Išsamus „Microsoft“ sąrašų vadovas: kas tai yra ir kaip jis veikia

„Microsoft 365“ ekosistemoje „Microsoft“ sąrašai Tai viena iš būtiniausių priemonių sistemingai organizuoti, sekti ir dalytis informacija. Nuo incidentų ir projektų stebėjimo iki darbuotojų įtraukimo ar išteklių valdymo, ši programa išsiskiria lankstumu ir paprastu naudojimu.

Jei dirbate komandoje arba tiesiog norite tvarkyti savo informaciją ir ją pasiekti iš bet kurios vietos, čia yra sprendimas, kurio neturėtumėte pamiršti. Šiame straipsnyje mes išsamiai pasakysime, ką galite padaryti „Microsoft“ sąrašai ir kaip naudoti jų šablonus. Taip pat peržiūrėsime jo sąveiką su kitomis programomis, tokiomis kaip SharePoint ar Teams.

Kas yra „Microsoft“ sąrašai ir kaip tai veikia?

„Microsoft Lists“ yra „Microsoft 365“ programa, skirta protingas informacijos sekimas. Dėl visiškos integracijos galite dirbti su juo iš žiniatinklio, mobiliojo telefono ar net tiesiogiai iš „Microsoft Teams“.

tikrai veikia kaip paprasta ir vaizdinė duomenų bazė, sudarytas iš eilučių ir stulpelių, į kuriuos galite įtraukti tekstą, vaizdus, ​​failus, datas, perėmėjus, hipersaitus ir daug daugiau. Dėl peržiūros sistemos galite rodyti informaciją įvairiais būdais, priklausomai nuo tikslo: tinkleliu (numatytoji parinktis), sąrašu, kalendoriumi arba galerija. Sąrašas panašus, bet be galimybės redaguoti internete. Galerija puikiai prisitaiko prie vaizdinio turinio, o kalendorius puikiai tiks, jei norite matyti pagal datą paskirstytus elementus.

Kurdami naują sąrašą galite pradėti nuo nulio, naudoti esamą sąrašą kaip šabloną arba importuoti Excel lentelę. Taip pat galite pasikliauti daugybe iš anksto sukurti šablonai kuriuos Microsoft siūlo konkretiems naudojimo atvejams.

Visus sąrašus galima pritaikyti vizualiai- Keiskite fono spalvas, priskirkite konkrečias piktogramas ir taikykite taisykles, kurios keičia jų išvaizdą pagal būseną. Pavyzdžiui, elementas, kurio būsena „Patvirtinta“, gali būti rodomas žaliame fone, o kitas „Peržiūrimas“ bus rodomas oranžine spalva.

 

Iš anksto sukurti šablonai kiekvienam poreikiui

Jei turite mažai laiko sukurti sąrašą nuo nulio, „Microsoft“ sąrašuose yra naudingų šablonų, pritaikytų skirtingiems scenarijams. Šie šablonai sukurti taip, kad juos būtų galima naudoti vos keliais paspaudimais, išlaikant konkrečią struktūrą, pasirinktinius laukus, rodinius ir vaizdinius stilius.

Tai yra keletas populiariausių:

• Problemų valdymo šablonas: idealiai tinka stebėti incidentus su jų statusu, prioritetais ir atsakingomis šalimis.
• Renginio maršruto šablonas: sutvarko visas įvykio detales į aiškią, redaguojamą struktūrą.
• Paciento modelis: Sveikatos priežiūros aplinkoje tai leidžia įrašyti kiekvieno paciento būklę, stebėjimus ir poreikius.
• Paskolos paraiškos šablonas: paskolos patvirtinimo proceso stebėjimas ir kontrolė.

Organizavimo, formatavimo ir taisyklių parinktys

Be jau minėtų požiūrių, kiekvieną sąrašą galite pritaikyti savo darbo eigai filtrų, grupavimo, rūšiavimo ir automatizuotų taisyklių nustatymas. Kai kurios galimybės yra:

• Nustatyti įspėjimus el. paštu kai pasikeičia būsena arba pridedamas naujas elementas.
• Sąlygiškai pakeiskite formatą priklausomai nuo turinio: spalvos, piktogramos, stiliai.
• Grupės elementai pagal prioritetą, datą, būseną ir pan.
• Kurkite naujus sąrašus iš kitų, kopijuojant dizainą ir struktūrą.
• Importuoti duomenis iš Excel su automatiniu stulpelių atpažinimu.

Visos šios funkcijos taupo laiką ir Užtikrinkite vaizdinį ir duomenų nuoseklumą komandoje, ypač bendradarbiavimo projektuose, kuriuose dalyvauja keli žmonės.

Išsaugoti ir pasiekti sąrašus

Vienas iš „Microsoft“ sąrašų pranašumų yra jo integracija su „Microsoft 365“ ekosistema. Savo sąrašus galite išsaugoti svetainėse "SharePoint" , OneDrive tik asmeniniam naudojimui. Jei dirbate kaip komanda, dažniausiai juos talpinate „SharePoint“ svetainėje, kuri bendrinama su visais nariais.

Sąrašai atidaromi viso ekrano režimu, kad būtų lengva redaguoti, o iš URL arba įrankių juostos galite tiksliai matyti, kur jis saugomas. Iš standartinės sąsajos galite lengvai kurkite, redaguokite, bendrinkite ir eksportuokite elementus.

