Kaip išsaugoti Word failą jo nekeičiant

Skaitmeniniame pasaulyje failų apsauga tapo nuolatiniu daugelio vartotojų rūpesčiu. Nesvarbu, ar dėl privatumo, konfidencialumo ar tiesiog būtinybės išsaugoti dokumento vientisumą, žinoti, kaip išsaugoti Word failą jo nekeičiant, tapo esminiu techniniu įgūdžiu. Šiame straipsnyje mes išnagrinėsime įvairius metodus ir strategijas, kurios leis jums apsisaugoti jūsų failai Word, užtikrinant, kad jie liktų nepažeisti, kad būtų išvengta bet kokio galimo manipuliavimo. Nuo slaptažodžių naudojimo iki specialių leidimų taikymo – atrasite įrankius, kurių reikia, kad dokumentai būtų saugūs ir be nepageidaujamų pakeitimų. Pasiruoškite apsaugoti savo informaciją ir dokumentus, vadovaudamiesi šiais esminiais techniniais patarimais! Skaitykite toliau, kad sužinotumėte daugiau!

1. Įvadas: Word failo išsaugojimo be pakeitimų svarba

„Word“ failo išsaugojimas be pakeitimų yra esminė praktika dirbant su svarbiais dokumentais. Dažnai reikia dalytis dokumentais su kolegomis, klientais ar viršininkais, o norint išlaikyti informacijos vientisumą, labai svarbu užtikrinti, kad turinys būtų nepažeistas. Be to, jei kada nors reikės remtis ankstesne dokumento versija, nepakeistos kopijos turėjimas yra neįkainojamas. Šiame skyriuje išnagrinėsime šios praktikos svarbą ir pateiksime keletą naudingų patarimų, kaip tai pasiekti.

Vienas iš geriausių būdų išsaugoti Word failą be pakeitimų yra naudoti funkciją „Išsaugoti kaip“. Naudodami šią parinktį galime pasirinkti kitą failo pavadinimą ir išsaugoti dokumentą kaip naują versiją, kad originalas liktų nepakitęs. Be to, norint išvengti atsitiktinių pakeitimų, patartina failą išsaugoti saugiu formatu, pvz., PDF.

Kitas būdas apsaugoti Word failą yra naudoti slaptažodžius. Dokumentui priskirdami slaptažodį, galime užtikrinti, kad turinį galėtų pasiekti ir keisti tik įgalioti asmenys. Svarbu pasirinkti tvirtą slaptažodį ir laikyti jį saugioje vietoje. Be to, dokumentui galime taikyti redagavimo apribojimus, kurie apribos veiksmus, kuriuos naudotojai gali atlikti su failu.

2. 1 būdas: „Word“ funkcijos „Išsaugoti kaip“ naudojimas

Pirmasis taupymo būdas „Word“ dokumentas yra naudojant funkciją „Išsaugoti kaip“. Ši parinktis leidžia pasirinkti formatą, kuriuo norite išsaugoti failą, taip pat pakeisti jo pavadinimą ir vietą.

Norėdami naudoti funkciją „Išsaugoti kaip“, atlikite šiuos veiksmus:

• Atidarykite „Word“ dokumentas.
• Spustelėkite skirtuką „Failas“. įrankių juosta.
• Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Išsaugoti kaip“.
• Atsidarys langas, kuriame galėsite pasirinkti failo formatą.
• Pasirinkite norimą formatą, pvz., .docx, .pdf arba .txt.
• Taip pat galite pakeisti failo pavadinimą ir pasirinkti aplanką, kuriame norite jį išsaugoti.
• Galiausiai spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“, kad išsaugotumėte failą pasirinktu formatu ir pasirinktu būdu.

Naudodami „Word“ funkciją „Išsaugoti kaip“, galite lanksčiai išsaugoti dokumentus įvairiais formatais ir greitai bei lengvai tvarkyti jų vietą. Tai ypač naudinga, jei reikia nusiųsti failą asmeniui, kuris naudoja programą arba įrenginį, kuris nepalaiko numatytojo „Word“ formatavimo.

