Trijų aplankų metodas: išsamus informacijos tvarkymo vadovas

La failų ir dokumentų valdymas Tai išlieka vienu pagrindinių iššūkių profesiniame ir asmeniniame gyvenime, ypač skaitmeninėje aplinkoje, kurioje informacija kaupiasi svaiginančiu greičiu. Grafas Efektyvi dokumentų saugojimo, prieigos ir tvarkymo sistema gali turėti įtakos efektyvumui ir ramybei. Viena populiariausių ir praktiškiausių strategijų šiam tikslui pasiekti yra gerai žinoma trijų aplankų metodas, sprendimas, skirtas profesionalams, studentams, laisvai samdomiems darbuotojams ar visiems, norintiems susitvarkyti savo kasdienį darbo eigą.

Šiame straipsnyje nagrinėsime, ką šis metodas apima, kokie jo privalumai, kaip jį galima pritaikyti įvairiose srityse, pavyzdžiui, teisės ir akademiniuose sektoriuose, ir kokie kiti metodai gali jį papildyti, kad jūsų organizacija pakiltų į kitą lygį.

Kas yra trijų aplankų metodas?

Trijų aplankų metodas yra paprasta, bet itin veiksminga technika, skirta tvarkyti dokumentus, užduotis ar informaciją bet kokiame kontekste. Svarbiausia slypi tame, suskirstykite elementus į trys pagrindinės kategorijos, kiekvieną iš jų vaizduoja fizinis arba skaitmeninis aplankas. Paprastai šios trys kategorijos atitinka:

• 1 aplankas: Laukiama arba bus apdorota – Čia pateikiami visi dokumentai, užduotys ar elementai, kuriems reikia nedelsiant imtis veiksmų, juos peržiūrėti ar klasifikuoti.
• 2 aplankas: Vykdomas arba stebimas – Ši vieta skirta jau nagrinėjamiems klausimams, kurie dar nėra užbaigti, archyvuoti ar galutinai išspręsti.
• 3 aplankas: Užbaigtas arba archyvuotas – Šioje grupėje saugomi jau išspręsti dokumentai, kad prireikus su jais būtų galima susipažinti ateityje.

Pagrindinis šio metodo privalumas yra tas, kad supaprastina sprendimų priėmimą apie tai, kur viskas vyksta, vengiant plitimo poaplankiai nesibaigiančios arba sudėtingos, sunkiai prižiūrimos klasifikavimo sistemos. Tai taip pat suteikia aiškų kiekvieno dokumento ar užduoties būsenos vaizdą bet kuriuo metu.

 

Taikymas profesiniame ir akademiniame pasaulyje

Trijų aplankų metodas galima pritaikyti skirtingiems sektoriams ir darbo sritimsPavyzdžiui, teisės srityje teisininkai dažnai susiduria su nuolatiniu bylų, bylų ir konfidencialių dokumentų krūviu. Šios sistemos įdiegimas padeda jiems sumažinti stresą ir užtikrinti, kad kasdieniame darbo procese neprarastų jokios svarbios informacijos.

Akademiniame ar mokslinių tyrimų sektoriuje aplankų ir failų hierarchinis struktūrizavimas leidžia sutaupyti laiko ir lengviau rasti duomenis, leidinius ar ataskaitasĮprasta rekomendacija – atskirti informaciją pagal dokumentų tipą (duomenys, patvirtinamieji dokumentai, leidiniai ir kt.) ir kiekviename pagrindiniame aplanke naudoti trijų aplankų metodą dabartinei failų būsenai valdyti.

Tipinis bakalauro studijų studentų ar tyrėjų pavyzdys:

• Aplankas „Neapdoroti duomenys“: neapdoroti failai arba originali medžiaga.
• Aplankas „Apdorota“: dokumentai, esantys analizės, redagavimo ar peržiūros etape.
• Aplankas „Užbaigta“Ataskaitos, leidiniai ar rezultatai yra baigti ir paruošti platinti ar archyvuoti.

Ši sistema leidžia Hierarchinė aplankų sistema kartu su trijų aplankų taisykle padidina tvarką ir efektyvumą valdant didelius informacijos kiekius..

