Peržiūrėkite pakeitimus „Excel“ faile: jums reikalingas vadovas

Kai bendriname skaičiuokles, normalu susimąstyti, ką kiekvienas asmuo palietė ir kada. Peržiūrėti „Excel“ failo pakeitimusŠiandien turime keletą parinkčių: skydelį „Rodyti pakeitimus“, versijų istoriją ir, labiau klasikiniuose scenarijuose, seną „Sekti pakeitimus“.

Šiame straipsnyje mes paaiškiname kaip tai padaryti, kokie kiekvieno varianto apribojimai ir kokios yra alternatyvos Jei dirbate ne debesyje, taip pat kiti praktiniai patarimai.

Kas yra „Rodyti pakeitimus“ programoje „Excel“ ir kokią informaciją ji rodo?

Funkcija „Rodyti pakeitimus“ centralizuoja naujausių knygos redagavimų įrašą. Jos skydelyje viršuje rodomi naujausi pakeitimai, todėl juos galima išsamiai atpažinti. kas atliko pakeitimą, paveikta ląstelė, tikslus laikas ir ankstesnė reikšmėTai ypač naudinga, kai keli žmonės redaguoja bendrinamą failą ir jums reikia aiškios laiko juostos.

Šiame skydelyje taip pat galite peržiūrėti redagavimus, kurie buvo atlikti „masiškai“. Tokiais atvejais Excel Ji sugeneruoja kortelę su masiniu veiksmu ir suteikia prieigą prie „Peržiūrėti pakeitimus“ toje kortelėje, kad galėtumėte išsamiau pasidomėti. kiekvienos sugrupuotos modifikacijos detalės neprarandant konteksto.

Atminkite, kad „Excel“ šiame skydelyje išsaugo naujausią veiklą, todėl matomumas gali siekti iki apie 60 dienųJei norite pratęsti laiko intervalą, kad galėtumėte patikrinti, kas vyko anksčiau, ateis versijų istorijos eilė, apie kurią kalbėsime vėliau. keliauti į ankstesnes versijas ir peržiūrėti juos be jokių netikėtumų.

Peržiūrėti pakeitimus visoje knygoje: greiti veiksmai

Norėdami gauti išsamią darbaknygės apžvalgą ir peržiūrėti „Excel“ failo pakeitimus, procesas yra labai paprastas ir nukreipia jus į skydelį su visais neseniai atliktais pakeitimais. Atlikę šiuos veiksmus, galėsite juos pamatyti iš karto. viskas, kas nutiko faile:

1. Skirtuke Peržiūra pasirinkite Rodyti pakeitimus , kad atidarytumėte skydelį su naujausiais redagavimais.
2. Atkreipkite dėmesį, kad pakeitimai pateikiami iš eilės, naujausi rodomi viršuje, tikroji chronologinė tvarka vykdymo.
3. Galėsite nustatyti, kas ką ir kuriame langelyje pakeitė, taip pat tikslią datą ir laiką, o tai palengvins procesą. audito bendradarbiavimas.
4. Jei yra masinių redagavimų, rasite kortelę, kurioje sugrupuota ta operacija, ir mygtuką Žiūrėti pakeitimus ir naršykite po kiekvieną įtrauktą modifikaciją.

Filtruoti pakeitimus pagal lapą, diapazoną arba konkretų langelį

Kai norite susiaurinti paiešką, galite peržiūrėti tik konkretaus lapo, diapazono ar net vieno langelio „Excel“ failo pakeitimus. Šis filtravimas padeda atlikti išsamų tyrimą. kas nutiko konkrečioje srityje iš knygos be papildomo triukšmo.

Norėdami greitai filtruoti iš lapo: pasirinkite lapą, diapazoną arba vieną langelį, tada spustelėkite dešiniuoju pelės mygtuku, kad atidarytumėte kontekstinį meniu, ir pasirinkite Rodyti pakeitimusAtlikus šį veiksmą, „Excel“ apriboja skydelį iki tas pasirinkimas.

Taip pat galite filtruoti pačiame pakeitimų skydelyje. Viršuje matysite filtro piktogramą: ją pasirinkę galėsite nurodyti, ar norite filtruoti pagal... Rango kodėl LapaiJei pasirinkote „Diapazonas“, įveskite diapazoną arba langelį teksto lauke ir patvirtinkite rodyklės piktograma šalia to lauko, kad pritaikytumėte filtruoti nedelsiant.