3. 2 būdas: užrakinkite failą, kad išvengtumėte nepageidaujamų pakeitimų

Antrasis būdas išvengti nepageidaujamų failo pakeitimų yra jį užrakinti. Užrakinus failą, kiti asmenys negali jo redaguoti ar keisti be leidimo. Tai gali būti naudinga, kai reikia bendrinti failą, bet norite užtikrinti, kad jis nebūtų pakeistas.

Norėdami užrakinti failą, galite atlikti šiuos veiksmus:

1. Atidarykite failą atitinkamoje programoje, pavyzdžiui, tekstinį dokumentą teksto rengyklėje.
2. Parinkčių meniu ieškokite parinkties „Užrakinti failą“ arba „Apsaugoti failą“. Ši parinktis dažniausiai randama meniu „Failas“ arba „Įrankiai“.
3. Spustelėkite parinktį ir pasirinkite užrakto, kurį norite taikyti failui, tipą. Galite pasirinkti pagrindinį užraktą, kuris neleidžia redaguoti failo, arba sudėtingesnį užraktą, kuriam norint pakeisti reikia slaptažodžio.

Nepamirškite išsaugoti pakeitimų ir patikrinti, ar failas užrakintas. Jei kiti bandys jį redaguoti, jie gaus pranešimą arba klaidos pranešimą, kad failas yra apsaugotas. Jei ateityje reikės atlikti pakeitimus, tiesiog atrakinkite failą atlikdami tuos pačius veiksmus ir išsaugokite pakeitimus dar kartą.

4. Išplėstinių leidimų nustatymas, siekiant apsaugoti Word failą

Norėdami apsaugoti „Word“ failą ir valdyti, kas gali pasiekti ir keisti jo turinį, turite nustatyti išplėstinius leidimus. Čia parodysime, kaip atlikti šią konfigūraciją žingsnis po žingsnio:

1. Atidarykite failą ir įrankių juostoje pasirinkite „Failas“. Tada spustelėjus „Apsaugoti dokumentą“ bus rodomas meniu su keliomis parinktimis.
2. Pasirinkite parinktį „Apriboti redagavimą“. Tai leis apriboti veiksmus, kuriuos naudotojai gali atlikti su failu.
3. Skiltyje „Redagavimo apribojimai“ pasirinkite norimas parinktis. Šios parinktys apima, ar leisti redaguoti turinį, formatuoti, naudoti konkrečias funkcijas ir kt.

Svarbu pažymėti, kad šie išplėstiniai leidimų nustatymai leidžia apsaugoti failą, bet netrukdo vartotojams padaryti jo kopijos ar spausdinti. Jei reikia didesnės apsaugos, galima ištirti kitas galimas parinktis, pvz., naudoti slaptažodžius dokumentui atidaryti arba šifruoti failus.

Naudodami šį vadovą galite nustatyti išplėstinius „Word“ failo leidimus ir valdyti, kas gali pasiekti ir keisti jo turinį. Nepamirškite atidžiai peržiūrėti galimų parinkčių ir pasirinkti tas, kurios geriausiai atitinka jūsų saugumo poreikius.

5. Automatinis atsarginis kopijavimas: kaip suaktyvinti automatinio išsaugojimo parinktį programoje Word

Norėdami užtikrinti, kad niekada neprarastumėte savo darbo programoje „Word“, galite įjungti automatinio išsaugojimo parinktį. Naudojant šią funkciją, jūsų dokumentai bus automatiškai išsaugoti reguliariais intervalais, taip išvengiant informacijos praradimo dingus elektrai ar netikėtai įvykus avarijai.

Toliau pateikiami veiksmai, kaip suaktyvinti automatinio atsarginio kopijavimo parinktį programoje „Word“.

• Atidarykite programą „Microsoft Word“ jūsų įrenginyje.
• Spustelėkite skirtuką „Failas“, esantį viršutiniame kairiajame ekrano kampe.
• Parinkčių skydelyje sąrašo apačioje pasirinkite „Parinktys“.
• Iššokančiajame lange „Word Options“ spustelėkite kategoriją „Išsaugoti“ kairėje pusėje.
• Skiltyje „Išsaugoti dokumentus“ pažymėkite laukelį „Išsaugoti automatinio atkūrimo informaciją kas:“.
• Teksto laukelyje šalia aukščiau esančios parinkties nustatykite norimą laiko intervalą.
• Laukelyje „Automatinio atkūrimo failo vieta“ pasirinkite automatinio atkūrimo failų saugojimo vietą.
• Galiausiai spustelėkite mygtuką „Gerai“, kad pritaikytumėte pakeitimus.

