Kaip žingsnis po žingsnio sukurti laiko juostą programoje „Excel“

Laiko juostos kūrimas programoje „Excel“ „Excel“ yra vienas geriausių būdų vizualiai tvarkyti projekto etapus ar etapus, planuoti užduotis arba rodyti įvykių seką. Nors „Excel“ gali atrodyti kaip skaičiuoklėmis ir skaičiais paremta priemonė, ji siūlo keletą funkcijų ir parinkčių, leidžiančių paprastus sąrašus paversti patraukliomis laiko juostomis.

Paprastai laiko juostas siejame su konkrečiomis projektų valdymo programomis, tačiau realybė tokia, kad „Excel“ yra pakankamai lankstus kad atitiktų tiek asmeninius, tiek verslo poreikius. Svarbiausia suprasti siūlomus išteklius, derinti šablonus ir pasinaudoti pritaikymo galimybėmis, kad galutinis rezultatas būtų aiškus, vaizdingas ir labai naudingas. Žemiau pateikiamas išsamiausias ir naujausias vadovas, kuriame žingsnis po žingsnio sužinosite, kaip sukurti laiko juostą programoje „Excel“, naudojant tiek rankinius metodus, tiek šablonus ir priedus. Taip pat apžvelgsime, kaip patobulinti dizainą, ir išnagrinėsime alternatyvas. Pradėkime nuo kaip sukurti laiko juostą programoje „Excel“. 

Kas yra laiko juosta ir kodėl ją reikia kurti programoje „Excel“?

Laiko juosta, kuri taip pat vadinama grafikas, yra vaizdinė priemonė, rodanti chronologine tvarka pagal skalę išdėstytų įvykių, veiklų ar etapų seriją. Jos pagrindinė funkcija yra leidžia greitai suprasti projekto eigą arba svarbių veiksmų seka, palengvinanti užduočių, terminų ir atsakingų asmenų valdymą.

Vizualizuokite pagrindinius etapus Projektas padeda komandoms iš pirmo žvilgsnio suprasti bendrą būseną, numatyti kliūtis ir informuoti suinteresuotąsias šalis apie pažangą bei terminus. Nors tokios priemonės kaip „Microsoft Project“ ar internetinės programos, tokios kaip „GanttPRO“, specializuojasi būtent šioje srityje, „Excel“ yra prieinama ir lanksti alternatyva kurį turi dauguma vartotojų ir įmonių.

Laiko juostos kūrimo parinktys programoje „Excel“

Tvarkaraštį galite sudaryti nuo nulio naudodami „Excel“ funkcijas, daugiausia naudodami sklaidos arba linijines diagramas; arba galite pasirinkti iš anksto paruošti šablonai su profesionaliu dizainu kurie labai palengvina darbą. Be to, yra alternatyvų, išskyrus „Excel“, jei ieškote dar didesnio greičio.

• Rankinis sklaidos grafikas: Leidžia sukurti visiškai pritaikytą laiko juostą iš savo lentelių ir duomenų.
• Oficialūs „Excel“ arba „Office.com“ šablonai: Tai greitas, labai vizualus sprendimas, idealiai tinkantis tiems, kuriems svarbiausia dizainas ir praktiškumas.
• Įskiepiai ir išorinės programos: Tokios programos kaip „GanttPRO“ siūlo laiko juostos kūrimą vos keliais paspaudimais ir daugybę kitų grafinių parinkčių.

Žingsnis po žingsnio vadovas, kaip sukurti rankinę laiko juostą programoje „Excel“

1. Įveskite savo etapus ir datas į lentelę

Pirmasis žingsnis yra apibrėžkite pagrindinius savo projekto įvykiusSukurkite nedidelę lentelę programoje „Excel“ su bent dviem pagrindiniais stulpeliais: etapo aprašymu ir susijusia data. Galite pridėti papildomą stulpelį, kad kiekvienam etapui priskirtumėte skaitinę reikšmę, taip diagramoje juos išdėstydami skirtinguose aukščiuose ir išvengdami etikečių persidengimo:

• A stulpelis: Etapo aprašymas (pavyzdys: „Pradžia“, „1 etapo pristatymas“, „Baigiamasis susitikimas“).
• B stulpelis: Svarbi data.
• C stulpelis (neprivaloma): Skaičių seka, pvz., 1, 2, 3, 4, kartojama, jei turite kelis orientyrus. Tokiu būdu taškai bus rodomi skirtinguose aukščiuose.

Taryba: Jei turite daug įvykių, kaitaliokite skaitines reikšmes (pvz., 1, 2, 1, 2), kad etiketės būtų išdėstytos išlygintomis vietomis ir nepersidengtų viena su kita.

2. Įterpkite sklaidos diagramą

Kai lentelę paruošite, lape pasirinkite tuščią langelį ir spustelėkite skirtuką ĮterptiGrafikos grupėje pasirinkite Dispersija („Išsklaidyta“) arba „Burbulinė diagrama“. Atsiras tuščia diagrama, laukianti, kol bus sukonfigūruota.

Šio tipo diagrama puikiai tinka laiko juostoms, nes Galite apibrėžti ir X (datų), ir Y (reikšmių / etapų) ašis labai suasmenintu būdu.

3. Įtraukite duomenis į diagramą

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite baltą diagramos sritį ir pasirinkite Pasirinkite duomenisAtsidarys duomenų šaltinių langas. Spustelėkite Papildyti sukurti naują seriją.

