudotis paprasta: pasirinkite failus „OneDrive“ ir paprašykite „Copilot“ parodyti skirtumus ir pagrindinius aspektus. Gausite aiškią panašumų ir pakeitimų apžvalgą su laiko taupymas ir mažiau klaidų.

Kiti dirbtinio intelekto valdomi organizatoriai, kurie papildo jūsų darbo eigą

Priklausomai nuo jūsų poreikių, gali būti verta derinti „OneDrive“ su specializuotais organizavimo ir bendradarbiavimo įrankiais, kuriuos teikia dirbtinis intelektasŠtai keletas svarbiausių dalykų:

„ClickUp“ (idealiai tinka projektams ir žinioms)

„ClickUp“ sujungia projektų, dokumentų ir pokalbių valdymą ir siūlo dirbtinio intelekto valdomas „smegenis“, kurios paspartina užduotis. Lanksti hierarchija leidžia tvarkyti erdves, aplankus, sąrašus ir užduotis taip, kaip jums atrodo tinkama. automatizavimas (Daugiau nei šimtas) pašalina pasikartojantį darbą. Integruojasi su „Google“ disku, „Dropbox“ ir „OneDrive“, kad viskas būtų sujungta.

„Google“ diskas (sklandus debesijos valdymas)

„Drive“ išsiskiria tuo, kad išmanioji paieška ir pasiūlymus, pagrįstus mašininiu mokymusi. Integracija su „Dokumentais“ ir „Skaičiuoklėmis“ palengvina bendradarbiavimą realiuoju laiku ir automatinį kategorizavimą, kad greitai rastumėte tai, ko jums reikia.

„Microsoft OneDrive“ (vietinis bendradarbiavimas su „Microsoft 365“)

Be to, ką jau matėme, „OneDrive“ naudoja dirbtinio intelekto algoritmus turiniui žymėti ir suskirstyti į kategorijas, o tai reiškia paieškos rezultatai labai kruopščiai suderinta ir pasiūlymai, kaip bendradarbiauti su jūsų kontaktais ir komandomis.

„Dropbox“ (paprastas bendrinimas ir atsarginių kopijų kūrimas)

„Smart Sync“ dinamiškai tvarko vietoje arba debesyje išsaugotus duomenis, atlaisvindama vietos neprarandant prieigos. Jo paieška pagrįsta mašininiu mokymusi ir „Dropbox“ popierius padeda organizuoti projektus ir tvarkyti dokumentaciją.

„Trello“ su Butleriu (vizualinė automatizacija)

„Trello“ organizuoja užduotis lentose, o Butleris priduria automatizavimas suaktyvinti veiksmus, perkelti korteles arba priskirti atsakomybes, kad komanda sutelktų dėmesį į darbą, o ne į mechaniką.

„Evernote“ (užrašų darymo programa)

Idealiai tinka, kai norite sutvarkytų ir lengvai prieinamų užrašų su vietinėmis dirbtinio intelekto funkcijomis rašyti, redaguoti ir bendrinti, be žymų ir galingų filtrų, kad turinį būtų galima rasti akimirksniu.

M-Files (tvarkymas pagal metaduomenis)

Užuot pasikliovusi vieta, „M-Files“ rūšiuoja pagal metaduomenys ir versija, kuri išsprendžia klasikinę problemą „kur yra naujausia versija?“ ir sukuria sklandžią patirtį.

„Zoho WorkDrive“ (komandos bendradarbiavimas)

Sukurta bet kokio dydžio komandoms, su bendrais aplankais, prieigos kontrole ir integruotu biuro programų paketu. Sinchronizuojama skirtinguose įrenginiuose. dirbti iš bet kur nė kiek nepraleisdamas ritmo.

Paleidimas ir sinchronizavimas kompiuteryje

„Windows“ sistemoje galite sinchronizuoti aplankus ir failus su „OneDrive“ klientu, kad galėtumėte dirbti iš tyrinėtojo tarsi jie būtų vietiniai. Oficialus vadovas padeda pasirinkti, ką sinchronizuoti ir kaip išspręsti konfliktus.

„macOS“ sistemoje atidarykite „Spotlight“ (cmd + tarpo klavišas), įveskite „OneDrive“ ir vykdykite vedlį: prisijunkite naudodami „Microsoft“ paskyrą ir pasirinkite sinchronizuojamus aplankusTaigi, jūs turėsite prieiga neprisijungus ir automatinius pakeitimus debesyje.

Pasitelkdama dirbtinį intelektą, šifravimą, prieigos kontrolę ir paprastas geriausias praktikas, „OneDrive“ leidžia tvarkyti dokumentus, juos akimirksniu rasti ir apsaugoti nuo žmogiškųjų klaidų bei šiuolaikinių grėsmių; su asmeniniu seifu slaptiems failams, „Copilot“ keliems failams vienu metu peržiūrėti ir išplėstinėmis bendrinimo parinktimis, kurios suteikia... saugumas ir našumas jūsų naudai.