Nepamirškite, kad suaktyvinus automatinio įrašymo parinktį programoje Word, dirbdami su dokumentais gausite papildomos apsaugos. Vykdydami šiuos veiksmus galite išvengti nepatogumų ir užtikrinti, kad nenumatytų įvykių atveju visada turėsite atnaujintą darbo kopiją.

6. Apsaugokite failą slaptažodžiu: pagrindiniai veiksmai, siekiant išvengti neteisėtų pakeitimų

Slaptažodžio apsauga: Failų apsauga slaptažodžiu yra esminė priemonė, apsauganti nuo neteisėtų pakeitimų. Toliau pateikiami pagrindiniai veiksmai, kurių turėtumėte imtis norėdami apsaugoti failus ir išlaikyti jų vientisumą.

1 veiksmas: Pasirinkite patikimą programinę įrangą: Rinkoje yra keletas įrankių, skirtų failams apsaugoti slaptažodžiu. Atlikite savo tyrimą ir išsirinkite patikimą ir savo poreikius atitinkantį variantą. Kai kurie populiarūs pavyzdžiai yra WinRAR, 7-Zip ir „Adobe Acrobat“.

2 veiksmas: Nustatykite slaptažodį: pasirinkę atitinkamą programinę įrangą, atidarykite ją ir ieškokite slaptažodžio nustatymo parinkties. Ši parinktis gali būti programinės įrangos meniu „Nustatymai“ arba „Ypatybės“. Nustatydami slaptažodį būtinai pasirinkite tvirtą, sunkiai atspėjamą derinį. Venkite naudoti asmeninės informacijos ar bendrų žodžių.

7. Specializuotų programinės įrangos plėtinių naudojimas Word dokumentams apsaugoti

Veiksmingas būdas apsaugoti slaptą informaciją Word dokumentuose yra naudoti specializuotus programinės įrangos plėtinius. Šie įrankiai suteikia papildomą saugos lygmenį ir leidžia valdyti, kas turi prieigą ir kokius veiksmus jie gali atlikti su dokumentais.

Rinkoje yra keletas plėtinių, siūlančių skirtingas apsaugos funkcijas. Kai kurios dažniausiai naudojamos funkcijos apima galimybę nustatyti slaptažodžius norint atidaryti arba modifikuoti dokumentą, apriboti redagavimą ar spausdinimą ir pridėti vandens ženklų, kad būtų galima identifikuoti dokumento savininką. Renkantis plėtinį svarbu atsižvelgti į specifinius jūsų organizacijos saugumo poreikius ir užtikrinti, kad pasirinktas plėtinys atitiktų keliamus reikalavimus.

Įdiegus plėtinį, reikia sukonfigūruoti saugos parinktis pagal dokumento poreikius. Tai gali apimti stipraus slaptažodžio nustatymą, kad būtų išvengta neteisėtos prieigos, pasirenkami leidžiami veiksmai vartotojams įgalioti ir tinkinti vandens ženklų išvaizdą. Taip pat patartina atlikti testus, siekiant patikrinti, ar apsauga veikia tinkamai ir atitinka organizacijos saugumo politiką.

8. Atsitiktinio Word failo modifikavimo prevencijos strategijos

Kad būtų išvengta atsitiktinio pakeitimo iš failo Word, yra įvairių strategijų, kurias galite įgyvendinti. Štai keletas rekomendacijų, kaip apsaugoti savo dokumentus:

1. Nustatykite prieigos teises: Esminis veiksmas yra apriboti, kas gali pasiekti ir redaguoti jūsų Word failus. Kiekvienam vartotojui galite nustatyti konkrečius leidimus, užtikrindami, kad tik įgaliotieji galėtų atlikti pakeitimus.