Pagrindiniai efektyvios aplankų ir failų struktūros principai

Nors trijų aplankų metodą taikyti paprasta, yra keletas niuansų Pagrindiniai principai, kurie gali padėti jums maksimaliai išnaudoti savo organizacijos sistemą:

• Mažiau yra daugiauGarsusis Mies van de Rohe frazė Tai taikoma ir šiuo atveju. Stenkitės naudoti kuo mažiau aplankų ir venkite kurti nereikalingus poaplankius. Turėdami logišką ir nuoseklią struktūrą, sumažinsite laiką, kurį sugaišite rūšiuodami ir ieškodami failų.
• Vardų homogeniškumasVisiems aplankams naudokite aiškias, nuoseklias ir nuoseklias pavadinimų suteikimo konvencijas. Tokiu būdu lengviau rasite tai, ko ieškote, ir bus lengviau integruotis su operacinėmis sistemomis ar paieškos įrankiais.
• Pagrindinis rūšiavimas ir galinga paieškaUžuot gaišę per daug laiko išsamiai klasifikacijai, tiesiog turėkite kelis pagrindinius aplankus ir pasikliaukite paieškos funkcijomis, kad per kelias sekundes rastumėte bet kurį dokumentą.
• Numeravimas, kai reikiaJei norite išlaikyti konkrečią tvarką (pagal datą, prioritetą ar projekto etapą), galite sunumeruoti aplankus, kad jie visada būtų rodomi norima tvarka.

Pavyzdžiui, tokių pavadinimų kaip „1. Laukiama“, „2. Vykdoma“, „3. Archyvuota“ kūrimas padeda palaikyti tvarką ir neleidžia operacinei sistemai rūšiuoti failų tik pagal abėcėlę.

Priedai ir variantai: kelių aplankų sistemos ir praktiniai patarimai

Nors pagrindinis šio straipsnio dėmesys skiriamas trijų aplankų metodui, Yra ir kitų metodų bei variantų, kuriuos galima pritaikyti pagal kiekvieno asmens ar projekto poreikius.Pavyzdžiui, kai kurios organizacijos renkasi septynių aplankų sistemą, kuri suteikia papildomo detalumo, ypač naudingą dideliems failų kiekiams arba sudėtingiems projektams.

Tačiau svarbu išlaikyti paprastumas ir lengva prieigaPernelyg sudėtinga sistema gali būti neproduktyvi ir daug laiko reikalaujanti norint pereiti tarp lygių ir sublygių.

Papildomi patarimai, kaip maksimaliai išnaudoti aplankų sistemą:

• Naudokite sparčiuosius klavišus: Sukurkite greitąsias nuorodas į dažnai naudojamus aplankus ar failus, kad išvengtumėte dubliavimo ir sutaupytumėte vietos.
• Sukurkite atsarginę duomenų kopijąTvarkinga struktūra nebūtinai reiškia saugų turinį. Reguliariai darykite svarbių aplankų ir dokumentų kopijas.
• Reguliariai tikrinkite ir valykiteKiekvienos savaitės pabaigoje atnaujinkite savo sistemą, ištrinkite nereikalingus failus ir perkelkite dokumentus, kurių būsena pasikeitė.

Vizualinė ir hierarchinė organizacija: vaizdo ir nuorodų svarba

Be loginės organizacijos, Failų peržiūros kompiuteryje būdas gali labai pagreitinti prieigą prie informacijos.Konfigūruokite aplankų rodinius jums intuityviu būdu: pagal datą, abėcėlės tvarka arba pagal prioritetą.

Spartieji klavišai yra būtini, nes jie leidžia jums laikyti dažniausiai naudojamus dokumentus po ranka nekopijuojant failų. Svarbu saugoti tik vieną kiekvieno dokumento kopiją ir sukurti greitos prieigos taškus patogiose vietose., pvz., darbalaukyje, šoninėje juostoje arba su kitais projektais susijusiuose aplankuose.

Skirkite laiko savo skaitmeninės aplinkos tvarkymui ir venkite išsibarsčiusių piktogramų bei failų kaupimosi, kuris gali sukelti chaosą.

Skirtumai nuo kitų bylų tvarkymo sistemų ir efektyvumo patarimai

Nors yra ir sudėtingesnių sistemų, pavyzdžiui, septynių aplankų sistema, Patirtis rodo, kad paprastumas yra raktas į didesnį efektyvumąTrijų aplankų metodas pasižymi greičiu, lankstumu ir lengva priežiūra.

Keletas patarimų, kaip maksimaliai išnaudoti bet kurią organizacinę sistemą:

• Naudokite pavadinimus, kuriuose yra datos arba susiję duomenys automatiškai rūšiuoti pagal chronologiją arba projektą.
• Venkite pernelyg konkrečių klasifikacijų nebent tai būtų absoliučiai būtina.
• Pasikliaukite savo operacinės sistemos paieškos funkcijomis rasti failus nesiremiant tikslia struktūra.
• Tvarkykite savo daugialypės terpės failus su pavadinimais, kuriuose yra įvykis ir data, siekiant palengvinti natūralią tvarką.

Taikydami šiuos patarimus ir trijų aplankų metodą, pasieksite logiška, lanksti ir suasmeninta struktūra, skirta valdyti bet kokį informacijos kiekįSvarbiausia – viską daryti paprastai, kiekvienam aplankui priskirti aiškią paskirtį ir periodiškai jį peržiūrėti, kad jis būtų atnaujintas. Tokiu būdu sutaupysite laiko ir kasdien pagerinsite produktyvumą bei protinį aiškumą.