Bendrinkite sąrašus: leidimai, prieiga ir bendradarbiavimas

Bendrinti sąrašą taip pat paprasta sukurti nuorodą arba pakviesti konkrečius narius. Galite suteikti visišką prieigą (skaityti + redaguoti) arba tik skaityti. Be to, galite nustatyti nuorodos galiojimo pabaigą, apsaugoti ją slaptažodžiu ir netgi pasirinkti, ar gavėjai gali atlikti pakeitimus.

Taip pat galite bendrinti vieną sąrašo elementą, o ne visą duomenų bazę. Komentarus galima palikti prie atskirų prekių, kuris pagerina bendradarbiavimą, nereikia siųsti el.

Leidimai tvarkomi naudojant „SharePoint“ ir pagal numatytuosius nustatymus yra paveldimi vietos, kurioje saugomas sąrašas. Tačiau galite juos modifikuoti, kad pritaikytumėte prieigą tik tam tikriems žmonėms arba apribotumėte tam tikrus veiksmus.

„Microsoft“ sąrašai ir jo integravimas su kitomis programomis

Tikrasis sąrašų potencialas išryškėja kartu su kitais Microsoft aplinkos įrankiais. Būdamas visiškai Integruota su SharePoint, Microsoft Teams ir Planner, galite atlikti šiuos veiksmus:

• Pridėkite sąrašus kaip skirtukus Teams kanale, palengvinantis tiesioginę prieigą iš komandos pokalbio.
• Naudokite sąrašus kaip žiniatinklio dalį SharePoint puslapyje kad jūsų intranete būtų rodoma tiesioginė informacija.
• Nustatykite taisykles arba automatizavimą, jungiantį sąrašus su „Power Automate“. arba „Power Apps“ tinkintam srautui.
• Susiekite užduotis iš Planner arba To Do centralizuoti užduočių valdymą.

Visa tai yra „Microsoft 365 as“ vizijos dalis prijungta platforma, kurioje visos programos kalba viena su kita pagerinti našumą ir darbo skaidrumą.

„Microsoft“ sąrašai mobiliuosiuose įrenginiuose

Mobilioji „Microsoft Lists“ versija pasiekiama Android y "iOS", leisti kurti, konsultuotis ir redaguoti sąrašus iš savo mobiliojo telefonobiure, namuose ar kelyje. Štai keletas dalykų, kuriuos galima padaryti:

• Peržiūrėkite naujausius ir mėgstamiausių sąrašus.
• Užbaigti sąrašo elementų redagavimą.
• Prieiga neprisijungus.
• Fotografavimas ir QR kodo nuskaitymas.
• Pritaikyta sąsaja, palaikanti tamsųjį režimą ir horizontalią orientaciją.

Jis taip pat turi tas pačias saugos galimybes kaip ir darbalaukyje, su „Intune“ MDM ir MAM palaikymu. Prieigai reikalinga verslo „Microsoft“ paskyra su prieiga prie „SharePoint“ arba „Office 365“.

„Microsoft“ išvardija naudojimo atvejus

Įrankiui tobulėjant, Buvo sukurti keli kūrybiški būdai pasinaudoti „Microsoft“ sąrašais skirtinguose kontekstuose. Štai keletas ryškiausių:

• Socialinių tinklų turinio organizavimas. Naudodami turinio planavimo šabloną galite organizuoti kampanijas, planuoti įrašus, įtraukti vaizdus, ​​nuorodas ir paskelbimo datas. Labai naudinga rinkodaros komandoms.
• Prieigos ir lankytojų kontrolė. Sąrašai leidžia sukurti failą kiekvienam lankytojui su jo vardu, ID nuotrauka, įėjimo ir išėjimo data. Jūs netgi galite užprogramuoti automatinį pranešimą durininkui, kai kas nors išeina.
• Stebėkite klientų bilietus. Naudodami sąrašus kaip mini CRM, galite priskirti savininkus, užregistruoti problemą, nustatyti prioritetus ir palikti atsiliepimą apie bilieto būseną.
• Paprastas projektų valdymas. Jei jums nereikia sudėtingo įrankio, sąrašai leidžia atlikti pagrindinį stebėjimą naudojant užduotis, terminus ir kalendoriaus rodinius. Jūs netgi galite gauti įspėjimus, kai pasikeičia užduotis.
• Inventorius ir IT ištekliai. Naudodami sąrašus galite sekti visą įmonės įrangą ir su ja susijusius duomenis: pirkimo datą, garantiją, apžvalgas, vietą ir tt Visa vizuali ir filtruojama vienu paspaudimu.
• Naujų darbuotojų ar tiekėjų įtraukimas. Priėmimo sąrašas padeda kontroliuoti visas naujo darbuotojo užduotis ir dokumentus. Pažymėjus elementus kaip „užbaigtus“, atitinkamam skyriui gali būti suaktyvinti pranešimai.

Trumpai tariant, „Microsoft“ sąrašai siūlo universalus, vizualus ir bendradarbiaujantis būdas valdyti dinamišką informaciją. Nesvarbu, ar tai yra stebėjimo sprendimas, organizacinis įrankis ar kitų platformų, tokių kaip Teams ar SharePoint, papildymas, jis puikiai prisitaiko prie bet kokio tipo naudotojų ar įmonių.