Šis filtravimo metodas sutaupo daug laiko tiriant incidentus arba kai reikia sutelkti dėmesį į kritinė sritis lapo (pavyzdžiui, diapazonas, kuriame skaičiuojamos sumos arba kuriame kažkas pakeitė nuorodas).

Kur veikia funkcija „Rodyti pakeitimus“ ir kokie yra reikalavimai, kad būtų galima užregistruoti viską?

Rodyti pakeitimus galima tiek „Excel“ darbalaukio versijoje, tiek internetinėje „Excel“ versijoje, o jos skydelyje rodomi pakeitimai, atlikti naudojant šią funkciją palaikančias „Excel“ programas. bendraautorystėTai reiškia, kad norėdami matyti išsamiausią istoriją ataskaitų srityje, visi vartotojai turi naudoti suderinamą „Excel“ programą ir dirbti su failu tose vietose, kurios išlaikyti bendrą leidybą aktyvus (pvz., „OneDrive“ arba „SharePoint“).

Ką daryti, jei ataskaitų sritis atrodo tuščia, net jei žinote, kad joje buvo veiklos? Dėl tam tikrų veiksmų „Excel“ gali išvalyti tą žurnalą. Matysite tuščią ataskaitų sritį, jei, pavyzdžiui, kas nors redagavo naudodamas vienkartinį pirkinį arba senesnę „Excel“ versiją, nesuderintą su bendro redagavimo funkcija, arba jei buvo naudojamos funkcijos, kurios... Jie nesuderinami su bendra publikacija arba jei failas yra pakeista arba išsaugota kopija, nutraukdamas stebėsenos tęstinumą.

Geros žinios yra tai, kad nuo to momento visi nauji pakeitimai, kuriuos jūs ar kas nors kitas atlieka suderinamose programose, bus vėl registruojami pakeitimų skydelyje. Tai atkuria matomumą vėlesniems įvykiams ir leidžia jums sekite pėdsakais nereikalaujant perrašyti dokumento.

Kurie pakeitimai įrašomi, o kurie nerodomi skydelyje

Pakeitimų skydelyje daugiausia dėmesio skiriama formulėms ir langelių reikšmėms, taip pat tokioms operacijoms kaip langelių ir diapazonų perkėlimas, rūšiavimas, įterpimas arba ištrynimas. Todėl aiškiai matysite tiek vienkartinius pakeitimus, tiek struktūrinius pakeitimus, kurie turi įtakos duomenų blokai.

Tačiau kai kurie veiksmai šiuo metu nerodomi: grafikos, formų ar kitų objektų, judesių ar nustatymų pakeitimai dinamines lentelesTai apima formatavimo pakeitimus (spalvas, šriftus, stilius), langelių / diapazonų slėpimą ir filtrų taikymą. Turėkite tai omenyje, nes šis „vizualinis sluoksnis“ neatsispindi skydelyje, kuriame daugiausia dėmesio skiriama pagrindinėms funkcijoms. skaitinis ir funkcinis.

Be to, siekdama pateikti kuo išsamesnę istoriją, „Excel“ gali palikti laiko juostoje tarpų, jei tam tikri pakeitimai nepasiekiami. Todėl galite pastebėti „praleidimus“, kai dėl savo pobūdžio arba naudojamo įrankio negalima atlikti pakeitimų. įrašyti ant skydelio.

Kodėl kai kuriuose įrašuose kartais trūksta ankstesnių reikšmių? Tai gali nutikti, kai duomenys modifikuojami naudojant kodą (pvz., VBA arba papildinius) arba jei kas nors redagavo darbaknygę naudodamas „Excel“ jos neatnaujinęs. naujausia versijaTokiais atvejais to konkretaus veiksmo „vertė prieš / vertė po“ atsekamumas gali būti prarastas.

Kaip peržiūrėti senesnius pakeitimus: versijų istorija

Skydelyje „Pakeitimai“ rodomi naujausi pakeitimai; jei reikia pratęsti laikotarpį, naudokite Versijų istorijaIš Failas > Informacija > Versijų istorija galite atidaryti ankstesnę versiją, ją peržiūrėti ir, jei reikia, atkurti. Tai labai naudinga atliekant tyrimus. ankstesni įvykiai į diapazoną, kurį apima funkcija „Rodyti pakeitimus“.