2. Naudokite slaptažodžius: Slaptažodžio suteikimas „Word“ dokumentams yra dar viena veiksminga saugumo priemonė. Įsitikinkite, kad slaptažodis yra stiprus, derinant raidinius ir skaitinius simbolius ir simbolius. Taip pat venkite naudoti slaptažodžius, kuriuos lengva atspėti, pvz., vardus ar gimimo datas.

3. Hacer copias de seguridad: Labai rekomenduojama periodiškai kurti atsargines Word failų kopijas. Tai galite padaryti kurdami kopijas išorinėje saugykloje, pvz., išoriniuose standžiuosiuose diskuose arba paslaugose. debesyje. Tokiu būdu, jei jūsų dokumentą paveikė atsitiktinis pakeitimas, visada turėsite ankstesnę versiją.

9. Papildomų saugos parinkčių nustatymas programoje Word, kad apsaugotumėte failą

„Microsoft Word“ yra keletas papildomų saugos parinkčių, kurias galite nustatyti, kad apsaugotumėte failus. Šios parinktys leidžia valdyti, kas gali atidaryti, keisti ar spausdinti dokumentą. Norėdami pasiekti šias parinktis, atlikite šiuos veiksmus:

1. Atidarykite failą „Microsoft Word“ ir viršutinėje juostoje spustelėkite skirtuką „Failas“.
2. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Apsaugoti dokumentą“, tada pasirinkite „Šifruoti naudojant slaptažodį“.
3. Pasirodys iššokantis langas, kuriame galėsite įvesti slaptažodį, kurį norite naudoti, kad apsaugotumėte failą. Įsitikinkite, kad pasirinkote stiprų slaptažodį, kurį nėra lengva atspėti.
4. Įvedę slaptažodį, spustelėkite „Gerai“ ir, kai būsite paraginti, įveskite slaptažodį iš naujo. Tai užtikrins, kad slaptažodį įvedėte teisingai.
5. Be slaptažodžio šifravimo parinkties, taip pat galite konfigūruoti kitas saugos parinktis, pvz., apriboti redagavimo teises arba nustatyti dokumento skaitmeninį parašą. Šios parinktys yra tame pačiame išskleidžiamajame meniu „Apsaugoti dokumentą“.

Svarbu tai, kad papildomų saugos parinkčių nustatymas programoje „Word“ suteikia papildomą dokumentų apsaugos lygį. Tačiau atminkite, kad jokios saugumo priemonės nėra patikimos ir visada patartina pasidaryti svarbių failų atsargines kopijas.

Jei norite bendrinti apsaugotą failą su kitais vartotojais, būtinai bendrinkite slaptažodį saugiai ir nukreipti su jais. Taip pat atminkite, kad papildomos saugos parinktys yra veiksmingos tik tuo atveju, jei gavėjas nemėgina naudoti pažangių metodų, kad apeitų šias priemones.

10. Kaip atpažinti ir grąžinti nepageidaujamus Word failo pakeitimus

Kartais „Word“ faile susiduriame su nepageidaujamais pakeitimais, todėl turime nustatyti ir grąžinti šiuos pakeitimus. Laimei, yra keletas būdų, kaip greitai ir lengvai išspręsti šią problemą. Toliau pateikiami veiksmai, kaip nustatyti ir atšaukti nepageidaujamus Word failo pakeitimus.

1 veiksmas: peržiūrėkite versijų istoriją
„Word“ versijų istorija gali būti labai naudinga nustatant dokumento pakeitimus. Norėdami pasiekti versijų istoriją, eikite į „Word“ įrankių juostos skirtuką „Peržiūra“ ir spustelėkite „Palyginti“. Bus rodomas visų išsaugotų failo versijų sąrašas, leidžiantis palyginti pakeitimus ir nuspręsti, ar norite grąžinti kurį nors iš jų.

2 veiksmas: naudokite funkciją „Anuliuoti“.
„Word“ funkcija „Anuliuoti“ leidžia grąžinti dokumente atliktus pakeitimus. Šią funkciją galite pasiekti įrankių juostos skirtuke „Pagrindinis“ arba naudodami spartųjį klavišą „Ctrl + Z“. Spustelėjus „Anuliuoti“, bus anuliuotas paskutinis failo pakeitimas. Šią funkciją galite naudoti kelis kartus, kad grąžintumėte kelis pakeitimus, kol dokumentas grįš į norimą būseną.