• X reikšmės: Pasirinkite visą datos stulpelį iš lentelės.
• Y reikšmės: Pasirinkite skaitinių reikšmių stulpelį. Jei šio stulpelio nesukūrėte, galite visus taškus sudėti į tą patį lygį, nors rekomenduojama kaitalioti reikšmes, kad įvykiai diagramos ašyje būtų atskirti.

spauda Priimti Ir jūsų sklaidos diagrama bus atnaujinta, rodydama taškus, išdėstytus pagal datą ir skaitinę reikšmę.

4. Grafiko transformavimas į laiko juostą

Taškus jau turite, bet norint, kad grafikas veiktų kaip laiko juosta, reikia pakoreguoti jo formatą:

• Pašalinkite nereikalingus elementus: Spustelėkite diagramos parinkčių mygtuką (ženklas +) ir pašalina tinklelį, diagramos pavadinimą ir vertikalią (Y) ašį, palikdamas tik datos ašį.
• Pridėti etiketes ir klaidų juostas: Patikrinkite parinktis Duomenų etiketės rodyti etapų pavadinimus ir Klaidų juostos sujungti taškus su laiko juosta.
• Tinkinkite klaidų juostas: Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią klaidų juostą, pasirinkite Formatas ir nustatykite jas kaip vertikalias linijas („minus“ parinktis) ir nustatykite jų dydį į 100 %, kad jos kirstų etapo tašką su laiko juostos juosta.

Ar matote, kad horizontalios juostos nereikalingos, ar norite tik vertikalios? Konfigūruokite formatą taip, kad būtų pašalinta horizontali juosta ir palikta tik vertikali juosta, pakoreguojant spalvą, storį ir skaidrumą, kad pagerėtų matomumas.

5. Koreguokite dizainą ir pritaikymą

Šiuo metu jau galite kiek įmanoma labiau pritaikykite savo laiko juostą:

• Taškų spalvos: Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį žymeklį ir pasirinkite „Formatuoti duomenų seriją“. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite žymeklio spalvą, kuria norite paryškinti kiekvieną etapą.
• Jungčių skaidrumas: Jei vertikalios jungtys atrodo per ryškios, pakoreguokite jų skaidrumą naudodami vertikalios paklaidos juostos formatą.
• Etapo taškų padėtis: Atminkite, kad bazinės lentelės stulpelyje „Aukštis“ galite keisti skaitines reikšmes, kad etapai būtų perkelti aukštyn arba žemyn ir etiketės nesidubliuotų.
• Koreguokite datos apribojimus: Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite datos ašį ir pasirinkite „Formatuoti ašį“, kad pakeistumėte minimalias ir maksimalias vertes, jog diagrama atitiktų jus dominantį laikotarpį.

Svarbu: Galite naudoti temas ir stilius Excel Norėdami greitai pakeisti diagramos spalvas, šriftus ir stilius skirtuke Puslapio dizainas arba Diagramos dizainas, tiesiog pasirinkite temą arba spalvų paletę, kad atnaujintumėte bendrą laiko juostos išvaizdą.

Kaip sukurti laiko juostą programoje „Excel“?

6. Pridėkite pavadinimus ir aprašomąsias etiketes

Nepamirškite, kad etapai turėtų būti lengvai atpažįstami. Norėdami rodyti etapų pavadinimus:

• Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią diagramos etiketę ir pasirinkite Duomenų žymos formatas.
• Pasirinkite Langelio reikšmė ir nurodo intervalą lentelėje, kuriame yra jūsų etapų aprašymai.
• Galite pašalinti parinktį „Y reikšmė“, kad būtų rodomas tik etapo pavadinimas.

Rezultatas – laiko juosta, apimanti įvykių taškus, jungiamąsias linijas ir aprašomąsias etiketes, visas suderintas su jums reikalinga laiko skale.

7. Stilizuokite ir patobulinkite laiko juostą programoje „Excel“

Sukūrę pagrindinę struktūrą, galite skirti kelias minutes, kad jūsų laiko juosta atrodytų tikrai profesionaliai:

• Tinkinkite spalvas ir šriftus: Norėdami greitai pakeisti visą grafinę išvaizdą, eikite į „Puslapio dizainas“ > „Temos“. Spalvas ir šriftus galite modifikuoti atskirai.
• Naudokite diagramos spalvų paletę: Skirtuke „Diagramos dizainas“ spustelėkite dažų paletę, pavadintą „Keisti spalvas“, kad pritaikytumėte visuotines spalvų schemas.
• Koreguokite paskirstymą: Jei kairėje arba dešinėje matote tuščią vietą, pakoreguokite ašių ribas, kad išnaudotumėte visą diagramos plotį.
• Spausdinti arba eksportuoti: Užpildžius laiko juostą, ją galima lengvai atsispausdinti, išsaugoti PDF formatu arba integruoti į pristatymus.

Pagrindinis patarimas yra bendrinkite laiko juostos šabloną su bendradarbiais ar vadovais, kad pateiktumėte savo projekto etapų ir eigos apžvalgą. Tai padeda visiems būti informuotiems ir suderintiems su tikslais. Jei norite toliau mokytis apie „Excel“, peržiūrėkite šį kitą straipsnį apie Svarbiausios „Excel“ formulės, kurias galite pradėti nuo nulio kaip profesionalasJų turime nesuskaičiuojamą daugybę Tecnobits, tereikia pasinaudoti paieškos sistema.