Versijų istorija nėra tas pats, kas „vizualinis palyginimas“ tarp dviejų laiko momentų: jos paskirtis – leisti naršyti failų būsenas, atveriant ankstesnę versiją ir su ja dirbant. Nepaisant to, derinant šią funkciją su „Rodyti pakeitimus“, galima gauti subalansuotą apžvalgą. greitas ir nesenas su ilgesnio laikotarpio auditu.

Jei jūsų failas yra „SharePoint“, atminkite, kad versijų valdymas turi konfigūruojamas ribas. Sąrankos metu galite nustatyti maksimalų norimų išsaugoti versijų skaičių, o sistemai pasiekus ribą, ji ištrina paskutinę versiją. seniausias kad atsirastų vietos naujiems. Jei reikia daugiau laisvės, galima padidinti šį skaičių iki sistemos ribos, o tai pagerina galimybę grįžti laiku atgal išsamūs tyrimai.

Komandoms, kurios naudoja istorines versijas, patartina periodiškai peržiūrėti šią konfigūraciją „SharePoint“ bibliotekoje ir pritaikyti ją prie darbo eigos: kuo daugiau pakeitimų atliekama kasdien, tuo prasmingiau padidinti jų skaičių. sulaikytos versijos kad neprarastų naudingo pėdsako.

Pakeitimų srities nustatymas iš naujo: kada ir kaip

Internetinėje „Excel“ programoje yra parinktis išvalyti ataskaitų srityje matomą pakeitimų istoriją. Ją rasite skiltyje Failas > Informacija, o patvirtinus, kad ji bus... nuvalykite skydelį visiems knygos vartotojams. Tai negrįžtamas veiksmas, todėl prieš jį atliekant, jei reikia išsaugoti įrodymus, reikia atidžiai apsvarstyti neseniai bendradarbiauti.

Net jei ištrinsite tą įrašą iš skydelio, vis tiek galėsite atidaryti arba atkurti ankstesnes versijas naudodami versijų istoriją. Kitaip tariant, pašalinsite „įvykių sąrašą“ iš skydelio, bet neprarasite galimybės grįžti į ankstesnes būsenas failo tol, kol tos versijos yra sistemoje.

Klasikinė „Stebėti pakeitimus“ funkcija programoje „Excel“: ką ji siūlo ir kaip ją peržiūrėti

Daugelį metų programoje buvo naudojama tradicinė „Sekti pakeitimus“ sistema, kuri dabar laikoma pasenusia. Tai buvo geras būdas peržiūrėti „Excel“ failo pakeitimus. Darbaknygėse, sukonfigūruotose su šia funkcija, išsaugojus ir bendrinant kiekvieną pakeitimą, langeliuose (mėlyni trikampiai) ir iššokančiuosiuose komentaruose liktų žymės. pakeitimo aprašymas ir atsakingas vartotojas. Nors tam tikrais atvejais ji vis dar egzistuoja, šiuolaikinėse bendro redagavimo aplinkose ją pakeitė funkcija „Rodyti pakeitimus“.

Jei jūsų organizacija vis dar naudoja šį metodą, galite išvardyti pakeitimus atskirame lape. Norėdami tai padaryti, skirtuke „Peržiūra“ atidarykite „Sekti pakeitimus“ ir pasirinkite paryškinti pakeitimusPasirinkite parinktį „Rodyti pakeitimus naujame lape“ ir patvirtinkite paspausdami „Gerai“: „Excel“ pridės lapą pavadinimu „Istorija“ su Išsami informacija apie pakeitimą ištraukta iš knygos.

Šių redagavimų peržiūra taip pat buvo valdoma per Peržiūra > Sekti pakeitimus > Priimti arba atmesti pakeitimus. Ten galite juos priimti arba atmesti po vieną arba naudoti parinktis „Priimti visus“ arba „Atmesti visus“, kad juos apdorotumėte paketais, su galimybe bet kada uždaryti. grįžti į puslapį.

Šis metodas yra vertingas knygose, kurios jau buvo sukurtos naudojant tą sistemą, tačiau jis nesiūlo integracijos ir bendro kūrimo patirties, kurią šiandien teikia debesis ir skydas „Rodyti pakeitimus“, kur informacija geriau suderinta su... redagavimas bendradarbiaujant lt Tiempo reali.