3 veiksmas: atkurkite ankstesnę failo versiją
Jei anksčiau atlikti veiksmai neišsprendžia problemos, kita galimybė yra atkurti ankstesnę failo versiją. Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite „Word“ failą ir pasirinkite „Ypatybės“. Skirtuke „Ankstesnės versijos“ matysite visų išsaugotų failo versijų sąrašą. Pasirinkite norimą versiją ir spustelėkite „Atkurti“. Tai sugrąžins pasirinktą dokumento versiją ir pašalins visus nepageidaujamus pakeitimus.

11. Išsaugokite failą tik skaitymo formatu, kad išvengtumėte pakeitimų

Norėdami apsaugoti failą nuo nepageidaujamų pakeitimų, galite išsaugoti jį tik skaitomu formatu. Ši parinktis leidžia peržiūrėti ir kopijuoti failą, tačiau negalima keisti jo turinio. Toliau pateikiami veiksmai, kaip išsaugoti failą tik skaitomu formatu:

1 veiksmas: Atitinkamoje programoje atidarykite failą, kurį norite apsaugoti. Tai gali būti tekstinis dokumentas, skaičiuoklė ar bet kokio kito tipo failas.

2 veiksmas: Pasiekite failo išsaugojimo parinktį. Paprastai tai yra meniu „Failas“ arba jį galima pasiekti naudojant nuorodą Ctrl klaviatūra + S.

3 veiksmas: Įrašymo lange ieškokite parinkties, leidžiančios pasirinkti išsaugojimo formatą. Priklausomai nuo programos, tai galima rasti išskleidžiamajame meniu arba konkrečiame skirtuke. Pasirinkite tik skaitymo formatą, kurio pavadinimai gali būti „Tik skaityti“ arba „Tik peržiūrėti“.

12. Svarbūs aspektai bendrinant Word failą, kad būtų išvengta pakeitimų

Bendrinant Word failą, būtina atsižvelgti į keletą svarbių dalykų, kad išvengtumėte nepageidaujamų pakeitimų. Toliau pateikiamos kelios gairės ir parinktys, kurias galima įgyvendinti siekiant apsaugoti failo vientisumą:

1. Nustatykite tik skaitymo teises: Kai bendrinate failą, galite jam priskirti tik skaitymo teises. Taip bus užtikrinta, kad vartotojai galės tik peržiūrėti turinį, užkertant kelią bet kokiems dokumento pakeitimams. Norėdami tai padaryti, eikite į „Word“ juostelės skirtuką „Peržiūra“, spustelėkite „Apsaugoti dokumentą“ ir pasirinkite „Apriboti redagavimą“. Tada pažymėkite parinktį „Apriboti prieigą“ ir nustatykite tik skaitymo teises.

2. Konvertuokite failą į PDF formatas: Papildoma galimybė išvengti pakeitimų yra konvertuoti Word failą į PDF formatą. PDF failai yra saugesni ir apsaugoti nuo nepageidaujamų pakeitimų. Norėdami konvertuoti „Word“ dokumentą į PDF, skirtuke „Failas“ pasirinkite „Išsaugoti kaip“ ir failo formate pasirinkite parinktį „PDF (*.pdf)“.

3. Naudokite slaptažodžius: Kita veiksminga priemonė yra apsaugoti Word failą slaptažodžiu. Tai leis jums kontroliuoti, kas gali pasiekti dokumentą arba jį keisti. Norėdami nustatyti slaptažodį, eikite į skirtuką „Failas“, spustelėkite „Apsaugoti dokumentą“ ir pasirinkite „Šifruoti naudojant slaptažodį“. Tada įveskite ir patvirtinkite slaptažodį, kurį norite naudoti.

13. Keisti auditą: kaip kruopščiai sekti „Word“ failo pakeitimus

Proceso metu bendradarbiavimas „Word“ faile būtina atlikti pakeitimų auditą. Tai leidžia visapusiškai stebėti atliktus pakeitimus, užtikrinant kiekvieno pakeitimo skaidrumą ir atsekamumą. Veiksmai, reikalingi norint atlikti Word failo pakeitimų auditą, bus aprašyti toliau.