Versijų ir apribojimų palyginimas: ko galite ir ko negalite tikėtis iš „Excel“

Užuot peržiūrėję „Excel“ failo pakeitimus, daugelis vartotojų tiesiog nori „iš pirmo žvilgsnio“ sužinoti, kas pasikeitė tarp paskutinės ir dabartinės versijų, neatidarant dviejų failų greta. Praktiškai „Excel“ neturi įrankio, kuris atliktų šią funkciją. detalus skirtumas tarp bet kurių dviejų vietinių failų. Jame yra bendrai parašytų knygų pakeitimų rodymo funkcija (nauja ir labai praktiška funkcija) ir versijų istorija, skirta ankstesnėms versijoms atidaryti ir, jei taikoma, juos atkurti.

Kai kurie vartotojai mini įrankį, vadinamą „Spreadsheet Compare“ (kai kurių „Office“ diegimų dalis), skirtą dviem išsaugotiems failams palyginti. Norint jį naudoti, kompiuteryje reikia turėti ankstesnės versijos kopiją; tai ne „stebuklingas mygtukas“ programoje „Excel“, o atskiras įrankis, kuris lygina darbaknyges ir rodo rezultatus. skirtumaiTai naudinga, jei nedirbate debesyje, nors tam reikia atlikti papildomą veiksmą – išsaugoti vietines versijas.

Forumuose dažnai galima skaityti, kad „nėra jokio vietinio, greito ir universalaus būdo“ palyginti bet kurią versiją su dabartine, iš anksto neparuošus medžiagos. Ir tai logiška: norint užfiksuoti kiekvieną mažiausią variantą, archyve reikėtų saugoti didžiulį kiekį MetaduomenysTai smarkiai padidintų jo dydį ir apsunkintų valdymą, ypač kasdien atnaujinamose knygose.

Jei dirbate sistemoje „Windows“, failų naršyklė leidžia pridėti informacijos stulpelius (sukūrimo data, modifikavimo data ir kt.), tačiau tai yra failo lygio metaduomenys, o ne failų istorija. pokyčiai vienoje ląstelėjeKitas sistemos variantas yra Failų istorijakuri kopijuoja modifikuotus failus, kad juos būtų galima atkurti; mainais ji naudoja disko vietą ir nėra peržiūros programa granuliarūs pokyčiai kaip toks.

Apibendrinant, jei bendrai kuriate naudodami „Excel“ („OneDrive“ / „SharePoint“), naudokite funkciją „Rodyti pakeitimus“ naujausiems pakeitimams ir „Versijų istorija“ ilgesniems laikotarpiams. Jei jūsų darbo eiga yra vietinė, išsaugokite versijas ir, kai reikia palyginti, apsvarstykite galimybę naudoti palyginimo įrankius, pvz., „Spreadsheet Compare“, kad gautumėte pakeitimų žemėlapį. skirtumai tarp failų.

„Excel“ failo pakeitimų peržiūros ekosistema siūlo galingus sprendimus dirbant debesyje ir naudojant bendraautorystę: sritis „Rodyti pakeitimus“ suteikia galimybę matyti esamą būseną, o versijų istorija ir „SharePoint“ nustatymai praplečia laiko horizontą. Vietiniuose scenarijuose palyginimui reikia išsaugoti kopijas ir pasikliauti išorinėmis priemonėmis. Žinodami, kas registruojama, o kas ne, ir užtikrindami tinkamą konfigūraciją, galite realiai ir efektyviai valdyti procesą. Edi pėdsakaicijos savo skaičiuoklėse.

Susijęs straipsnis:

„Office“ neatsidaro dėl „AppVIsvSubsystems64.dll“: patikrinti sprendimai

Danielis Terrasa

Redaktorius specializuojasi technologijų ir interneto klausimais, turintis daugiau nei dešimties metų patirtį įvairiose skaitmeninėse laikmenose. Esu dirbusi redaktore ir turinio kūrėja elektroninės prekybos, komunikacijos, internetinės rinkodaros ir reklamos įmonėse. Taip pat rašiau ekonomikos, finansų ir kitų sektorių svetainėse. Mano darbas taip pat yra mano aistra. Dabar per mano straipsnius Tecnobits, stengiuosi ištirti visas naujienas ir naujas galimybes, kurias mums kasdien siūlo technologijų pasaulis, kad pagerintume savo gyvenimą.