1. Suaktyvinkite auditą: „Word“ eikite į skirtuką „Peržiūra“ ir pasirinkite parinktį „Stebėti pakeitimus“. Tai leis įrašyti visus dokumento pakeitimus.

2. Tinkinkite audito parinktis: galite tinkinti audito parinktis pasirinkdami parinktį „Keisti valdymo nustatymus“ skirtuke „Peržiūra“. Čia galite pasirinkti, kokio tipo pakeitimus norite įrašyti, pvz., formatavimo pakeitimus, teksto įterpimą ar ištrynimą ir pan.

3. Peržiūrėkite pakeitimus: suaktyvinus auditą, Word įrašys visus pakeitimus, kuriuos padarė dokumento bendradarbiai. Šiuos pakeitimus galite peržiūrėti skirtuko „Peržiūra“ skydelyje „Revizijos“. Naudokite naršymo parinktis, kad peržiūrėtumėte kiekvieną pakeitimą ir prireikus priimtumėte arba atmestumėte pakeitimus.

14. Išvados: geriausia praktika, kaip apsaugoti ir išsaugoti Word failą nekeičiant

Apibendrinant galima pasakyti, kad Word failo apsauga ir išsaugojimas jo nekeičiant yra pagrindinė užduotis siekiant išsaugoti mūsų dokumentų vientisumą ir saugumą. Taikydami šią geriausią praktiką galėsime užtikrinti, kad mūsų kūriniai liktų nepakitę:

1. Naudokite stiprius slaptažodžius: patartina naudoti slaptažodžius, kuriuose derinamos didžiosios ir mažosios raidės, skaičiai ir specialieji simboliai. Tai apsunkins neteisėtą prieigą prie failo ir apsaugos jo turinį nuo galimų pakeitimų.

2. Taikykite tik skaitymo teises: naudodami failo ypatybių parinktį tik skaitymo leidimai, galime užtikrinti, kad niekas negalės keisti dokumento be mūsų leidimo. Tai bus papildoma priemonė, apsauganti nuo nepageidaujamų pakeitimų.

3. Naudokite saugius failų formatus: kai kurie failų formatai, pvz., PDF, gali pasiūlyti didesnę mūsų dokumentų apsaugą. Konvertuodami juos į PDF, galime užtikrinti, kad jų turinys nebus pakeistas ir išliks toks, kokį iš pradžių išsaugojome.

Apibendrinant galima pasakyti, kad Word failo išsaugojimas be pakeitimų gali būti labai svarbus siekiant išsaugoti informacijos vientisumą ir apsaugoti ją nuo galimų nepageidaujamų pakeitimų. Naudodami pirmiau minėtas parinktis, pvz., naudodami tik skaitymo režimą, apsaugą slaptažodžiu arba konvertuodami į PDF formatą, vartotojai gali užtikrinti, kad jų dokumentai liktų nepažeisti ir būtų prieinami tik tiems, kurie turi atitinkamus leidimus.

Svarbu atsiminti, kad nepageidaujamų „Word“ failo pakeitimų prevencija yra užduotis, reikalaujanti vartotojo kruopštumo ir atidumo. Be to, svarbu žinoti apie atnaujinimus ir naujas funkcijas, kurias gali pasiūlyti įvairios programos versijos, nes jos gali pasiūlyti veiksmingesnius metodus, kaip apsaugoti ir išsaugoti dokumentų vientisumą.

Apibendrinant galima teigti, kad imtis veiksmų, kad „Word“ failas nebūtų netyčia modifikuotas, yra esminė praktika aplinkoje, kurioje informacijos konfidencialumas ir neapčiuopiamumas yra prioritetas. Taikydami atitinkamus metodus ir parinktis, vartotojai gali garantuoti savo dokumentų saugumą ir išsaugojimą norimu formatu, išvengdami bet kokio pobūdžio manipuliacijų ir užtikrindami juose esančių duomenų tikslumą ir tikrumą.